אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימות עבודה של SharePoint הן מיני-יישומים מתוכנתים מראש שמייעלים ומאפשרים ביצוע אוטומטי של מגוון תהליכים עסקיים - החל מאיסוף חתימות, משוב או אישורים עבור תוכנית או מסמך, ועד מעקב אחר המצב הנוכחי של פרוצדורה שגרתית. זרימות עבודה של SharePoint נועדו לחסוך לך זמן ומאמץ, ולהוסיף אחידות ויעילות למשימות שאתה מבצע באופן קבוע.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטיות

מאמר זה מיועד אודות זרימות עבודה מתוכנתות מראש הכלולים ב- SharePoint 2010, שכל בחירת אפשרויות של טופס השיוך בעת הוספת גירסאות של אותם לשימוש ברשימות, ספריות ואתרי אוספי האתרים כולו.

היא גם ניתן לבצע התאמות אישיות רחבה יותר של הסוגים הבאים של זרימת עבודה הכלולים — אפילו כדי ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית משלך מאפס — באמצעות SharePoint Designer ויישומים אחרים. כדי ללמוד עוד אודות תהליכים אלה , עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.

בינתיים, המפורטים במאמר זה תלמד יותר אודות קבוצת זרימות עבודה הכלולים במלואה.

אם אתה מעדיף לדלג ישירות אל הוראות מפורטות עבור זרימת עבודה ספציפית, תוכל למצוא קישורים לכל במהו בסעיף הבא, באפשרותך לקשר מהטבלה הבאה של תוכן עניינים.

מה ברצונך לדעת?

מהי זרימת עבודה של SharePoint?

אילו תהליכים אוכל להפוך לאוטומטיים באמצעות זרימת עבודה של SharePoint?

אישור (ניתוב מסמך או פריט לאישור או דחייה)

איסוף משוב (ניתוב מסמך או פריט לקבלת משוב)

איסוף חתימות (ניתוב מסמך, חוברת עבודה או טופס לחתימות דיגיטליות)

אישור מחיקה (ניהול התפוגה מסמך ושמירת)

שלושה מצבים (מעקב אחר בעיה, פרוייקט, או משימה לאורך שלושה מצבים או רמות)

מי יכול להוסיף והתחל זרימת עבודה של SharePoint?

כיצד ניתן להוסיף ולהפעיל זרימת עבודה של SharePoint?

האם אוכל ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית של SharePoint משלי?

מה השלב הבא?

מהי זרימת עבודה של SharePoint?

סביר להניח שאתה כבר יודע מהו תרשים זרימה. זוהי מפה גרפית של תהליך, עם הוראות לגבי מה שקורה בכל שלב.

תהליך זרימת עבודה

זרימת עבודה של SharePoint דומה לתרשים זרימה אוטומטי שמבטל הרבה מהעבודה, הניחושים והאקראיות הכרוכים בתהליכי העבודה הסטנדרטיים שלך.

לדוגמה, הבט על תהליך אישור המסמכים באיור. הפעלת תהליך זה באופן ידני יכולה לחייב פעולות רבות של בדיקה ומעקב, העברת מסמכים ושליחת תזכורות - וכל אחת ממשימות אלה צריכה להתבצע על ידיך או על-ידי אחד או יותר מעמיתיך. משמעות הדבר היא עבודה נוספת רבה וגם (לא פחות גרוע) זרם הפרעות בלתי פוסק.

אך תשתמש את זרימת העבודה של אישור מסמכים של SharePoint כדי להפעיל את התהליך, כל זה בדיקת ומתי מעקב שתזכיר והעברת מתבצעת על-ידי זרימת העבודה, באופן אוטומטי. אם מישהו מאוחר בהשלמת משימה, או אם מתעוררת הבעיה אחרים, רוב זרימות העבודה הכלולים יוצרות הודעה כדי ליידע אותך על כך. בקבוצה שלאף לניטור בעצמם התהליך — מכיוון עם זרימת עבודה של SharePoint, התהליך הוא תמיד בעצמם פיקוח על עצמו.

וקל הפעלת זרימת עבודה של SharePoint. פשוט, באפשרותך לבחור את סוג זרימת העבודה שהרצויה, בחר באפשרויות פועלים בצורה הטובה ביותר לפתור את הבעיה, ולאחר מכן לאפשר ל- SharePoint להשתלט. וכמובן, באפשרותך לבטל או לסיים זרימת עבודה בעת הצורך.

לראש הדף

אילו תהליכים אוכל להפוך לאוטומטיים באמצעות זרימת עבודה של SharePoint?

