Utiliser le filtrage pour modifier un affichage SharePoint

Utiliser le filtrage pour modifier un affichage SharePoint

Le filtrage réduit le nombre d’éléments affichés aux seules données que vous souhaitez consulter. Un filtre sélectionne les éléments correspondant à un critère spécifique, tel qu’un emplacement, une plage de prix. L’utilisation d’index et de filtres vous permet également de revenir à vos données ou de ne pas dépasser le seuil d’affichage de liste. Un filtre peut renvoyer les données simplement ou de manière groupée ou triée pour une meilleure mise en forme.

Les index utilisent des filtres pour de meilleures performances. Si le nombre d’éléments de votre liste ou bibliothèque dépasse le seuil d’affichage de liste, mais reste inférieur à 20 000 éléments, vous pouvez généralement ajouter des index aux colonnes existantes. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour limiter les données affichées sous le seuil d’affichage de liste de 5 000 éléments.

Les filtres réduisent le nombre de données renvoyées en sélectionnant les éléments en fonction d’opérations (telles que supérieur ou inférieur à) et en mettant en correspondance les données. Lorsque vous créez une vue filtrée, la première colonne indexée de l’expression de filtre doit considérablement réduire le jeu de données. Par exemple, filtrer sur un champ d’état ou de date permet souvent de réduire considérablement un jeu de données. En présence de 15 000 éléments, vous souhaiterez que le premier index renvoie moins de 5 000 éléments. Si votre jeu de données ne compte pas plus de 5 000 éléments, cela reste une pratique recommandée.

SharePoint sélectionne la première colonne indexée d’une requête et utilise les colonnes restantes pour sélectionner vos données. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non. L’affichage n’utilise pas ces index, même si le résultat de l’affichage filtré renvoie moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Prenons, par exemple, la requête suivante : taille = grande ET couleur = rouge. Dans la liste, la valeur « taille » n’est pas indexée, mais la valeur « couleur » l’est. Pour autant que la liste compte moins de 5 000 éléments « rouge », la requête opère correctement sur une liste de grande taille. En revanche, si la requête est « taille = grande OU couleur = rouge », même si la base de données peut trouver tous les éléments « rouge », elle doit analyser la liste complète pour trouver les éléments « grande ». Si plus de 5 000 éléments sont retournés, la requête est limitée.

Si vous utilisez deux colonnes ou plus dans l’expression de filtre, le ou les index déterminants doivent utiliser l’opérateur ET. Imaginons que vous vouliez extraire les chiens d’une longue liste d’animaux. Vous avez une colonne non indexée nommée « Espèce » contenant des valeurs « Chien ». Si vous interrogez simplement « Espèce = Chien », votre requête sera limitée. En revanche, si vous avez une colonne indexée nommée classe, votre requête devient « Classe = Mammifère ET Espèce = chien ». Vous pouvez également rechercher les chats et les chiens avec la requête « Classe = Mammifère ET (Espèce = Chien OU Espèce = Chats) ». La deuxième requête sélectionne tous les mammifères, puis filtre les chiens et les chats.

Remarque : Si vous déplacez des éléments vers la Corbeille, ceux-ci restent pris en compte pour déterminer si l’expression de filtre retourne des éléments en nombre supérieur au seuil d’affichage de liste. Si vous videz la Corbeille, ces éléments ne sont plus comptabilisés. Pour plus d’informations, voir Vider la Corbeille ou restaurer vos fichiers.

Si les colonnes utilisées pour filtrer n’ont pas d’index, vous souhaiterez commencer par en créer. Pour plus d’informations, voir Ajouter un index à une colonne SharePoint.

Après avoir indexé une colonne, vous pouvez l’ajouter lorsque vous créez ou modifiez un affichage, puis l’utiliser pour filtrer l’affichage. Avant de créer un affichage, vous pouvez éventuellement ajouter des colonnes supplémentaires à la liste pour plus de souplesse lors des opérations de tri, de regroupement et de filtrage. À des fins de tri et de filtrage, vous pouvez choisir les colonnes présentes, dans le jeu de données, mais ne s’y affichant pas.

