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Utiliser le modèle de base de données Access contacts

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Utilisez le modèle de base de données contacts Access pour effectuer le suivi des noms, adresses, numéros de téléphone et autres informations. Cette nouvelle version d'un modèle Access populaire vous permet également de classer chaque contact, d'envoyer des messages électroniques et de créer des cartes d'adresses.

Vous voulez regarder une vidéo sur l'utilisation de ce modèle? Consultez cet article, Utilisez le modèle de base de données contacts.

Remarque : Le modèle de base de données contacts a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible au téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version plus ancienne du modèle.

Prise en main

Dans cet article, nous allons aborder les étapes de base de l'utilisation du modèle de base de données contacts.

Préparer la base de données en vue de son utilisation

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire d'accueil. Pour empêcher l'affichage de ce formulaire la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher afficher l'écran de bienvenue à l'ouverture de cette base de données .

    Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour veiller à ce que tout le contenu de la base de données soit activé, dans la barre des messages, cliquez sur activer ce contenu.

    Pour plus d'informations sur l'activation du contenu de la base de données, voir l'article décider s'il faut approuver une base de données.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire liste des contacts , cliquez sur Ajouter à partir d'Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Rechercher un contact

La zone recherche rapide vous permet de rechercher rapidement un contact dans le formulaire liste des contacts .

  • Dans le formulaire liste des contacts , dans la zone recherche rapide , tapez le texte que vous voulez rechercher, puis appuyez sur entrée.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur effacer la recherche actuelle. (Il s'agit du X à l'intérieur de la zone de recherche.)

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire liste des contacts , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés:

  1. Cliquez sur Afficher/masquer les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes , activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. DésActivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher les détails d'un contact

Le formulaire Détails du contact vous permet de visualiser et d'entrer des informations sur chaque contact. Pour afficher le formulaire Détails du contact:

  • Dans le formulaire liste des contacts , cliquez sur ouvrir en regard du contact que vous voulez afficher.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails du contact , vous pouvez ajouter une image pour le contact.

  1. Sous le cadre de l'image, cliquez sur modifier l'image.

  2. Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue choisir un fichier , accédez au dossier contenant le fichier.

  4. Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à chaque contact, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Afficher une carte de l'adresse d'un contact

Dans le formulaire Détails du contact , si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement:

  • Cliquez sur Cliquer pour mapper.

Afficher des rapports

La base de données contacts inclut deux rapports: Annuaire et annuaire téléphonique. Pour afficher un rapport:

  • Dans le volet de navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d'informations, voir créer un état simple.

Modifier la base de données de contacts

Vous pouvez personnaliser la base de données de contacts en ajoutant un nouveau champ à la table contacts, puis en ajoutant ce champ au formulaire liste des contacts et au formulaire Détails du contact .

Ajouter un champ à la table contacts

  1. Fermer tous les onglets ouverts

  2. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table contacts .

  3. Faites déFiler vers la droite jusqu'à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champsoit affichée. Double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire

Une fois qu'un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l'ajouter à un formulaire.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur mode page.

  2. Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.

  3. Faites glisser le champ de votre choix de la liste des champs vers le formulaire.

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