Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer et coordonner le courrier de l'équipe

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Les organisations et les équipes au sein des organisations utilisent souvent plusieurs threads de courrier à la fois. Il est très simple d'effectuer un croisement de lignes, des informations pour être perdues ou oubliées, et de les communiquer. Les boîtes aux lettres de site peuvent vous aider à coordonner et stocker des messages d'équipe ou de projet au sein d'un emplacement unique, afin que tous les membres de l'équipe puissent voir toutes les communications.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est désapprouvée à partir de mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une version ultérieure. Les nouvelles organisations SharePoint Online n'ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer de nouvelles boîtes aux lettres de site. Toute boîte aux lettres de site configurée et déployée avant mars, 2017 continue de fonctionner.
Nous allons fournir un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe Office 365 en septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devez envisager de modifier les groupes Office 365 pour prendre en charge vos scénarios collaboratifs de messagerie. Pour plus d'informations, voir utiliser les groupes Office 365 au lieu des boîtes aux lettres de site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site restera prise en charge, mais déconseillée dans SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 et SharePoint Server 2010 Products. Il est recommandé aux clients d'explorer les boîtes aux lettres partagées comme une alternative aux boîtes aux lettres de site.

Dans le menu de lancement rapide, cliquez sur Boîte aux lettres.

Boîte aux lettres dans le lancement rapide

La boîte aux lettres de site s'ouvre sous la forme d'une deuxième boîte de réception et d'une structure de dossiers distinctes en regard de votre compte de messagerie personnel. Les messages envoyés vers et à partir du compte de boîte aux lettres de site sont partagés entre toutes les personnes qui ont des autorisations de collaborateur sur le site SharePoint.

Configuration de votre boîte aux lettres de site

Vous pouvez ajouter une boîte aux lettres de site en tant que destinataire de courrier, envoyer du courrier à partir de la boîte aux lettres ou l'ajouter à vos favoris. Pour ajouter une boîte aux lettres à un site, voir Ajouter une application de boîte aux lettres de site pour conserver le contexte des messages électroniques sur un site. Votre site doit être activé pour la messagerie. Si ce n'est pas le cas, contactez votre administrateur.

Lorsque vous incluez la boîte aux lettres de site sur un thread de courrier important, une copie des informations de ce thread est stockée dans un emplacement accessible par toute personne de l'équipe.

Ajoutez la boîte aux lettres de site dans la ligne à, CC ou CCI d'un message électronique.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous pouvez ajouter l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site aux groupes de contacts d'équipe ou aux listes de distribution. De cette façon, le courrier approprié est automatiquement stocké dans la boîte aux lettres de site de l'équipe.

Lorsque vous rédigez et envoyez un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres de site, celui-ci apparaît comme s'il était venu de vous.

Toutes les personnes disposant d'autorisations de collaborateur sur un site peuvent accéder à la boîte aux lettres de site, afin que plusieurs personnes puissent collaborer pour rédiger un message électronique.

Pour composer un message, cliquez sur nouveau message.

Bouton Nouveau message pour les boîtes aux lettres de site.

Un nouveau message s'ouvre dans votre boîte aux lettres de site.

Ajouter des adresses à un message électronique dans la boîte aux lettres de site

Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, vous pouvez trouver utile d’inclure les dossiers de la boîte aux lettres de site dans votre liste Favoris.

Dans Outlook, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un dossier de boîte aux lettres de site, tel que la boîte de réception, puis cliquer sur afficher dans les favoris. Si votre liste de favoris contient deux dossiers portant le même nom (par exemple, deux boîtes de réception), Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, «boîte de réception – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com») afin que vous puissiez identifier le dossier Parmi.

Pour plus d'informations sur les favoris Outlook, voir conserver les dossiers de courrier fréquemment utilisés dans les favoris.

Collaborer avec votre équipe à l'aide de la boîte aux lettres de site

Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur la composition d'un message électronique important ou collecter des conversations par courrier électronique pertinentes au niveau de l'équipe. Votre équipe peut également partager des documents importants en toute sécurité à l'aide d'une boîte aux lettres de site.

Une fois qu'une boîte aux lettres de site a été configurée pour votre site, un nouveau compte de messagerie est créé à l'aide du nom de votre site. Par exemple, un site d'équipe utilise l'URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. L'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site est HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Titre du composant WebPart

De nombreuses équipes effectuent régulièrement des conversations par le biais de messages électroniques. Ces conversations donnent souvent lieu à des informations qui peuvent être une référence utile quelque part dans la ligne. Vous pouvez transférer le courrier le plus utile dans le thread à votre boîte aux lettres de site pour le conserver. Toute personne disposant des autorisations de contribution sur votre site peut alors ouvrir la boîte aux lettres de site et consulter ce message. Les membres d'une équipe peuvent ensuite ouvrir la boîte aux lettres de site, effectuer des recherches dans le courrier capturé dans ce compte et consulter l'historique du problème en question.

Une autre idée de rassembler ces conversations par messagerie au niveau de l'équipe consiste à CC l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site lorsque vous envoyez un message électronique à l'équipe. Vous pouvez également ajouter l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site à un groupe de contacts ou à une liste de distribution, afin qu'elle soit incluse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message à votre équipe.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez utiliser l'application boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec ceux disposant d'un accès au site.

Important : Lorsque les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, ils voient la liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, de sorte que certains utilisateurs peuvent voir les documents qu'ils n'ont pas accès à l'ouverture.

Si vous utilisez Exchange, vos documents s'affichent également dans un dossier dans Outlook, ce qui facilite le transfert de documents à d'autres personnes.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

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