Créer un affichage

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

  2. Selon votre version, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans SharePoint 2016, 2013 et 2010, ou SharePoint Online classique, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Créer un affichage.

      Bouton Créer un affichage sur le ruban de la bibliothèque SharePoint.
    • Dans SharePoint Online ou SharePoint avec connexion à un groupe, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Options d’affichage, puis sur Gérer les affichages ou Modifier l’affichage actuel.

      Menu Sélection de l’affichage avec l’option Gérer les affichages sélectionnée
      Modifier l’affichage actuel
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur Créer un affichage.

  4. Dans la page Type d’affichage, cliquez sur l’affichage que vous voulez utiliser. En cas de doute, choisissez Affichage Standard.

    Page Types d’affichage
  5. Entrez un Nom d’affichage.

    Définir un nom et éventuellement un nom de fichier pour l’affichage
  6. Modifiez l’adresse web de l’affichage ou acceptez l’adresse par défaut. Vous pouvez y revenir plus tard à des fins de modification.

  7. Dans la section Filtrer, cliquez sur Afficher les éléments uniquement lorsque la condition suivante est vraie et choisissez ensuite la façon dont vous souhaitez filtrer les éléments sur la base de l’une des colonnes indexées.

    Par exemple, pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments modifiés le jour même, sélectionnez la colonne Modifié (indexé) et la condition est égale à, puis tapez [Aujourd’hui].

    Dans SharePoint Online, sélectionnez un champ indexé

    Remarque : Si vous ne voyez aucune colonne dont le nom est suivi de la mention (indexé), cela signifie qu’il n’existe pas de colonne indexée disponible pour la liste ou la bibliothèque. Vous devez donc tout d’abord créer un index simple ou composé.

  8. Pour limiter le nombre d’éléments affichés sur chaque page, faites défiler vers le bas jusqu’à Limitation des éléments, puis définissez la valeur ombre d’éléments à afficher. Lorsque vous créez un affichage, le nombre par défaut d’éléments à afficher est égal à 30.

    Définir le nombre d’éléments à afficher dans la page Paramètres d’affichage
  9. Vous avez le choix entre deux options lorsque vous définissez la limitation des éléments affichés sur une page :

    • L’option Afficher les éléments par groupes de la taille spécifiée crée un affichage page par page des données, qui est utile lorsque vous parcourez des éléments de manière non interactive.

      Si les éléments sont en nombre supérieur au paramètre de limite, l’affichage est paginé.

      Grouper par style

    • L’option Limiter le nombre total d’éléments renvoyés à la quantité spécifiée crée une limite dure pouvant renvoyer ou non l’intégralité des résultats de votre opération de filtrage, qui peut s’avérer utile lors du test de votre affichage, de la création d’un prototype ou de la simple récupération des valeurs supérieures d’un affichage.

  10. Sous Style, vous pouvez sélectionner Volet de visualisation pour afficher toutes les informations correspondant aux éléments de votre liste dans un format de volet vertical. Le volet de visualisation est l’un des Styles d’affichages que vous pouvez choisir sous Style lors de la modification ou de la création d’un affichage.

    Choix des styles dans la page Paramètres d’affichage

    Vous pouvez naviguer plus rapidement parmi les données en pointant sur le titre d’un élément dans une zone de défilement du côté gauche de la page, afin de voir toutes les valeurs de colonne de l’élément actif listées verticalement du côté droit de la page. Moins de données initiales sont affichées, ce qui contribue à accélérer l’affichage. Ce style est également très utile lorsque votre liste est de grande taille ou qu’elle comporte de nombreuses colonnes nécessitant un défilement horizontal pour voir les données.

    Grouper par style

  11. Cliquez sur OK.

Un affichage vous permet d’en faire davantage, mais cela suffit pour afficher les données dépassant le seuil d’affichage de liste si vous êtes bloqué. Vous pouvez également trier, regrouper, définir des totaux, développer des dossiers et optimiser l’affichage sur un appareil mobile.

