Utiliser l'Assistant Connexion de données pour importer des données dans Word

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Il existe un monde de données en dehors de votre programme Microsoft Word que vous pouvez utiliser dans Word, mais comment importer et sécuriser les données? Il s'agit de la création des bonnes connexions.

Utiliser l'Assistant Connexion de données pour importer des données externes

Dans Microsoft Word, vous importez des données externes à l'aide du publipostage. Utilisez le publipostage pour créer un jeu de documents, par exemple une lettre type envoyée à de nombreux clients ou une feuille d'étiquettes d'adresses pour un publipostage de cartes de voeux. Vous pouvez également importer des fichiers texte, des feuilles de calcul Excel et des tables ou requêtes Access directement, sans utiliser de fichier de connexion. Pour plus d'informations, voir créer un publipostage électronique ou un publipostage électronique dans Publisher.

L'importation d'un fichier texte CSV (valeurs séparées par des virgules (. csv) est simple. Si votre fichier texte est un fichier. csv qui n'utilise pas le caractère séparateur de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n'est pas un fichier. csv, vous pouvez utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier le format de fichier approprié.

Importer le fichier

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur sélection des destinataires > utiliser la liste existante.

    Image du ruban Word

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données, cliquez sur autres/avancés.

    La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s'affiche.

    Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

  4. Sous l'onglet fournisseur, sélectionnez fournisseur OLE DB Microsoft Jet 4,0, puis cliquez sur suivant.

  5. Sous l'onglet connexion, dans la zone Sélectionner ou entrer un nom de base de données, entrez le chemin d'accès complet au dossier qui contient le fichier texte.

    Pour vous aider à localiser le dossier, cliquez sur le bouton Parcourir en regard de la zone.

  6. Cliquez sur l'onglet toutes, sélectionnez propriétés étendues, puis cliquez sur modifier la valeur.

  7. Dans la zone valeur de la propriété, entrez l'une des valeurs suivantes:

    • Si le fichier texte contient des en-têtes de colonne, entrez du texte; HDR = Oui.

    • Si le fichier texte ne comporte pas d'en-têtes de colonnes, entrez du texte; HDR = no.

  8. Cliquez sur OK.

  9. Pour vérifier que vous avez entré les informations correctes, cliquez sur l'onglet connexion, puis cliquez sur tester la connexion.

  10. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Si vous recevez un message d'erreur, revérifiez les valeurs que vous avez entrées lors des étapes précédentes.

    • Si le message «test Connection Succeeded» s'affiche, cliquez sur OK.

  11. Cliquez sur OK.

    L'Assistant Connexion de données réapparaît.

  12. Dans la page Sélectionner une base de données et une table, sous la colonne nom, sélectionnez le fichier texte que vous voulez importer, puis cliquez sur suivant.

  13. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer, entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier, puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier (par défaut, mon dossier sources de données ), cliquez sur Parcourir.

  14. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivial et Mots clés de recherche pour rendre le fichier de connexion plus identifiable.

Utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier un format de séparateur de liste ou de fichier texte différent

Un fichier Schema. ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres du pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En règle générale, pour utiliser un fichier Schema. ini, vous devez procéder comme suit:

  • Stockez le fichier Schema. ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.

  • Nommez le fichier Schema. ini.

  • Sur la première ligne du fichier Schema. ini, tapez le nom du fichier texte avec lequel vous établissez la liaison, entouré par des crochets.

  • Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.

Les sections suivantes présentent des exemples courants d'utilisation du fichier Schema. ini.

Exemple: spécifier un caractère point-virgule (;) comme délimiteur

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Exemple: spécifier un caractère de tabulation comme séparateur

[Products.txt] Format=TabDelimited

Exemple: spécifier un fichier de longueur fixe

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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L'importation d'un fichier texte à l'aide d'un pilote ODBC est, au minimum, un processus en deux étapes. Tout d'abord, si nécessaire, définissez un nom DSN utilisateur sur votre ordinateur pour le pilote texte ODBC. Ensuite, importez le fichier texte à l'aide du DSN de l'utilisateur. Si votre fichier texte est un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui n'utilise pas le caractère séparateur de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n'est pas un fichier. csv, vous pouvez utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier le format de fichier approprié.

Définir un DSN utilisateur

  1. Ouvrez le panneau de configuration, puis cliquez sur système et sécurité _GT_ Outils d'administration > des sources de données ODBC (32 bits) ou des sources de données ODBC (64 bits). \

  2. Dans la boîte de dialogue administrateur de sources de données ODBC, sous l'onglet source de données utilisateur, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue créer une nouvelle source de données, sélectionnez pilote de texte Microsoft (*. txt; *. csv), puis cliquez sur Terminer.

    La boîte de dialogue installation de texte ODBC s'affiche.

  4. Entrez un nom dans le nom de la source de données.

  5. DésActivez la case à cocher utiliser le répertoire actuel.

  6. Cliquez sur Sélectionner un répertoire.

  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire, recherchez le dossier contenant le fichier texte à importer, vérifiez que le fichier texte apparaît dans la liste en dessous de la zone nom de fichier, puis cliquez sur OK.

