Utiliser des gadgets dans le gestionnaire de contacts professionnels

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Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook affiche des informations mises à jour sur vos activités professionnelles dans des graphiques (ou gadgets) spécialement conçus, que vous pouvez ajouter au tableau de bord du gestionnaire de contacts professionnels ou à n'importe quel espace de travail.

Les gadgets vous permettent de choisir les informations souhaitées et où vous le souhaitez. Vous pouvez également imprimer des rapports à partir des données affichées.

Cet article décrit les gadgets disponibles dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et la manière dont vous pouvez les utiliser.

Contenu de cet article

Comprendre les gadgets

Ajouter ou supprimer un gadget

Utiliser les gadgets

Afficher un rapport à partir d'un gadget

Comprendre les gadgets

Vous voulez connaître vos produits les plus vendus pour le moment? Jetez un coup d'œil au gadget principaux produits.

Quel est l'état actuel de vos efforts pour qualifier ces prospects? Consultez le gadget synthèse des ventes.

Avez-vous besoin de justifier les dépenses liées à la dernière campagne marketing? Le gadget de Comparaison de campagne indique le revenu attendu généré par vos campagnes actives.

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook propose un large éventail de gadgets que vous pouvez utiliser pour obtenir un aperçu rapide de l'état de votre entreprise. Ces gadgets affichent des graphiques et d'autres résumés visuels des informations que vous avez entrées dans vos enregistrements. Elles sont mises à jour chaque fois que vous ouvrez le tableau de bord ou un espace de travail contenant des gadgets, ou lorsque vous cliquez sur Actualiser.

Plus vous et vos employés devez entrer des données sur les comptes et les contacts professionnels, créer des enregistrements Opportunité, lier des prospects à des activités marketing, et ainsi de suite, plus les données de synthèse seront importantes affichées dans vos gadgets.

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Où puis-je obtenir les données de vos gadgets?

Pour que vous puissiez voir les données d'un gadget, vous devez obtenir les informations professionnelles dans le base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Les gadgets interrogent les données stockées pour afficher les graphiques avec les informations dont vous avez besoin.

Utilisez les formulaires pour entrer manuellement vos données professionnelles ou importez les données comme décrit dans importer vos données dans le gestionnaire de contacts professionnels. Les sections suivantes décrivent les gadgets dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et expliquent comment entrer les données qu'ils affichent.

Gadgets pour les ventes

Les gadgets de vente s'attachent aux aspects de votre processus de vente qui nécessitent votre attention, les points forts et les défis. Deux gadgets particulièrement détaillés, le pipeline des ventes et la synthèse des ventes sont décrits dans la section utilisation des gadgets pipeline des ventes et synthèse des ventes.

Gadget Synthèse des ventes

Le gadget synthèse des ventes affiche les opportunités de vente par quel stade de vente ils se trouvent.

Pour afficher les données dans n'importe quel gadget commercial, vous devez d'abord créer des enregistrements opportunité. Selon le type d'informations que vous souhaitez afficher, vous devez également ajouter produits et services à l'enregistrement opportunité.

Pour que les gadgets affichent des informations de revenu, vous devez entrer un pourcentage de probabilité, et ajouter des produits et services aux enregistrements opportunité. Le revenu attendu provient du pourcentage de probabilité et du total des produits et services sur les enregistrements. Les revenus proviennent du nombre total de produits et de services sur les enregistrements.

Remarque : Les enregistrements opportunité doivent être liés à des enregistrements compte ou contact professionnel.

Pour afficher les données de ce gadget...

... entrer des données dans ces champs sur un enregistrement opportunité

Le gadget s'affiche

Clients dormants

Étape de vente – pour qu'un compte ou un contact professionnel puisse être considéré comme un client, chacune d'elles doit avoir au moins une opportunité liée, avec le stade de vente fermé gagné.

Comptes et contacts professionnels avec lesquels vous n'avez pas de communication pour un intervalle sélectionné, et le revenu estimé représenté par chaque personne.

Pipeline des ventes

  • Probabilité (doit être supérieur à 0%),

  • Date de fermeture

  • Produits et services

Ouvrir les opportunités de vente par date de fermeture prévue.

Synthèse des ventes

  • Probabilité (doit être supérieur à 0%)

  • Étape de vente

  • Produits et services

Ouvrir des opportunités par étapes de vente.

Meilleurs clients

Étape de vente (doit être fermé ) et les produits et services

Les clients qui ont dépensé le plus d'argent avec votre société, par montant en dollars ou marge brute.

