Utilisation des dossiers de messagerie dans Outlook sur le web

Si vous voulez organiser vos messages dans Outlook sur le web, vous pouvez créer des dossiers ou renommer, déplacer ou supprimer les dossiers existants. Vous pouvez également définir des règles afin que Outlook sur le web déplace automatiquement les messages dans des dossiers en fonction de conditions que vous spécifiez.

Choisir la version pour les instructions

Les instructions diffèrent légèrement selon si vous utilisez ou non la nouvelle version d’Outlook sur le web. Sélectionnez la version d’Outlook sur le web que vous utilisez pour consulter les étapes qui s’appliquent à vous.

SI VOTRE BOÎTE AUX LETTRES RESSEMBLE À CECI...

Version bêta d’Outlook sur le web

Voir Instructions relatives à la nouvelle version d’Outlook sur le web.

SI VOTRE BOÎTE AUX LETTRES RESSEMBLE À CECI...

Outlook sur le web

Voir Instructions relatives à la version classique d’Outlook sur le web.

Remarque : Si votre organisation a inclus son logo dans la barre d’outils, il est possible que ce que vous voyiez soit légèrement différent de ce qui est illustré ci-dessus.

Instructions applicables au nouveau Outlook sur le web

Par défaut, votre compte commence par ces dossiers :

  • Boîte de réception : les messages entrants arrivent dans votre boîte de réception, sauf si vous avez créé une Règle de boîte de réception pour les rediriger vers un autre dossier ou s’ils sont identifiés comme du courrier indésirable.

  • Courrier indésirable : les messages qui présentent des caractéristiques de courrier indésirable mais qui ne sont pas bloqués par un filtre anti-spam avant d’atteindre votre boîte aux lettres sont automatiquement déplacés vers ce dossier. En savoir plus sur la façon de Filtrer les courriers indésirables et les spams dans Outlook sur Internet.

  • Brouillons : si vous rédigez un message mais ne pouvez pas le terminer, il est automatiquement enregistré dans votre dossier Brouillons. Vous pouvez revenir au message plus tard pour finir de le rédiger puis l’envoyer.

  • Éléments envoyés : par défaut, une copie de chaque message envoyé est placée dans votre dossier Éléments envoyés.

  • Éléments supprimés : lorsque vous supprimez un message, il est déplacé vers le dossier Éléments supprimés.

Vous trouverez la plupart des actions que vous pouvez effectuer avec un dossier dans le menu contextuel qui s’affiche lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur ce dossier.

  • Créer un nouveau sous-dossier pour créer un nouveau sous-dossier dans le dossier sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit.

  • Supprimer le dossier pour déplacer le dossier et tout son contenu vers les éléments supprimés.

  • Supprimer tout pour déplacer tous les éléments du dossier sélectionné vers les éléments supprimés.

  • Tout marquer comme lu pour marquer comme lus tous les éléments du dossier sélectionné.

  • Renommer pour donner un nom différent au dossier. Les dossiers par défaut, tels que le dossier Boîte de réception, ne peuvent pas être renommés.

Créez de nouveaux dossiers pour organiser vos messages comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour un projet particulier, pour tous les messages en provenance d’un contact particulier ou pour tous les messages envoyés à un groupe de distribution dont vous faites partie.

Créer un dossier

  1. En bas du volet de dossiers, sélectionnez Nouveau dossier.

  2. Dans la zone Nouveau dossier, donnez un nom au dossier, puis appuyez sur Entrée.

Créer un sous-dossier

  1. Dans le volet de dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier.

  2. Sélectionnez Créer un nouveau sous-dossier.

  3. Dans la zone Nouveau dossier, donnez un nom au dossier puis appuyez sur Entrée.

Remarque : Vous ne pouvez pas déplacer ou renommer les dossiers par défaut tels que Boîte de réception, Brouillons ou Éléments supprimés.

  1. Dans le volet de dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez renommer.

  2. Sélectionnez Renommer.

  3. Entrez un nom pour le dossier puis appuyez sur Entrée.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers par défaut tels que Boîte de réception et Eléments envoyés.

  1. Dans le volet de dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier ou le sous-dossier à supprimer.

  2. Sélectionnez Supprimer le dossier.

  3. Sélectionnez OK pour confirmer.

Dans Outlook sur le web, le dossier Favoris inclut automatiquement ces dossiers : Boîte de réception, Éléments envoyés et Éléments supprimés. Vous pouvez ajouter des dossiers aux Favoris pour faciliter le suivi des dossiers les plus importants pour vous. Lʼajout d'un dossier aux Favoris ne déplace pas le dossier mais crée un lien vers celui-ci. Les dossiers ajoutés aux Favoris se trouvent toujours dans votre dossier personnel.

