Utiliser des ressources d’équipe dans Project Online

Utiliser des ressources d’équipe dans Project Online

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Les ressources d'équipe sont les biens humains affectés à un projet et sont responsables de l'exécution de tâches spécifiques. Le gestionnaire de ressources ajoute d'abord toutes les personnes de l'organisation qui est disponible pour le travail de projet dans le centre de ressources Project Online. Les responsables de projet développent ensuite leurs équipes de projet en choisissant à partir de cette liste de ressources partagées. Une fois l'équipe de projet en place, le responsable de projet attribue des ressources aux tâches. Les ressources d'équipe exécutent leurs tâches et peuvent utiliser Project Online pour envoyer des feuilles de temps et des mises à jour de l'avancement.

Contenu de cet article

Ajouter des ressources d'équipe en tant qu'utilisateurs Project Online

La plupart des ressources d'équipe ont besoin d'accéder à Project Online (avec une licence) pour voir les tâches qui leur sont affectées, soumettre des feuilles de temps et entrer la progression. Par conséquent, la première étape requise pour configurer des ressources d'équipe consiste à les ajouter en tant qu'utilisateurs de Project Online. Vous pouvez ajouter des employés permanents internes ainsi que des sous-traitants ou des membres du personnel temporaire.

Conseil : La procédure suivante décrit comment ajouter des utilisateurs à Project Online un à la fois. Si votre organisation utilise Active Directory ou Exchange, vous pourrez peut-être importer automatiquement la plupart ou la totalité de vos utilisateurs, ainsi que leurs informations de contact. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur Project Online.

  1. Rendez-vous sur le Centre d’administration Office 365. Si Project Online ou l'une de vos applications Office 365 s'ouvre dans votre navigateur, sélectionnez le lanceur d'applications dans le coin supérieur gauche de la page, puis sélectionnez administrateur. Si vous voulez ouvrir le centre d'administration dans un autre onglet de votre navigateur, maintenez la touche CTRL enfoncée et sélectionnez administrateur.

    Conseil : Si Project Online ou une autre application Office 365 n'est pas ouverte, dans la barre d'adresses de votre navigateur, tapez http://Portal.Office.com et appuyez sur entrée. Une fois connecté, la page d'accueil Office Online s'ouvre et le lanceur d'applications est disponible dans le coin supérieur gauche.

  2. Dans le volet gauche, sélectionnez utilisateurs, puis sélectionnez utilisateurs actifs.

  3. Dans la page utilisateurs actifs, sélectionnez Ajouter un utilisateur.

  4. Remplissez les champs de la boîte de dialogue nouvel utilisateur, y compris le nom, les informations de contact, les informations de mot de passe de compte, le rôle Project Online et les informations de licence Project Online. Sélectionnez Save (enregistrer ).

  5. Dans la boîte de dialogue l' utilisateur a été ajouté, vérifiez que la case à cocher Envoyer le mot de passe par courrier électronique est activée. Entrez les adresses de messagerie dans la zone de texte, puis sélectionnez Envoyer un courrier électronique et fermer. Si vous préférez ne pas envoyer le mot de passe par courrier électronique, désactivez la case à cocher et sélectionnez Fermer.

    Conseil : Si vous choisissez d'envoyer le message électronique du mot de passe, le nouvel utilisateur reçoit un message électronique de l'équipe Microsoft Online Services avec pour objet «informations sur le compte nouveau ou modifié». Vous pouvez ou recevoir le message du mot de passe pour l'envoyer au nouvel utilisateur.

  6. Répétez cette procédure pour tous les utilisateurs que vous voulez ajouter à Project Online.

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Configurer des ressources dans le centre de ressources Project Online

Une fois les utilisateurs ajoutés, revenir à Project Online et les identifier en tant que ressources dans la liste des ressources de projet de l'organisation. Les identifier en tant que ressources permettent de les ajouter à des équipes de projet et d'avoir des tâches qui leur sont affectées.

Conseil : Si votre organisation utilise Active Directory, vous pouvez automatiquement identifier vos utilisateurs en tant que ressources via la synchronisation Active Directory. Pour plus d'informations, voir configurer le centre de ressources. Sans synchronisation Active Directory, vous devez toutefois configurer vos ressources une par une.

