Utiliser le modèle de suivi des biens Access

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Utilisez le modèle de gestion des biens pour effectuer le suivi d'ordinateurs, d'équipements de bureau ou de tout autre élément appartenant ou géré par des personnes. Cette version d'un modèle Access populaire vous permet également de rechercher les détails d'un élément, d'afficher ou de masquer des colonnes, d'envoyer des messages électroniques et de mapper les adresses des propriétaires de biens.

Vous voulez regarder une vidéo sur l'utilisation de ce modèle? Consultez cet article, Utilisez le modèle de base de données de suivi des biens.

Remarque : Le modèle de base de données de suivi des biens a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible au téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version plus ancienne du modèle.

Prise en main

Dans cet article, nous aborderons les étapes de base de l'utilisation du modèle de suivi des biens.

Préparer la base de données en vue de son utilisation

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire d'accueil. Pour empêcher l'affichage de ce formulaire la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher afficher l'écran de bienvenue à l'ouverture de cette base de données .

    Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour veiller à ce que tout le contenu de la base de données soit activé, dans la barre des messages, cliquez sur activer ce contenu.

    Pour plus d'informations sur l'activation du contenu de la base de données, voir l'article décider s'il faut approuver une base de données.

Afficher ou masquer les ressources supprimées

Les ressources supprimées sont des articles dont la date de retrait est identique ou antérieure à la date actuelle. Les ressources peuvent être supprimées lorsqu'elles sont obsolètes, cassées ou inutilisées. Vous pouvez afficher ou masquer les ressources supprimées sur le formulaire liste des biens.

  • Dans le formulaire liste des biens , activez ou désactivez la case à cocher Afficher les retraits .

Rechercher une ressource ou un contact

La zone recherche rapide vous permet de trouver rapidement une ressource dans le formulaire liste des biens et un contact dans le formulaire liste des contacts .

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone recherche rapide , puis appuyez sur entrée.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur effacer la recherche actuelle. (Il s'agit du X à l'intérieur de la zone de recherche.)

Filtrer la liste de biens

Dans le formulaire liste des biens , vous pouvez filtrer la liste des ressources et enregistrer vos filtres préférés pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.

  2. Cliquez sur enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Filtrer les détails , entrez le nom et la description du filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire liste des biens et le formulaire liste des contacts , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés:

  1. Cliquez sur Afficher/masquer les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes , activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. DésActivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher les détails d'un bien ou d'un contact

Le formulaire Détails du bien et le formulaire Détails du contact vous permettent d'afficher et d'entrer des informations supplémentaires sur un élément. Pour afficher les Détails de la ressource ou le formulaire Détails du contact :

  • Dans le formulaire liste des biens ou le formulaire liste des contacts , cliquez sur ouvrir en regard de l'élément que vous voulez afficher.

Ajouter une image

Sur le formulaire Détails du bien et sur le formulaire Détails du contact , vous pouvez ajouter des images et d'autres pièces jointes.

  • Sous le cadre de l'image sur le formulaire Détails de l' élément , cliquez sur Ajouter ou supprimer des pièces jointes.

    Sous le cadre de l'image sur le formulaire Détails du contact , cliquez sur modifier l'image.

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue choisir un fichier , accédez au dossier contenant le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts ou des propriétaires de biens à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire liste des contacts , cliquez sur Ajouter à partir d'Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l'adresse d'un contact

Dans le formulaire Détails du contact , si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement:

  • Cliquez sur mapper cette adresse.

Afficher des rapports

Le suivi des biens inclut plusieurs rapports, y compris tous les biens, lesDétailsdes ressources, les ressources supprimées, le carnet d'adresses de contacts, etc. Pour afficher un rapport:

  • Dans le volet de navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d'informations, voir créer un état simple.

Modifier la base de données de suivi des biens

Vous pouvez personnaliser la base de données de suivi des biens en ajoutant un nouveau champ à la table biens, puis en ajoutant ce champ au formulaire liste des biens , au formulaire Détails du bien et au rapport sur les Détails du bien .

Ajouter un champ à la table biens

  1. Fermer tous les onglets ouverts

  2. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table biens .

  3. Faites déFiler vers la droite jusqu'à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champsoit affichée. Double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Une fois qu'un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l'ajouter à un formulaire ou à un État.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l'État, puis cliquez sur mode page.

  2. Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.

  3. Faites glisser le champ de votre choix de la liste des champs vers le formulaire ou l'État.

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