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Utiliser le publipostage pour envoyer des données Access à Word

Utiliser le publipostage pour envoyer des données Access à Word

Le publipostage est un excellent moyen de mettre vos données Access à votre fonctionnement. Cette vidéo vous montre comment créer une lettre type dans Microsoft Word en démarrant avec la commande Word Merge dans Access. Vous pouvez également consulter la procédure de base sous la vidéo.

Remarque : Cette vidéo a été enregistrée à l’aide d’Access 2013, mais les mêmes étapes de base s’appliquent à Access 2010, Access 2016 et la version avec abonnement d’Access.

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Dans la vidéo

Pour créer un publipostage Word à partir d’Access, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la base de données Access qui contient les adresses à fusionner avec Word.

  2. Si le volet de navigation n’est pas ouvert, appuyez sur F11 pour l’ouvrir.

  3. Sélectionnez la table ou la requête qui contient les adresses. Si les champs d’adresse sont répartis sur plusieurs tables, créez une requête sélection simple qui contient les champs dont vous avez besoin, puis sélectionnez cette requête pour l’opération de fusion.

  4. Sous l’onglet données externes , dans le groupe Exporter , cliquez sur fusionner avec Word.

  5. La boîte de dialogue de l' Assistant Fusion et publipostage Microsoft Word s’ouvre.

    Sélectionnez pour lier vos données à un document Word existant ou créer un nouveau document.

  6. Indiquez si vous voulez que l’Assistant relie les données de votre adresse dans un document Word existant ou dans un nouveau document vierge.

  7. Cliquez sur OK.

Word démarre et affiche l’onglet publipostage et le volet fusion et publipostage.

  1. Pour suivre les étapes de l’Assistant, cliquez sur les liens suivant et précédent en bas du volet fusion et publipostage.

  2. À l’étape 3 de l’Assistant, vous n’aurez pas besoin de sélectionner la liste de destinataires. Ce dernier a été déterminé lorsque vous l’avez sélectionné dans Access. Toutefois, vous souhaiterez peut-être affiner la liste en cliquant sur modifier la liste de destinataires. Dans la zone qui s’ouvre, vous pouvez supprimer les destinataires individuels du publipostage, appliquer des filtres, trier la liste, etc.

  3. À l’étape 4 de l’Assistant, rédigez la lettre (à moins que vous n’utilisiez un document existant).

  4. Placez le curseur dans le document à l’endroit où vous souhaitez que les données de l’adresse apparaissent, puis cliquez sur bloc d’adresse, formule d’appelou autres éléments dans le volet fusion et publipostage pour insérer les données Access dans le document. Dans les boîtes de dialogue qui s’affichent, sélectionnez le format de votre choix, puis cliquez sur faire correspondre les champs pour vérifier le bon fonctionnement des champs.

  5. À l’étape 5 de l’Assistant, cliquez sur les boutons suivant (>>) et précédent (<<) pour afficher un aperçu des données fusionnées lors de l’impression du document.

  6. À l’étape 6 de l’Assistant, cliquez sur Imprimer , puis sélectionnez les options d’impression souhaitées.

  7. Enregistrez et fermez le document Word.

    Remarques : 

    • Si vous avez besoin d’ajuster vos paramètres de fusion une fois l’Assistant terminé, toutes les opérations sont disponibles sous l’onglet publipostage dans Word.

    • Si vous apportez des modifications de conception dans la base de données Access, il est possible que vous deviez ajuster certains paramètres de fusion dans Word pour que la fusion fonctionne correctement.

    • L’Assistant Fusion et publipostage est conçu pour l’utilisation des données d’adresse de publipostage. Toutefois, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage pour fusionner n’importe quel type de données avec Word, par exemple, des enregistrements d’inventaire, des tâches ou tout autre enregistrement dans Access.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de publipostage de Word, voir les articles suivants :

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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