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Identifier la disponibilité des utilisateurs

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Découvrez comment consulter les plannings de vos collègues afin de choisir l’horaire idéal pour une réunion.

La procédure suivante est optimisée pour Outlook sur un ordinateur exécutant Windows.

Pour afficher le planning d’un collègue

  1. À partir d’Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouvelle réunion Skype.

  2. Sélectionnez Cliquez ici pour ajouter un nom, entrez le nom de la personne dont vous souhaitez afficher la planification.

  3. Pour planifier une réunion avec cette personne, sélectionnez une durée dans la chronologie lorsque vous les deux sont disponibles, puis sélectionnez un rendez-vous pour écrire et envoyer l’invitation.

Même si mon équipe travaille aux quatre coins du monde, dans des fuseaux horaires différents, je peux utiliser Outlook pour trouver rapidement un horaire qui nous convient à tous pour une réunion Skype.

Dans mon calendrier Outlook, je sélectionne Nouvelle réunion Skype, puis sélectionne Assistant Planification.

Quand j’entre des noms dans la liste des participants, je peux voir le planning des réunions de ces personnes ainsi que leurs heures de travail, quel que soit leur fuseau horaire.

Je vois même lorsque tout le monde dans la liste n’est plu dans le volet Heures suggérées.

Après avoir sélectionné un horaire approprié pour tout le monde, je sélectionne Rendez-vous pour rédiger et envoyer l’invitation.

Je vois que Thomas a défini un message d’absence du bureau. Cela signifie qu’il ne sera pas disponible.

Son message précise toutefois que je peux contacter Marie si j’ai des questions à lui poser pendant son absence.

Je sélectionne donc de nouveau Assistant Planification, puis ajoute Marie à la liste.

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