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Vue d’ensemble de la connexion aux données (importation)

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Cet article de référence traite de l’importation et de la connexion de données. Vous allez découvrir les tâches telles que l’importation, la mise à jour, la sécurisation et la gestion des données.

Contenu de cet article

Utilisation de connexions de données externes

Actualiser les données

Importation de données à partir de sources de données

Sécuriser l’accès aux données

Problèmes de connexion aux données

Utilisation de connexions de données externes

Les sections suivantes décrivent le fonctionnement des connexions de données externes, et expliquent comment accéder à la section modifier, gérer et partager les informations de connexion avec d’autres programmes et utilisateurs.

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Notions de base des connexions de données

Les données d’un classeur Excel peuvent provenir de deux emplacements différents. Les données sont stockées directement dans le classeur ou stockées dans une source de données externe, telle qu’un fichier texte, une base de données ou un cube OLAP (Online Analytical Processing). Cette source de données externe est connectée au classeur par le biais d’une connexion de données, qui est un ensemble d’informations qui décrit la manière de rechercher, de se connecter et d’accéder à la source de données externe.

Le principal avantage de la connexion à des données externes est que vous pouvez analyser périodiquement ces données sans avoir à copier les données dans votre classeur, ce qui peut prendre du temps et représenter une erreur. Après avoir effectué une connexion à des données externes, vous pouvez également actualiser automatiquement (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la source de données d’origine chaque fois que la source de données est mise à jour avec de nouvelles informations.

Les informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion tel qu’un fichier de connexion de données Office (. odc) ou un fichier de nom de source de données (. DSN).

Pour amener données externes dans Excel, vous devez accéder aux données. Si le source de données externe auquel vous voulez accéder ne se trouve pas sur votre ordinateur local, vous devrez peut-être contacter l’administrateur de la base de données pour obtenir un mot de passe, des autorisations d’utilisateur ou d’autres informations de connexion. Si la source de données est une base de données, assurez-vous que la base de données n’est pas ouverte en mode exclusif. Si la source de données est un fichier texte ou une feuille de calcul, assurez-vous qu’il n’est pas ouvert par un autre utilisateur pour un accès exclusif.

De nombreuses sources de données nécessitent également un pilote ODBC ou un fournisseur OLE DB pour coordonner le flux de données entre Excel, le fichier de connexion et la source de données.

Le diagramme suivant récapitule les points clés relatifs aux connexions de données.

Connexion à des sources de données externes

1. il existe de nombreuses sources de données auxquelles vous pouvez vous connecter: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, d’autres bases de données OLAP et relationnelles, des feuilles de calcul et des fichiers texte.

2. de nombreuses sources de données ont un pilote ODBC ou un fournisseur OLE DB associé.

3. un fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour accéder aux données d’une source de données et récupérer celles-ci.

4. les informations de connexion sont copiées à partir d’un fichier de connexion dans un classeur, et les informations de connexion peuvent facilement être modifiées.

5. les données sont copiées dans un classeur pour que vous puissiez les utiliser comme vous le feriez dans un classeur.

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Recherche de connexions

Pour rechercher des fichiers de connexion, utilisez la boîte de dialogue connexions existantes . (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur connexions existantes.) Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez voir les types de connexion suivants:

  • Connexions du classeur    

    Cette liste affiche toutes les connexions actuelles dans le classeur. La liste est créée à partir d’une connexion que vous avez déjà définie, que vous avez créée à l’aide de la boîte de dialogue Sélectionner la source de données de l’Assistant Connexion de données ou de connexions que vous avez précédemment sélectionnées en tant que connexion à partir de cette boîte de dialogue.

  • Fichiers de connexion sur votre ordinateur    

    Cette liste est créée à partir du dossier mes sources de données qui est généralement stocké dans le dossier Mes documents (Windows XP) ou documents (Windows Vista).

  • Fichiers de connexion sur le réseau    

    Vous pouvez créer cette liste à partir des éléments suivants:

    • Un ensemble de dossiers sur votre réseau local, dont l’emplacement peut être déployé sur le réseau dans le cadre du déploiement de stratégies de groupe Microsoft Office.

    • Une bibliothèque de connexions de données Excel Services (DCL) sur un site SharePoint Foundation. Pour plus d’informations sur DCLs, voir la section publication sécurisée sur Excel Services.

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Modification des propriétés de connexion

Vous pouvez également utiliser Excel comme éditeur de fichier de connexion pour créer et modifier des connexions à des sources de données externes stockées dans un classeur ou dans un fichier de connexion. Si vous ne trouvez pas la connexion de votre choix, vous pouvez créer une connexion en cliquant sur Rechercher pour afficher la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , puis en cliquant sur nouvelle source pour démarrer l’Assistant Connexion de données.

Une fois la connexion créée, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Propriétés de la connexion (dans l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur Propriétés.) pour contrôler divers paramètres de connexion à des sources de données externes, et utiliser, réutiliser ou changer les fichiers de connexion.

Si vous utilisez un fichier de connexion pour vous connecter à une source de données, Excel copie les informations de connexion du fichier de connexion vers le classeur Excel. Lorsque vous apportez des modifications à l’aide de la boîte de dialogue Propriétés de la connexion , vous modifiez les informations de connexion aux données qui sont stockées dans le classeur Excel actif, et non le fichier de connexion de données d’origine qui a pu être utilisé pour créer la connexion ( indiqué par le nom de fichier affiché dans la propriété fichier de connexion dans l’onglet définition . Après avoir modifié les informations de connexion (à l’exception des propriétés nom de connexion et Description de connexion ), le lien vers le fichier de connexion est supprimé et la propriété fichier de connexion est effacée.

Pour vous assurer que le fichier de connexion est toujours utilisé lors de l’actualisation d’une source de données, cliquez sur toujours essayer d’utiliser ce fichier pour actualiser ces données sous l’onglet définition . Si vous activez cette case à cocher, les mises à jour apportées au fichier de connexion seront toujours utilisées par tous les classeurs qui utilisent ce fichier de connexion, qui doivent également avoir ce jeu de propriétés.

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Gestion des connexions

À l’aide de la boîte de dialogue connexions du classeur, vous pouvez facilement gérer ces connexions, y compris la création, la modification et la suppression. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur connexions.) Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour effectuer les opérations suivantes:

  • Créer, modifier, actualiser et supprimer des connexions utilisées dans le classeur.

  • Vérifier la source de données externes. Vous pouvez effectuer cette opération dans le cas où la connexion a été définie par un autre utilisateur.

  • Montrez l’emplacement d’utilisation de chaque connexion dans le classeur actif.

  • Diagnostiquer un message d’erreur concernant les connexions aux données externes.

  • Rediriger une connexion vers un autre serveur ou une autre source de données, ou remplacer le fichier de connexion pour une connexion existante.

