Utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc

Utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc

La fonctionnalité de publipostage vous permet d’envoyer par courrier électronique un message personnalisé pour chaque destinataire à un grand nombre de personnes. Vous pouvez créer un lot de courriers électroniques personnalisés qui sont mis en forme à l’identique et utilisent le même texte et les mêmes graphismes. Seules des sections spécifiques du courrier électronique sont différentes et peuvent être personnalisées. Contrairement à la diffusion d’un courrier auprès d’un groupe de personnes, le publipostage revient à envoyer le courrier à un destinataire unique.

Trois fichiers dans le processus de publipostage : un document principal et une liste de diffusion qui crée des ensembles de lettres ou de messages électroniques, d’enveloppes ou d’étiquettes.

Dans le cadre d’un publipostage, trois documents sont impliqués dans la création de courriers électroniques :

  • Le document principal
    Ce document représente votre courrier électronique. Il contient le texte et les graphismes (un logo ou une image, par exemple) qui sont identiques à chaque version du document de fusion.

  • La liste de diffusion
    Ce document contient les données utilisées pour renseigner les informations dans la lettre. Par exemple, votre liste de diffusion comporte des noms et votre document principal représente le courrier électronique qui sera adressé aux noms figurant dans cette liste.

  • Le document de fusion
    Ce document est une combinaison du document principal et des informations de la liste de diffusion. Le publipostage récupère les informations de la liste de diffusion et les place dans votre document principal. Vous obtenez ainsi un document principal de fusion personnalisé pour chaque personne figurant dans la liste de diffusion.

Étape 1 : préparer votre document principal

Avant de commencer, tapez le corps du courrier que vous enverrez à vos destinataires dans Word. Par exemple, si vous annoncez un événement à venir, incluez le nom, la date, l’heure et l’emplacement auxquels aura lieu l’événement, car les participants potentiels chercheront à obtenir ces informations.

  • Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Courriers électroniques.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Démarrer le publipostage et la liste des options disponibles pour le type de fusion que vous voulez effectuer

Étape 2 : configurer votre liste de diffusion

Pour envoyer des courriers électroniques, vous devez installer un programme de courrier MAPI tel que Outlook ou Gmail. Si vous utilisez Outlook MAPI, assurez-vous que vos versions de Word et d’Outlook sont identiques.

La liste de diffusion constitue votre source de données. Il peut s’agir d’un annuaire de contacts Outlook, d’une base de données Access ou d’une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements utilisés par Word pour récupérer les informations de manière à créer vos courriers électroniques.


Conseils

Étape 3 : lier votre liste de diffusion à votre courrier électronique

Vous devez maintenant choisir vos destinataires à partir d’une source de données (c’est-à-dire, une liste d’adresses). Vérifiez que votre source de données comporte une colonne pour les adresses de courrier et qu’une adresse de courrier est associée à toutes les personnes auxquelles vous envoyez le courrier électronique.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Sélection des destinataires, puis sélectionnez une option.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, sélectionnez Entrer une nouvelle liste, puis créez-en une.

      ou

    • Si votre liste de diffusion est stockée dans une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou tout autre type de fichier de données, sélectionnez Utiliser une liste existante, recherchez votre liste, puis sélectionnez Ouvrir.

      ou

    • Si vous préférez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.

  4. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer.


Modifier votre liste de diffusion

Si vous envoyez des courriers électroniques à toutes les personnes figurant dans votre liste, passez à l’étape 4 : ajouter du contenu personnalisé au courrier électronique. Si vous préférez envoyer des courriers électroniques uniquement à certaines personnes de votre liste, vous pouvez limiter la liste en suivant les étapes décrites sous la section Modifier votre liste de diffusion.

  1. Sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Modifier la liste de destinataires en évidence

  2. Cochez les noms des personnes auxquelles vous voulez envoyer votre courrier électronique.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour simplifier la recherche de noms et d’adresses.

Étape 4 : ajouter du contenu personnalisé au courrier électronique

Personnalisez chaque courrier électronique en ajoutant le nom et l’adresse d’une personne. Pour ajouter ces informations, nous vous conseillons d’insérer des champs de fusion dans votre document principal.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    Insérer un champ de fusion Bloc d’adresse

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom du destinataire tel qu’il doit apparaître dans le courrier électronique.