Pour modifier un affichage

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans SharePoint 2016, 2013, 2010 ou SharePoint Online expérience classique, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, sélectionnez l’affichage sous Affichage actuel, puis cliquez sur Modifier l’affichage.

      Onglet Bibliothèque avec l’option Modifier l’affichage en surbrillance
    • Dans SharePoint Online, cliquez sur la flèche vers le bas sur le bouton Options d’affichage, puis cliquez sur Modifier l’affichage actuel.

      Menu Sélection de l’affichage avec l’option Gérer les affichages sélectionnée
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur un affichage.

  4. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres en procédant comme indiqué dans les étapes 5 à 9 de la procédure Créer un affichage ci-dessus.

  5. Cliquez sur OK.

Pour qu’un affichage filtre rapidement un grand nombre d’éléments, la première colonne du filtre doit être indexée. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non, mais l’affichage n’utilise pas ces index. La première colonne du filtre doit renvoyer moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Si la première colonne du filtre retourne plus d’éléments que le filtre d’affichage de liste, vous pouvez utiliser un filtre avec deux colonnes ou plus. Lorsque vous définissez un affichage filtré basé sur deux colonnes ou davantage, utilisez un opérateur ET pour limiter le nombre total d’éléments retournés. Toutefois, même dans ce cas, vous devez toujours spécifier la première colonne du filtre en fonction de la colonne qui retourne le moins de données. L’utilisation d’un filtre OU augmente presque toujours le nombre d’éléments retournés et s’avère inefficace dans de telles circonstances.

Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Important :  Bien que vous puissiez indexer une colonne de recherche pour optimiser les performances, l’utilisation d’une colonne de recherche indexée pour empêcher le dépassement du seuil d’affichage de liste ne fonctionne pas. Utilisez un autre type de colonne en tant qu’index principal ou secondaire.

Important :  Si vous filtrez une liste sur un champ indexé, vérifiez si la Corbeille contient des éléments supprimés de la liste ou de la bibliothèque. Les éléments figurant dans la Corbeille sont pris en compte dans le seuil d’affichage de liste et ne sont supprimés de la base de données principale que lorsqu’ils sont supprimés de la Corbeille. Si le nombre total d’éléments filtrés dans la liste et dans la Corbeille est supérieur à la limite du seuil d’affichage de liste, il se peut que vous obteniez un jeu de résultats incomplet, ou que vous soyez bloqué. Pour plus d’informations, voir Vider la Corbeille ou restaurer vos fichiers.

Vous pouvez utiliser deux mots clés à des fins de filtrage selon le jour [Aujourd'hui] ou l’utilisateur actuel [Moi]. Ces mots clés sont dynamiques et changent selon la date ou l’utilisateur.

L’utilisation de [Moi] peut être utile si vous souhaitez simplement voir vos documents dans une bibliothèque volumineuse. [Moi] fonctionne sur les colonnes de personnes, telles que Créé par ou Modifié par. Par exemple, pour afficher tous les documents que vous avez créés, définissez un filtre avec la colonne Créé par correspondant à [Moi]. Si vous êtes un éditeur et souhaitez afficher les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé, définissez un filtre avec la colonne Modifié par correspondant à [Moi]. Pour afficher les deux, créez deux filtres connectés par Ou.

Filtres utilisant [Moi]
Filtre renvoyant les documents que vous avez créés ou modifiés

Le mot clé [Aujourd'hui] fonctionne sur les colonnes de date. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Maths pour obtenir des plages évoluant avec la date du jour. Par exemple, pour afficher tous les documents modifiés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez créer un filtre sur la colonne Date supérieur ou égal à [Aujourd'hui] - 30. Pour exclure la journée en cours, définissez un second filtre sur la colonne Date inférieur à [Aujourd'hui] et connectez-les avec Et.

