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Utiliser un lecteur d’écran pour importer des données Excel dans des bases de données de bureau Access

Utiliser un lecteur d’écran pour importer des données Excel dans des bases de données de bureau Access

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Cet article est destiné aux personnes souffrant de troubles de la vue qui utilisent un programme de lecteur d’écran avec les produits Office et fait partie du contenu Accessibilité Office. Pour plus d’informations, voir l’accueil du support Office.

Utilisez Access avec votre clavier et un lecteur d’écran pour importer une feuille de calcul Excel pour Access ou lier une base de données de bureau Access à une feuille de calcul Excel. Nous avons testé le narrateur avec le narrateur, JAWS et NVDA, mais il est possible qu’il puisse fonctionner avec d’autres lecteurs d’écran tant qu’ils suivent des normes et des techniques d’accessibilité communes.

Remarques : 

Contenu de cet article

Préparer la feuille de calcul Excel pour l’importation ou la liaison

Avant de passer des données d’une feuille de calcul Excel à Access, prenez un moment pour examiner la feuille de calcul et décider de l’importation des données à partir de celle-ci.

  • Décidez si vous souhaitez créer un lien vers ou importer la feuille de calcul entière ou seulement une partie de celle-ci. Si vous voulez insérer uniquement une partie d’une feuille de calcul à Access, vous pouvez définir une plage nommée qui inclut uniquement les cellules que vous voulez insérer. Pour obtenir des instructions, voir utiliser un lecteur d’écran pour nommer une plage de cellules ou de données dans Excel.

  • Vérifiez que la feuille de calcul Excel est en format de fichier plat de sorte que l’Assistant puisse facilement gérer les données qu’il contient. Par exemple, vous pouvez corriger les valeurs d’erreur possibles, supprimer les colonnes vides et les lignes inutiles et vérifier que chaque colonne contient le même type de données dans chaque ligne. Pour plus d’informations sur la préparation de l’importation ou de la liaison, reportez-vous aux sections préparer la feuille de calcul, préparer les données Excel et corriger les valeurs manquantes ou incorrectes dans importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Préparer la base de données Access de destination pour l’importation

Avant d’importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, prenez un moment pour vérifier que la base de données Access de destination est prête pour l’importation et Déterminez comment vous voulez stocker les données importées.

  • Assurez-vous que la base de données de Access de destination n’est pas en lecture seule, et que vous êtes autorisé à modifier la base de données.

  • Décidez si vous souhaitez stocker les données dans une table nouvelle ou existante :

    • Si vous choisissez de stocker les données dans une nouvelle table, Access crée une table et ajoute les données importées à cette table. S’il existe déjà une table portant le nom spécifié, Access écrase le contenu de la table avec les données importées.

    • Si vous choisissez d’ajouter les données à une table existante, les lignes de la feuille de calcul Excel sont ajoutées à la table spécifiée.

  • Si vous décidez d’ajouter les données de Excel à une table de Access existante, assurez-vous que les paramètres de structure et de champ dans les données sources de Excel correspondent à ceux de la table de destination dans Access. Pour ouvrir le tableau de Access dans le mode création et le modifier, appuyez sur ALT + H, W, D. pour consulter la table dans la section préparer la base de données de destination, étape 2, importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Importer les données

Lorsque vous importez des données, Access crée une copie des données dans une table nouvelle ou existante sans modifier la source Excel feuille de calcul.

Remarque : Il est possible que vous ayez besoin d’un collègue pour sélectionner le champ que vous voulez modifier.

  1. Fermez le classeur Excel source s’il est ouvert.

  2. Ouvrez le Access de destination dans lequel les données importées seront stockées.

    Conseil : Si vous voulez créer une base de données vide, appuyez sur ALT + F, N, L.

  3. Pour ouvrir la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel , effectuez l’une des opérations suivantes, selon la version de Access que vous utilisez :

    • Dans la Office 365 version d’abonnement ou Access 2019, appuyez sur ALT + X, N, 1, F et X.

    • Dans Access 2016 ouAccess 2013, appuyez sur ALT + X pour accéder à l’onglet données externes . Appuyez sur la touche Tab jusqu’à ce que vous atteigniez le groupe importer & lien , appuyez sur la touche flèche droite jusqu’à ce que vous entendiez « Excel », puis appuyez sur entrée.