  • Pour ajouter un dossier aux Favoris, cliquez avec le bouton droit sur le dossier sous votre dossier personnel puis sélectionnez Ajouter aux favoris.

  • Pour réorganiser les dossiers dans les Favoris, sélectionnez un dossier et faites-le glisser vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie des dossiers. Ou cliquez avec le bouton droit sur un dossier puis sélectionnez Déplacer vers le haut dans la liste ou Descendre dans la liste.

  • Pour supprimer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez supprimer des Favoris puis sélectionnez Supprimer des favoris. Cette action supprime uniquement le lien vers le dossier, ce dernier est toujours présent dans votre dossier personnel.

En fonction des stratégies de votre organisation, vous pouvez éventuellement ajouter un dossier public aux Favoris. Pour plus d’informations sur la façon de créer un dossier public dans Outlook sur le web et l’ajouter à vos favoris, voir Créer et partager un dossier public.

Remarque :  Les stratégies sont contrôlées par l’administrateur de votre organisation. Les stratégies peuvent ne pas être disponibles pour votre compte.

Des stratégies d’archivage et des stratégies de rétention peuvent servir à déplacer ou supprimer automatiquement les messages de votre boîte aux lettres au bout d’une durée déterminée. Pour en savoir plus sur les stratégies et la manière de les affecter, voir Stratégies de rétention et d’archivage dans Outlook Web App.

Lorsque vous supprimez un message, il est d’abord déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Vous pouvez supprimer manuellement les messages ou définir Outlook sur le web pour que celui-ci efface automatiquement votre dossier Éléments supprimés chaque fois que vous vous déconnectez.

Remarque : Les contenus des dossiers supprimés sont visibles uniquement une fois que vous développez le dossier Éléments supprimés:

Capture d’écran montrant le développement du Dossier Éléments supprimés.

Vider le dossier Éléments supprimés lors de la déconnexion.

  1. En haut de la page, sélectionnez Paramètres Settings > Afficher tous les paramètres d’Outlook.

  2. Sélectionnez Courrier > Gestion des messages.

  3. Sous Options des messages, activez la case à cocher à côté de Vider le dossier éléments supprimés.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour savoir comment restaurer des messages supprimés, voir Récupérer des messages électroniques supprimés dans Outlook sur Internet.

Utilisez les commandes de Outlook sur le web la barre de commandes ou configurez des règles afin de pouvoir Outlook sur le web déplacer automatiquement les messages dans des dossiers dès que vous les recevez.

Utilisez les commandes pour gérer automatiquement les messages.

Des commandes comme Ranger et Déplacer vous permettent de supprimer ou déplacer des messages d’un expéditeur particulier automatiquement. Ces commandes apparaissent dans Outlook sur le web la barre de commandes lorsque vous sélectionnez un message dans votre boîte de réception.

  • Ranger vous permet de supprimer rapidement des messages indésirables dans votre boîte de réception. Lorsque vous sélectionnez un message, vous pouvez automatiquement supprimer tous les messages entrants de cet expéditeur, conserver les derniers messages électroniques et supprimer le reste ou supprimer les messages électroniques antérieurs à 10 jours.

  • Déplacer vous permet de déplacer un message spécifique dans un autre dossier.

Configurer des règles pour gérer automatiquement les messages.

Utilisez des règles pour déplacer automatiquement les messages dans des dossiers dès que vous les recevez.

  1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez un message auquel vous souhaitez affecter une règle et sélectionnez Autres actions sur la barre de commandes.

  2. Sélectionnez Créer une règle. La boîte de dialogue Créer une règle s’ouvre.

  3. Choisissez un dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages de cet expéditeur.

  4. Pour choisir d’autres conditions et actions, cliquez sur Autres options.

    Par défaut, la case à cocher Arrêter de traiter plus de règles est activée. Lorsque cette option est sélectionnée, les règles suivantes sont ignorées, même si elles s’appliquent au message.

  5. Sélectionnez OK pour enregistrer la règle.

Instructions pour la version classique d’Outlook sur le web

Par défaut, votre compte commence par ces dossiers :

Dossiers de courrier par défaut dans Favoris
  • Boîte de réception : les messages entrants arrivent dans votre boîte de réception, sauf si vous avez créé une règle de boîte de réception pour les rediriger vers un autre dossier, ou s’ils sont identifiés comme du courrier indésirable.

