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Votre organisation peut nécessaire pour conserver les documents pour une période donnée, en raison de conformité, juridique, ou autres besoins de l’entreprise. Toutefois, si votre organisation conserve les documents plus longtemps que nécessaire, vous créez un risque juridique inutile. Le fait avec une stratégie de suppression de document, vous pouvez réduire les risques en supprimant automatiquement les documents dans un site après une période spécifique, par exemple, vous pouvez supprimer des documents dans OneDrive utilisateurs pour les entreprises sites une fois que les documents ont été créés les cinq ans.
Règles de suppression de document sont puissants et flexible — par exemple, vous pouvez :
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Propriétaires de sites choisir parmi les stratégies qui vous créez et gérez de façon centralisée. Vous pouvez également autoriser les propriétaires de site se désabonner totalement s’ils décident qu'une stratégie ne s’applique pas à leur contenu.
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Appliquer une stratégie obligatoire unique sur tous les sites d’une collection de sites, tel que tous les OneDrive pour les sites d’entreprise, ou encore appliquer une stratégie sur toutes les collections de sites créées à partir d’un modèle de collection de sites spécifiques, tels que le modèle de Site d’équipe.
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Fournir une stratégie par défaut avec une règle par défaut qui sera automatiquement appliquée sans action requise par les propriétaires de site.
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Créer une stratégie qui inclut plusieurs règles de suppression avez le choix entre un propriétaire de site.
Vous créez et gérez des stratégies de suppression de document dans le centre de stratégie de conformité.
Quand utiliser les règles de suppression de document
Outre les règles de suppression de document, SharePoint Server 2016 fournit ces stratégies de rétention pour le contenu de site :
Chaque type de stratégie convient le mieux pour un type spécifique du site ou de données. Par exemple, votre organisation peut utiliser un site hautement structuré qui utilise des types de contenu, par exemple un site financier pour le contrats ou une base de connaissances des articles. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les stratégies de type de contenu. Ou votre organisation peut nécessiter de conserver les documents juridiques, auquel cas vous pouvez utiliser des types de contenu et un centre des enregistrements pour implémenter un plan de fichiers.
Règles de suppression de document ne pas remplacent les enregistrements d’informations ou de gestion des stratégies de gestion, qui fonctionnent le mieux avec des données structurées et des types de contenu. À la place, vous devez utiliser des règles de suppression de document lorsque vous avez besoin être gérer la suppression automatique des données non structurées tel que OneDrive pour les entreprises sites et sites d’équipe.
Si vous appliquez une stratégie de suppression de document sur un site qui utilise déjà des stratégies de gestion des informations, ces politiques sont ignorés pendant que la stratégie de suppression de document est en vigueur. Cela signifie que vous devez planifier un site d’utiliser des stratégies uniquement destinés à un contenu structuré ou non structuré, pas les deux. Pour plus d’informations sur le document suppression politiques remplacent les autres stratégies, voir Appliquer ou supprimer une stratégie de suppression de document pour un site.
Contrairement aux autres stratégies, fonctionnent les stratégies de suppression de document uniquement sur les bibliothèques de documents, listes pas.
Les règles et les stratégies de suppression
Une stratégie de suppression de document contient une ou plusieurs supprimer les règles qui spécifient :
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La période de temps jusqu'à la suppression.
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Si vous souhaitez calculer la date de suppression à partir du quand le document a été créé ou modifié en dernier.
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Si vous souhaitez supprimer le document définitivement ou vers la Corbeille.
Si une stratégie contient plusieurs règles, les propriétaires de sites peuvent sélectionnez la règle qui s’applique le mieux à leur contenu.
Stratégies et des affectations
Après avoir créé une stratégie de suppression de document, vous pouvez l’affecter à un modèle de collection de sites du site, par exemple, vous pouvez affecter une stratégie à l’OneDrive modèle d’entreprise afin qu’il inclut OneDrive tous les utilisateurs entreprise. Lorsque vous affectez une stratégie à un modèle de collection de sites, cela s’applique à toutes les collections de site déjà créées à partir de ce modèle, en plus de toutes les collections de site créé à partir de ce modèle à l’avenir.
Vous pouvez également affecter une stratégie pour une collection de sites spécifique : effectuant substitutions c’est le cas des stratégies qui ont été affectées à ce modèle de collection de sites. Par exemple, vous pouvez affecter les stratégies dans le modèle Site d’équipe, mais les remplacer puis en appliquant un ensemble de règles différent pour une collection de sites spécifique créée à partir de ce modèle.
Stratégie obligatoire une ou plusieurs méthodes de
Lorsque vous affectez une stratégie, vous pouvez choisir de rendre obligatoire, afin que cette stratégie seulement peut être affectée et qui est appliquée à tous les sites dans la collection de sites. Les propriétaires de site ne peut pas cesser d’utiliser une stratégie obligatoire, ce qui signifie que les documents du site seront soumis à la stratégie de suppression quelle que soit.
Au lieu de rendre une seule stratégie obligatoire, vous pouvez également affecter plusieurs stratégies pour une collection de sites, qui permet de chaque propriétaire de site choisir la stratégie à appliquer à leur site, ou même à désactiver cette fonctionnalité comme suit. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie pour des documents professionnels général et une autre stratégie pour les documents financiers qui ont une planification de rétention différente. Propriétaire de site sait souvent mieux quel contenu leur site contient et par conséquent la stratégie de suppression de document à appliquer. Chaque site peut comporter qu’une seule stratégie qui lui est appliquée.
