אודות כלי הקבצים של SharePoint

הערה: מאמר זה סיים את עבודתו, ונוציא אותו משימוש בקרוב. כדי למנוע בעיות של "הדף לא נמצא", אנו מסירים את כל הקישורים שאנו מודעים להם. אם יצרת קישורים לדף זה, הסר אותם. ביחד נוכל לשמור על קישוריות תקינה באינטרנט.

כלי הקבצים של SharePoint מספק את היתרונות הבאים לארגונים המאחסנים תוכן קבצים בספריות מסמכים של SharePoint:

  • גישה לתוכן קבצים המוענקת לאנשים נבחרים מחוץ לארגון. כלי הקבצים של SharePoint מספק דרך נוחה ויעילה לשיתוף פעולה עם אנשים הנמצאים מחוץ לחומת האש של הארגון. כמו כן, כלי הקבצים של SharePoint מספק סביבת עבודה מרכזית לצוותים שחבריהם מפוזרים באזורים גיאוגרפיים שונים.

  • גישה לא מקוונת לתוכן קבצים. כלי הקבצים של SharePoint מספק לעובדים ניידים או לבעלי גישה מוגבלת לאינטרנט סביבה שבה יוכלו לגשת לתוכן קבצים, להציג ולעדכן אותו במצב לא מקוון.

  • משתמשי כלי הקבצים של SharePoint יכולים ליהנות מתכונות היישום העשירות שלו, בנוסף לתכונות הכלים האחרים של סביבות עבודה.

שים לב להמלצות ולפרטים הנוספים הבאים בדבר השימוש בכלי הקבצים של SharePoint לצורך אינטראקציה עם קבצים המאוחסנים בספריית מסמכים של SharePoint:

  • ניתן לבצע מיפוי בכלי הקבצים של SharePoint לספריות מסמכים ב- Windows SharePoint Services 3.0 ואילך בלבד. אם תנסה למפות לספריית מסמכים בגירסה קודמת של Windows SharePoint Services, תוצג הודעת שגיאה.

  • מומלץ להפוך ניהול גירסאות לזמין באתרי SharePoint שמהם ברצונך להעביר קבצים אל כלי הקבצים של SharePoint. ניהול גירסאות מסייע בצמצום הסיכון של אובדן נתונים, העלול להתרחש מדי פעם בשל שגיאות או התנגשויות של סינכרון.

  • ספריות המסמכים של SharePoint מכילות מטה-נתונים שאינם נתמכים או נשמרים בכלי הקבצים של SharePoint.

  • כלי הקבצים של SharePoint אינו מזהה תצוגות בספריות מסמכים של SharePoint. כתוצאה מכך, כלי הקבצים של SharePoint עשוי להכיל מסמכים רבים יותר מאלה המופיעים בספריית המסמכים, שבה קבצים מסוימים מסוננים על-ידי תצוגות.

כיצד נתונים מסתנכרנים בכלי הקבצים של SharePoint

הנתונים מסתנכרנים בכלי הקבצים של SharePoint בדרכים הבאות:

  • הנתונים מסתנכרנים בין חברי סביבת העבודה בדומה לאופן שבו מתבצע הסינכרון בכלי הקבצים של Groove‏: חברים מקוונים בסביבת העבודה שולחים ומקבלים עדכונים בזמן שהם נשמרים בסביבת העבודה.

  • העדכונים נשלחים לאתר SharePoint ומתקבלים ממנו באופן אוטומטי לפי לוח זמנים, או באופן ידני כאשר חבר בסביבת העבודה בעל שליטה בסינכרון מבצע סינכרון.

אודות משימת המסנכרן בכלי הקבצים של SharePoint

סביבת עבודה המכילה את כלי הקבצים של SharePoint חייבת לכלול חבר אחד לפחות המחזיק בכל האישורים הבאים:

  • גישה לספריית המסמכים הרצויה באתר SharePoint שנבחר.

  • הרשאות SharePoint הדרושות לשליחה ולקבלה של עדכונים באתר SharePoint.