Meilleurs produits

Étape de vente (doit être fermé gagné ), Date de clôture et produits et services

Graphique de vos articles les plus vendus dans le temps, par nombre vendu, revenu ou marge brute.

Principales références

Initié par doit contenir le nom du compte ou du contact professionnel ayant fait référence à votre entreprise. Pour afficher les données relatives au revenu de l'entreprise concernée, vous devez également sélectionner une étape de vente clôturée par Won et ajouter des produits et des services.

Meilleures sources pour les nouvelles entreprises, par valeur en dollars ou par nombre de contacts.

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Gadgets marketing

Les comparaisons entre les activités marketing et les campagnes marketing constituent le travail principal des gadgets marketing. Pour tirer le meilleur parti de ces gadgets, vous devez créer des enregistrements détaillés pour chaque activité marketing et campagne que vous menez. Vous pouvez comparer les activités et les campagnes en fonction du nombre de comptes, de contacts professionnels, de prospects ou d'opportunités qu'ils génèrent, des revenus, des dépenses ou des montants budgétaires.

Pour obtenir des informations financières précises, veillez à inclure ces informations dans chaque enregistrement d'activité marketing:

  • Champ coût budgétisé sur la page Détails

  • Champ coût réel sur la page de suivi

  • Sur toutes les opportunités de vente ou les enregistrements compte, contact professionnel ou prospect qui sont le résultat d'une activité marketing, entrez le nom de l'activité dans le champ initié par de chaque enregistrement. Le total des produits et services répertoriés sur un formulaire opportunité est utilisé pour calculer le revenu attendu.

Pour afficher les données de ce gadget...

... vous devez...

... et le gadget

Analyse du type d'activité

Créez plusieurs enregistrements d'activité marketing du même type, puis entrez autant de détails que possible.

Compare toutes les activités d'un type unique, telles que les listes d'appels ou les activités de courrier électronique de masse. (Pour afficher le résultat d'une activité unique, utilisez l'onglet analyse de l' espace de travail marketing.)

Analyse de campagne

Créez un ou plusieurs enregistrements d'activité marketing de n'importe quel type, attribuez-les à une campagne et entrez autant de détails que possible.

Graphique les résultats de chaque activité d'une campagne marketing sélectionnée. La campagne par défaut est l' activité actuelle.

Comparaison des campagnes

Créez plusieurs campagnes marketing et entrez autant de détails que possible pour chaque activité dans les campagnes.

Compare le succès de toutes les campagnes marketing.

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Gadgets de gestion de projet

Graphique des gadgets de gestion de projet l'avancement de tous vos projets professionnels, affichés par échéance, chronologie et avancement.

Pour afficher les données de ce gadget...

Ouvrir cet enregistrement...

... et entrer des données dans ces champs

Projets professionnels-en retard

Projet professionnel

  • Date de début

  • Date d'échéance (doit être antérieur à la date actuelle)

  • % achevé

Projets professionnels-échéance suivante

Projet professionnel

  • Date de début

  • Échéance

  • % achevé

Projets professionnels-tous

Projet professionnel

  • Date de début

  • Échéance

  • % achevé

Tâches de projet-en retard

Tâche de projet

  • Date de début

  • Date d'échéance (doit être antérieur à la date actuelle)

  • % achevé

Tâches de projet-échéance suivante

Tâche de projet

  • Date de début

  • Échéance

  • % achevé

Tâches de projet-toutes

Tâche de projet

  • Date de début

  • Échéance

  • % achevé

business projects gadget

Le gadget tâches du projet-à venir affiche les tâches dont les dates d'échéance approchent.

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Gadget général

Ce gadget n'est pas spécifique à une fonction de travail, mais peut être utile à de nombreux emplacements.

  • Les éléments récents. Liste de 18 éléments récemment ouverts, avec des icônes pour indiquer la nature de chaque type d'élément.

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Ajouter ou supprimer un gadget

Les gadgets dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sont catégorisés par les espaces de travail dans lesquels vous les utilisez le plus probablement, mais vous pouvez ajouter n'importe quel gadget à n'importe quel espace de travail, ou au tableau de bord.

Ajouter un gadget au tableau de bord

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Dans le ruban, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Ajouter des gadgets, cliquez sur l'une des options suivantes:

    • Ventes

    • Marketing

    • Gestion des projets

    • Standard

  3. Cliquez sur le gadget que vous voulez afficher.

Le gadget apparaît sur le tableau de bord. Faites déFiler vers le bas pour afficher les autres gadgets.