  • Courrier non prioritaire vous permet de filtrer le courrier en fonction de la façon dont vous avez traité vos messages entrants antérieurement. Une fois activé, le serveur de messagerie effectue le suivi des messages lus ou non lus. Les messages non lus sont déplacés vers le dossier Courrier non prioritaire.

  • Éléments envoyés : par défaut, une copie de chaque message envoyé est placée dans votre dossier Éléments envoyés.

  • Éléments supprimés : lorsque vous supprimez un message, il est déplacé vers le dossier Éléments supprimés.

Dans Outlook sur le web, si vous choisissez Plus sous Dossiers, vous trouverez que ces dossiers par défaut sont organisés sous les Favoris. Les mêmes dossiers par défaut sont répertoriés sous votre dossier personnel et font partie d’une plus grande liste de dossiers, dont un grand nombre que votre administrateur a pu créer. Votre administrateur peut avoir ajouté les dossiers suivants :

  • Brouillons : si vous rédigez un message, mais ne pouvez pas le terminer, il est automatiquement enregistré dans votre dossier Brouillons. Vous pouvez revenir au message plus tard pour finir de le rédiger, puis l’envoyer.

  • Courrier indésirable : les messages qui présentent des caractéristiques de courrier indésirable, mais qui ne sont pas bloqués par un filtre de courrier indésirable avant d’atteindre votre boîte, sont automatiquement déplacés vers ce dossier. Pour plus d’informations sur le dossier Courrier indésirable, voir En savoir plus sur le courrier indésirable et le hameçonnage.

  • Notes : dossier en lecture seule. Vous devez utiliser Outlook pour créer ou modifier des éléments dans ce dossier.

  • Historique des conversations Par défaut, une copie de chaque conversation que vous avez dans Skype Entreprise est placée dans votre dossier Historique des conversations.

La plupart de ce que vous pouvez faire avec un dossier se trouve dans le menu raccourci (contextuel) qui s’affiche lorsque vous sélectionnez un dossier et cliquez avec le bouton droit. Le raccourci qui apparaît sera différent si vous avez sélectionné un dossier sous Favoris ou sous votre dossier personnel.

Dossier Favoris

Le dossier Favoris affiche les dossiers des messages les plus importants. Le menu contextuel propose des options qui sont utilisées ou nécessaires la plupart du temps lors de l’utilisation de ces dossiers.

Menu contextuel qui s’affiche lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur la boîte de réception

  • Déplacez vers le haut dans la liste ou Descendre dans la liste Utilisez une de ces options pour repositionner le dossier plus haut ou plus bas dans la hiérarchie des dossiers.

  • Supprimer des Favoris : supprimer le dossier des Favoris. Supprimer le dossier des Favoris ne le supprime pas de votre dossier personnel.

  • Vider le dossier : supprimer tous les éléments présents dans le dossier, y compris les éventuels sous-dossiers.

  • Marquer comme lus : marquer tous les éléments présents dans le dossier comme lus.

  • Attribuer une stratégie : attribuer une stratégie d’archivage ou de rétention aux messages dans le dossier. Cette option n’est peut-être pas disponible si votre administrateur ne l’a pas activée.

  • Autorisations : autoriser d’autres utilisateurs à accéder aux dossiers de votre boîte aux lettres.

Dossiers personnels

Votre dossier personnel est un ensemble de tous les dossiers de messages disponibles. Le menu raccourci (contextuel) joint à vos dossiers personnels offre davantage d’options que le menu contextuel du dossier Favoris. Toutefois, toutes les options ne sont pas disponibles pour tous les dossiers et certaines options ne sont pas disponibles en raison d’autorisations d’administration.

Menu contextuel qui s’affiche lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un dossier personnel

Le menu contextuel d'un dossier personnel comporte quatre options que le menu contextuel d'un dossier Favoris n'a pas :

  • Créer un dossier : permet de créer un sous-dossier dans le dossier sélectionné par clic droit.

  • Renommer pour donner un nom différent au dossier. Les dossiers par défaut, tels que le dossier Boîte de réception, ne peuvent pas être renommés.

  • Ajouter aux favoris : permet d’ajouter le dossier actif à vos Favoris.

  • Déplacer Ouvre une fenêtre de sorte que vous puissiez déplacer le dossier sélectionné vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie des dossiers. Vous pouvez également sélectionner et faire glisser un dossier vers un nouvel emplacement.

    Remarque : La prochaine fois que vous vous connectez, les dossiers que vous avez créés seront classés par ordre alphabétique.