Une règle ou plusieurs règles pour choisir parmi
À son tour, chaque stratégie peut contenir plusieurs règles : par exemple, une stratégie de suppression des documents professionnels général peut avoir deux règles :
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Les documents qui n’est pas nécessaire de rétention basée sur les obligations légales ou besoin d’entreprise en cours ne doit pas être conservée pour plus d’un an à partir de la création.
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Documents nécessaires pour une utilisation professionnelle permanent qui sont nécessaires pour obtenir plus d’un an, ne doivent pas être conservés depuis plus de trois ans à partir de la création.
Propriétaire de site peut déterminer que leur site contienne marché documents, sélectionnez cette stratégie de suppression, puis la règle appropriée à partir de la stratégie. Vous ne pouvez sélectionner une règle à partir de la stratégie actuellement appliqué au site (non à partir de n’importe quelle stratégie) et la règle s’applique à toutes les bibliothèques de documents dans le site.
La relation entre les collections de sites, des stratégies et des règles
La relation de base est la suivante :
Une collection de sites ou un modèle de collection de site peut avoir une stratégies plus est affectées à, et chacune de ces stratégies peut avoir une ou plusieurs règles. Toutefois, il est possible qu’une seule stratégie est active par site, et il est possible qu’une seule règle de suppression est active à tout moment pour les bibliothèques au sein du site.
Règles de suppression de document sont héritées
Comme autorisations, navigation et bien d’autres fonctionnalités de site, les règles de suppression de document sont héritées. Propriétaire de site pouvez sélectionner une stratégie de suppression de document pour leur site, et tous les sous-sites héritent de la stratégie du parent. Un propriétaire d’un sous-site peut héritage en sélectionnant une combinaison de règle et de stratégie différent, et cette stratégie s’applique à tous les sous-sites jusqu'à ce que l’héritage est bloqué à nouveau.
Attribution de stratégies de suppression de document pour la première fois
Il est important de comprendre que la période spécifiée pour un document stratégie de suppression implique l’heure dans la mesure où le document a été créé ou modifié, pas la durée écoulée depuis la stratégie a été affectée. Par exemple, vous pourriez créer une stratégie de suppression de document qui supprime définitivement les documents deux ans après que qu’ils ont été créés et attribuer ensuite cette stratégie à un modèle de collection de site à partir de laquelle plusieurs collections de sites créées quatre ou cinq ans. Dans ce cas, il est probable que les collections de sites existante contient de nombreux documents qui sont déjà plus anciens que les deux années spécifiées par la stratégie de suppression, cela signifie un grand nombre de contenu sera supprimé dès après l’affectation de la stratégie de suppression de document pour la première heure.
Lorsque vous affectez la stratégie pour la première fois, tous les documents dans le site sont évaluées et, si elles répondent aux critères, ils seront supprimés. Cela s’applique à tous les documents existants, pas simplement nouveaux documents créés dans la mesure où la stratégie a été affectée. Et n’oubliez pas que la période de temps est destiné à l’âge de chaque document, pas l’heure de lorsque la stratégie a été affectée tout d’abord.
Par conséquent, avant de vous attribuez une stratégie à un site pour la première fois, vous devez tout d’abord envisager l’âge du contenu existant et comment la stratégie peut avoir un impact sur que le contenu existant. Vous souhaiterez peut-être également communiquer la nouvelle stratégie aux propriétaires de sites avant de l’assigner, donner les temps afin d’évaluer l’impact éventuel.
Retard de propagation de stratégies
Après avoir affecté les stratégies pour une collection de sites, les propriétaires de site cliquez sur le lien Stratégies de suppression de Document dans la page Paramètres du Site pour afficher et appliquer des stratégies disponibles pour le site.
Le lien Stratégies de suppression de Document n’apparaisse pas, à moins que les stratégies ont été affectées à la collection de sites. En outre, le lien ne s’affiche pas immédiatement après stratégies ont été affectées au site, il peut y avoir jusqu'à un délai de 24 heures à partir de lorsque les stratégies sont attribuées lorsque le lien Stratégies de suppression de Document s’affiche
Comment fonctionnent les stratégies de suppression de document avec les stratégies d’archive
Une archive permanente garantit que tout le contenu est conservé pour une période spécifique, tandis qu’une stratégie de suppression de document garantit que tout le contenu est supprimé après une période donnée.
Si vous avez besoin conserver les documents pendant une période de temps, vous pouvez utiliser une stratégie de conservation inaltérable conjointement avec une stratégie de suppression. Par exemple, vous pourriez conserver les documents pendant trois ans après que qu’ils sont modifiés et puis configurer une stratégie de suppression pour supprimer ces documents trois ans après que qu’ils ont été modifiés en dernier.
Notez qu’une stratégie de suppression ne pouvez pas remplacer une archive permanente. Si un site est en attente et une stratégie de suppression de document supprime un document, puis le document est préservée dans la bibliothèque maintenez la touche de conservation de la même façon que si le document a été supprimé manuellement. Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble des place Maintenez la touche dans SharePoint Server 2016.
Autorisations
Les membres de votre équipe de conformité qui utiliseront le centre de stratégie de conformité besoin des autorisations pour les deux les stratégie centre et site collections soumis à des stratégies. Il est recommandé que vous :
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Créer un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs du centre de stratégie de conformité — probablement votre équipe de conformité.
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Dans le centre de stratégie de conformité, ajoutez le groupe de sécurité au groupe de propriétaires de collection de site.
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Dans chaque collection de sites à laquelle vous devez attribuer des stratégies de suppression de document, ajoutez le groupe de sécurité au groupe de propriétaires de collection de site.