כל אחד מסוגי זרימת העבודה הכלולות ב- SharePoint פועל כמו תבנית. הוספת גירסה של זרימת העבודה עבור יחיד רשימה או ספריה, או עבור אוסף אתרים שלם, משתמש בטופס האתחול כדי לציין את אפשרויות ואת הבחירות הרצויות עבור גירסה זו — מי זרימת העבודה מקצה משימות, פעילויות תאריכי יעד, כיצד זרימת העבודה יכול להיות תחילת העבודה ועל -ידי מי, הוראות שייכללו המשימות הודעות, וכן הלאה.

SharePoint 2010 מספק חמישה סוגים של זרימות עבודה מתוכנתות מראש

הערה: SharePoint Server 2010 ועם SharePoint Online עבור Office 365 לארגונים, כל חמש הסוגים הבאים של זרימת עבודה אינן כלולות. עם SharePoint Online עבור Office 365 עבור עסקים קטנים ומומחי, עם זאת, רק את סוג זרימת עבודה של שלושה מצבים נכלל.

אישור (ניתוב מסמך או פריט לאישור או דחייה)

סימן ביקורת זרימת עבודה של אישור ניתוב מסמך או פריט אחר אנשים שלהם לאישור או דחייה ייעודי.

באפשרותך גם להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות שלב אחר שלב, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה.

(קיימת גם סוג זרימת עבודה אחרת, בדומה לשימוש באתרי פרסום אינטרנט, זרימת העבודה של אישור פרסום).

איסוף משוב (ניתוב מסמך או פריט לקבלת משוב)

איסוף משוב זרימת עבודה זרימת עבודה של איסוף משוב מנתבת מסמך או פריט אחר אנשים המיועד משוב שלהם.

זרימת העבודה של איסוף משוב מאחד כל המשוב ממשתתפי עבור הבעלים של זרימת העבודה ומספקת תיעוד של תהליך הסקירה.

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות שלב אחר שלב, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב.

איסוף חתימות (ניתוב מסמך, חוברת עבודה או טופס לחתימות דיגיטליות)

איסוף חתימות זרימת עבודה זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' מנתבת מסמך Microsoft Office המיועדות לאנשים לחתימות דיגיטליות שלהם.

שים לב הפונקציות זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' רק עם Word מסמכים, חוברות עבודה של Excel, טפסי InfoPath amd.

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות שלב אחר שלב, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות.

אישור מחיקה (ניהול התפוגה מסמך ושמירת)

זרימת עבודה של אישור Disposiiton זרימת העבודה של אישור פריסה מיועדת לתמיכה בצרכי ניהול רשומות בתוך ארגון. זרימת עבודה זו מנהלת תפוגה מסמך ותהליך שמירה על-ידי מתן אפשרות למשתתפים להחליט אם לשמור או למחוק מסמכים שפג תוקפו או פריטים.

בעת הפעלת זרימת עבודה של אישור פריסה, שהוא יוצר משימות זרימת עבודה של אישור פריסה עבור מסמכים ופריטים מסוימים ברשימת המשימות עבור זרימת העבודה. מאחר סביר להניח כי זרימת העבודה של אישור פריסה תיצור נפח גבוה של משימות (במיוחד אם הוא מוגדר להפעלה אוטומטית לאחר תפוגת הפריטים), זרימת העבודה של אישור פריסה מציעה תמיכה בהשלמת משימה גדולה, לכן המתעדת מנהלי או פרטים מורשים אחרים יכולים לעבד מספר גדול של פריטים למחיקה בשלב אחד.

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה של אישור פריסה לפעול ולשתף פעולה בו עם תכונת מדיניות התפוגה של מדיניות ניהול מידע, כך שזרימת עבודה מתחילה באופן אוטומטי בכל פעם מסמך או פריט באתר פג.

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות שלב אחר שלב, עיין במאמר שימוש בזרימת עבודה של אישור מחיקה.

שלושה מצבים (מעקב אחר בעיה, פרוייקט או משימה לאורך שלושה מצבים או רמות)

זרימת עבודה של שלושה מצבים זרימת עבודה של שלושה מצבים תוכננה כדי לעקוב אחר המצב של פריט רשימה לאורך שלושה מצבים (שלבים). וניתן להשתמש בה כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים — תמיכת הלקוחות בעיות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים, לדוגמה.

בכל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם כלשהו ושולחת לו התראה על המשימה בדואר אלקטרוני. עם השלמתה של משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את סטטוס הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים נועדה לעבוד עם תבנית הרשימה של מעקב אחר נושאים, אך ניתן להשתמש בה עם כל רשימה המכילה עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר.

כדי ללמוד עוד, לקבלת הוראות שלב אחר שלב, עיין במאמר שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים.