    Options du bloc d’adresse

  3. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion.

  4. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Formule d’appel en surbrillance

  5. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel, sélectionnez le format de votre choix.

  6. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion.

  7. Sélectionnez Fichier > Enregistrer afin de conserver votre courrier.

    Remarque : Vous devez mettre en forme votre courrier électronique manuellement après avoir inséré des champs.

Vous pouvez également ajouter d’autres champs à votre courrier électronique à partir de votre source de données. Pour plus d’informations, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.

Vérifier les noms des champs de fusion

Assurez-vous que Word trouve les noms et les adresses dans votre liste de diffusion.

  1. Pour ce faire, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Faire correspondre les champs.

    Conseil :  Vous pouvez également ouvrir les champs de fusion à partir de la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse que vous avez utilisée pour ajouter un bloc d’adresse au document principal.

  2. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, vérifiez que les champs d’enregistrement qui s’affichent dans la liste de diffusion correspondent aux noms des en-têtes de colonnes associés aux enregistrements présents dans la source de données de votre liste de diffusion.

    Boîte de dialogue Faire correspondre les champs

    Remarque : La boîte de dialogue comporte deux colonnes. La colonne de gauche présente une liste de noms communs figurant dans un enregistrement professionnel, par exemple. La colonne de droite contient le nom du champ correspondant au nom commun, mappé à un en-tête de colonne de votre fichier de source de données.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si les noms des champs affichés correspondent aux en-têtes de colonnes que vous avez utilisés pour des enregistrements dans la source de données de votre liste de diffusion, vous n’avez rien à faire.

      ou

    • Si la mention (sans correspondance) s’affiche dans un nom de champ, alors que vous vous attendiez à ce qu’une correspondance soit trouvée avec un en-tête de colonne de votre source de données, sélectionnez la flèche déroulante vers le bas, puis sélectionnez le nom du champ dans la source de données de votre liste de diffusion. Répétez ces étapes si nécessaire.

  4. Cliquez sur OK.


Mettre en forme les champs de fusion

Pour modifier la police, la taille ou l’espacement du contenu fusionné, sélectionnez le nom du champ de fusion et apportez les modifications souhaitées.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Aperçu des résultats, sélectionnez Aperçu des résultats pour basculer des résultats fusionnés vers les champs de fusion dans votre courrier.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, le groupe Aperçu des résultats.

  2. Sélectionnez le nom du champ de fusion.

    Champ Bloc d’adresse sélectionné

  3. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez la police et la taille de police souhaitées.

    Dans Word, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Police, sélectionnez une police et une taille de police.

  4. Dans l’onglet Mise en page (Word 2013) ou Disposition (Word 2016), sélectionnez l’espacement de paragraphe souhaité.

    Dans Word, dans l’onglet Disposition, dans le groupe Paragraphe, définissez l’espacement.

    Remarque : Étant donné que Word traite chaque ligne dans un bloc d’adresse comme un paragraphe, vous pouvez réduire l’espacement entre les lignes.

Étape 5 : afficher un aperçu et terminer le processus

Une fois les champs de fusion ajoutés à votre document principal, vous pouvez afficher un aperçu des résultats de la fusion. Si l’aperçu vous convient, lancez le processus de fusion.

  1. Sélectionnez Aperçu des résultats, puis sélectionnez le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour vous assurer de l’exactitude des noms et des adresses présentes dans le corps de votre lettre.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant le groupe Aperçu des résultats

    Conseil :  Pour atteindre le début d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Premier Bouton Premier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage  ; pour atteindre la fin d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Dernier Bouton Dernier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage .

  2. Sélectionnez Terminer & fusionner > Envoyer des courriers électroniques.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

  3. Dans la zone À, sélectionnez le nom de la colonne contenant l’adresse de courrier dans votre liste.

    Remarque : Word envoie un message individuel à chaque adresse de courrier. Vous ne pouvez pas envoyer le courrier en Cc ou Cci à d’autres destinataires et vous ne pouvez pas non plus ajouter de pièces jointes au courrier électronique.

  4. Dans la zone Ligne Objet, entrez l’objet du message.

  5. Dans la zone Format des courriers, sélectionnez HTML (paramètre par défaut) ou Texte brut pour envoyer le document en tant que corps du courrier électronique.

