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Utiliser le modèle de base de données Access de projets

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Utilisez la base de données de gestion de projet Access pour gérer les projets et les tâches et employés associés. Vous pouvez également rechercher et filtrer les détails du projet, entrer des tâches courantes, et envoyer ou recevoir des données via des messages électroniques.

Remarque : Le modèle de base de données de gestion de projets a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible au téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version plus ancienne du modèle.

Utilisation de la base de données

Dans cet article, nous aborderons les étapes de base de l'utilisation du modèle de base de données de bureau projets.

Préparer la base de données en vue de son utilisation

Pour veiller à ce que le contenu de la base de données soit activé, procédez comme suit:

  • Pour veiller à ce que tout le contenu de la base de données soit activé, dans la barre des messages, cliquez sur activer ce contenu.

    Pour plus d'informations sur l'activation du contenu de la base de données, voir l'article décider s'il faut approuver une base de données.

Ajouter des employés

Pour commencer à utiliser le modèle de base de données projets, la première étape consiste à ajouter des employés, afin que vous soyez quelqu'un auquel affecter des projets et des tâches. Utilisez cette procédure pour ajouter des employés manuellement ou consultez la section suivante pour ajouter des employés de vos contacts Outlook.

  1. Dans le formulaire liste des projets , cliquez sur liste des employés.

  2. Dans le formulaire liste des employés , renseignez les détails de chaque employé.

  3. Pour entrer des informations plus détaillées sur un employé, double-cliquez sur le nom de l'employé dans le formulaire liste des employés , puis entrez les informations dans le formulaire Détails de l' employé .

  4. Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire liste des projets .

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des employés à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire liste des projets , cliquez sur liste des employés.

  2. Dans le formulaire liste des employés , cliquez sur Ajouter à partir d'Outlook.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ajouter un nouveau projet

  1. Dans le formulaire liste des projets , cliquez sur nouveau projet.

  2. Dans le formulaire Détails du projet , renseignez les détails du projet, puis cliquez sur Fermer.

Modifier un projet existant

  1. Dans le formulaire liste des projets , double-cliquez sur le projet que vous voulez modifier.

  2. Dans le formulaire Détails du projet , ajoutez ou modifiez les détails du projet.

    Ajouter une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur Ajouter une tâche.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche , renseignez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

      Access affiche le nouveau projet dans la liste tâches du projet sur le formulaire Détails du projet .

      Modifier une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur l'onglet tâches du projet .

    • Double-cliquez sur la tâche que vous voulez modifier.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche , modifiez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

      Ajouter une tâche courante

      Les tâches courantes sont les tâches fréquemment utilisées dans de nombreux projets différents, telles que la budgétisation ou la formation. Une fois que vous avez entré une tâche commune, celle-ci peut être ajoutée à n'importe quel projet dans la base de données Project sans avoir à entrer à nouveau les détails de la tâche.

    • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur tâches courantes.

    • Activez la case à cocher en regard de chacune des tâches courantes que vous voulez ajouter au projet. Ajouter de nouvelles tâches courantes à la fin de la liste.

    • Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Détails du projet .

Filtrer la liste de projets

Dans le formulaire liste des projets, vous pouvez filtrer la liste des projets et enregistrer vos filtres préférés pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.

  2. Cliquez sur enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Filtrer les détails , entrez le nom et la description du filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher les détails du projet ou de l'employé

Le formulaire Détails du projet et les écrans détails de l' employé vous permettent d'afficher et d'entrer des informations supplémentaires sur un projet ou un employé. Pour afficher le formulaire Détails du projet ou le formulaire Détails de l' employé :

  • Sur le formulaire liste des projets ou liste des employés , double-cliquez sur l'élément que vous voulez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails du projet , le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails de l' employé , vous pouvez ajouter des images et d'autres pièces jointes.

  • Dans un formulaire Détails , double-cliquez sur le champ pièces jointes (dans le formulaire Détails de l' employé , double-cliquez sur l'icône image).

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue choisir un fichier , accédez au dossier contenant le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Afficher des rapports

La base de données de projets comprend plusieurs rapports, y compris les projets ouverts, les Détails des tâches, le carnet d'adresses des employés, etc. Pour afficher un rapport:

  • Dans le formulaire liste des projets , sélectionnez le rapport que vous souhaitez afficher dans la liste rapports .

Pour imprimer un État:

  • Cliquez sur Fichier > Imprimer.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d'informations, voir créer un état simple.

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