Utiliser le modèle de base de données biens Access

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Utiliser le modèle de base de données biens Access Pour effectuer le suivi des ordinateurs, des équipements de bureau ou une autre valeur qui est propriétaire ou conservées par les personnes. Cette version d’un modèle Access populaires vous permet également de rechercher des informations relatives aux ressources, afficher ou masquer des colonnes, envoyer des messages électroniques et mapper des adresses propriétaires des ressources.

Utiliser le modèle de base de données Biens

Prise en main

Dans cet article aborde les principales étapes de l’aide du modèle de base de données biens.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données, Access affiche la page prise en main. Pour éviter que cette page affiche la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher Afficher mise en route lorsque cette base de données est ouvert.

    Fermer la page prise en main pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article décider d’approuver une base de données.

Collecter les données par courrier électronique

Vous pouvez collecter les informations de biens à partir d’utilisateurs de la messagerie en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs retournent le formulaire complété, les données peuvent traitées et stockées dans votre liste des ressources.

  1. Dans le formulaire de Liste des ressources, cliquez sur Collecter les données.

  2. 2. Suivez les instructions de l’Assistant collecter les données par courrier électronique pour recueillir des données à partir des destinataires de messagerie spécifiée.

Afficher ou masquer les capitaux

Capitaux est tous les éléments ayant une Date déclassé ou avant la date du jour. Biens peuvent devenir déclassés lorsqu’ils sont obsolètes, cassé ou dans le cas contraire inutilisés. Vous pouvez afficher ou masquer les capitaux sur le formulaire de liste des ressources.

  • Dans le formulaire de Liste de biens, activez ou désactivez la case à cocher Afficher déclassé.

Recherche d’un bien ou un Contact

La zone de Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un bien dans le formulaire de Biens et un Contact dans l’écran de la Liste des contacts.

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone de Recherche rapide, puis appuyez sur entrée ou cliquez sur OK.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements contenant le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enregistrements.

Filtrer la liste des biens

Dans le formulaire de Liste des ressources, vous pouvez filtrer la liste des biens et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquer des filtres par clic droit sur le formulaire, puis en sélectionnant les filtres.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone de Filtre favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire Liste des biens et le formulaire Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs qui sont affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Désactivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Détails du bien affichage ou Contact

Le formulaire Détails du bien et le formulaire Détails du Contact vous permettent d’afficher et entrer des informations supplémentaires sur un élément. Pour afficher les Informations relatives aux ressources ou le formulaire Détails du Contact:

  • Dans le formulaire Liste des biens ou le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous voulez afficher.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails du bien et le formulaire Détails du Contact, vous pouvez ajouter des images et autres pièces jointes.

  • Sous l’image, cliquez sur + / – Images.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris les différents types de fichiers par exemple documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des contacts ou propriétaires de biens à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Détails de Contact, si vous avez entré une adresse postale du contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquez pour carte.

Afficher des rapports

La base de données biens inclut plusieurs rapports, y compris Toutes les ressources, Informations relatives aux ressources, Actifs déclassé, Carnet d’adresses de Contact et bien plus encore. Pour afficher un rapport :

  • Dans le volet de Navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article créer un état simple.

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