Utilisez un champ Mémo pour enregistrer une grande quantité d’informations

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Un champ Mémo peut être utile pour stocker les informations alphanumériques de grandes quantités. Type de données Mémo The quelques utilisations typiques pour ce type de données serait une note, commentaires, la description ou champ adresse, permet jusqu'à 65 536 caractères alphanumériques avec des options pour définir diverses propriétés telles que la mise en forme de texte enrichi. Lorsque vous utilisez le type de données Mémo dans une base de données Web, les valeurs qui contiennent plus de 8 192 caractères sont tronqués.

Cette rubrique explique comment ajouter un champ Mémo à des tables dans un nouveau ou existant Microsoft Access 2010 à la base de données client.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre le type de données Mémo

Méthodes pour ajouter un champ Mémo

Ajouter un champ Mémo en mode Création

Supprimer un champ Mémo

Référence des propriétés du champ Mémo

Comprendre le type de données Mémo

Si vous débutez dans Access, n’oubliez pas que les données dans une base de données sont stockées dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez utiliser différents affichages pour afficher les données par exemple, un mode Feuille de données, un formulaire ou un rapport. Chaque table est constituée d’un ensemble de champs (colonnes) et propriétés d’un champ sont définie pour accepter un type de données spécifique. Par exemple, pour stocker des dates et heures définir la propriété de champ pour les données de Date/heure tapez. Vous pouvez entrer de grandes quantités de texte et des données numériques dans le champ Mémo. En outre, si le Concepteur de base de données du champ défini pour prendre en charge de la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez généralement dans les programmes de traitement de texte, tel que Word. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de polices à des caractères spécifiques de votre texte et les rendre gras ou italique, etc.. Vous pouvez également ajouter des balises Hypertext Markup Language (HTML) aux données. Pour plus d’informations sur la définition des propriétés d’une table, voir Présentation des tables.

Spécifications du champ Mémo

Les champs Mémo dans Access 2010 peuvent stocker jusqu'à 1 Go de caractères ou 2 gigaoctets de stockage (2 octets par caractère), dont vous pouvez afficher 65 535 caractères dans une zone de texte de contrôle sur un formulaire ou un état. En outre, vous pouvez maintenant appliquer la mise en forme de texte enrichi aux données dans un champ Mémo. Par exemple, vous pouvez définir les couleurs, changer la police et afficher les données en gras ou italique.

Méthodes pour ajouter un champ Mémo

Access fournit plusieurs méthodes pour ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante. Vous pouvez ajouter le champ à partir de mode feuille de données ou mode Création d’une table nouvelle ou existante dans votre base de données Access. Lorsque vous utilisez le mode Création pour ajouter un champ Mémo, vous pouvez également définir diverses propriétés de champ tels que format de texte enrichi, une liste de valeurs de recherche. Pour plus d’informations sur les propriétés que vous pouvez définir pour un champ Mémo, voir la section référence des propriétés de champ Mémo.

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Ajouter un champ Mémo en mode Feuille de données

Les étapes suivantes expliquent comment faire pour placer un nouveau champ Mémo dans un tableau à partir du mode feuille de données.

Ajouter un champ Mémo à la fin d’un tableau

  1. Ouvrez la table en mode Feuille de données.

  2. Cliquez sur l’en-tête de colonne cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Mémo.

  3. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête et entrez un nom pour le nouveau champ.

Insérer un nouveau champ dans un tableau

Ajouter un champ Mémo entre deux champs

  1. Avec le bouton droit de la colonne à droite de l’emplacement où vous souhaitez ajouter le nouveau champ Mémo, puis sélectionnez Insérer un champ.

  2. Sélectionnez le champ, cliquez sur le Champs onglet.

  3. Cliquez sur Plus de champs Sélectionnez Mémo .

  4. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête et entrez un nom pour le nouveau champ.

Rechercher le type de données de champ Mémo sous Autres champs

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Ajouter un champ Mémo en mode Création

Vous pouvez également utiliser le mode Création pour ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante. Contrairement à mode feuille de données, en mode Création vous permet de contrôler chaque champ et propriétés dans un tableau. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment ajouter un champ Mémo à des tables existants et nouveaux et comment définir le champ Mémo pour l’édition de texte enrichi.