  • Facilitez la création et le partage de fichiers de connexion avec les utilisateurs.

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Partage de connexions

Les fichiers de connexion sont particulièrement utiles pour le partage de connexions de manière uniforme, ce qui permet de rendre les connexions plus détectables, d’améliorer la sécurité des connexions et de faciliter l’administration de sources de données. La meilleure façon de partager des fichiers de connexion consiste à les placer dans un emplacement sécurisé et approuvé, tel qu’un dossier réseau ou une bibliothèque SharePoint, dans lequel les utilisateurs peuvent lire le fichier, mais seuls les utilisateurs désignés peuvent modifier le fichier.

Utilisation de fichiers ODC

Vous pouvez créer des fichiers de connexion de données Office (ODC) en vous connectant à des données externes via la boîte de dialogue Sélectionner la source de données ou en utilisant l’Assistant Connexion de données pour vous connecter à de nouvelles sources de données. Un fichier ODC utilise des balises HTML et XML personnalisées pour stocker les informations de connexion. Vous pouvez facilement afficher ou modifier le contenu du fichier dans Excel.

Vous pouvez partager des fichiers de connexion avec d’autres personnes pour leur permettre d’accéder à une source de données externe. Les autres utilisateurs n’ont pas besoin de configurer une source de données pour ouvrir le fichier de connexion, mais ils peuvent être amenés à installer le pilote ODBC ou le fournisseur OLE DB requis pour accéder aux données externes sur leur ordinateur.

Les fichiers ODC sont la méthode recommandée de connexion aux données et de partage de données. Vous pouvez facilement convertir d’autres fichiers de connexion traditionnels (DSN, UDL et de requête) en fichier ODC en ouvrant le fichier de connexion, puis en cliquant sur le bouton Exporter le fichier de connexion dans l’onglet définition des Propriétés de connexion . boîte de dialogue.

Utilisation de fichiers de requête

Les fichiers de requête sont des fichiers texte qui contiennent des informations de sources de données, notamment le nom du serveur où se trouvent les données et les informations de connexion que vous fournissez lors de la création d’une source de données. Les fichiers de requête sont un moyen classique de partager des requêtes avec d’autres utilisateurs d’Excel.

Utilisation de fichiers de requête. dqy    Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour enregistrer les fichiers. dqy qui contiennent des requêtes de données de bases de données relationnelles ou de fichiers texte. Lorsque vous ouvrez ces fichiers dans Microsoft Query, vous pouvez afficher les données renvoyées par la requête et en modifier la requête pour récupérer des résultats différents. Vous pouvez enregistrer un fichier. dqy pour n’importe quelle requête que vous créez, soit à l’aide de l’Assistant requête, soit directement dans Microsoft Query.

Utilisation de fichiers de requête. oqy    Vous pouvez enregistrer des fichiers. oqy pour vous connecter à des données d’une base de données OLAP, soit sur un serveur, soit dans un fichier de cube hors connexion (. CUB). Lorsque vous utilisez l’Assistant Connexion multidimensionnelle dans Microsoft Query pour créer une source de données pour une base de données ou un cube OLAP, un fichier. oqy est créé automatiquement. Comme les bases de données OLAP ne sont pas organisées dans des enregistrements ou des tables, vous ne pouvez pas créer de requêtes ou de fichiers. dqy pour accéder à ces bases de données.

Utilisation de fichiers de requête. rqy    Excel peut ouvrir les fichiers de requête au format. rqy pour prendre en charge les pilotes de source de données OLE DB qui utilisent ce format. Pour plus d’informations, consultez la documentation de votre pilote.

Utilisation de fichiers de requête. qry    Microsoft Query peut ouvrir et enregistrer des fichiers de requête au format. qry pour une utilisation avec des versions antérieures de Microsoft Query qui ne peuvent pas ouvrir des fichiers. dqy. Si vous voulez utiliser un fichier de requête au format. qry dans Excel, ouvrez le fichier dans Microsoft Query, puis enregistrez-le en tant que fichier. dqy. Pour plus d’informations sur l’enregistrement de fichiers. dqy, voir l’aide de Microsoft Query.

Utilisation de fichiers de requête sur le Web. iqy    Excel peut ouvrir des fichiers de requête Web. iqy pour récupérer des données à partir du Web.

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Utilisation de plages de données et de propriétés externes

Une plage de données externes (également appelée table de requête) est un nom défini ou un nom de table définissant l’emplacement des données apportées dans une feuille de calcul. Lorsque vous vous connectez à des données externes, Excel crée automatiquement une plage de données externes. La seule exception est un rapport de tableau croisé dynamique connecté à une source de données, qui ne crée pas une plage de données externes. Dans Excel, vous pouvez mettre en forme et disposer une plage de données externes ou l’utiliser dans des calculs, comme avec d’autres données.

Excel nomme automatiquement une plage de données externes comme suit:

  • Le nom du fichier est attribué aux plages de données externes à partir de fichiers de connexion aux données Office (ODC).

  • Les plages de données externes à partir de bases de données sont nommées avec le nom de la requête. Par défaut, Query_from_source est le nom de la source de données que vous avez utilisée pour créer la requête.

  • Les plages de données externes à partir de fichiers texte sont nommées avec le nom de fichier texte.

  • Les plages de données externes provenant de requêtes Web sont nommées avec le nom de la page Web à partir de laquelle les données ont été récupérées.

Si votre feuille de calcul comporte plusieurs plages de données externes de la même source, celles-ci sont numérotées. Par exemple, MyText, MyText_1, MyText_2, et ainsi de suite.

Une plage de données externes comporte des propriétés supplémentaires (à ne pas confondre avec les propriétés de connexion) que vous pouvez utiliser pour contrôler les données, telles que la conservation de la mise en forme des cellules et la largeur des colonnes. Vous pouvez modifier les propriétés de la plage de données externes en cliquant sur Propriétés dans le groupe connexions de l’onglet données , puis en effectuant les modifications souhaitées dans les propriétés de la plage de données externes ou les Propriétés de données externes . boîtes de dialogue.

Remarque : Si vous voulez partager un résumé ou un rapport basé sur des données externes, vous pouvez donner à d’autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externe, ou vous pouvez créer un modèle de rapport. Un modèle de rapport vous permet d’enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin de réduire la taille du fichier. Les données externes sont récupérées lorsqu’un utilisateur ouvre le modèle de rapport.

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Présentation de la prise en charge des sources de données dans Excel et Excel Services

Il existe plusieurs objets de données (par exemple, une plage de données externes et un rapport de tableau croisé dynamique) que vous pouvez utiliser pour vous connecter à différentes sources de données. Toutefois, le type de source de données auquel vous pouvez vous connecter est différent entre chaque objet de données. Vous pouvez également utiliser et actualiser des données connectées dans Excel Services, mais il existe d’autres limitations et solutions de contournement que vous devez prendre en considération.

