אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint

אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

זרימות עבודה של SharePoint הן מתוכנתות מראש מיני-יישומים המספקים ייעול ולהפוך אותן לאוטומטיות מגוון רחב של תהליכים עסקיים. זרימות עבודה בטווח שבין מסוג ' איסוף חתימות ', משוב או האישורים עבור תוכנית או מסמך, לבין מעקב אחר המצב הנוכחי של פרוצדורה שגרתית. זרימות עבודה של SharePoint נועדו כדי לחסוך זמן ומאמץ, וכן כדי להביא העקביות והיעילות למשימות שאתה מבצע באופן קבוע.

מהי זרימת עבודה של SharePoint?

סביר להניח שאתה כבר יודע מהו תרשים זרימה. זוהי מפה גרפית של תהליך, עם הוראות לגבי מה שקורה בכל שלב.

תהליך זרימת עבודה

זרימת עבודה של SharePoint דומה לתרשים זרימה אוטומטי שמבטל הרבה מהעבודה, הניחושים והאקראיות הכרוכים בתהליכי העבודה הסטנדרטיים שלך.

לדוגמה, הבט על תהליך אישור המסמכים באיור. הפעלת תהליך זה באופן ידני יכולה לחייב פעולות רבות של בדיקה ומעקב, העברת מסמכים ושליחת תזכורות - וכל אחת ממשימות אלה צריכה להתבצע על ידיך או על-ידי אחד או יותר מעמיתיך. משמעות הדבר היא עבודה נוספת רבה וגם (לא פחות גרוע) זרם הפרעות בלתי פוסק.

אך תשתמש את זרימת העבודה של אישור מסמכים של SharePoint כדי להפעיל את התהליך, כל זה בדיקת ומתי מעקב שתזכיר והעברת מתבצעת על-ידי זרימת העבודה, באופן אוטומטי. אם מישהו מאוחר בהשלמת משימה, או אם מתעוררת הבעיה אחרים, רוב זרימות העבודה הכלולים יוצרות הודעה כדי ליידע אותך על כך. אף אחד בקבוצה מכיל בעצמם לנטר את התהליך מאחר עם זרימת עבודה של SharePoint, התהליך הוא תמיד בעצמם פיקוח על עצמו.

וקל להפעיל זרימת עבודה של SharePoint. עליך רק לבחור את סוג זרימת העבודה הרצוי, לציין את האפשרויות המתאימות ביותר למצבך, ולתת לזרימת העבודה לעשות את השאר. וכמובן, ניתן לבטל או להפסיק זרימת עבודה בכל עת.

כל אחד מסוגי זרימת עבודה הכלולות act כתבנית. הוספת גירסה של זרימת העבודה עבור יחיד רשימה או ספריה, או עבור אוסף אתרים שלם משתמש בטופס האתחול כדי לציין את אפשרויות ואת הבחירות הרצויות עבור גירסה זו. אפשרויות ובחירות אלה כוללים מי זרימת העבודה מקצה משימות, תאריכי יעד של פעילות, כיצד ניתן להפעיל את זרימת העבודה ועל -ידי מי, הוראות יהיו כלולים בשההודעות פעילות וכן הלאה.

חשוב:  כברירת מחדל, זרימות העבודה 'אישור', 'איסוף משוב' ו'איסוף חתימות' אינן מופעלות ואינן רשומות בתיבת הרשימה בחירת תבנית של זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותן לזמינות לשימוש, מנהל האתר צריך להפעיל אותן ברמת אוסף האתרים.

קיימים חמישה סוגים של זרימות עבודה מתוכנתות מראש.

סימן ביקורת זרימת עבודה של אישור ניתוב מסמך או פריט אחר אנשים שלהם לאישור או דחייה ייעודי. באפשרותך גם להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה. כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות מפורטות, ראה הכל אודות זרימות עבודה.

זרימת עבודה של איסוף משוב זרימת עבודה של איסוף משוב מנתבת מסמך או פריט אחר אנשים המיועד משוב שלהם. זרימת העבודה של איסוף משוב מאחד כל המשוב ממשתתפי עבור הבעלים של זרימת העבודה ומספקת תיעוד של תהליך הסקירה. כדי ללמוד עוד, ולקבלת הוראות שלב אחר שלב, ראה הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב.

זרימת עבודה של איסוף חתימות זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' מנתבת מסמך Microsoft Office המיועדות לאנשים לחתימות דיגיטליות שלהם. שים לב זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ' פועלת רק עם מסמכי Word, חוברות עבודה של Excel וטפסי InfoPath. כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות מפורטות, ראה הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות.

זרימת עבודה של שלושה מצבים זרימת עבודה של שלושה מצבים תוכננה כדי לעקוב אחר המצב של פריט רשימה לאורך שלושה מצבים (שלבים). וניתן להשתמש בה כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים — תמיכת הלקוחות בעיות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים, לדוגמה.