    La boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel s’ouvre.

  4. Dans la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel , effectuez l’une des opérations suivantes pour spécifier le Excel fichier qui contient les données que vous souhaitez importer :

    • Pour déplacer le foyer vers le champ de texte nom de fichier , appuyez sur F, puis collez ou tapez le chemin d’accès au fichier Excel.

    • Pour rechercher le fichier, appuyez sur la touche R. La boîte de dialogue ouvrir un fichier s’ouvre. Accédez au fichier souhaité, puis, lorsque sur le fichier, appuyez sur entrée pour le sélectionner.

  5. Pour spécifier la manière dont vous voulez stocker les données importées, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous voulez stocker les données dans une nouvelle table, appuyez sur I pour accéder à l’option Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active . Vous serez amené à attribuer un nom à cette table ultérieurement.

    • Pour ajouter les données à une table existante, appuyez sur la touche A pour accéder à l’option Ajouter une copie des enregistrements à la table . Pour sélectionner le tableau, appuyez sur la touche Tab une fois. Le focus se déplace sur la liste de tables. Appuyez sur Alt + flèche vers le bas pour développer la liste, appuyez sur la touche flèche vers le haut ou flèche vers le bas jusqu’à entendre le nom du tableau souhaité, puis appuyez sur entrée pour le sélectionner. Cette option n’est pas disponible si la base de données ne contient pas de tables.

  6. Appuyez sur la touche Tab jusqu’à atteindre le bouton OK , puis appuyez sur entrée. L' Assistant importation de feuille de calcul démarre.

    Conseil : Si le lecteur d’écran ne lit pas automatiquement les fenêtres de l’Assistant, appuyez sur la touche SR + W.

  7. Si le classeur Excel source ne contient qu’une seule feuille de calcul et aucune plage, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si un classeur contient plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, effectuez l’une des opérations suivantes pour sélectionner la feuille de calcul ou la plage à importer :

    • Pour sélectionner une feuille de calcul, appuyez sur ALT + W, appuyez une fois sur la touche Tab, appuyez sur la touche flèche bas jusqu’à entendre le nom de la feuille de calcul souhaitée, puis appuyez sur entrée pour la sélectionner.

    • Pour sélectionner une plage nommée, appuyez sur ALT + R, sur la touche Tab, puis sur la touche de direction bas jusqu’à entendre le nom de la plage souhaitée, puis appuyez sur entrée pour la sélectionner.

    La fenêtre de l’Assistant suivante s’ouvre.

  8. Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage source contient le nom des champs, appuyez sur I pour accéder à l’option première ligne contient les en-têtes de colonnes et la sélectionner. Appuyez sur entrée pour déplacer le focus vers la fenêtre suivante de l’Assistant.

    Si vous ajoutez des données à une table existante, vous pouvez passer à l’étape 11.

  9. Dans la fenêtre nouvel Assistant, vous pouvez spécifier des informations sur les champs que vous importez, le cas échéant. Le premier champ de la feuille de calcul ou de la plage est sélectionné. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

    • Pour modifier le nom du champ actif, appuyez sur Alt + M, puis tapez le nouveau nom.

    • Pour modifier le type de données du champ, appuyez sur ALT + T. Le focus se déplace sur la liste type de données . Pour développer la liste, appuyez sur ALT + touche de direction bas. Appuyez sur la touche de direction bas jusqu’à entendre la valeur souhaitée, puis appuyez sur la touche Tab.

    • Pour indiquer si le champ est indexé ou non, appuyez sur Alt + I. Vous entendez la valeur actuelle. Pour développer la liste, appuyez sur ALT + touche de direction bas. Appuyez sur la touche de direction bas jusqu’à entendre la valeur souhaitée, puis appuyez sur la touche Tab.

    • Si vous ne voulez pas importer le champ actif, appuyez sur ALT + S pour accéder à l’option ne pas importer le champ , puis sélectionnez-la.

    Pour sélectionner un autre champ, appuyez sur F6 jusqu’à entendre « volet », puis demandez à un collègue de vous aider à sélectionner le champ souhaité. Modifiez les champs comme décrit ci-dessus. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur entrée pour passer à la fenêtre suivante de l’Assistant.