  1. Sélectionnez le lanceur d'applications dans le coin supérieur gauche de la page, puis choisissez Project.

  2. Dans Project Online, dans la barre de lancement rapide, sélectionnez ressources.

  3. Sous l'onglet ressources, sélectionnez nouveau.

  4. Dans la section informations d'identification, activez la case à cocher associer une ressource à un compte d'utilisateur.

  5. Dans la section authentification de l'utilisateur, dans la zone compte de connexion utilisateur, tapez le nom ou l'adresse de messagerie de l'utilisateur, tel que vous l'avez entré dans le centre d'administration.

  6. Entrez d'autres informations sur la ressource. Sélectionnez Save (enregistrer ). La ressource est ajoutée au centre de ressources.

  7. Répétez cette procédure pour tous les utilisateurs que vous souhaitez identifier en tant que ressources.

Il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les informations relatives à une ressource, mais vous pouvez toujours renvoyer des informations, les ajouter ou les réutiliser ultérieurement. En particulier, les ressources d'équipe et leurs chefs de projet sont des informations sur les compétences, la disponibilité, les coûts, le service et les codes de projet. Pour modifier une ressource déjà répertoriée dans le centre de ressources, procédez comme suit.

  1. Dans Project Online, dans la barre de lancement rapide, sélectionnez ressources. La page Centre de ressources s'ouvre. Le centre de ressources répertorie toutes les ressources figurant dans la liste des ressources de votre organisation qui sont configurées dans Project Web App.

  2. Activez la case à cocher en regard du nom de la ressource pour laquelle vous voulez mettre à jour les informations.

  3. Sous l'onglet ressources, dans le groupe ressources, sélectionnez modifier. La page modifier la ressource s'ouvre et affiche des détails sur la ressource sélectionnée.

  4. Ajoutez des informations aux champs dans l'ensemble de la page. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

    Conseil : Les ressources d'équipe sont considérées comme des ressources de travail par Project Online, comme les ressources d'équipement. D'autres types de ressources incluent les ressources matérielles et les ressources de coût. RePortez-vous à la rubrique Ajouter une ressource à Project Web App pour en savoir plus sur les différents types de ressources.

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Créer une équipe de projet

Une fois les utilisateurs Project Online ajoutés au centre de ressources, ils sont identifiés en tant que ressources et les responsables de projet peuvent désormais les ajouter à leurs projets spécifiques en tant que ressources d'équipe.

  1. Dans Project Online, dans la barre de lancement rapide, sélectionnez projets.

  2. Dans le Centre de projets, sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez créer votre équipe.

  3. Sous l'onglet projet, dans le groupe naviguer, sélectionnez créer une équipe. Le côté gauche de la page créer une équipe répertorie l'intégralité de la liste des ressources Project online. Le côté droit est vide, mais il répertoriera les ressources d'équipe sélectionnées pour le projet actuel.

    Build_Project_Team

    Conseil : Vous pouvez spécifier que la liste affiche les ressources qui répondent à des caractéristiques spécifiques. Par exemple, pour n'afficher que les ressources de travail (et aucune ressource matérielle ou de type coût), sous l'onglet équipe, dans le groupe données, sélectionnez la zone affichage intitulée toutes les ressources, puis sélectionnez ressources de travail. De même, pour filtrer selon une caractéristique, sous l'onglet équipe, dans le groupe données, sélectionnez la zone filtre, puis spécifiez votre filtre. Enfin, pour regrouper les ressources selon une caractéristique, sous l'onglet équipe, dans le groupe données, sélectionnez la zone regrouper par, puis choisissez un regroupement tel que disponible au plus tôt ou type de réservation.

  4. Dans le tableau à gauche, activez les cases à cocher en regard des noms des ressources que vous voulez ajouter à votre équipe.

    Conseil : La table créer une équipe indique certains champs qui peuvent vous aider à décider des personnes à ajouter à votre équipe. Exemples: type, Centre de coûts et disponible au plus tôt. Pour plus d'informations sur une ressource, en particulier sur ses compétences et ses coûts, consultez le centre de ressources. Dans la barre de lancement rapide, sélectionnez ressources. Activez la case à cocher en regard du nom de la ressource. Sous l'onglet ressources, dans le groupe ressources, sélectionnez modifier. La page modifier la ressource s'ouvre et affiche des détails sur la ressource sélectionnée.