בכל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם כלשהו ושולחת לו התראה על המשימה בדואר אלקטרוני. עם השלמתה של משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את סטטוס הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים נועדה לעבוד עם תבנית הרשימה של מעקב אחר נושאים, אך ניתן להשתמש בה עם כל רשימה המכילה עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר.

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות מפורטות, ראה שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים.

זרימת עבודה של אישור מחיקה זרימת עבודה של אישור פרסום דומה זרימות עבודה של SharePoint אחרות בכך לאוטומטית את הניתוב של תוכן מעמד של מומחי ובעלי עניין לצורך בדיקה ואישור. מה הופך את זרימת העבודה של אישור פרסום ייחודיים היא כי הוא מיועד במיוחד שבו הפרסום של דפי אינטרנט חדש שלא היה מעודכן בקפידה נשלטים אתרי פרסום. סוגים אלה של אתרים, ניתן לפרסם ללא תוכן חדש עד שהיא אושרה על-ידי כל מאשר בזרימת העבודה. כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות מפורטות, ראה עבודה עם זרימת עבודה של אישור פרסום.

כדי להוסיף או להפעיל זרימת עבודה, דרושה לך הרשאה מתאימה עבור הרשימה, הספריה או אוסף האתרים שבהם פועלת זרימת העבודה:

  • כדי להוסיף זרימת עבודה    כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה והקבוצה מבקרים אינם).

  • כדי להפעיל זרימת עבודה    גם כברירת מחדל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להתחיל זרימת עבודה שנוסף כבר. (בקבוצת החברים המהווה והקבוצה בעלים של שניהם הרשאת עריכת פריטים כברירת מחדל; לא קיים ' מבקרים ').
    לחלופין, באפשרותך לבחור בעלים לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיים כך הם יכולים להיות תחילת העבודה רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '.

הדיאגרמה הבאה מספקת תצוגה ברמה גבוהה של השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, הפעלה ושינוי של זרימת עבודה של SharePoint. בהמשך מופיעים סעיפים נפרדים עבור כל אחד מהשלבים.

תהליך זרימת עבודה

  • תכנון    ודא שאתה יודע אילו אפשרויות רצויות לך ואיזה מידע דרוש לך כשאתה משתמש בטופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה שלך.

  • הוספה    מלא את טופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה שלך לרשימה, לספריה או לאוסף אתרים.

  • הפעלה    הפעל את זרימת העבודה החדשה, באופן ידני או אוטומטי, במסמך או בפריט אחר ברשימה או בספריה. (אם אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תהיה לך הזדמנות לשנות חלק מההגדרות של טופס השיוך של זרימת העבודה בטופס אתחול קצר יותר.) כשזרימת העבודה מתחילה לפעול, היא יוצרת משימות, שולחת הודעות ומתחילה לעקוב אחר פעולות ואירועים.

  • ניטור    כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות אילו משימות הושלמו ואילו פעולות אחרות התרחשו. במקרה הצורך, באפשרותך לשנות מכאן משימות נוכחיות ועתידיות, ואפילו לבטל או להפסיק את הפעלתה של זרימת עבודה זו.

  • סקירה    לאחר השלמת ההפעלה, ניתן לסקור את כל ההיסטוריה שלה בדף 'מצב זרימת עבודה'. בדף המצב ניתן גם ליצור דוחות סטטיסטיים לגבי הביצועים הכלליים של זרימת עבודה זו.

  • שינוי    אם זרימת העבודה אינה פועלת בדיוק כמו שרצית, באפשרותך לפתוח את טופס השיוך המקורי שבו השתמשת כדי להוסיף אותה, ולבצע את השינויים שלך שם.

אם דרושה לך גמישות רבה יותר עם זרימת עבודה מוכללת, באפשרותך להתאים אותה אישית בעזרת כלי כגון SharePoint Designer 2013. באפשרותך גם להתחיל מאפס וליצור זרימת עבודה מקורית משלך.

באמצעות מעצב זרימות העבודה, אתה יוצר כללים המשייכים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות ובספריות של SharePoint. שינויים בפריטים הנמצאים ברשימות או בספריות יגרמו לפעולות בזרימת העבודה.

לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה שמפעילה זרימת עבודה נוספת של אישור, אם עלות פריט חורגת מסכום ספציפי.

ניתן גם להגדיר זרימת עבודה עבור קבוצת מסמכים קשורים. לדוגמה, אם זרימת העבודה שלך משויכת לספריית מסמכים, או אם היא מסוננת לסוג תוכן של מסמכים, תופיע קבוצה של פעולות הקשריות של ערכת מסמכים. ערכת מסמכים מאפשרת להתייחס לקבוצה של מסמכים כיחידה אחת, כך שפעולת זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים תפעל בכל אחד מהפריטים שבה.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×