Ajouter un champ Mémo à une table existante

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table que vous souhaitez ajouter le champ Mémo à, cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la colonne Nom de champ du concepteur, entrez le nom du champ Mémo. Par exemple : « Adresse », « Notes » ou « Commentaires ».

  3. Cliquez sur la colonne Type de données en regard du nom de champ et choisissez Mémodans la liste.

    Ajouter un nouveau champ à une table en mode Création

  1. Enregistrez vos modifications.

    Remarque : Utilisez le volet Propriétés du champ pour définir les propriétés des champs individuels. Par exemple, vous pouvez utiliser le volet pour modifier le format du texte en Rich Text ou pour changer les valeurs dans un champ de recherche.

Ajouter un champ Mémo à une nouvelle table

  1. Dans l’onglet fichier, double-cliquez sur Ouvrir.

  2. Dans laboîte de dialogue, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le groupe Tables de l'onglet Créer, cliquez sur Table.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la nouvelle table, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  5. Si la boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche, indiquez un nom pour votre nouvelle table.

  6. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez la première ligne vide et entrez le nom du champ. En général, le champ Mémo reçoit des noms comme « Commentaires » ou « Notes ».

  7. Cliquez sur la colonne Type de données en regard du nom de champ et choisissez Mémo dans la liste.

  8. Enregistrez vos modifications.

    Conseil : Utilisez le volet Propriétés du champ pour définir les propriétés des champs individuels. Par exemple, vous pouvez utiliser le volet pour modifier le format du texte en Rich Text ou pour changer les valeurs dans un champ de recherche.

Si vous liez une zone de texte à votre champ Mémo, vous devez également définir la propriété Format du texte pour la zone de texte Texte enrichi.

Pour plus d’informations sur la mise en forme des données sous forme de texte enrichi, voir entrer ou modifier des données dans un contrôle ou une colonne qui prend en charge le texte enrichi.

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Supprimer un champ Mémo

Vous pouvez utiliser le mode feuille de données ou en mode Création pour supprimer un champ Mémo d’une table.

Avertissement : 

Lorsque vous supprimez un champ Mémo qui contient des données, vous perdez définitivement ces données et vous ne pouvez pas annuler la suppression. Vous devez sauvegarder votre base de données avant de supprimer des champs de table ou d’autres composants de base de données.

Supprimer un champ Mémo en mode Feuille de données

  1. Ouvrez la base de données et dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez modifier.

  2. Recherchez le champ Mémo, avec le bouton droit de la ligne d’en-tête (le nom), puis cliquez sur Suppression d’un champ.

  3. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

Supprimer un champ Mémo en mode Création

  1. Ouvrez la base de données, puis dans le volet de Navigation, cliquez sur la table que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Cliquez sur le sélecteur de ligne (le carré vide) en regard du champ Mémo, puis cliquez sur Supprimer les lignes.

  3. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

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Référence des propriétés du champ Mémo

Lorsque vous utilisez le mode Création pour ajouter un champ Mémo à une table, vous pouvez définir et modifier plusieurs propriétés du champ. Ce tableau répertorie les propriétés du champ Mémo et décrit la fonction de chacune, y compris les implications de la définition ou la modification des propriétés.

Propriété

Utilisation

Format

Entrez les caractères de mise en forme personnalisés pour définir un format d’affichage. Les formats définis ici apparaissent dans les feuilles de données, formulaires et rapports.

Légende

Indique le nom de votre champ Texte. La propriété accepte au maximum 2 048 caractères. Si vous ne spécifiez pas de légende, Access applique le nom de champ par défaut.

Valeur par défaut

Affecte automatiquement la valeur spécifiée dans ce champ lors de l’ajout d’un nouvel enregistrement. Par exemple, si vous spécifiez une valeur telle que « Entrez 65 Ko de texte. » Cela serait Rappelez aux utilisateurs qu’ils peuvent entrer 255 caractères.

Valide si

Indique les critères auxquels doivent satisfaire les données entrées dans un enregistrement, un champ ou un contrôle. Lorsque vous entrez des données qui ne respectent pas la règle définie pour le champ, vous pouvez utiliser la propriété Message si erreur pour spécifier le message d'erreur généré. Longueur maximum : 2 048 caractères.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de règles de validation, voir l’article restreindre l’entrée de données à l’aide d’une règle de validation.

