Prise en main des requêtes

Essayez !

Vous pouvez utiliser des requêtes pour répondre à des questions professionnelles ou autres grâce à des données et effectuer des mises à jour en bloc ou supprimer des informations de la base de données de façon simple et aisée.

Que sont les requêtes ?

Dans Access, les requêtes sont semblables à des questions que vous posez pour trouver des informations connexes, même très spécifiques, dans votre base de données.

Dans les requêtes, vous utilisez parfois les données d’une seule table et d’autres fois à partir de plusieurs tables. Par exemple, vous souhaitez simplement rechercher le numéro de téléphone d’un contact, ce qui nécessite une requête simple sur un champ Numéro de téléphone pour une personne spécifique dans une table Contacts. Vous pouvez également combiner des données provenant de plusieurs tables, telles que des informations client et des informations sur les commandes, pour voir ce qu’un client a commandé.

Dans Access, une requête est un objet de base de données. Il ne stocke pas de données. Au lieu de cela, il affiche les données stockées dans des tables et rend ces données disponibles pour vous. Une requête peut afficher les données d’une ou plusieurs tables, d’autres requêtes ou d’une combinaison des deux. Par exemple :

• Afficher des données avec une requête Sélection. Recherchez et affichez des informations d’une ou plusieurs tables en spécifiant les critères que les données doivent respecter et en détaillant les valeurs à afficher. Par exemple, vous souhaitez consulter tous les produits créés par Tailspin Toys.

• Entrer des critères et effectuer une recherche à la volée. Créez des requêtes réutilisables qui vous demandent toujours les critères de recherche. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui demande à l’utilisateur le nom du fournisseur à rechercher, puis affiche tous les produits de ce fournisseur qui ont été acquis.

• Mettre à jour ou ajouter des données en fonction d’une requête. Recherchez des données, puis utilisez les résultats pour entrer ou mettre à jour les informations automatiquement. Par exemple, si Tailspin Toys a ajouté « TT » au début du nom de tous ses produits, recherchez tous les produits de l’entreprise, puis mettez à jour le nom des produits de façon à ce que chaque entrée commence par « TT », à l’aide d’une requête Mise à jour.

• Supprimer des données sur la base d’une requête. Recherchez des informations ou des enregistrements, puis supprimez-les. Par exemple, si Tailspin Toys met un terme à son activité et que les produits de l’entreprise ne sont plus commercialisés, vous pouvez les rechercher et les supprimer automatiquement des tables concernées.

Utilisez l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection qui affiche des informations en mode Feuille de données.

Créer une requête

1. Sélectionnez Créer > Assistant Requête.

2. Sélectionnez Assistant Requête simple, puis OK.

3. Sélectionnez la table ou la requête qui contient le champ, puis ajoutez le champ à la liste Champs sélectionnés. Quand vous avez terminé, sélectionnez Suivant.

   Vous pouvez ajouter autant de champs issus des tables de votre choix que vous le souhaitez.

   Si vous avez ajouté un champ numérique

   Si vous avez ajouté des champs numériques, l’Assistant vous demande si vous voulez que la requête renvoie des informations détaillées ou un résumé des données. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous souhaitez afficher des enregistrements individuels, sélectionnez Détails, puis Suivant. Passez à l’étape 4.

   • Pour afficher un résumé de données numériques telles que des moyennes, sélectionnez Résumé, puis Options de synthèse. Spécifiez les champs que vous voulez résumer et la manière dont vous voulez procéder. Seuls les champs numériques apparaissent. Pour chaque champ numérique, sélectionnez une fonction :

     • Somme   La requête renvoie la somme de toutes les valeurs du champ.

     • Moy    La requête renvoie la moyenne de toutes les valeurs du champ.

     • Min    La requête renvoie la plus petite valeur du champ.

     • Max   La requête renvoie la plus grande valeur du champ.

   • Si vous souhaitez que les résultats de la requête incluent un décompte des enregistrements dans une source de données, sélectionnez l’option Compter les enregistrements dans Nom de la table pour cette table.

     Si vous avez ajouté un champ Date/Heure

     L’Assistant Requête vous invite à préciser la manière dont vous voulez regrouper les valeurs de date. Supposons que vous ayez ajouté un champ numérique (par exemple, prix) et un champ Date/Heure (par exemple, heure de la transaction) à la requête, puis spécifié dans la boîte de dialogue Options de synthèse que vous voulez afficher la valeur moyenne du champ Prix. Comme vous avez inclus un champ Date/Heure, vous pouvez calculer des valeurs de synthèse pour chaque valeur de date et d’heure unique, pour chaque jour, mois, trimestre ou année.

     Sélectionnez la période que vous voulez utiliser pour regrouper les valeurs de date et d’heure, puis Suivant.

     Remarque : Le mode Création inclut plusieurs options permettant de regrouper les valeurs de date et d’heure.

4. Donnez un titre à la requête.

5. Indiquez si vous voulez ouvrir la requête (en mode Feuille de données) ou la modifier (en mode Création). Sélectionnez ensuite Terminer.

Autres actions

Créer et exécuter une requête Mise à jour

Formation sur Excel

Formation sur Outlook