    ההרשאות המינימליות עבור המסנכרן, במסגרת ההרשאות הרגילות של SharePoint, הן 'בעלים' כאשר האפשרות 'השתתפות' מוגדרת כזמינה. עבור אתרי SharePoint הכוללים הרשאות מותאמות אישית, דרושות למסנכרן הרשאות זמינות עבור הוספה, עריכה ומחיקה של פריטים.

  • ההרשאות הדרושות לסינכרון עם אתר SharePoint. כברירת מחדל, כל החברים פרט לאורחים רשאים לסנכרן עם ספריית המסמכים של SharePoint, או לבקש שליטה בסינכרון עבור הכלי מהמסנכרן הנוכחי.

    הערה: על-אף שחבר בסביבת עבודה בתפקיד 'משתתף' יכול ברוב המקרים לפעול כמסנכרן, תפקיד זה אינו כולל בדרך כלל הרשאה למחיקת קבצים. כתוצאה מכך, מסנכרן בתפקיד 'משתתף' עשוי לראות אזהרות סינכרון אודות מחיקות קבצים שנכשלו בעת ביצוע סינכרון.

חבר המחזיק בהרשאות הדרושות הן באתר SharePoint והן בכלי הקבצים של SharePoint יכול לקחת על עצמו את האחריות של "המסנכרן": כלומר, האדם המבצע מדי פעם סינכרון בין כלי הקבצים של SharePoint לבין אתר SharePoint, או האדם שהופך את כלי הקבצים של SharePoint לזמין לביצוע סינכרון מתוזמן אוטומטי. כדי להשלים סינכרון, המסנכרן חייב להיות במצב מקוון ובעל גישה לאתר SharePoint.

רק חבר אחד בסביבת העבודה יכול לשמש בתור המסנכרן עבור כלי הקבצים של SharePoint. חברים אחרים המחזיקים בהרשאות המתאימות יכולים לבקש לקבל לידיהם את משימת הסינכרון. החבר הנוכחי המשמש כמסנכרן יכול לבחור לוותר על תפקידו או לדחות את הבקשה ולהמשיך להיות אחראי לכך. למסנכרן אין אפשרות ליזום את העברת משימת המסנכרן לחבר אחר; חבר אחר חייב לבקש את האחריות למשימה.

אם המסנכרן הנוכחי מאבד את ההרשאה למשימה זו (לדוגמה, אם הוא מועבר לתפקיד בדרגה נמוכה יותר בסביבת העבודה או שחברותו בסביבת העבודה מופסקת), השליטה בסינכרון עוברת באופן אוטומטי לחבר אחר בסביבת העבודה המחזיק בהרשאות המתאימות. אם אין חברים בסביבת העבודה המחזיקים בהרשאות המתאימות באותה העת, אין עוד אפשרות לסנכרן את כלי הקבצים של SharePoint עם אתר SharePoint והוא חוזר לפונקציונליות הרגילה של כלי קבצים.

שם המסנכרן הנוכחי מוצג בשורת המצב מעל כרטיסיית הכלי:

שם המסנכרן הנוכחי

שורת המצב מודיעה למסנכרן כאשר ישנם שינויים לא מסונכרנים בכלי. כאשר המסנכרן לוחץ על ביצוע סינכרון כעת..., חלון תצוגה מקדימה של סינכרון מוצג ומראה את כל העדכונים הממתינים כמו גם את כל התנגשויות הקבצים. המסנכרן יכול לנקוט צעדים לפתרון ההתנגשויות לפני שימשיך בסינכרון.

המסנכרן הנוכחי אמור לכבד בקשה להעברת משימת המסנכרן רק לחבר אחר בעל גישה לאתר SharePoint וההרשאות הדרושות באתר SharePoint.