Message si erreur

Spécifie le texte dans le message d’erreur qui s’affiche lorsque les utilisateurs ne respectent pas une règle de validation. Pour plus d’informations sur la création de règles de validation, voir l’article restreindre l’entrée de données à l’aide d’une règle de validation.

Null interdit

Si cette propriété a la valeur Oui, vous devez entrer une valeur dans le champ ou dans les contrôles liés au champ. La valeur ne peut pas être nulle.

Chaîne vide autorisée

En présence de la valeur Oui, vous pouvez entrer des chaînes vides dans un champ. Une chaîne vide ne contient aucun caractère et vous pouvez l'utiliser pour indiquer que vous savez qu'aucune valeur n'existe pour ce champ. Pour entrer une chaîne vide, tapez deux guillemets doubles sans espaces entre eux ("").

Indexé

Vous pouvez utiliser les index pour accélérer les requêtes, le tri et le regroupement des opérations lancées sur un grand nombre de données. Vous pouvez également utiliser les index pour empêcher les utilisateurs d'entrer des informations en double. Choix :

  • Aucun: désactive l’indexation (par défaut)

  • Oui (doublons OK) : Index du champ et autorise les valeurs en double. Par exemple, vous devrez des noms et prénoms en double.

  • Oui (sans doublon) :  Index du champ et n’autorise pas les valeurs en double.

Compression Unicode

Access utilise Unicode pour représenter les données dans les champs Texte, Mémo et Lien hypertexte. Unicode prend plus d'espace de stockage car il utilise 2 octets par caractère au lieu d'un seul. Pour contribuer à réduire la taille des fichiers, la valeur par défaut de la propriété Compression Unicode pour un champ Texte, Mémo ou Lien hypertexte est Oui. Si elle a la valeur Oui, tout caractère dont le premier octet est 0 est compressé lorsqu'il est enregistré et décompressé lorsqu'il est extrait.

Les données d'un champ Mémo ne sont compressées que si elles requièrent au maximum 4 096 octets d'espace de stockage après compression. Le résultat est que le contenu d'un champ Mémo peut très bien être compressé dans un enregistrement et pas dans un autre.

Mode IME

Indique un Éditeur de méthode d'entrée, un outil permettant l'utilisation des versions anglaises d'Access avec des fichiers créés en japonais ou en coréen. Valeur par défaut : Aucun contrôle. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Mode de formulation IME

Indique le type de données que vous pouvez entrer avec un Éditeur de méthode d'entrée. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Balises actives

Indique une ou plusieurs balises actives pour le champ et les contrôles liés au champ. Les balises actives sont des composants qui reconnaissent les types de données dans un champ et qui vous permettent d'agir en fonction de ce type. Par exemple, dans un champ Adresse de messagerie, une balise active peut commencer un nouveau message électronique ou ajouter l'adresse à une liste de contacts.

Cliquez sur Bouton Générateur pour afficher la liste des balises actives disponibles.

Format de texte

Active ou désactive l'édition au format RTF. Sélectionnez Texte enrichi pour l'activer.

Remarque : Si vous activez l'édition au format RTF pour le champ, puis liez un contrôle de zone de texte au champ, vous devez également activer l'édition au format RTF pour le contrôle.

Aligner le texte

Indique l'alignement pour les données d'un champ Mémo. Différents choix sont possibles :

  • Général : Aligne le texte à gauche, des nombres et des dates à droite

  • Gauche: aligne le texte, les dates et les nombres à gauche

  • Centre: centre le texte, les dates et les nombres

  • Droite: aligne le texte, les dates et les nombres à droite

  • Répartir: justifie le texte, les dates et les nombres uniformément par rapport aux deux côtés de la zone de texte ou de champ

Ajouter uniquement

Détermine si le suivi des modifications de valeur de champ.

Il existe deux paramètres :

  • Oui: effectue le suivi des modifications. Pour afficher l’historique de valeur de champ, cliquez sur le champ, puis cliquez sur Afficher l’historique de colonne.

  • Aucun: n’effectue pas le suivi des modifications.

Avertissement : La définition de cette propriété sur Non supprime tout historique de valeur de champ existant.


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