Prise en charge de l’objet de données Excel et de la source de données

Le tableau suivant récapitule les sources de données prises en charge pour chaque objet de données dans Excel.

Source de données prise en charge

Objet
de
données Excel

Créer
une
plage
de données externes?

OLE
DB

ODBC

Fichier
texte

Fichier
html

Fichier
XML

Liste de
points
de partage

Assistant importation de texte

Oui

Non

Non

Oui

Non

Non

Non

Rapport
de tableau croisé dynamique (non-OLAP)

Non

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Rapport
de tableau croisé dynamique (OLAP)

Non

Oui

Non

Non

Non

Non

Non

Tableau Excel

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Oui

Mappage XML

Oui

Non

Non

Non

Non

Oui

Non

Requête sur le Web

Oui

Non

Non

Non

Oui

Oui

Non

Assistant Connexion de données

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Microsoft Query

Oui

Non

Oui

Oui

Non

Non

Non

Remarque : Il s’agit d’un fichier texte importé à l’aide de l’Assistant importation de texte, d’un fichier XML importé à l’aide d’un mappage XML et d’un fichier HTML ou XML importé à l’aide d’une requête sur le Web, n’utilisez pas de pilote ODBC ou fournisseur OLE DB pour établir la connexion à la source de données.

Prise en charge d’Excel Services et des sources de données

Pour afficher un classeur Excel dans Excel Services (Excel dans un navigateur Web), vous pouvez vous connecter et actualiser les données, mais vous devez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique. Excel Services ne prend pas en charge les plages de données externes, ce qui signifie qu’Excel Services ne prend pas en charge un tableau Excel connecté à une source de données, une requête Web, un mappage XML ou Microsoft Query.

Toutefois, vous pouvez contourner cette limitation en utilisant un tableau croisé dynamique pour vous connecter à la source de données, puis concevoir et disposer le tableau croisé dynamique sous forme de tableau à deux dimensions sans niveaux, groupes ou sous-totaux pour afficher toutes les valeurs de ligne et de colonne souhaitées. Pour plus d’informations, consultez les liens de la section Voir aussi .

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Présentation des composants d’accès aux données

Les composants Microsoft Data Access (MDAC) 2,8 sont inclus dans Microsoft Windows Server 2003 et Windows XP SP2. Avec MDAC, vous pouvez vous connecter à des données provenant d’un large éventail de sources de données relationnelles et non relationnelles et les utiliser. Vous pouvez vous connecter à plusieurs sources de données à l’aide de pilotes ODBC (Open Database Connectivity) ou de fournisseurs de OLE DB, qui sont intégrés et fournis par Microsoft ou développés par des tiers. Lorsque vous installez Microsoft Office, des pilotes ODBC supplémentaires et des fournisseurs OLE DB sont ajoutés à votre ordinateur.

Windows Vista et Windows 7 utilisent les composants Windows pour l’accès aux données.

Pour afficher la liste complète des fournisseurs OLE DB installés sur votre ordinateur, affichez la boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données à partir d’un fichier de liaison de données, puis cliquez sur l’onglet fournisseur .

Pour afficher la liste complète des fournisseurs ODBC installés sur votre ordinateur, accédez à la boîte de dialogue administrateur de base de données ODBC , puis cliquez sur l’onglet pilotes .

Vous pouvez également utiliser des pilotes ODBC et des fournisseurs OLE DB d’autres fabricants pour obtenir des informations provenant de sources autres que les sources de données Microsoft, dont d’autres types de bases de données ODBC et OLE DB. Pour plus d’informations sur l’installation de ces pilotes ODBC et fournisseurs OLE DB, consultez la documentation de la base de données ou contactez votre fournisseur de base de données.

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Utiliser ODBC pour se connecter à des sources de données

Les sections suivantes décrivent le ODBC (Open Database Connectivity) plus en détail.

Architecture ODBC

Dans l’architecture ODBC, une application (par exemple, Excel) se connecte au gestionnaire de pilotes ODBC, qui à son tour utilise un pilote ODBC spécifique (tel que le pilote Microsoft SQL ODBC) pour se connecter à une source de données (par exemple, une base de données Microsoft SQL Server).

Définition des informations de connexion

Pour vous connecter à des sources de données ODBC, procédez comme suit:

  1. Assurez-vous que le pilote ODBC approprié est installé sur l’ordinateur qui contient la source de données.

  2. Définir un nom de source de données à l’aide de l' administrateur de sources de données ODBC pour stocker les informations de connexion dans le registre ou un fichier DSN, ou une chaîne de connexion dans le code Microsoft Visual Basic pour transmettre les informations de connexion directement à ODBC Gestionnaire de pilotes.

    Pour définir une source de données, sous Windows Vista, cliquez sur le bouton Démarrer , puis sur panneau de configuration. Cliquez sur système et maintenance, puis sur Outils d’administration. Dans Windows XP et Windows Server, cliquez sur Démarrer, puis sur panneau de configuration. Cliquez sur performances et maintenance, puis sur Outils d’administration. puis cliquez sur sources de données (ODBC). Pour plus d’informations sur les différentes options, cliquez sur le bouton aide dans chaque boîte de dialogue.

Sources de données machine

Les sources de données machine stockent les informations de connexion dans le registre, sur un ordinateur spécifique avec un nom défini par l’utilisateur. Vous pouvez utiliser des sources de données machine uniquement sur l’ordinateur sur lequel elles sont définies. Il existe deux types de sources de données machine: l’utilisateur et le système. Les sources de données utilisateur ne peuvent être utilisées que par l’utilisateur actuel et ne sont visibles que par l’utilisateur. Les sources de données système peuvent être utilisées par tous les utilisateurs sur un ordinateur et visibles par tous les utilisateurs de l’ordinateur.

Une source de données de machine est particulièrement utile lorsque vous souhaitez renforcer la sécurité, car elle permet de garantir que seuls les utilisateurs connectés peuvent afficher une source de données d’ordinateur, et qu’une source de données de machine ne peut pas être copiée par un utilisateur distant sur un autre ordinateur.

Sources de données fichier

Les sources de données de fichier (également appelées fichiers DSN) stockent les informations de connexion dans un fichier texte, pas le registre, et sont généralement plus flexibles que les sources de données machine. Par exemple, vous pouvez copier une source de données de fichier sur n’importe quel ordinateur doté du pilote ODBC approprié, afin que votre application puisse s’appuyer sur les informations de connexion cohérentes et précises à tous les ordinateurs qu’elle utilise. Vous pouvez également placer la source de données fichier sur un serveur unique, le partager entre plusieurs ordinateurs du réseau et gérer aisément les informations de connexion à un seul et même emplacement.