  8. Cliquez deux fois sur OK.

Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

Importer le fichier

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur sélection des destinataires > utiliser la liste existante.

    Image du ruban Word

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données, cliquez sur DSN ODBC.

  4. Dans la page connexion à la source de données ODBC, sélectionnez le DSN utilisateur que vous venez de créer, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page Sélectionner une base de données et une table, sélectionnez le fichier texte sous la colonne nom, puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer, entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier, puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier (par défaut, mon dossier sources de données ), cliquez sur Parcourir.

  7. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivial et Mots clés de recherche pour rendre le fichier de connexion plus identifiable.

Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

Utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier un format de séparateur de liste ou de fichier texte différent

Un fichier Schema. ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres du pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En règle générale, pour utiliser un fichier Schema. ini, vous devez procéder comme suit:

  • Stockez le fichier Schema. ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.

  • Nommez le fichier Schema. ini.

  • Sur la première ligne du fichier Schema. ini, tapez le nom du fichier texte avec lequel vous établissez la liaison, entouré par des crochets.

  • Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.

Les sections suivantes présentent des exemples courants d'utilisation du fichier Schema. ini.

Exemple: spécifier un en-tête de colonne

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Exemple: spécifier un point-virgule caractère (;) comme séparateur

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Exemple: spécifier un caractère de tabulation comme séparateur

[Products.txt] Format=TabDelimited

Exemple: spécifier un fichier de longueur fixe

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur sélection des destinataires > utiliser la liste existante.

    Image du ruban Word

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données, cliquez sur Microsoft SQL Server.

  4. Dans la page se connecter à un serveur de base de données, procédez comme suit:

    • Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone nom du serveur.

      Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).

    • Sous informations d'identification, effectuez l'une des opérations suivantes:

      • Pour utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur utiliser l'authentification Windows.

      • Pour utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur utiliser le nom d'utilisateur et le mot de passe suivants, puis entrez les nom d'utilisateur et mot de passe de base de données dans les zones appropriées.

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Dans la page Sélectionner une base de données et une table, sélectionnez la base de données dans la zone base de données, sélectionnez la table, la vue ou la fonction définie par l'utilisateur sous la colonne nom, puis cliquez sur suivant.

  7. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer, entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier, puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier (par défaut, mon dossier sources de données ), cliquez sur Parcourir.

  8. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivial et Mots clés de recherche pour rendre le fichier de connexion plus identifiable.

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L'importation de données à partir d'une base de données SQL Server à l'aide d'un pilote ODBC est un processus en deux étapes. Le cas échéant, définissez une source de noms utilisateur sur votre ordinateur pour le pilote ODBC. Ensuite, importez les données à partir de la base de données SQL Server.

Définir un DSN utilisateur

  1. Ouvrez le panneau de configuration, puis cliquez sur système et sécurité _GT_ Outils d'administration > des sources de données ODBC (32 bits) ou des sources de données ODBC (64 bits).

  2. Dans la boîte de dialogue administrateur de base de données ODBC, sélectionnez l'onglet DSN utilisateur, puis cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue créer une nouvelle source de données, sélectionnez SQL Server, puis cliquez sur Terminer.

    La boîte de dialogue créer une nouvelle source de données vers SQL Server s'affiche.

  4. Entrez un nom de source de données dans la zone nom.

  5. Vous pouvez également entrer une description de la source de données dans la zone Description.

  6. Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone serveur.

    Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Sous comment SQL Server doit-il vérifier l'authenticité de l'ID de connexion?, effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Pour utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur avec l'authentification Windows NT utilisant l'ID de connexion réseau.

    • Pour utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur avec l'ID de connexion et le mot de passe entrés par l'utilisateur, puis entrez l'ID de connexion et le mot de passe de base de données dans les zones appropriées.

  9. Cliquez sur suivant à deux reprises, puis sur Terminer.

  10. Pour vous assurer que vous avez entré les informations correctes, cliquez sur tester la source de données.

  11. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Si vous recevez un message d'erreur, revérifiez les valeurs que vous avez entrées lors des étapes précédentes.

    • Si vous recevez le message «TESTS TERMINÉs avec succès», cliquez sur OK.

  12. Cliquez deux fois sur OK.

Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

Importer des données à partir d'une base de données SQL Server

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur sélection des destinataires > utiliser la liste existante.

    Image du ruban Word

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données, cliquez sur DSN ODBC.

  4. Dans la page connexion à la source de données ODBC, sélectionnez le nom de la source de données que vous avez défini dans la section précédente, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page Sélectionner une base de données et une table, sélectionnez la base de données dans la zone base de données, sélectionnez la table, la vue ou la fonction dans la colonne nom, puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer, entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier, puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier (par défaut, mon dossier sources de données ), cliquez sur Parcourir.

  7. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivial et Mots clés de recherche pour rendre le fichier de connexion plus identifiable.

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