Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents

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Outre la collaboration sur la messagerie, vous pouvez également collaborer sur des documents à l'aide d'une boîte aux lettres de site. L'un des avantages de l'utilisation de boîtes aux lettres de site pour la collaboration sur des documents réside dans le fait que vous pouvez accéder aux documents stockés sur un site SharePoint ou à partir d'Outlook. Vous pouvez également partager facilement des documents avec d'autres personnes. Consultez la rubrique Ajouter une application Boîte aux lettres de sites pour conserver le contexte des messages pour savoir comment une boîte aux lettres de site peut vous aider.

Important : La fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est déconseillée depuis mars, 2017. Ce composant sera supprimé entièrement dans une version ultérieure. Les nouvelles organisations SharePoint Online n'ont plus accès à la fonctionnalité boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer de nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site configurée et déployée avant mars, 2017 continuera de fonctionner.
Nous vous proposons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe Office 365 en septembre 2017. Si vous utilisez actuellement la fonction boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devez envisager de basculer vers les groupes Office 365 au lieu de prendre en charge vos scénarios de collaboration par courrier électronique. Pour plus d'informations, voir utiliser les groupes Office 365 au lieu de boîtes aux lettres de site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site reste prise en charge, mais elle est déconseillée dans les produits SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et SharePoint 2010. Les clients sont recommandés pour explorer les boîtes aux lettres partagées comme alternative aux boîtes aux lettres de site.

Important :  Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Pour ajouter des documents à l'aide de votre boîte aux lettres de site, faites glisser les documents dans un message électronique et ils sont ajoutés à la bibliothèque de documents sur votre site SharePoint.

Conseil :  Saviez-vous que vous pouvez également utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l'équipe?

Transférer des documents à partir de la boîte aux lettres de site

Une fois les documents stockés sur un site SharePoint, il est important de noter que toute modification future apportée au document se produit dans la version qui est stockée sur le site. Pour permettre aux utilisateurs de pointer vers la version droite du document, vous pouvez facilement transférer le document dans Outlook en cliquant dessus avec le bouton droit, puis en cliquant sur transférer.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

Si vous voulez partager plusieurs documents, vous pouvez simplement les faire glisser dans un message électronique afin d'inclure automatiquement des liens vers chacun de ces documents.

Inclure des liens vers des documents dans un courrier électronique.

Ajouter le dossier documents à vos favoris dans Outlook

Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, vous pouvez trouver utile d'inclure les dossiers documents de la boîte aux lettres de site dans votre liste Favoris. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le dossier documents , puis cliquer sur afficher dans les favoris.

Si votre liste de favoris comporte deux dossiers de documents portant le même nom, Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, «documents-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com») pour vous permettre de voir facilement quel dossier se trouve savoir.

Pour en savoir plus sur les favoris Outlook, voir Garder les dossiers de courriers électroniques fréquemment utilisés dans les Favoris.

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