Une source de données fichier peut également être non partageable. Une source de données de fichier non partageable réside sur un ordinateur unique et pointe vers une source de données d’ordinateur. Vous pouvez utiliser des sources de données fichier non partageables pour accéder à des sources de données existantes à partir de sources de données fichier.

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Utilisation d’OLE DB pour la connexion à des sources de données

Les sections suivantes décrivent en détail la base de données et l’incorporation d’objets (OLE DB).

Architecture OLE DB

Dans l’architecture OLE DB, l’application qui accède aux données est appelée fournisseur de données (par exemple, Excel), et le programme qui autorise l’accès natif aux données est appelé fournisseur de base de données (tel que le fournisseur Microsoft OLE DB pour SQL Server).

Définition des informations de connexion

Un fichier de liaison de données universelles (. udl) contient les informations de connexion utilisées par un consommateur de données pour accéder à une source de données via le fournisseur OLE DB de cette source de données. Vous pouvez créer les informations de connexion en effectuant l’une des opérations suivantes:

  • Dans l’Assistant Connexion de données, utilisez la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données pour définir un lien de données pour un fournisseur OLE DB. Pour plus d’informations, consultez la section importation de données à l’aide de l’Assistant Connexion de données.

  • Créez un fichier texte vide avec une extension de nom de fichier. UDL, puis modifiez le fichier pour afficher la boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données .

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Actualiser les données

Lorsque vous êtes connecté à une source de données externe, vous pouvez également effectuer une opération d’actualisation pour récupérer les données mises à jour. Chaque fois que vous actualisez les données, vous voyez la version la plus récente des données, y compris les modifications apportées aux données depuis la dernière mise à jour.

L’illustration suivante décrit le processus de base que se passe-t-il lorsque vous actualisez des données connectées à une source de données externe.

Procédure de base d’actualisation des données externes

1. une opération d’actualisation récupère des données à jour.

2. le fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour accéder aux données d’une source de données externe et récupérer celles-ci.

3. il existe de nombreuses sources de données que vous pouvez actualiser: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, feuilles de calcul et fichiers texte.

4. des données à jour sont ajoutées au classeur actif.

Excel propose de nombreuses options pour actualiser les données importées, notamment pour actualiser les données chaque fois que vous ouvrez le classeur et actualiser automatiquement des données à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel lorsque les données sont actualisées, et vous pouvez également vérifier l’état de l’actualisation lors de l’actualisation des données.

Si votre source de données externe nécessite un mot de passe pour pouvoir accéder aux données, vous pouvez demander que le mot de passe soit entré chaque fois que le plage de données externes est actualisé.

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Importation de données à partir de sources de données

Windows XP, Windows Vista et Microsoft Office fournissent les pilotes ODBC et fournisseurs OLE DB que vous pouvez utiliser pour récupérer les données à partir des sources de données courantes suivantes: Microsoft Access, fichiers HTML sur le World Wide Web, fichiers texte, Microsoft SQL Server, SQL Server Services d’analyse et fichiers XML. À l’aide de l’Assistant Connexion de données et de Microsoft Query, vous pouvez également accéder à de nombreuses sources de données qui contiennent les fournisseurs OLE DB et pilotes ODBC appropriés, y compris d’autres feuilles de calcul Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle et DB2.

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Importation de données à partir d’une base de données Access

Il existe plusieurs façons d’échanger des données entre Microsoft Access et Microsoft Excel.

  • Pour importer des données dans Excel à partir d’Access, vous pouvez copier des données d’une feuille de données Access, puis les coller dans une feuille de calcul Excel, vous connecter à une base de données Access à partir d’une feuille de calcul Excel ou exporter des données Access vers une feuille de calcul Excel.

  • Pour importer des données dans Access à partir d’Excel, vous pouvez copier des données d’une feuille de calcul Excel et les coller dans une feuille de données Access, importer une feuille de calcul Excel dans une table Access ou créer un lien vers une feuille de calcul Excel à partir d’une table Access.

Remarque : L' importation de Word a deux significations différentes entre Excel et Access. Dans Excel, l’importation consiste à créer une connexion permanente aux données qui peuvent être actualisées. Dans Access, l’importation implique de mettre les données dans Access une seule fois, mais sans connexion de données.

Utiliser des données Access dans Excel

Vous souhaiterez peut-être utiliser des données Access dans un classeur Excel pour tirer parti des fonctionnalités d’analyse des données et de représentation graphique, de la flexibilité de l’organisation et de la disposition des données, ou des fonctions d’Excel qui ne sont pas disponibles dans Access.

Connexion à des données Access à partir d’Excel

Pour importer des données d’accès à des données dans Excel, vous pouvez créer une connexion à une base de données Access et récupérer toutes les données d’une table ou d’une requête. Par exemple, vous souhaiterez peut-être mettre à jour un rapport budgétaire de synthèse Excel que vous répartirz chaque mois de sorte qu’il contienne les données du mois actuel.

Exporter des données Access vers Excel

À l’aide de l’Assistant exportation d’Access, vous pouvez exporter un objet de base de données Access (tel qu’une table, une requête ou un formulaire) ou des enregistrements sélectionnés dans un affichage dans une feuille de calcul Excel. Lorsque vous effectuez une opération d’exportation dans Access, vous pouvez enregistrer la conception de cette opération pour une utilisation future et même prévoir l’exécution automatique de l’opération d’exportation à des intervalles spécifiques.

Voici des scénarios courants d’exportation de données à partir d’Access vers Excel:

  • Votre division ou votre groupe de travail gère ses données à la fois dans Access et Excel. De votre côté, vous stockez vos données dans des bases de données Access mais vous utilisez Excel pour les analyser et distribuer les résultats de vos analyses. Votre équipe exporte les données vers Excel le cas échéant, mais vous aimeriez rendre ce processus plus efficace.

  • Vous êtes un utilisateur d’Access à temps longtemps, mais votre responsable préfère afficher les rapports dans Excel. À intervalles réguliers, vous effectuez la copie des données dans Excel, mais vous aimeriez automatiser ce processus pour économiser du temps.

Pour plus d’informations sur l’exportation de données Access vers Excel, voir le système d’aide Access.

Utiliser des données Excel dans Access

Vous pouvez utiliser des données Excel dans une base de données Access pour tirer parti des fonctionnalités de gestion des données Access, de sécurité et multi-utilisateurs. Il existe de nombreuses fonctionnalités utiles dans Access, ce qui permet aux utilisateurs de trouver particulièrement utiles pour leurs données Excel:

  • Rapports    Si vous avez l’habitude de concevoir des États Access et que vous voulez synthétiser et organiser vos données Excel dans ce type de rapport, vous pouvez créer un état Access. Par exemple, vous pouvez créer des rapports plus flexibles, tels que des rapports de groupe et de synthèse, des étiquettes imprimées et des rapports graphiques.

