Utiliser le modèle de base de données étudiants Access

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Utiliser le modèle de base de données Access 2007 étudiant Pour effectuer le suivi des informations sur vos étudiants, y compris les contacts en cas d’urgence, les informations médicales et les informations sur leur tenir. Vous pouvez également rechercher et étudiants de filtre, effectuer le suivi de présence d’étudiants, afficher ou masquer des colonnes et mapper des adresses des étudiants.

Modèle de base de données Étudiants

À l’aide de la base de données

Dans cet article aborde les principales étapes de l’aide du modèle de base de données étudiants.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données, Access affiche la page prise en main. Pour éviter que cette page affiche la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher Afficher mise en route lorsque cette base de données est ouvert.

    Fermer la page prise en main pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article décider d’approuver une base de données.

Collecter les données par courrier électronique

Recueillir les informations sur les étudiants d’utilisateurs de la messagerie en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs retournent le formulaire complété, les données peuvent être traitées et stockées dans votre liste d’étudiants.

  1. Dans le formulaire de Liste des ressources, cliquez sur Collecter les données.

  2. Suivez les instructions de l’Assistant collecter les données par courrier électronique pour recueillir des données à partir des destinataires de messagerie spécifiée.

Recherchez un étudiant

La zone de Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un étudiant dans le formulaire de Liste d’étudiants.

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone de Recherche rapide, puis appuyez sur entrée ou cliquez sur OK.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements contenant le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enregistrements.

Filtrer la liste des étudiants

Dans le formulaire de Liste d’étudiants, vous pouvez filtrer la liste d’étudiants et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquer des filtres par clic droit sur le formulaire, puis en sélectionnant les filtres.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone de Filtre favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire de Liste d’étudiants, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs qui sont affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Désactivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher les détails de l’étudiant

Le formulaire Détails de l’étudiant vous permet d’afficher et entrer des informations supplémentaires sur un étudiant, y compris la présence, en cas d’urgence, des images et tenir. Pour afficher le formulaire Détails de l’étudiant:

  • Dans le formulaire de Liste d’étudiants, cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous voulez afficher.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails de l’étudiant, vous pouvez ajouter des images et autres pièces jointes.

  • Sous l’image, cliquez sur + / – Images.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris les différents types de fichiers par exemple documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des étudiants à partir de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des étudiants à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire de Liste d’étudiants, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte d’adresse d’un étudiant

Dans le formulaire Détails de l’étudiant, si vous avez entré une adresse postale pour les participants, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquez pour carte.

Afficher des rapports

La base de données étudiants inclut plusieurs rapports, y compris Tous les étudiants, Allergies et médicaments, Informations de Contact d’urgence, Guardian et plus encore. Pour afficher un rapport :

  • Dans le volet de Navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article créer un état simple.

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