    Important : Si vous envoyez le courrier électronique au format Texte brut, le document principal n’inclura pas de mise en forme ou de graphismes.

  6. Sous Envoyer des enregistrements, procédez comme suit :

    • Acceptez le paramètre par défaut, qui consiste à fusionner et à envoyer tous les enregistrements.

      ou

    • Sélectionnez Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran.

      ou

    • Sélectionnez la dernière option. Dans la zone De, entrez le numéro d’enregistrement à partir duquel commencer la fusion. Dans la zone À, entrez le numéro d’enregistrement auquel terminer la fusion.

      Remarque : Les personnes (représentées par les numéros d’enregistrements) qui sont exclues de la plage De-À ne recevront pas de courrier électronique.

  7. Sélectionnez OK pour effectuer le publipostage.

Étape 6 : enregistrer le message personnalisé

Enregistrez le courrier si vous prévoyez de l’utiliser ultérieurement lors d’un autre processus de fusion et publipostage.

Quand vous enregistrez le document principal, vous enregistrez également sa connexion à la source de données de votre choix. Lors de la prochaine ouverture du document principal, Word vous invitera à choisir si vous souhaitez conserver la connexion à la source de données.

  • Si vous sélectionnez Oui, le document s’ouvrira en affichant les informations fusionnées avec le premier enregistrement.

  • Si vous sélectionnez Non, la connexion entre le document principal et la source de données sera interrompue. Le document principal destiné au courrier électronique deviendra un document Word standard.

Voir aussi

La fonctionnalité de publipostage vous permet d’envoyer par courrier électronique une lettre personnalisée pour chaque destinataire à un grand nombre de personnes. Vous pouvez créer un lot de courriers électroniques personnalisés qui sont mis en forme à l’identique et utilisent le même texte. Seules quelques sections spécifiques du courrier électronique sont différentes et peuvent être personnalisées. Contrairement à la diffusion d’un message auprès d’un groupe de personnes, le publipostage revient à envoyer le message à un destinataire unique.

Dans le cadre d’un publipostage, trois fichiers sont impliqués dans la création de courriers électroniques :

  • Le document principal
    Ce document représente votre courrier électronique. Il contient le texte qui est identique à chaque version du document de fusion.

  • La liste de diffusion
    Il s’agit de la source de données, généralement une feuille de calcul Excel, utilisée pour renseigner les informations dans l’e-mail. Par exemple, votre liste de diffusion comporte des noms et votre document principal représente l’e-mail qui sera adressé aux noms figurant dans cette liste.

  • Le document de fusion
    Ce document est une combinaison du document principal et des informations de la liste de diffusion. Le publipostage récupère les informations de la liste de diffusion et les place dans votre document principal. Vous obtenez ainsi un document principal de fusion personnalisé pour chaque personne figurant dans la liste de diffusion.

Une première étape du processus de publipostage consiste à créer un document principal.

  1. Sous l’onglet Publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Messages e-mail.

    Publipostage électronique

  2. Dans Word, entrez le message e-mail que vous souhaitez envoyer à tous les destinataires.

La première ligne de votre feuille de calcul Excel correspond à l’enregistrement d’en-tête. Chaque ligne de la colonne porte un nom d’étiquette indiquant une catégorie d’informations. Par exemple, elles peuvent s’intituler adresse de e-mail, nom, adresse, ville, département et code postal. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement unique de données pour chaque destinataire. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

Conseil : Pour créer une feuille de calcul Excel à partir de votre carnet d’adresses Outlook, exportez les contacts vers un fichier délimité par des tabulations (.txt), puis ouvrez le fichier .txt dans Excel. Pour plus d’informations, voir Exporter ou archiver manuellement des éléments Outlook.

  1. Dans la première ligne de la feuille de calcul Excel, entrez les étiquettes de colonne pour vos destinataires. Par exemple, dans la première colonne, entrez Adresse e-mail, dans la deuxième, Prénom et dans la troisième, Nom.

    Important : Nous vous conseillons d’insérer l’adresse e-mail de chaque destinataire dans la première colonne.

  2. Dans la deuxième ligne et dans les lignes suivantes, entrez l’adresse e-mail d’un destinataire, ainsi que son prénom et son nom.

  3. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer, puis entrez un nom de fichier.