Filtre utilisant [Aujourd'hui]
Filtre renvoyant les fichiers modifiés au cours des 30 derniers jours

Vous pouvez aussi effectuer un filtrage rapide à partir de votre liste ou bibliothèque, sans devoir créer un autre affichage. Vous n’avez pas la possibilité de configurer des opérateurs tels que supérieur ou égal à. La liste des filtres est extraite des données de la colonne. Par exemple, avec une colonne correspondant à des services, vous pouvez effectuer un filtrage sur le service des ressources humaines ou le service informatique.

  1. Dans votre liste ou bibliothèque, placez le curseur sur la colonne que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur la flèche vers le bas.

  2. Dans la partie inférieure de la liste déroulante, cliquez sur les valeurs sur lesquelles vous souhaitez effectuer le filtrage. Une case à cocher s’affiche avec votre sélection.

    Cliquez sur l’en-tête de colonne, puis sélectionnez la valeur de filtrage.
    SharePoint 2010, 2013 ou 2016
    Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour rapidement la filtrer
    Sites connectés à un groupe SharePoint Online ou SharePoint
  3. Lorsque vous avez terminé et souhaitez afficher toutes les valeurs, cliquez sur la flèche vers le bas, puis sur Effacer les filtres [de nom de colonne], puis cliquez sur Fermer.

Voici quelques suggestions relatives aux affichages classiques qui fonctionnent correctement avec des colonnes indexées :

Pour filtrer par :

Indexez :

Par exemple :

Éléments modifiés récemment

ColonneModifié

Pour afficher uniquement les éléments modifiés au cours de la semaine précédente, appliquez le filtre Modifié Est supérieur à [Aujourd’hui]-7.

Nouveaux éléments

ColonneCréé

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments ajoutés la semaine précédente, appliquez le filtre Créé est supérieure à [Aujourd’hui]-7.

Mes éléments

ColonneCréé par

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments que vous avez ajoutés, appliquez le filtre Créé par est égal à [Moi].

Échéance aujourd’hui

Colonne Échéance (que vous avez créée dans une liste ou une bibliothèque)

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments arrivant à échéance aujourd’hui, appliquez le filtre Échéance est égal à [Aujourd’hui].

Mises à jour sur le forum de discussion

Colonne Dernière mise à jour

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les discussions mises à jour au cours du mois précédent, appliquez le filtre Dernière mise à jour est supérieur à [Aujourd’hui]-30.

Archivage des fichiers dans une bibliothèque de documents

Date de modification

Pour créer un affichage des documents non modifiés depuis l’année 2016 (que vous souhaitez désormais archiver), appliquez le filtre Date de modification inférieure à 31 décembre 2016.

Recherche d’un sous-ensemble de données financières

Région, Année (sous forme de deux index simples)

Pour créer un affichage des données financières de la région Nord-est en 2015, appliquez le filtre Région est égal à « NE » ET Année est égal à 2015, car la colonne Région est censée comporter moins de valeurs que la colonne Année.

Remarque : Même lorsque vous créez un affichage filtré basé sur des index de colonne, si vous dépassez le seuil d’affichage de liste, certaines opérations supplémentaires peuvent rester bloquées parce qu’elles nécessitent l’accès à la liste ou à la bibliothèque entière. Ces opérations sont les suivantes : ajout ou suppression d’index, création d’un tri dans la définition de l’affichage, affichage d’un total de colonne, et ajout, mise à jour ou suppression de champs calculés. Si cela se produit, essayez d’exécuter l’opération durant la fenêtre Délai quotidien, lorsque les limites sont levées.

Types de colonnes prises en charge

  • Une seule ligne de texte

  • Choix (valeur unique)

  • Numéro

  • Monnaie

  • Date et heure

  • Utilisateur/Groupe (valeur unique)

  • Métadonnées gérées

  • Oui/Non

  • Recherche

Types de colonnes non prises en charge

  • Plusieurs lignes de texte

  • Choix (valeurs multiples)

  • Calculé

  • Lien hypertexte ou image

  • Colonnes personnalisées

  • Utilisateur/Groupe (valeurs multiples)

  • Données externes

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Créé le 30 avril 2017

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