בנסיבות מסוימות, יש להעביר את משימת המסנכרן לחבר אחר. לדוגמה, אם למסנכרן לא תהיה אפשרות לבצע סינכרון לפרק זמן ארוך (עקב חופשה למשל), עליו לומר לחבר אחר בסביבת העבודה המחזיק באישורים הדרושים לשלוח בקשה להפוך למסנכרן. לחלופין, המסנכרן יכול להפוך סינכרון אוטומטי לזמין לפי לוח זמנים. אך שיטה זו עלולה להיות כרוכה בסיכון משום שהיא מניחה שמחשב המסנכרן יוכל לפעול ולהישאר מקוון לכל אורך התקופה.

בשורת המצב, כל החברים בסביבת העבודה רואים את שמו של המסנכרן הנוכחי ויכולים להצביע על סמל הקישור לתיקיה הנלווית כדי להציג תיבת הודעה המכילה את כתובת ה- URL של אתר SharePoint. חברים בסביבת העבודה המחזיקים באישורים הדרושים יכולים ללחוץ על סמל הקישור לתיקיה כדי לפתוח דפדפן אינטרנט ולעבור לאתר SharePoint, או ללחוץ על עבור אל SharePoint בתפריט עריכה.

שורת המצב גם מדווחת לכל החברים על התאריך והשעה של הסינכרון האחרון. כל החברים יכולים ללחוץ על סמל לוח השנה כדי לראות מידע אודות לוח הזמנים לסינכרון.

המסנכרן יכול להפעיל מספר פעילויות על-ידי בחירת אפשרויות בשורת המצב, כולל סינכרון, שינוי אפשרויות תזמון ופתרון שגיאות סינכרון.

אפשרויות לביצוע סינכרון

למסנכרן יש שתי אפשרויות לביצוע סינכרון:

  • סינכרון ידני. באפשרות זו, כלי הקבצים של SharePoint ואתר SharePoint מסונכרנים רק כאשר המסנכרן בוחר להפעיל סינכרון.

  • סינכרון מתוזמן. באפשרות זו, המסנכרן מגדיר מרווח זמן ספציפי לסינכרון אוטומטי.

    הערה: בהתאם לגורמים כגון העומס של תעבורת הרשת הנוכחית, סינכרונים מתוזמנים עשויים להידחות לפעמים על-ידי השרת עד למועד המתוזמן הבא.

אודות ביצוע משימות של בקרת מקור של SharePoint

רק המסנכרן יכול לבצע את המשימות הבאות של בקרת מקור של SharePoint עם קבצים בכלי הקבצים של SharePoint:

  • הוצאת קבצים. הוצאת קבצים מציבה נעילה על הקבצים באתר SharePoint וכך מונעת ממשתמשים בעלי גישה ישירה לקובץ באתר SharePoint לעדכן אותו בזמן שהוא מתעדכן ב- SharePoint Workspace.

    הערה: הוצאת קובץ מביאה את הגירסה העדכנית ביותר שלו מספריית המסמכים של SharePoint, אלא אם הגירסה הנוכחית של הקובץ בכלי הקבצים של SharePoint מכילה שינויים לא מסונכרנים. במילים אחרות, אם אתה עורך את הקובץ ב- SharePoint Workspace ולאחר מכן מבצע הוצאה, הגירסה הערוכה של הקובץ לא תוחלף בעותק המקורי מספריית SharePoint.

  • הכנסת קבצים. הכנסת קובץ מכלי הקבצים של SharePoint מעדכנת את הקובץ באתר SharePoint ומסירה את נעילת ההוצאה.

  • ביטול הוצאת קבצים. ביטול הוצאה פשוט מסיר את הנעילה מהקובץ באתר SharePoint והופך אותו לזמין לעריכה.

אודות שכפול או אחסון בארכיון של סביבות עבודה המכילות את כלי הקבצים של SharePoint

באפשרותך לשכפל סביבות עבודה המכילות את כלי הקבצים של SharePoint, או לשמור אותן כקבצי ארכיון או תבנית. עם זאת, שים לב שכלי הקבצים של SharePoint בסביבת העבודה המשוכפלת או בסביבות עבודה חדשות שיצרת מקבצי הארכיון או התבנית לא ישמור על החיבור לספריית המסמכים של SharePoint, והפונקציונליות שלו תופחת לזו של כלי קבצים רגיל.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×