Vue d’ensemble : utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer avec votre équipe

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est désapprouvée à partir de mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une version ultérieure. Les nouvelles organisations SharePoint Online n'ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer de nouvelles boîtes aux lettres de site. Toute boîte aux lettres de site configurée et déployée avant mars, 2017 continue de fonctionner.
Nous allons fournir un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe Office 365 en septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devez envisager de modifier les groupes Office 365 plutôt que de prendre en charge vos scénarios de collaboration par messagerie électronique. Pour plus d'informations, voir utiliser les groupes Office 365 au lieu des boîtes aux lettres de site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site restera prise en charge, mais elle est déconseillée dans SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et les produits SharePoint 2010. Il est recommandé aux clients d'explorer les boîtes aux lettres partagées comme une alternative aux boîtes aux lettres de site.

Une boîte aux lettres de site est un compte de partage de documents et de courriers centralisé accessible à partir d’un site SharePoint. Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour regrouper toutes les conversations par courrier qui concernent l’équipe ou pour collaborer sur la composition de courriers importants. Votre équipe peut également trouver utile de partager des documents importants en toute sécurité dans une boîte aux lettres de site.

Une fois que vous avez configuré une boîte aux lettres de site pour votre site, un nouveau compte de messagerie qui utilise le nom de votre site est créé. Par exemple, supposons que vous disposiez d'un site d'équipe qui utilise cette URL: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. L'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site sera HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Pour plus d'informations, voir Ajouter une boîte aux lettres de site pour conserver le contexte des messages électroniques.

Regrouper les conversations par courrier de l’équipe

De nombreuses équipes ont des conversations à l'aide de messages électroniques de manière régulière. Certaines de ces conversations donnent à l'avenir des informations utiles. Au lieu de perdre ces informations dans votre propre boîte de réception, vous pouvez transférer le courrier le plus utile dans le thread à votre boîte aux lettres de site. Toute personne disposant des autorisations de contribution sur votre site peut ouvrir la boîte aux lettres de site et afficher ce message. Cela fournit un enregistrement de courrier dans la boîte aux lettres de site pour permettre aux membres de l'équipe de trouver des informations dont ils ont besoin plus tard.

Un autre avantage pour la collecte de ces conversations de messagerie au niveau de l'équipe consiste à faire simplement CC l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site lors de l'envoi d'un message électronique à l'équipe. Vous pouvez même inclure l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site dans un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu'elle soit incluse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message à votre équipe.

Courrier électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l’équipe.

Partager des documents

Chaque équipe possède des documents de certains types qui doivent être stockés quelque part, et qui doivent généralement être partagés avec d'autres personnes. Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez utiliser l'application boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec ceux disposant d'un accès au site.

Important :  Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents.

Voir aussi

Utiliser une boîte aux lettres de site pour organiser le courrier pour une équipe ou un projet

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