לראש הדף

מי יכול להוסיף ולהפעיל זרימת עבודה של SharePoint?

כדי להוסיף או להפעיל זרימת עבודה, דרושה לך הרשאה מתאימה עבור הרשימה, הספריה או אוסף האתרים שבהם פועלת זרימת העבודה:

  • כדי להוסיף זרימת עבודה    כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה והקבוצה מבקרים אינם).

  • כדי להפעיל זרימת עבודה    גם כברירת מחדל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להתחיל זרימת עבודה שנוסף כבר. (בקבוצת החברים המהווה והקבוצה בעלים של שניהם הרשאת עריכת פריטים כברירת מחדל; לא קיים ' מבקרים ').
    לחלופין, באפשרותך לבחור בעלים לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיים כך הם יכולים להיות תחילת העבודה רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '.

לראש הדף

כיצד ניתן להוסיף ולהפעיל זרימת עבודה של SharePoint?

הדיאגרמה הבאה מספקת תצוגה ברמה גבוהה של השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, הפעלה ושינוי של זרימת עבודה של SharePoint. בהמשך מופיעים סעיפים נפרדים עבור כל אחד מהשלבים.

תהליך זרימת עבודה

תכנון בטוח שאתה יודע אילו אפשרויות רצויות ואיזה מידע יהיה עליך יש זמינים בעת השימוש הטופס intiation כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה.

  • למד    גלה איזה מבין סוגי זרימת עבודה הכלולים יעשה הרצויה לביצוע המשימה.

  • הוספה    מלא את טופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה שלך לרשימה, לספריה או לאוסף אתרים.

  • הפעלה    הפעל את זרימת העבודה החדשה, באופן ידני או אוטומטי, במסמך או בפריט אחר ברשימה או בספריה. (אם אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תהיה לך הזדמנות לשנות חלק מההגדרות של טופס השיוך של זרימת העבודה בטופס אתחול קצר יותר.) כשזרימת העבודה מתחילה לפעול, היא יוצרת משימות, שולחת הודעות ומתחילה לעקוב אחר פעולות ואירועים.

  • ניטור    כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות אילו משימות הושלמו ואילו פעולות אחרות התרחשו. במקרה הצורך, באפשרותך לשנות מכאן משימות נוכחיות ועתידיות, ואפילו לבטל או להפסיק את הפעלתה של זרימת עבודה זו.

  • סקירה    לאחר השלמת ההפעלה, ניתן לסקור את כל ההיסטוריה שלה בדף 'מצב זרימת עבודה'. בדף המצב ניתן גם ליצור דוחות סטטיסטיים לגבי הביצועים הכלליים של זרימת עבודה זו.

  • שינוי    אם זרימת העבודה אינה פועלת בדיוק כמו שרצית, באפשרותך לפתוח את טופס השיוך המקורי שבו השתמשת כדי להוסיף אותה, ולבצע את השינויים שלך שם.

לראש הדף

האם אוכל ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית משלי ב- SharePoint?

אם אתה צריך גמישות רבה יותר עם זרימת עבודה מוכללת, באפשרותך להתאים אישית את להמשיך עם כלי כגון SharePoint Designer. באפשרותך גם ליצור את זרימת העבודה המקורי משלך מאפס.

באמצעות מעצב זרימות העבודה, אתה יוצר כללים המשייכים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות ובספריות של SharePoint. שינויים בפריטים הנמצאים ברשימות או בספריות יגרמו לפעולות בזרימת העבודה.

לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה שמפעילה זרימת עבודה נוספת של אישור, אם עלות פריט חורגת מסכום ספציפי.

באפשרותך גם להגדיר זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים קשורים. לדוגמה, אם זרימת העבודה משויכת לספריית מסמכים, או אם הוא מסונן לסוג התוכן של מסמך, קבוצה של פעולות של ערכת מסמכים הקשרי מופיעים. ערכת מסמכים היא תכונה חדשה ב- SharePoint Server 2010 המאפשר קבוצה של מסמכים לטפל כיחידה אחת, כך פעולת זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים יפעלו על כל אחד מהפריטים בערכת מסמכים זו.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.

לראש הדף

מה השלב הבא?

הצגת כל המאמרים הבאים לקבלת הוראות מפורטות יותר אודות עבודה עם סוגי לכלול זרימת עבודה:

ואם אתה מעוניין לבצע התאמות אישיות נוספות לכל אחת הבסיסית הכלולות סוגי זרימת העבודה — מעבר למה שניתן לבצע באמצעות טופס השיוך, כלומר — או אם ברצונך לבנות משלך זרימת העבודה המקורי באופן יסודי, עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×