  10. Ajoutez une clé primaire pour la nouvelle table. La clé primaire identifie les enregistrements dans la table afin que vous puissiez récupérer les données plus rapidement. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour permettre à Access d’ajouter la clé primaire, appuyez sur A.

    • Pour choisir votre propre clé primaire, appuyez sur C. Pour définir la touche à utiliser, appuyez une fois sur la touche Tab. Le focus se déplace sur la liste clé. Pour développer la liste, appuyez sur ALT + touche de direction bas. Appuyez sur la touche de direction haut ou bas jusqu’à ce que vous entendiez la touche souhaitée.

    • Si vous ne voulez pas utiliser les clés primaires, appuyez sur O.

    Pour déplacer la dernière fenêtre de l’Assistant, appuyez sur entrée.

  11. La fenêtre finale de l’Assistant s’ouvre. Le focus se trouve dans la zone importer dans la table , et vous entendez le nom actuel de la table de destination. Si vous voulez modifier le nom du tableau, tapez un nouveau nom, puis appuyez sur entrée pour finaliser l’importation.

    Remarque : Si vous entendez une alerte indiquant que le tableau existe déjà et que vous voulez remplacer la table existante par les données importées, appuyez sur Y. Si vous voulez renommer le tableau, appuyez sur N. Appuyez sur Alt + I pour replacer le focus sur la zone importer dans la table , tapez un autre nom de tableau, puis appuyez sur entrée.

  12. Si l’importation a été entièrement ou partiellement réussie, Access affiche le statut d’importation. Access également vous invite à enregistrer les étapes d’importation pour les répéter rapidement sans l’Assistant importation. Pour sélectionner cette option, appuyez sur Alt + V. Pour nommer les étapes d’importation, appuyez sur Alt + A, puis tapez un nom pour l’opération d’importation. Pour enregistrer les étapes d’importation, appuyez sur ALT + S.

    Si l’importation échoue, vous entendez « une erreur s’est produite lors de l’importation du fichier », suivie du nom du fichier. Appuyez sur entrée pour quitter le message d’alerte.

Créer un lien vers des données dans Excel

Utilisez l' Assistant attache de feuille de calcul pour créer un lien à partir d’une base de données Access aux données de Excel, afin de pouvoir utiliser les outils d’interrogation et de création de rapports dans Access sans avoir à conserver une copie des données Excel dans votre base de données.

Lorsque vous créez un lien vers une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une nouvelle table liée aux cellules sources. Les modifications que vous apportez aux cellules sources dans Excel apparaissent dans la table liée de Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez apporter les modifications souhaitées dans le fichier Excel source.

Une base de données peut contenir plusieurs tables liées.

Démarrer l’Assistant attache de feuille de calcul

Dans Access, vous pouvez sélectionner l' Excel classeur dans lequel vous voulez créer un lien, puis démarrer l' Assistant attache de feuille de calcul. Vous pouvez ouvrir le classeur Excel dans Access ou utiliser la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel .

Ouvrez le classeur Excel dans Access

  1. Ouvrez la Access base de données dans laquelle vous voulez créer le lien.

  2. Appuyez sur ALT + F, O pour accéder au menu ouvrir .

  3. Pour rechercher le classeur, appuyez sur O. La boîte de dialogue ouvrir de Windows s’ouvre.

  4. Pour modifier le type de fichier, appuyez sur la touche Tab jusqu’à ce que vous entendiez « fichiers de type, Microsoft Access », puis appuyez sur ALT + touche de direction bas. Appuyez sur la touche de direction haut jusqu’à ce que vous entendiez « tous les fichiers », puis appuyez sur entrée.

  5. Recherchez le classeur souhaité, puis appuyez sur entrée pour le sélectionner et lancer l' Assistant attache de feuille de calcul.

Utiliser la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel

  1. Ouvrez la Access base de données dans laquelle vous voulez créer le lien.

    Conseil : Si vous ne voulez pas créer de lien vers une base de données existante, appuyez sur ALT + F, N, L pour créer une nouvelle base de données vide.

  2. Pour ouvrir la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel , effectuez l’une des opérations suivantes, selon la version de Access que vous utilisez :

    • Dans la version de l’abonnement Office 365 ou Access 2019, appuyez sur ALT + X, N, 1, F et X.

