Utiliser des fichiers dans une bibliothèque de documents

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Votre bibliothèque de documents SharePoint propose de nombreuses façons de travailler avec vos fichiers à partir de la création de fichiers pour les copier et les déplacer entre des dossiers. Vous pouvez afficher le travail que vous et d'autres utilisateurs avez réalisé sur les fichiers, puis enregistrer les anciennes versions que vous pouvez restaurer le cas échéant. Vous et votre équipe avez de nombreuses possibilités pour contrôler l'emplacement et la manière dont vous travaillez avec vos fichiers.

Créer un document, un lien ou un dossier dans une bibliothèque de documents

Après avoir créé une bibliothèque de documents SharePoint, vous devez ajouter du contenu. Vous pouvez commencer en créant ou en chargeant des documents et des fichiers.

Création d'un nouveau dossier ou document dans Office 365

Lorsque vous choisissez un nouveau document Office 365, un fichier générique est créé dans la bibliothèque (document. docx, Book. xlsx, etc.) et un document vierge est ouvert dans l'application correspondante. L'administrateur ou le propriétaire de votre SharePoint ou Office 365 pourra définir différents types de documents. Pour plus d'informations , voir créer un fichier dans une bibliothèque de documents.

Pour organiser vos fichiers, vous pouvez utiliser des dossiers dans une bibliothèque de documents. Pour plus d'informations sur l'ajout de dossiers à votre bibliothèque, voir créer un dossier dans une bibliothèque de documents .

Modifier des fichiers dans une bibliothèque de documents

Vous pouvez ouvrir et modifier des fichiers associés à des applications Office 365 telles que Word, Excel et PowerPoint en ligne lorsque vous cliquez sur le nom de fichier dans une bibliothèque de documents. Lorsque vous effectuez une modification dans Office 365, toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.

Menu de sélection de fichier avec l'ouverture en surbrillance

Lorsque vous disposez d'une application de bureau telle que Word, celle-ci s'affiche lorsque vous ouvrez ou modifiez le fichier. Si vous choisissez une application de bureau, le document s'ouvre dans l'application et vous pouvez le modifier comme n'importe quel autre fichier. Contrairement à la version en ligne de Word, Excel ou PowerPoint, permettant d'enregistrer les modifications, vous devez enregistrer explicitement le document avant de quitter.

Si aucune application n'est associée à un fichier, vous avez la possibilité de télécharger le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture et la modification de fichiers, voir modifier un document dans une bibliothèque de documents .

Supprimer des fichiers d'une bibliothèque de documents

Si un élément d'une bibliothèque de documents n'est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer. Lorsque vous supprimez un dossier, SharePoint supprime également les fichiers ou dossiers qu'il contient. Pour plus d'informations , voir supprimer un dossier, un fichier ou un lien dans une bibliothèque de documents .

Icône Supprimer et lien mise en évidence dans la barre de liens supérieure

Si vous supprimez un fichier qui ne doit pas être restauré, vous pourrez peut-être le restaurer à partir de la corbeille. Pour plus d'informations, voir restaurer du contenu supprimé dans la corbeille d'un site SharePoint .

Extraire ou archiver des fichiers pour les modifier en exclusivité

Lorsque vous extrayez un fichier, vous en verrouillez d'autres. Cela évite aux collègues d'annuler ou de remplacer les modifications apportées.

Sélectionnez un fichier, cliquez sur les ellipses dans la barre supérieure, puis sélectionnez extraire.

Si un fichier est extrait, les autres utilisateurs ne peuvent pas le consulter ou le modifier. Lorsque vous archivez de nouveau le fichier, les autres personnes peuvent voir les modifications que vous avez apportées. Pour plus d'informations , voir extraire ou archiver des fichiers dans une bibliothèque de documents.

Consulter l'activité des fichiers dans une bibliothèque de documents

Lorsque vous travaillez avec une équipe, vous pouvez consulter l'activité d'un fichier, par exemple, l'ajout, la suppression et la modification dans une bibliothèque de documents, afin de vous assurer que les éléments sont sur la bonne voie. Vous pouvez voir l'activité d'un fichier pour un élément unique ou une vue d'ensemble de toutes les activités dans une bibliothèque de documents.

Liste activité récente

Pour plus d'informations sur la mise à jour des fichiers, vous pouvez développer certains éléments sous activité récente. Pour plus d'informations sur l'affichage de l'activité des fichiers , voir activité des fichiers dans une bibliothèque de documents .

Afficher et utiliser l'historique des versions de fichiers dans une bibliothèque de documents

L'historique des versions de SharePoint Online crée une nouvelle version de fichiers qui sont enregistrés ou archivés dans une bibliothèque de documents.

Boîte de dialogue Historique des versions avec 3 versions.

Dans l'historique des versions, vous pouvez afficher les commentaires qui ont été ajoutés lorsque le fichier a été archivé, la taille du fichier et la date de l'archivage ou de l'enregistrement dans une bibliothèque de documents. Vous pouvez également choisir de restaurer ou de supprimer une version du fichier. Pour plus d'informations, voir afficher l'historique des versions d'un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint .

Afficher et modifier des informations de fichier dans une bibliothèque de documents

Votre bibliothèque de documents stocke des propriétés individuelles, telles que le nom de fichier, le titre et le mot-dièse de vos fichiers, dossiers et liens, ainsi que les éléments eux-mêmes.

Volet métadonnées de document Office 365

Vous pouvez afficher et modifier les propriétés nom, titre ou mot-dièse sur chaque élément de votre bibliothèque de documents. Pour connaître la procédure d'affichage et de modification de ces propriétés, voir afficher et modifier les informations relatives à un fichier, un dossier ou un lien dans une bibliothèque de documents .

Nous sommes à votre écoute.

Mise à jour: 16 octobre 2018

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