  5. Entre les deux tables, sélectionnez Ajouter.

  6. Sous l'onglet équipe, dans le groupe équipe, sélectionnez Enregistrer & fermer. Les ressources que vous avez sélectionnées sont désormais ajoutées en tant que ressources d'équipe du projet sur le côté droit de la page. Ces ressources sont maintenant prêtes à être affectées à des tâches.

    Build_Project_Team_2

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Attribuer des ressources aux tâches

Une fois votre équipe créée, vous pouvez commencer à orienter les membres de l'équipe vers le projet et à organiser votre réunion de lancement. Dans Project Online, vous pouvez affecter les ressources aux tâches.

  1. Dans Project Online, dans la barre de lancement rapide, sélectionnez projets.

  2. Dans le Centre de projets, sélectionnez le nom du projet auquel vous voulez affecter des ressources aux tâches.

  3. RéOrganisez le diagramme de Gantt afin de pouvoir utiliser facilement la colonne nom de la ressource. Vous pouvez faire glisser la barre de fractionnement jusqu'à la droite pour afficher le nom de la tâche et le nom de la ressource en même temps. Vous pouvez aussi placer le pointeur de la souris sur la colonne nom de la ressource jusqu'à ce que le pointeur prenne la forme d'une flèche à quatre pointes, puis faire glisser la colonne vers la gauche, plus près de la colonne nom de la tâche.

  4. Pour commencer à affecter une ressource à une tâche, cliquez dans le champ nom de la ressource de la tâche. Cliquez sur ce bouton une deuxième fois pour ouvrir le menu déroulant répertoriant toutes les ressources de l'équipe.

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. Activez les cases à cocher en regard des noms des ressources que vous voulez affecter à la tâche actuelle. Appuyez sur entrée.

  6. Répétez cette procédure pour toutes les tâches qui ont besoin d'être affectées. Notez que vous pouvez affecter des ressources uniquement au niveau le plus bas des tâches subordonnées dans le plan des tâches, et non à un niveau de tâches récapitulatives situé au-dessus. En savoir plus sur les tâches subordonnées et les tâches récapitulatives.

  7. Sous l'onglet tâche, dans le groupe projet, sélectionnez Enregistrer.

  8. Sous l'onglet tâche, dans le groupe projet, sélectionnez publier. Dès que vous publiez le projet, les ressources d'équipe ont accès aux tâches qui leur sont affectées. Après vous être connecté à Project Online, vous pouvez choisir tâches dans la barre de lancement rapide pour afficher leurs affectations.

    Assign_Resource_To_Task_2

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Configurer la création de rapports de temps et de progression pour les ressources d'équipe

Vous pouvez configurer Project Online de manière à ce que les ressources de votre équipe signalent les mises à jour de tâches de l'une des trois manières suivantes:

  • Dans une feuille de temps, avec les heures réelles travaillées sur chaque tâche affectée

  • Dans l'avancement des tâches, avec le pourcentage achevé sur chaque tâche affectée

  • Dans une feuille de temps à entrée unique qui inclut les heures réelles et les pourcentages achevés sur chaque tâche affectée

Vous pouvez également configurer si les ressources d'équipe peuvent mettre à jour le planning du projet avec leurs heures réelles ou leur pourcentage d'achèvement, et si vous devez approuver leurs mises à jour.

  1. Dans Project Online, sélectionnez paramètres, puis sélectionnez paramètres de Project Web App.

  2. Sous gestion du temps et des tâches, sélectionnez des liens tels que des périodes fiscales ou des périodes de rapport de temps pour créer des rapports.

    Setup_Time_And_Progress

  3. Sélectionnez les paramètres de la feuille de temps, les paramètres par défaut et les paramètres de tâche, puis affichez les modalités d'affichage des feuilles de temps, les informations sur lesquelles les ressources de l'équipe doivent créer des rapports et s'ils doivent soumettre les rapports pour approbation.

  4. En bas de chaque page, sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.

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Voir aussi

Configurer le centre de ressources

Ajouter une ressource à Project Web App

Abaisser ou hausser des tâches dans votre projet

Configurer des feuilles de temps

Que peuvent faire les membres d’une équipe dans Project Online ?

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