  • Formulaires    Si vous souhaitez utiliser un formulaire pour rechercher ou afficher des données dans Excel, vous pouvez créer un formulaire Access. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire Access pour afficher les champs dans un ordre différent de l’ordre des colonnes dans votre feuille de calcul, ou vous pouvez afficher une ligne longue de données plus facilement sur un écran.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des formulaires et États Access, voir le système d’aide Access.

Liaison à des données Excel à partir d’Access

Vous pouvez lier une plage Excel à une base de données Access sous forme de tableau. Utilisez cette approche lorsque vous envisagez de continuer à gérer la plage de données dans Excel, mais que vous souhaitez également pouvoir accéder à des données dans Access. Vous créez ce type de lien à partir de la base de données Access, mais pas d’Excel.

Lorsque vous attachez une feuille de calcul ou une plage nommée Excel, Access crée une table liée aux cellules sources. Les modifications que vous apportez aux cellules sources dans Excel sont reflétées dans la table liée. Vous ne pouvez cependant pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez apporter les modifications souhaitées dans le fichier Excel source.

Voici des scénarios courants pour attacher une feuille de calcul Excel à partir d’Access:

  • Vous voulez conserver vos données dans des feuilles de calcul Excel tout en continuant à utiliser les fonctionnalités de création de requêtes et de création de rapports puissantes d’Access.

  • Votre service ou groupe de travail utilise Access, mais les données provenant de sources externes que vous utilisez sont stockées dans des feuilles de calcul Excel. Vous ne voulez pas conserver des copies de données externes, mais souhaitez pouvoir les utiliser dans Access.

Pour plus d’informations sur la liaison de données d’Access à Excel, voir le système d’aide Access.

Importation de données Excel dans Access

Pour stocker des données à partir d’Excel dans une base de données Access, puis utilisez et mettez à jour les données dans Access à partir de cet emplacement, vous pouvez importer les données dans Access. Lorsque vous importez des données, Access les stocke dans une table nouvelle ou existante sans modifier les données dans Excel. Vous ne pouvez importer qu’une seule feuille de calcul à la fois pendant une opération d’importation. Pour en importer plusieurs, vous devez répéter l’opération pour chacune d’entre elles.

Voici des scénarios courants d’importation de données Excel dans Access:

  • Vous utilisez Excel depuis longtemps, mais vous souhaitez à l’avenir utiliser Access pour manipuler vos données. Pour ce faire, vous voulez transférer les données de vos feuilles de calcul Excel dans une ou plusieurs nouvelles bases de données Access.

  • Votre service ou groupe de travail utilise Access, mais vous recevez parfois des données au format Excel qui doivent être fusionnées avec vos bases de données Access. Vous souhaitez importer ces feuilles de calcul Excel dans votre base de données à mesure que vous les recevez.

  • Vous utilisez Access pour gérer vos données, mais les rapports hebdomadaires que vous recevez du reste de votre équipe sont des classeurs Excel. Vous cherchez à rationaliser le processus d’importation pour vous assurer que les données sont importées dans votre base de données chaque semaine à heure précise.

Pour plus d’informations sur l’importation de données à partir d’Excel dans Access, voir le système d’aide Access.

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Importation de données à partir du Web

Les pages Web contiennent souvent des informations adaptées à l’analyse dans Excel. Par exemple, vous pouvez analyser des cotations boursières dans Excel en utilisant les informations provenant directement d’une page Web. En fonction de vos besoins, vous pouvez récupérer les données pouvant être mises à jour (autrement dit, vous pouvez mettre à jour les données dans Excel avec les données les plus récentes dans la page Web), ou vous pouvez obtenir des données à partir d’une page Web et rester statique dans la feuille de calcul.

Vous pouvez utiliser une requête sur le Web pour récupérer des données stockées sur votre intranet ou sur Internet, par exemple un tableau unique, plusieurs tables ou tout le texte d’une page Web, et analyser les données à l’aide des outils et fonctionnalités d’Excel. En cliquant sur un bouton, vous pouvez facilement actualiser les données avec les informations les plus récentes à partir de la page Web. Par exemple, vous pouvez récupérer et mettre à jour des cotations boursières à partir d’une page Web publique, ou récupérer et mettre à jour une table des informations de vente à partir de la page Web d’une entreprise.

Vous pouvez importer des données provenant d’une page Web à l’aide de la boîte de dialogue nouvelle requête sur le Web. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir du Web.) Vous avez besoin d’avoir accès au World Wide Web via l’intranet de votre entreprise ou à l’aide d’un modem sur votre ordinateur ou réseau, ou vous pouvez effectuer une requête sur des fichiers HTML ou XML stockés sur votre ordinateur.

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Importation de fichiers texte

Vous pouvez utiliser Excel pour importer des données à partir d’un fichier texte dans une feuille de calcul. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir du texte.) L’Assistant importation de texte examine le fichier texte que vous importez et vous aide à vous assurer que les données sont importées comme vous le souhaitez.

Il existe deux façons d’importer des données à partir d’un fichier texte à l’aide d’Excel: vous pouvez ouvrir le fichier texte dans Excel (qui n’effectue pas de connexion au fichier texte) ou importer le fichier texte sous la forme d’une plage de données externes (qui effectue une connexion au fichier texte).

Il existe deux formats de fichier texte fréquemment utilisés:

  • Les fichiers texte délimités (. txt), dans lesquels le caractère de tabulation (code de caractère ASCII 009) séparent généralement chaque champ de texte.

  • Les fichiers texte de valeurs séparées par des virgules (CSV), dans lesquels le caractère virgule (,) séparent généralement chaque champ de texte.

Vous pouvez également modifier le caractère de séparation utilisé dans les fichiers texte délimités et. csv. Cela est nécessaire pour vérifier que l’opération d’importation ou d’exportation fonctionne comme vous le souhaitez.

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Importation de données à partir de Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server est une base de données relationnelle complète et complète conçue pour les solutions de données à l’échelle de l’entreprise qui nécessitent des performances, une disponibilité, une évolutivité et une sécurité optimales. Dans Excel, vous pouvez facilement vous connecter à une base de données Microsoft SQL Server. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de SQL Server.)

Lorsque vous vous connectez à une base de données Microsoft SQL Server, l’Assistant Connexion de données affiche trois pages:

  • Page 1: se connecter à un serveur de base de données    Utilisez cette page pour spécifier le serveur de base de données et la façon dont vous vous connectez au serveur.

  • Page 2: sélectionner une base de données et une table    Utilisez cette page pour spécifier la base de données, la table ou la requête qui contient les données souhaitées.