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Ajouter un gadget à un espace de travail

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Marketing.

    • Gestion des projets.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet gadgets.

  3. Dans le groupe ajouter des gadgets, cliquez sur l'une des options suivantes:

    • Ventes

    • Marketing

    • Gestion des projets

    • Standard

gadgets tab

Onglet gadgets du ruban.

  1. Cliquez sur le gadget que vous voulez afficher.

Le gadget apparaît en haut de l'espace de travail.

Conseil : L'ajout d'un gadget à un espace de travail entraîne automatiquement l'affichage de la zone d'affichage du gadget.

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Supprimer un gadget

  • Sur le gadget que vous voulez supprimer, cliquez sur le bouton supprimer close button on gadget .

    Le gadget se ferme et les autres gadgets sont décalés vers le haut ou vers le côté pour combler l'espace laissé par un gadget supprimé.

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Utiliser les gadgets

Chaque gadget est doté de plusieurs boutons.

Cliquez sur

Résultat

Refresh gadget button

Actualiser     Met à jour les données en interrogeant votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels, puis en affichant les informations actuelles.

Create report button on a gadget

Lancer le rapport     Affiche le rapport sur lequel les données de gadget sont basées.

Boutons Options du gadget

Options     Ouvre une boîte de dialogue que vous pouvez utiliser pour sélectionner les données affichées dans le gadget.

close button on gadget

Remove (supprimer    )  Supprime le gadget d'un espace de travail ou du tableau de bord.

Remarque : La suppression d'un gadget d'un espace de travail ne supprime pas le gadget du tableau de bord.

Remarque : Les gadgets ne sont pas redimensionnables.

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Choisir les données affichées dans un gadget

Chaque gadget vous présente un segment d'informations spécifique, mais vous pouvez choisir exactement les bits de vos données professionnelles que vous voulez afficher. Vous pouvez même ajouter plusieurs fois le même gadget à votre tableau de bord ou à l'espace de travail, en choisissant différentes données à afficher dans chaque gadget.

  1. Cliquez sur le bouton options Boutons Options du gadget sur un gadget.

  2. Examinez les sélections dans les listes et les cases à cocher de la boîte de dialogue, puis cliquez sur les options que vous souhaitez afficher dans le gadget.

  3. Si vous souhaitez que le gadget affiche des étiquettes, sous graphique, activez l'une des cases à cocher suivantes:

    • Titres des axes. Affiche les étiquettes des données sur les axes x et y du graphique de gadgets.

    • Sous-titre. Affiche une étiquette décrivant les données du gadget, comme les opportunités générées par les activités en cours.

    • Légende. Affiche des étiquettes pour chacune des couleurs et barres du gadget. Pas d'option sur chaque gadget.

  4. Cliquez sur OK. Les données du gadget sont mises à jour.

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RéOrganiser ou déplacer des gadgets

Vous pouvez déplacer des gadgets sur des espaces de travail ou le tableau de bord.

Pour déplacer un gadget, faites-le glisser vers son nouvel emplacement dans l'espace de travail ou sur le tableau de bord.

Les espaces de travail affichent des gadgets sur une seule ligne. Pour afficher des gadgets qui ne sont pas visibles dans un espace de travail, cliquez sur les flèches pour faire défiler vers la droite ou la gauche.

Dans le tableau de bord, les autres gadgets se déplacent verticalement ou horizontalement pour remplir l'espace. Le tableau de bord affiche des gadgets en colonnes et peut s'étendre verticalement pour afficher jusqu'à 20 gadgets. Vous pouvez choisir d'afficher les gadgets dans un maximum de quatre colonnes.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels pour afficher le tableau de bord.

  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.

  3. Dans le groupe colonnes, cliquez sur le nombre de colonnes que vous voulez afficher.

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Afficher un rapport à partir d'un gadget

Chaque gadget peut générer un rapport à partir de ses données affichées. Pour afficher un rapport à partir d'un gadget, effectuez l'une des opérations suivantes:

  • Cliquez sur le bouton lancer le rapport. Create report button on a gadget sur le gadget.

Le rapport affiche toutes les données du gadget, ainsi que d'autres informations connexes. Par exemple, si vous ouvrez le rapport à partir du gadget clients dormants, vous pouvez afficher la liste des clients qui n'ont pas eu de contact avec votre entreprise au cours des 30 derniers jours, ainsi que le nom de compte de chaque client, le numéro de téléphone, l'étape de vente et la date de fermeture. de la dernière opportunité que vous avez créée pour le client.

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