Utilisation des feuilles de données

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Lorsque vous ouvrez une table ou affichez les résultats d'une requête, Access affiche le résultat de la table ou de la requête en mode feuille de données. Les données de la table ou les résultats de la requête affichés en mode feuille de données sont communément appelés feuille de données. Vous pouvez personnaliser l'apparence d'une feuille de données pour afficher des données spécifiques à utiliser en tant que rapport simple.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur les feuilles de données

Organiser les données en modifiant et en déplaçant des colonnes ou des lignes

Modifier le style de quadrillage et la couleur d'arrière-plan

Modifier la mise en forme du texte

Résumer des données en ajoutant une ligne de total

Appliquer le tri et le filtrage

Enregistrer les modifications apportées à la disposition

En savoir plus sur les feuilles de données

Une feuille de données est la représentation visuelle des données contenues dans une table ou des résultats renvoyés par une requête. Il affiche les champs de chaque enregistrement d'une table, d'un formulaire ou d'un résultat de requête sous la forme d'un tableau (de lignes et de colonnes), comme illustré ici.

Table employés en mode feuille de données

Par défaut, les tables et les requêtes sont ouvertes en mode feuille de données. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur une table ou une requête, puis cliquez sur ouvrir dans le menu contextuel pour ouvrir la table ou la requête en tant que feuille de données.

Lorsque vous appliquez des formats spécifiques aux lignes et aux colonnes, ou lorsque vous ajoutez une ligne total, une feuille de données peut également servir de rapport simple.

Organiser les données en modifiant et en déplaçant des colonnes ou des lignes

Vous pouvez organiser les données pour faciliter l'affichage de la feuille de données ou pour afficher uniquement les données requises à un moment précis. Cette section vous montre les différentes façons dont vous pouvez effectuer cette opération.

Redimensionner des colonnes ou des lignes

Parfois, toutes les colonnes d'une feuille de données ne tiendront pas sur votre écran ou dans l'impression, ou des colonnes individuelles peuvent occuper plus d'espace qu'elles ne leur faut pour leur contenu. De plus, il peut être préférable de modifier la hauteur des lignes de sorte que le texte qui ne tient pas dans une colonne puisse continuer sur une nouvelle ligne.

Une fois que vous avez ouvert une table, une requête ou un formulaire en mode feuille de données, vous pouvez redimensionner manuellement les colonnes individuelles ou redimensionner automatiquement une colonne pour qu'elle s'ajuste à son contenu.

Redimensionner manuellement une colonne

  1. Placez le pointeur sur le bord de la colonne que vous voulez redimensionner.

  2. Lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes, faites glisser la bordure de la colonne jusqu'à atteindre la taille souhaitée.

    Redimensionnement d'une colonne dans une feuille de données

Redimensionner automatiquement une colonne

  1. Pour redimensionner une colonne afin de l'ajuster au contenu, positionnez le pointeur sur le bord de la colonne que vous voulez redimensionner.

  2. Lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes, double-cliquez sur la bordure de la colonne.

    Redimensionnement d'une colonne pour l'ajuster au mieux son texte

Redimensionner plusieurs colonnes

  • Pour redimensionner plusieurs colonnes en même temps, maintenez la touche Maj enfoncée, sélectionnez plusieurs colonnes adjacentes, puis redimensionnez les colonnes sélectionnées. Vous pouvez également sélectionner l'intégralité de la feuille de données et redimensionner toutes les colonnes.

Redimensionner des lignes

  • Pour redimensionner des lignes, positionnez le pointeur entre deux sélecteurs d'enregistrement dans la feuille de données, puis faites glisser jusqu'à ce que les lignes aient la taille souhaitée.

Vous ne pouvez pas redimensionner chaque ligne individuellement: lorsque vous redimensionnez une ligne, toutes les lignes sont redimensionnées.

Redimensionnement d'une ligne dans une feuille de données

Ajuster la hauteur des lignes à la valeur par défaut

  1. Pour redimensionner les lignes à la hauteur par défaut, cliquez avec le bouton droit sur un sélecteur d'enregistrement, puis cliquez sur hauteur de ligne dans le menu contextuel.