  • Page 3: enregistrer le fichier de données et la connexion    Utilisez cette page pour spécifier et décrire le fichier de connexion et les expressions de recherche pour la recherche du fichier.

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Importation de données à partir de Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (un composant de Microsoft SQL Server) qui prend en charge l’aide à la décision et est une base pour les systèmes d’analyse OLAP (Online Analytical Processing), les cartes de performance des indicateurs de performance clés (KPI), le Data Mining et les systèmes de création de rapports de tableau de bord . Dans Excel, vous pouvez facilement vous connecter à une base de données OLAP Analysis Services à l’aide d’un fournisseur OLAP. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir d’Analysis Services.) Un fournisseur OLAP est un ensemble de logiciels qui permettent d’accéder à un type particulier de base de données OLAP. Ce logiciel peut inclure un pilote de source de données et d’autres logiciels clients nécessaires pour se connecter à une base de données. Vous devez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique pour vous connecter à un fournisseur OLAP.

Vous pouvez également accéder aux données OLAP lorsque vous n’êtes pas connecté à la source de données OLAP. Un fichier de cube hors connexion est un fichier avec une extension. CUB qui stocke une partie de l' données source à partir d’une base de données de serveur OLAP. Utilisez un fichier de cube hors connexion pour continuer à apporter des modifications à des rapports de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique lorsque le serveur est indisponible ou que vous êtes déconnecté du réseau.

Lorsque vous vous connectez à Analysis Services, l’Assistant Connexion de données affiche trois pages:

  • Page 1: se connecter à un serveur de base de données     Utilisez cette page pour spécifier le serveur et la façon dont vous vous connectez au serveur de base de données.

  • Page 2: sélectionner une base de données et une table    Utilisez cette page pour spécifier la base de données et le cube.

  • Page 3: enregistrer le fichier de données et la connexion    Utilisez cette page pour spécifier et décrire le fichier de connexion et les expressions de recherche pour la recherche du fichier.

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Importation de données XML

Dans Excel, il est facile d’importer des données XML (Extensible Markup Language) qui sont créées à partir d’autres bases de données et applications, de mapper des éléments XML à partir d’un schéma XML vers des cellules de feuille de calcul et d’exporter des données XML révisées pour l’interaction avec d’autres bases de données et applications. Considérez ces nouvelles fonctionnalités XML comme le tournage d’Excel dans un générateur de fichier de données XML avec une interface utilisateur familière.

En utilisant des mappages XML, vous pouvez facilement ajouter, identifier et extraire des données métiers spécifiques à partir de documents Excel. Par exemple, une facture contenant le nom et l’adresse d’un client ou un rapport contenant les résultats financiers du dernier trimestre ne sont plus des rapports statiques. Vous pouvez importer en toute simplicité ces informations à partir de bases de données et d’applications, les modifier, puis les exporter dans ces mêmes bases de données et applications ou dans d’autres.

Scénarios XML clés

Vous trouverez ci-dessous des scénarios clés que les fonctionnalités XML visent à résoudre :

  • Étendre les fonctionnalités des modèles Excel existants en mappant des éléments XML vers des cellules existantes. Il devient ainsi plus facile d’obtenir des données XML depuis ou vers vos modèles sans qu’il soit nécessaire de modifier leur conception.

  • Utiliser des données XML comme entrées dans vos modèles de calcul existants en mappant des éléments XML vers des feuilles de calcul existantes.

  • Importer des fichiers de données XML dans un nouveau classeur.

  • Importer des données XML dans votre feuille de calcul Excel à partir d’un service Web.

  • Exporter des données de cellules mappées dans des fichiers de données XML indépendants des autres données du classeur.

Processus de base en matière d’utilisation de données XML dans Excel

Le diagramme suivant illustre la façon dont les différents fichiers et les différentes opérations s’emboîtent lorsque vous utilisez des données XML dans Excel. Le processus est essentiellement composé de cinq phases.

Vue d’ensemble de l’utilisation de données XML dans Excel

Légende 1 Ajout d’un fichier de schéma XML (. xsd) à un classeur.

Image du bouton Mappage d’éléments de schéma XML vers des cellules individuelles ou des listes XML.

Callout 3 Importation d’un fichier de données XML (. Xml) et liaison des éléments XML à des cellules mappées.

Étape 4 Entrée de données, déplacement de cellules mappées et exploitation des fonctionnalités Excel, tout en conservant la structure et les définitions XML.

Callout 5 Exportation des données modifiées des cellules mappées vers un fichier de données XML.

Utiliser des données XML

Lorsque vous importez le contenu d’un fichier de données XML dans un mappage XML existant dans votre classeur, vous liez les données du fichier à un mappage XML stocké dans votre classeur. Cela signifie que chaque élément de données dans le fichier de données XML possède un élément correspondant dans le schéma XML que vous avez mappé à partir d’un fichier de schéma XML ou d’un schéma déduit. Chaque mappage XML ne peut avoir qu’une seule liaison de données XML, et une liaison de données XML est liée à tous les mappages créés à partir d’un même mappage XML.

Vous pouvez afficher la boîte de dialogue Propriétés du mappage XML (sous l’onglet développeur , dans le groupe XML , cliquez sur Propriétés de la carte), qui comporte trois options (option activée par défaut) que vous pouvez définir ou supprimer pour contrôler le comportement d’une données XML. liaison

  • Valider les données par rapport au schéma pour l’importation/exportation    Spécifie si Excel valide les données par rapport au mappage XML lors de l’importation de données. Définissez cette option si vous voulez vous assurer que les données XML que vous importez sont conformes au schéma XML.

  • Remplacer les données existantes par les nouvelles données    Spécifie si les données sont écrasées lorsque vous importez des données. Définissez cette option lorsque vous souhaitez remplacer les données actuelles par de nouvelles données, par exemple lorsque les données à jour sont contenues dans le nouveau fichier de données XML.

  • Ajouter de nouvelles données aux listes XML existantes    Spécifie si le contenu de la source de données est ajouté aux données existantes dans la feuille de calcul. Définissez cette option (par exemple, lorsque vous regroupez les données provenant de plusieurs fichiers de données XML similaires dans une liste XML), ou si vous ne souhaitez pas remplacer le contenu d’une cellule qui contient une fonction.

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Importation de données à l’aide de l’Assistant Connexion de données

Vous pouvez utiliser l’Assistant Connexion de données pour vous connecter à une source de données externes OLE DB ou ODBC qui a déjà été définie. Pour ouvrir l’Assistant Connexion de données, sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de l’Assistant Connexion de données.