    Remarque : Souvenez-vous de l’emplacement de la feuille de calcul ; vous devrez plus tard la lier à votre document Publipostage.

  4. Enregistrez et fermez la feuille de calcul.

    Remarque : Vous ne pouvez pas terminer le publipostage si vous ne fermez pas la feuille de calcul Excel qui contient votre liste, ou si vous la rouvrez avant la fin du publipostage.

Dans l’onglet Publipostage, choisissez Sélection des destinataires, puis une option.

Dans l’onglet Publipostage, la fonction Sélection des destinataires est mise en évidence avec une liste d’options

Option

Description

Créer une liste

Commencer une nouvelle liste d’adresses pendant la configuration du publipostage

Utiliser une liste existante

Utiliser une feuille de calcul Excel ou un autre type de fichier de données, comme votre liste d’adresses

Sélectionner à partir des contacts Outlook

Sélectionner des noms directement à partir de vos contacts Outlook pour votre liste d’adresses

Contacts Apple

Sélectionner des noms directement à partir de votre carnet d’adresses Apple pour votre liste d’adresses

FileMaker Pro

Importer des données à partir d’une base de données FileMaker Pro

Créer une liste

Dans la boîte de dialogue Modifier les champs de liste, Word crée automatiquement des champs pour certaines informations de base, telles que le prénom, le nom et l’adresse. Si vous souhaitez ajouter un nouveau champ (par exemple, champ de message), faites-le maintenant pour que vous puissiez le renseigner dans le champ lorsque vous saisissez les entrées.

  1. Sous Nouveau nom de champ, entrez le nom du champ que vous voulez ajouter, puis cliquez sur + (signe Plus).

    Conseil : Pour modifier l’ordre des champs, sélectionnez le champ que vous voulez déplacer, puis appuyez sur la flèche Haut ou Bas pour déplacer le champ.

  2. Une fois les champs configurés comme vous le souhaitez, sélectionnez Créer pour créer une liste.

Utiliser une liste existante

  1. Recherchez le fichier souhaité, puis sélectionnez Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir un classeur, sélectionnez la feuille de calcul que vous souhaitez utiliser, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Laissez Plage de cellules vide pour utiliser la feuille de calcul entière.

      ou

    • Entrez une plage de cellules pour les données que vous souhaitez utiliser.

  3. Sélectionnez OK.

Sélectionner à partir des Outlook Contacts

  1. Sélectionnez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de requête en regard de Répertorier les destinataires du publipostage selon, sélectionnez Enregistrement complet.

  3. Dans la liste des contacts, sélectionnez les contacts que vous voulez inclure dans le publipostage, puis sélectionnez OK.

Contacts Apple

  1. Sélectionnez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de requête, sous Contacts de groupe Apple, sélectionnez le groupe que vous souhaitez inclure dans le publipostage, puis OK.

FileMaker Pro

  1. Recherchez le fichier souhaité, puis sélectionnez Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Séparateurs d'enregistrements, sélectionnez un séparateur de champ pour séparer chaque champ de données et un séparateur d’enregistrement pour séparer chaque enregistrement de données, puis sélectionnez OK.

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis le champ que vous souhaitez ajouter.

    Dans l’onglet Publipostage, la fonction Insérer un champ de fusion est mise en évidence

  2. Dans votre document principal, cliquez sur la zone Faites glisser les champs dans cette boîte ou tapez du texte, puis cliquez sur le texte pour le supprimer.

  3. Ajoutez et mettez en forme les champs que vous souhaitez inclure dans l’e-mail, puis sélectionnez OK.

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats pour afficher un aperçu des e-mails.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Aperçu des résultats est mise en évidence

    Remarque : Utilisez les boutons fléchés gauche et droite sous l’onglet Publipostage, pour faire défiler les e-mails.

  2. Pour apporter d’autres modifications de mise en forme, sélectionnez de nouveau Aperçu des résultats. Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des champs de fusion.

  3. Lorsque l’apparence des e-mails vous convient, sous l’onglet Publipostage, sélectionnez Terminer et fusionner > Fusionner dans l’e-mail pour terminer le publipostage.

    Conseil : Fusionner dans l’e-mail n’est pas disponible si vous n’avez pas sélectionné votre programme de courrier par défaut.

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