    • Dans Access 2016 ou Access 2013, appuyez sur ALT + X pour accéder à l’onglet données externes . Appuyez sur la touche Tab jusqu’à ce que vous atteigniez le groupe importer & lien , appuyez sur la touche flèche droite jusqu’à ce que vous entendiez « Excel », puis appuyez sur entrée.

    La boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel s’ouvre.

  3. Dans la boîte de dialogue données externes-feuille de calcul Excel , effectuez l’une des opérations suivantes pour spécifier le Excel fichier pour lequel vous souhaitez créer le lien :

    • Pour déplacer le foyer vers le champ de texte nom de fichier , appuyez sur F, puis collez ou tapez le chemin d’accès au fichier Excel.

    • Pour rechercher le fichier, appuyez sur la touche R. La boîte de dialogue ouvrir un fichier s’ouvre. Accédez au fichier souhaité, puis, lorsque sur le fichier, appuyez sur entrée pour le sélectionner.

  4. Appuyez sur ALT + L pour accéder à la source de donnéeset sélectionnez-la, puis appuyez sur entrée. L' Assistant attache de feuille de calcul démarre.

Utiliser l’Assistant attache de feuille de calcul pour créer un lien vers des données Excel

Le fenêtre de l' Assistant attache de feuille de calcul vous guide dans le processus de liaison. Il suffit de sélectionner les options dont vous avez besoin et de disposer les données Excel liées à votre base de données en tout temps.

Conseil : Si le lecteur d’écran ne lit pas automatiquement les fenêtres de l’Assistant, appuyez sur la touche SR + W.

  1. Si le classeur Excel source ne contient qu’une seule feuille de calcul et aucune plage, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si un classeur contient plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, effectuez l’une des opérations suivantes pour sélectionner la feuille de calcul ou la plage :

    • Pour sélectionner une feuille de calcul, appuyez sur ALT + W, appuyez une fois sur la touche Tab, appuyez sur la touche flèche bas jusqu’à entendre le nom de la feuille de calcul souhaitée, puis appuyez sur entrée pour la sélectionner.

    • Pour sélectionner une plage, appuyez sur ALT + R, touche Tab, puis appuyez sur la touche de direction bas jusqu’à entendre le nom de la plage souhaitée, puis appuyez sur entrée pour la sélectionner.

    La fenêtre de l’Assistant suivante s’ouvre.

  2. Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage source contient le nom des champs, appuyez sur I pour accéder à l’option première ligne contient les en-têtes de colonnes et la sélectionner. Appuyez sur entrée pour déplacer le focus vers la fenêtre suivante de l’Assistant.

  3. La fenêtre finale de l’Assistant s’ouvre. Le focus se trouve dans la zone nom de la table liée et vous entendez le nom actuel de la table liée. Si vous voulez modifier le nom du tableau, tapez un nouveau nom de tableau, puis appuyez sur entrée pour finaliser l’importation.

    Remarque : Si vous entendez une alerte indiquant que le tableau existe déjà et que vous voulez remplacer la table existante par les données importées, appuyez sur Y. Si vous voulez renommer la table de destination, appuyez sur N. Appuyez sur Alt + I pour replacer le focus sur la zone importer dans la table , tapez un autre nom de tableau, puis appuyez sur entrée.

  4. S’il s’agit d’une relation réussie, vous entendez « fin de liaison de la table dans le fichier », suivi du nom de fichier Excel. Appuyez sur entrée pour quitter la notification. Accédez à la table liée et examinez son contenu. Pour plus d’informations sur la résolution des problèmes, voir résoudre les problèmes liés aux #Num et aux autres valeurs incorrectes dans une table liée. dans importer ou lier des données dans un classeur Excel.

    En cas d’échec de la liaison, reportez-vous à la liste des Excel fichier source dans la section préparer la base de données de destination, étape 2, importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

Voir aussi

Utiliser un lecteur d’écran pour créer des tables dans des bases de données de bureau Access

Utilisez un lecteur d’écran pour créer une requête dans des bases de données de bureau Access

Utiliser un lecteur d’écran pour créer un formulaire dans les bases de données de bureau Access

Utiliser un lecteur d’écran pour exporter une table Access vers un fichier texte

Raccourcis clavier d’Access

Utiliser un lecteur d’écran pour explorer et parcourir Access

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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