Si vous choisissez l’option autre source de données avancée dans l’Assistant Connexion de données, vous pouvez afficher la liste des fournisseurs OLE DB disponibles dans la boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données. De plus, le fournisseur OLE DB Microsoft pour les pilotes ODBC autorise également l’accès à des sources de données ODBC. Pour plus d’informations sur l’utilisation de chaque onglet dans cette boîte de dialogue, cliquez sur aide dans la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données .

En règle générale, pour définir les informations de connexion dans la boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données , procédez comme suit:

  • Cliquez sur l’onglet fournisseur , sélectionnez le fournisseur OLE DB, puis cliquez sur suivant. L’onglet connexion apparaît, dans lequel vous pouvez entrer des informations de connexion spécifiques pour ce fournisseur OLE DB.

    Chaque fournisseur OLE DB définit des informations de connexion spécifiques. Par exemple, le fournisseur OLE DB Microsoft pour SQL Server nécessite un nom de serveur, un emplacement serveur et un nom d’utilisateur. Vous pouvez également définir des informations supplémentaires, par exemple un mot de passe, ou si vous souhaitez utiliser la sécurité intégrée de Microsoft Windows.

  • Cliquez sur l’onglet avancé pour fournir des informations supplémentaires, telles que les paramètres réseau et les autorisations d’accès.

  • Cliquez sur l’onglet tout pour définir les propriétés d’initialisation pour ce fournisseur OLE DB.

Remarque : Vous ne pouvez pas filtrer ou joindre des données dans l’Assistant Connexion de données.

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Importation de données à l’aide de Microsoft Query

Vous pouvez également utiliser Microsoft Query pour importer des données. (Sous l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.) Microsoft Query vous permet de configurer des sources de données ODBC pour récupérer des données. Dans Microsoft Query, vous pouvez utiliser l’Assistant requête pour créer une simple requête, ou vous pouvez utiliser des critères avancés dans une requête pour créer une requête plus complexe et procéder comme suit:

  • Filtrez des lignes ou des colonnes de données avant de les intégrer dans Excel.

  • Créer un requête avec paramètres.

  • Triez les données avant qu’elles ne soient intégrées à Excel.

  • Joindre plusieurs tables.

Microsoft Query fournit une simple partie frontale accessible à partir d’Excel pour effectuer ces tâches de requête spécialisées.

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Importation de données par programme et à l’aide de fonctions

Si vous êtes un développeur, vous pouvez utiliser plusieurs approches dans Excel pour importer des données:

  • Vous pouvez utiliser Visual Basic pour applications pour accéder à une source de données externe. En fonction de la source de données, vous pouvez utiliser les objets de données ActiveX ou les objets d’accès aux données pour récupérer les données. Vous pouvez également définir une chaîne de connexion dans votre code qui spécifie les informations de connexion. L’utilisation d’une chaîne de connexion est utile, par exemple, lorsque vous souhaitez éviter d’avoir besoin d’avoir recours à des administrateurs système ou à des utilisateurs pour créer d’abord un fichier de connexion ou simplifier l’installation de votre application.

  • Si vous importez des données à partir d’une base de données SQL Server, envisagez d’utiliser le client natif SQL, qui est une interface de programmation d’application (d’interface de programmation d’application) autonome qui est utilisée à la fois pour OLE DB et ODBC. Il associe le fournisseur OLE DB SQL et le pilote ODBC SQL au sein d’une bibliothèque de liens dynamiques (DLL) native, tout en fournissant de nouvelles fonctionnalités qui sont distinctes et distinctes des composants Microsoft Data Access (MDAC). Vous pouvez utiliser le client natif SQL pour créer des applications ou améliorer des applications existantes qui peuvent tirer parti des nouvelles fonctionnalités de SQL Server, telles que des jeux de résultats actifs multiples, des types définis par l’utilisateur et une prise en charge du type de données XML.

  • La fonction RTD récupère les données en temps réel d’un programme qui prend en charge l’automatisation COM. La macro complémentaire COM automation RTD doit être créée et enregistrée sur un ordinateur local.

  • SQL. La fonction de requête se connecte à une source de données externe et exécute une requête à partir d’une feuille de calcul. SQL. La fonction REQUEST renvoie le résultat sous forme de matrice, sans qu’il soit nécessaire de programmer une macro. Si cette fonction n’est pas disponible, installez la macro complémentaire Microsoft Excel ODBC (XLODBC.XLA). Vous pouvez installer le complément à partir de Office.com.

Pour plus d’informations sur la création de Visual Basic pour applications, voir l’aide de Visual Basic.

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Sécuriser l’accès aux données

Lorsque vous vous connectez à une source de données externe ou actualisez des données, il est important de tenir compte des problèmes de sécurité potentiels et de savoir ce que vous pouvez faire à propos de ces problèmes de sécurité. Utilisez les recommandations et recommandations suivantes pour sécuriser vos données.

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Stockage de connexions de données dans un emplacement approuvé

Un fichier de connexion de données contient souvent une ou plusieurs requêtes qui sont utilisées pour actualiser des données externes. En remplaçant ce fichier, un utilisateur malintentionné peut concevoir une requête qui accède à des informations confidentielles et la transmet à d’autres utilisateurs ou effectuent d’autres actions dangereuses. Par conséquent, il est important de vérifier les points suivants:

  • Le fichier de connexion a été écrit par une personne fiable.

  • Le fichier de connexion est sécurisé et est stocké à partir d’un emplacement approuvé.

Pour renforcer la sécurité, il est possible que vous souhaitiez désactiver les connexions aux données externes sur votre ordinateur. Pour vous connecter aux données à l’ouverture d’un classeur, vous devez activer les connexions de données à l’aide de la barre Centre de gestion de la confidentialité, ou en plaçant le classeur dans un emplacement approuvé. Pour plus d’informations, consultez les liens de la section Voir aussi .

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Utiliser les informations d’identification de façon sécurisée

L’accès à une source de données externe nécessite généralement des informations d’identification (par exemple, un nom d’utilisateur et un mot de passe) qui sont utilisées pour authentifier l’utilisateur. Assurez-vous que ces informations d’identification vous sont fournies de façon sécurisée et sécurisée et que vous ne les révélez pas involontairement à d’autres utilisateurs.

Important : Utilisez un mot de passe fort qui associe des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne combinent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent compter au moins 8 caractères. Nous vous conseillons d’en utiliser au moins 14. Il est très important de ne pas oublier votre mot de passe. Si cela se produit, Microsoft ne pourra pas le récupérer. Stockez les mots de passe que vous écrivez dans un endroit sûr, éloigné des informations qu’ils sont censés protéger.

Éviter d’enregistrer les informations de connexion lors de la connexion à des sources de données. Ces informations peuvent être stockées en tant que texte brut dans le classeur et dans le fichier de connexion, et un utilisateur malveillant peut accéder aux informations pour compromettre la sécurité de la source de données.