    Cliquer avec le bouton droit sur un sélecteur d'enregistrement

    Cliquer sur hauteur de ligne dans le menu contextuel

  2. Dans la boîte de dialogue hauteur de ligne , activez la case à cocher hauteur standard , puis cliquez sur OK.

Remarque : Vous ne pouvez pas annuler les modifications apportées à la largeur d'une colonne ou à la hauteur des lignes en cliquant sur le bouton Annuler de la barre d'outils accès rapide. Pour annuler les modifications, fermez la feuille de données, puis cliquez sur non lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la mise en page de la feuille de données. Le fait de cliquer sur non annulera également les autres modifications de disposition apportées.

Déplacer une colonne

Vous pouvez rapidement modifier l'ordre des colonnes dans une feuille de données en faisant glisser les colonnes vers d'autres emplacements au sein de la feuille de données. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu'une colonne spécifique reste toujours affichée.

  • Cliquez sur l'en-tête de colonne pour sélectionner une colonne, ou maintenez la touche Maj enfoncée pour sélectionner plusieurs colonnes adjacentes, puis faites glisser les colonnes vers un nouvel emplacement.

    Déplacement de la colonne prénom vers la position la plus à gauche

Renommer une colonne

Il peut arriver que vous souhaitiez renommer une colonne afin de mieux décrire les données qu'elle contient. Par exemple, si une colonne contenant des adresses de messagerie est nommée EMAdd, il est possible que vous souhaitiez rendre l'en-tête de colonne plus compréhensible en modifiant son adresse de messagerie. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne, cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel, puis tapez le nouveau nom. Par exemple, tapez adresse de messagerie.

Renommer une colonne

Affichage ou masquage de colonnes

Si vous voulez afficher ou imprimer uniquement certaines colonnes de votre feuille de données, vous pouvez masquer les colonnes que vous ne voulez pas afficher. Par exemple, si vous utilisez une base de données d'informations de contact, vous souhaiterez peut-être uniquement afficher le nom complet et l'adresse de messagerie de chaque contact. Vous pouvez créer cet affichage en masquant toutes les autres colonnes.

Masquer des colonnes

  1. Cliquez sur le titre de la colonne que vous souhaitez masquer.

    Pour sélectionner des colonnes adjacentes, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur autres en-têtes de colonne.

    Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner de colonnes non adjacentes. Sélectionnez d'autres colonnes et masquez celles-ci séparément.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne, puis cliquez sur Masquer les champs dans le menu contextuel.

Afficher les colonnes

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne, puis cliquez sur afficher les champs dans le menu contextuel.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes , activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur Fermer.

Modifier le style de quadrillage et la couleur d'arrière-plan

Lorsque vous utilisez une feuille de données, vous pouvez améliorer l'apparence des données en modifiant les formats, tels que le style de quadrillage ou la couleur d'arrière-plan, ou en créant des couleurs différentes pour les lignes alternantes.

Définition du style de quadrillage

  1. Sous l'onglet Accueil , dans le groupe mise en forme du texte , cliquez sur la flèche en regard du bouton quadrillage .

  2. Cliquez sur le style de quadrillage souhaité.

Définir la couleur d'arrière-plan

  1. Sous l'onglet Accueil , dans le groupe mise en forme du texte , cliquez sur la flèche en regard du bouton couleur d' arrière-plan .

  2. Cliquez sur la couleur d'arrière-plan souhaitée.

Modifier la couleur d'arrière-plan des lignes en alternance

Vous pouvez définir la couleur d'arrière-plan des lignes alternantes dans une feuille de données indépendamment de la couleur d'arrière-plan par défaut. En définissant une couleur d'arrière-plan alternée, vous pouvez faciliter la distinction entre les lignes adjacentes.

  1. Sous l'onglet Accueil , dans le groupe mise en forme du texte , cliquez sur la flèche en regard du bouton autre couleur de ligne .

