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Utiliser une table ou une requête comme source de données de publipostage

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Vous pouvez créer une opération de fusion et publipostage à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage Microsoft Word. Cet Assistant est également disponible à partir de Access et vous permet de configurer un processus de fusion et publipostage qui utilise une table ou une requête dans une base de données Access en tant que source de données pour les lettres type, les messages électroniques, les étiquettes de publipostage, les enveloppes ou les répertoires.

Cette rubrique explique comment lancer l'Assistant Fusion et publipostage à partir d'Access et créer un lien direct entre une table ou une requête et un document Microsoft Word. Cette rubrique décrit la procédure de rédaction de lettres. Pour obtenir des informations détaillées sur la configuration d'un processus de fusion et publipostage, voir l'aide de Microsoft Word.

Utiliser une table ou une requête en tant que source de données

  1. Ouvrez la base de données source, puis, dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête que vous souhaitez utiliser comme source de données du publipostage.

  2. Sous l'onglet données externes , dans le groupe Exporter , cliquez sur fusionner avec Word

    L'Assistant Fusion et publipostage Microsoft Word démarre.

  3. Indiquez si vous souhaitez créer le lien dans un document existant ou dans un nouveau document, puis cliquez sur OK.

  4. Si vous avez choisi de créer un lien vers un document existant, dans la boîte de dialogue Sélectionner un document Microsoft Word , recherchez et sélectionnez le fichier, puis cliquez sur ouvrir.

    Démarrage de Word. En fonction de votre choix, Word ouvre le document que vous avez spécifié ou un nouveau document.

  5. Dans le volet fusion et publipostage , sous sélection du type de document, cliquez sur lettres , puis cliquez sur suivant: document de base pour passer à l'étape 2.

  6. À l'étape 2, cliquez sur suivante: sélectiondes destinataires.

    À l'étape 3, vous créez le lien entre la source de données dans Access et le document Word. Dans la mesure où vous avez démarré l'Assistant à partir d'Access, ce lien est créé automatiquement. Sous Sélectionnerles destinataires, Notez que l'option utiliser une liste existante est sélectionnée et que le nom de votre source de données s'affiche sous utiliser une liste existante.

    Source de données de fusion

  7. Cliquez sur modifier la liste de destinataires si vous souhaitez personnaliser le contenu de la table ou de la requête.

    Modifier la liste de destinataires

    Vous pouvez filtrer, trier et valider les données. Cliquez sur OK pour continuer.

  8. Cliquez sur suivant: rédiger votre lettre pour continuer. Suivez les instructions restantes du volet fusion et publipostage , puis à l'étape 5, cliquez sur suivant: terminer la fusion.

Autres façons d'utiliser une table ou une requête en tant que source de données

Vous pouvez spécifier une table ou une requête en tant que source de données d'une autre manière. Par exemple, vous pouvez exporter la table ou la requête d'Access vers une base de données ODBC, un fichier Microsoft Excel, un fichier texte ou tout autre format de fichier compatible avec Word, puis créer un lien vers le fichier obtenu à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage Word.

  1. Si vous n'avez pas encore exporté la table ou la requête, procédez comme suit. Dans Access, dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête que vous souhaitez utiliser, puis sous l'onglet données externes , dans le groupe Exporter , cliquez sur le format que vous souhaitez exporter, puis suivez les instructions.

  2. Dans Word, si le volet fusion et publipostage n'est pas affiché, sous l'onglet publipostage , dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur la flèche sous Démarrer la fusionet le publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion etpublipostage. Le volet fusion et publipostage s'affiche.

  3. À l'étape 3 du volet fusion et publipostage , sous utiliser une liste existante, cliquez sur Parcourir ou modifier la listede destinataires.

  4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , spécifiez le fichier de données que vous avez créé dans Access, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Suivez les instructions des boîtes de dialogue qui suivent. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage destinataires , examinez et personnalisez le contenu du fichier. Vous pouvez filtrer, trier et valider le contenu avant de continuer.

  6. Cliquez sur OK, puis sur suivant: rédigez votre lettre dans le volet fusion et publipostage . Pour plus d'informations sur la personnalisation de votre publipostage, voir l'aide de Word.

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