Dans la mesure du possible, utilisez l’authentification Windows (également appelée connexion approuvée), qui utilise un compte d’utilisateur Windows pour la connexion à SQL Server. Lorsqu’un utilisateur se connecte par le biais d’un compte d’utilisateur Windows, SQL Server utilise les informations du système d’exploitation Windows pour valider le nom et le mot de passe du compte. Pour pouvoir utiliser l’authentification Windows, un administrateur de serveur doit configurer SQL Server de façon à ce qu’il utilise ce mode d’authentification. Si l’authentification Windows n’est pas disponible, évitez d’enregistrer les informations de connexion des utilisateurs dans un fichier de classeur ou de connexion. Il est plus sûr pour les utilisateurs d’entrer leurs informations de connexion chaque fois qu’ils se connectent.

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Publication sécurisée dans Excel Services

Lorsque vous vous connectez à une source de données, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue paramètres d’authentification Excel Services pour choisir une méthode d’authentification lorsque vous accédez à la source de données dans Excel Services. Pour vous connecter à la source de données, vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes:

  • Authentification Windows    Sélectionnez cette option pour utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe Windows de l’utilisateur actuel. Il s’agit de la méthode la plus sécurisée, mais elle peut influer sur les performances lorsqu’il existe de nombreux utilisateurs.

  • TITRES    Sélectionnez cette option pour utiliser le service de stockage sécurisé, puis entrez la chaîne d’identification appropriée dans la zone de texte ID SSS . Un administrateur de site peut configurer un site SharePoint pour l’utilisation d’une base de données du service de stockage sécurisé dans laquelle un nom d’utilisateur et un mot de passe peuvent être stockés. Cette méthode peut être la plus efficace lorsqu’il existe de nombreux utilisateurs.

  • Aucun    Sélectionnez cette option pour enregistrer le nom d’utilisateur et le mot de passe dans le fichier de connexion.

Remarque : Le paramètre d’authentification est utilisé uniquement par Excel Services et non par Microsoft Excel. Si vous voulez vous assurer que les mêmes données soient accessibles, que vous ouvrez le classeur dans Excel ou Excel Services, assurez-vous que le paramètre d’authentification dans Excel est le même.

Pour renforcer la sécurité de vos connexions, utilisez une bibliothèque de connexions de données. Une DCL est une bibliothèque de documents SharePoint spéciale qui peut être définie en tant que bibliothèque d’emplacements approuvés, et permet d’enregistrer, de sécuriser, de partager et de gérer facilement des fichiers ODC. Par exemple, un administrateur doit déplacer une base de données d’un serveur de test vers un serveur de production, ou mettre à jour une requête qui accède aux données. À l’aide d’un fichier. ODC enregistré dans une DCL, l’administration de ces informations de connexion est beaucoup plus facile et l’accès des utilisateurs aux données est plus pratique, car tous les classeurs utilisent le même fichier de connexion et une opération d’actualisation (sur l’ordinateur client ou serveur) est appliquée. modifications à jour apportées à ce fichier de connexion. Vous pouvez même configurer SharePoint Server et l’ordinateur client d’un utilisateur pour détecter automatiquement les modifications apportées au fichier de connexion, puis utiliser la version la plus à jour de ce fichier de connexion. Pour plus d’informations, consultez l’aide de l’administration centrale de Microsoft SharePoint Foundation 2010.

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Problèmes de connexion aux données

Les sections suivantes traitent de divers problèmes que vous pouvez rencontrer lors de la connexion à des données externes

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Problème: je n’ai plus d’espace disque disponible lorsque j’essaie d’importer des données.

Si vous n’avez plus d’espace disque disponible lorsque vous vous connectez à des données externes, vous pouvez procéder comme suit:

Vérifier et augmenter l’espace disque disponible    Pour libérer de l’espace sur votre disque dur, essayez de vider la corbeille, de sauvegarder les fichiers inutiles, puis de les supprimer de votre disque dur ou de supprimer les composants Windows que vous n’utilisez pas. Pour plus d’informations sur l’espace libre sur le disque dur, voir l’aide de Windows.

Stratégies que vous pouvez essayer lorsque l’espace disque est limité    Si vous disposez d’un espace limité sur votre disque dur, essayez ce qui suit:

Microsoft Query    Effectuez au moins l’une des opérations suivantes :

  • Simplifiez votre requête    Veillez à n’inclure que les tables et champs nécessaires pour votre requête. Si votre requête comporte des tables ou des champs inutiles, supprimez-les de la requête afin de réduire la taille du fichier de requête temporaire.

  • Utiliser des critères pour réduire la taille du jeu de résultats    Utilisez des critères pour extraire uniquement des enregistrements spécifiques au lieu de récupérer tous les enregistrements d’une base de données. Pour plus d’informations, consultez l’aide de Microsoft Query.

  • Définissez une limite sur le nombre d’enregistrements renvoyés par la requête.    Limitez le nombre d’enregistrements renvoyés par la requête. Dans Microsoft Query, cliquez sur options dans le menu modifier , activez la case à cocher limiter le nombre d’enregistrements renvoyés à sous paramètres de l' utilisateur, puis entrez le nombre maximal d’enregistrements à retourner dans la zone enregistrements .

Assistant Connexion de données    Même si vous ne pouvez pas limiter les données à l’aide de l’Assistant Connexion de données, vous pourrez peut-être limiter les données de la source de données en définissant une requête dans la source de données. Si vous n’avez pas la possibilité ou l’autorisation de définir une requête dans la source de données, contactez votre administrateur de données.

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Problème: où est l’Assistant Cube OLAP?

L’Assistant Cube OLAP de Microsoft Query, qui a créé un cube OLAP à partir d’une base de données Jet, n’est plus disponible dans Excel.

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Problème: qu’est-il advenu des services de récupération des données?

Introduite dans Microsoft Office 2003, les services de récupération des données utilisent un fichier UDC (Universal Data Connection) (. udcx) pour accéder aux services Web et interroger différentes sources de données.

Dans l’Assistant Connexion de données, dans la page Bienvenue dans l’Assistant Connexion de données, vous pouvez sélectionner les options de sources de données Microsoft Business Solutions ou services de récupération des données . L’option services de récupération des données vous permet de choisir deux services de récupération des données: listes Windows SharePoint Services, qui récupère les données de listes et de bibliothèques de documents sur un serveur exécutant SharePoint Foundation et Microsoft SQL Server qui récupère des données à partir de Microsoft SQL Server 2000 ou d’une version ultérieure.

Même si l’Assistant Connexion de données ne prend plus en charge la modification des fichiers de connexion UDC, Excel continue de prendre en charge les connexions de services de récupération de données existantes, et vous pouvez toujours actualiser ces connexions.

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