  2. Cliquez sur la couleur d'arrière-plan que vous voulez appliquer.

Modifier la mise en forme du texte

Une fois que vous avez ouvert une table, une requête ou un formulaire en mode feuille de données, vous pouvez modifier l'apparence du texte, y compris la mise en forme. Notez que vos modifications s'appliquent à l'ensemble de la feuille de données. Si vous souhaitez que vos modifications s'affichent automatiquement la prochaine fois que vous ouvrez la feuille de données, n'oubliez pas de cliquer sur Oui lorsque vous fermez la feuille de données et êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la mise en page.

Vous pouvez utiliser les commandes supplémentaires du groupe mise en forme du texte sous l'onglet Accueil pour modifier les attributs de police dans la feuille de données.

  1. Cliquez sur n'importe quelle cellule dans la feuille de données.

  2. Sous l'onglet Accueil , dans le groupe mise en forme du texte , effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes:

    • Pour modifier la police, tapez ou cliquez sur une police dans la zone police .

    • Pour modifier la taille de police, tapez ou sélectionnez une taille de police dans la zone taille de police .

    • Pour modifier le style de police, cliquez sur le bouton gras, italiqueou souligné (ou une combinaison quelconque des trois).

    • Pour modifier la couleur de police, cliquez sur la flèche en regard du bouton couleur de police , puis sélectionnez une couleur dans la palette.

Résumer des données en ajoutant une ligne de total

En ajoutant une ligne total à une feuille de données, vous pouvez rapidement voir le total calculé pour une colonne. En plus de additionner une colonne de données, vous pouvez utiliser la ligne total pour effectuer d'autres calculs, par exemple pour trouver des moyennes, pour compter le nombre d'éléments dans une colonne et pour trouver la valeur minimale ou maximale dans une colonne de données.

Pour afficher la ligne total, procédez comme suit:

  1. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Une nouvelle ligne apparaît en bas de la feuille de données, avec le mot total dans la première colonne.

  2. Cliquez sur une cellule qui se trouve sur la même ligne que la cellule contenant le mot total.

  3. Cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis cliquez sur le type de calcul que vous souhaitez afficher dans cette cellule.

    La liste des fonctions ou types de calculs disponibles dépend du type de données de la colonne. Par exemple, si la colonne contient des valeurs de devise, vous voyez une liste des fonctions qui s'appliquent aux calculs de devise, comme les valeurs minimum et maximum.

    Ligne total dans une feuille de données avec un choix de fonctions

Pour plus d'informations sur l'utilisation de la fonctionnalité ligne total, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuille de données à l'aide d'une ligne totaux.

Appliquer le tri et le filtrage

Certains changements rapides supplémentaires peuvent faciliter l'affichage et l'impression de votre feuille de données. Par exemple, dans l'illustration suivante, les noms de sociétés sont triés par ordre alphabétique.

Feuille de données avec une colonne triée par ordre alphabétique

  • Pour appliquer le tri, cliquez avec le bouton droit sur la colonne (ou cliquez sur la flèche dans l'en-tête de colonne), puis cliquez sur l'option de tri souhaitée.

  • Pour appliquer un filtre, cliquez sur la flèche dans l'en-tête de colonne et activez les cases à cocher des valeurs que vous voulez afficher. Vous pouvez également cliquer sur Filtres textuels ou filtres numériques pour créer des filtres plus détaillés.

Enregistrer les modifications apportées à la disposition

Après avoir modifié la disposition et l'apparence d'une feuille de données, vous devez enregistrer les modifications si vous souhaitez conserver les modifications la prochaine fois que vous ouvrirez la feuille de données. Lorsque vous fermez une feuille de données après avoir apporté des modifications à sa disposition, vous êtes invité à enregistrer ces modifications. Si vous cliquez sur Oui, les modifications sont enregistrées et appliquées la prochaine fois que vous ouvrez la feuille de données. Si vous cliquez sur non, les modifications sont supprimées et la feuille de données s'ouvre avec les paramètres de disposition par défaut (ou les derniers paramètres enregistrés) la prochaine fois que vous les ouvrez.

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