Utiliser le modèle de base de données Access de projets

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Par Michael Groh, accéder par des MVP

Utilisez la base de données Access 2007 Project management pour gérer des projets et leurs tâches associées et les employés. Vous pouvez également rechercher et filtrer les détails du projet, entrez les tâches courantes et envoyer ou recevoir des données par des messages électroniques.

Modèle de base de données Projets

À l’aide de la base de données

Dans cet article aborde les principales étapes de l’aide du modèle de base de données projets.

Préparer la base de données à utiliser

Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

  1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article décider d’approuver une base de données.

Ajouter des employés

Pour commencer à utiliser le modèle de base de données de projets, la première étape consiste à ajouter des employés, afin que vous ayez un utilisateur d’attribuer des projets et des tâches à. Utilisez cette procédure pour ajouter manuellement des employés ou consultez la section suivante pour ajouter des employés à partir de vos contacts Outlook 2007.

  1. Dans le formulaire de Projet, cliquez sur Liste d’employés.

  2. Dans le formulaire de Liste d’employés, renseignez les détails de chaque employé.

  3. Pour entrer des informations plus détaillées sur un employé, double-cliquez sur le nom de l’employé dans l’écran de la Liste des employés et entrez les informations dans le formulaire Détails de l’employé .

  4. Cliquez sur Fermer pour revenir à l’écran de la Liste des projets.

Ajouter des contacts de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des employés à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire de Projet, cliquez sur Liste d’employés.

  2. Dans la Liste d’employés au formulaire, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ajouter un nouveau projet

  1. Dans le formulaire de Projet, cliquez sur Nouveau projet.

  2. Dans le formulaire Détails du projet, renseignez les détails du projet, puis cliquez sur Fermer.

Modifier un projet existant

  1. Dans le formulaire de Liste de projets, double-cliquez sur le projet que vous voulez modifier.

  2. Dans le formulaire Détails du projet, ajouter ou modifier les détails du projet.

    Ajouter une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Nouvelle tâche.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche, renseignez les détails de la tâche, puis sur Fermer.

      Access affiche le nouveau projet dans la liste de Tâches de projet dans le formulaire Détails du projet.

      Modifier une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur l’onglet Tâches de projet.

    • Double-cliquez sur la tâche que vous voulez modifier.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche, modifier les détails de la tâche, puis sur Fermer.

      Ajouter une tâche courantes

      Tâches courantes sont tâches fréquemment utilisés dans les différents projets, telles que la budgétisation ou formation. Une fois que vous entrez une tâche courantes, il peut être ajouté à un projet dans la base de données de projet sans avoir à entrer à nouveau les détails de la tâche.

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Tâches courantes.

    • Activez la case à cocher en regard de chaque tâche courantes que vous voulez ajouter au projet. Ajouter des tâches courantes à la fin de la liste.

    • Cliquez sur Fermer pour retourner dans le formulaire Détails du projet.

Collecter les données par courrier électronique

Vous pouvez collecter les données sur les projets ou aux employés d’utilisateurs du courrier électronique en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs retournent le formulaire complété, les données peuvent traitées et stockées dans votre liste de tâches.

  1. Dans le formulaire Liste des projets ou Liste d’employés, cliquez sur Collecter les données.

  2. Suivez les instructions de l’Assistant collecter les données par courrier électronique pour recueillir des données à partir des destinataires de messagerie spécifiée.

Filtrer la liste des projets

Dans le formulaire de Projet, vous pouvez filtrer la liste des projets et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquer des filtres par clic droit sur le formulaire, puis en sélectionnant les filtres.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone de Filtre favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher les détails de projet ou d’employé

Le formulaire Détails du projet et les formulaires de Détails de l’employé vous permettent d’afficher et entrer plus d’informations sur un projet ou un employé. Pour afficher le formulaire Détails du projet ou le formulaire Détails de l’employé:

  • Dans le formulaire de Liste de projet ou le formulaire de Liste d’employés au, double-cliquez sur l’élément que vous voulez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails du projet, le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails de l’employé, vous pouvez ajouter des images et autres pièces jointes.

  • Dans n’importe quel formulaire Détails, double-cliquez sur le champ pièces jointes (dans le formulaire Détails de l’employé, double-cliquez sur l’icône d’image).

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris les différents types de fichiers par exemple documents ou des feuilles de calcul.

Afficher des rapports

La base de données de projets comprend plusieurs rapports, y compris les Projets ouverts, Détails de la tâche, Carnet d’adresses employé et plus encore. Pour afficher un rapport :

  • Dans le formulaire Liste des projets, sélectionnez le rapport que vous souhaitez afficher dans la liste rapports.

Pour imprimer un état :

  • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Imprimer.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article créer un état simple.

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