Utiliser l’Assistant Planification et recherche de salles pour les réunions dans Outlook

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Si vous utilisez un compte Office 365 ou Microsoft Exchange avec Outlook, vous pouvez utiliser l’Assistant Planification et recherche de salles pour aider à planifier vos réunions.

Utiliser l’Assistant Planification

  1. Dans la boîte de réception, sélectionnez Nouveaux éléments > réunion ou dans le calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion. Pour créer une nouvelle demande de réunion, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + MAJ + Q.

  2. Ajouter des participants dans la zone à .

  3. Dans la zone objet , entrez une description de la réunion ou l’événement.

  4. Sélectionnez Assistant Planification dans le ruban. Vous verrez une ligne pour chaque destinataire que vous avez entré dans la zone à. Si vous souhaitez ajouter d’autres participants, vous pouvez taper son nom dans n’importe quelle ligne vide dans l’Assistant Planification.

  5. Heures que vos participants sont occupé (e) sont affichent en bleu foncé. Heures que les participants ont un rendez-vous provisoire sont présentées dans un bloc haché bleu clair et heures en dehors des heures de travail de vos participants sont affichées en gris clair. Sélectionnez une plage horaire disponible pour tous les participants.

  6. Pour sélectionner une durée optimale pour l’ensemble de vos participants, utilisez la Recherche de salles dans la colonne de droite. Vous pouvez voir quels moments les participants ont les conflits.

Utiliser la recherche de salles

  1. Dans une nouvelle réunion, sélectionnez le bouton Assistant Planification dans le ruban.

  2. Utilisez le diaporama liste des salles déroulante pour sélectionner une liste des salles. Ces listes sont configurés par votre administrateur Microsoft Exchange ou Office 365. 

    Utilisez la recherche de salles pour voir les salles de conférence disponibles pour votre réunion.

  3. Sélectionnez un espace disponible pour ajouter la salle à l’Assistant Planification et à la réunion en tant que destinataire.

  4. Le volet Heures suggérées localise le meilleur moment pour votre réunion, qui est définie comme le moment où la plupart des participants sont disponibles. Le meilleur horaire de réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’une des suggérés heures, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées . Vous pouvez également sélectionner manuellement une fois sur la grille de disponibilité.

    Utilisez le sélecteur d’heures suggérées pour savoir quand les participants sont disponibles.

    1. Si vous voulez que la réunion devienne périodique, dans le menu réunion , dans le groupe Options , cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis sur OK.

      Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, les modifications de menu réunion réunion Périodique.

  5. Lorsque vous avez terminé la configuration de votre réunion, cliquez sur Envoyer.

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