Créez de nouveaux dossiers pour organiser vos messages comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour un projet particulier, pour tous les messages en provenance d’un contact particulier ou pour tous les messages envoyés à un groupe de distribution dont vous faites partie.

Créer un dossier.

  1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

    Capture d’écran du curseur pointant sur le bouton Autres dans le volet de navigation dans Outlook sur le web.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • En regard de Favoris ou le nom de votre dossier personnel, cliquez sur le bouton Créer un nouveau dossier. Bouton Créer un dossier .

    • Cliquez avec le bouton droit sur votre dossier personnel, puis sélectionnez Créer un nouveau dossier.

  3. Dans la zone Nouveau dossier, donnez un nom au dossier, puis appuyez sur Entrée.

Conseils : 

  • Les nouveaux dossiers créés apparaissent automatiquement sous les dossiers par défaut.

  • Tout nouveau dossier créé dans le dossier Favoris est automatiquement ajouté à votre dossier personnel, mais il peut uniquement être supprimé à partir du dossier personnel.

  • Tout nouveau dossier créé dans votre dossier personnel, cependant, s’affiche uniquement dans le dossier Favoris si vous cliquez dessus avec le bouton droit puis sélectionnez Ajouter aux Favoris.

Créer un nouveau sous-dossier.

  1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

    Capture d’écran du curseur pointant sur le bouton Autres dans le volet de navigation dans Outlook sur le web.

  2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier, puis sélectionnez Créer un nouveau sous-dossier.

  3. Dans la zone Nouveau dossier, donnez un nom au sous-dossier puis appuyez sur Entrée.

Remarque : Vous ne pouvez pas déplacer ou renommer les dossiers par défaut tels que Boîte de réception, Brouillons ou Éléments supprimés.

  1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

    Capture d’écran du curseur pointant sur le bouton Autres dans le volet de navigation dans Outlook sur le web.

  2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez renommer, puis sélectionnez Renommer.

  3. Entrez un nom pour le dossier puis appuyez sur Entrée.

Vous pouvez également faire glisser un dossier vers un nouvel emplacement de votre hiérarchie des dossiers, ou vous pouvez utiliser l’option Déplacer dans le menu contextuel.

Remarque : La prochaine fois que vous vous connectez, les dossiers que vous avez créés seront classés par ordre alphabétique.

  1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

    Capture d’écran du curseur pointant sur le bouton Autres dans le volet de navigation dans Outlook sur le web.

  2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez déplacer, puis sélectionnez Déplacer.

  3. Dans la fenêtre Déplacer un dossier qui s’ouvre, choisissez un nouveau dossier dans lequel vous allez déplacer votre dossier, puis sélectionnez Déplacer.

Vous pouvez également créer un nouveau dossier vers lequel déplacer le dossier en cliquant sur le dossier parent voulu et en choisissant Créer un nouveau dossier. Utilisez les Règles de boîte de réception pour déplacer automatiquement les messages entrants vers des dossiers spécifiques en fonction de critères de votre choix.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers par défaut tels que Boîte de réception et Eléments envoyés.

  1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

    Capture d’écran du curseur pointant sur le bouton Autres dans le volet de navigation dans Outlook sur le web.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier ou sous-dossier que vous voulez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

  3. Sélectionnez OK pour confirmer.

Dans Outlook sur le web, le dossier Favoris inclut automatiquement ces dossiers : boîte de réception, courrier indésirable, éléments envoyés, éléments supprimés. Vous pouvez ajouter des dossiers aux Favoris pour le rendre plus facile le suivi des dossiers les plus importants pour vous. Ajouter un dossier aux Favoris ne déplace pas le dossier mais crée un lien vers celui-ci. Les dossiers ajoutés au dossier Favoris sont toujours présent dans votre dossier personnel.

  • Pour ajouter un dossier aux Favoris, cliquez avec le bouton droit sur le dossier sous votre dossier personnel puis sélectionnez Ajouter aux favoris.

  • Pour réorganiser les dossiers, choisissez un dossier et faites-le glisser vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie des dossiers. Ou cliquez sur un dossier avec le bouton droit, puis sélectionnez Déplacer vers le haut dans la liste ou Déplacer vers le bas de la liste.

  • Pour supprimer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez supprimer des Favoris et sélectionnez Supprimer des Favoris. Cette action supprime uniquement le lien vers le dossier; le dossier est toujours présent dans votre dossier personnel.

En fonction des stratégies de votre organisation, vous pouvez éventuellement ajouter un dossier public aux Favoris. Pour plus d’informations sur la façon de créer un dossier public dans Outlook sur le web et l’ajouter à vos favoris, voir Créer et partager un dossier public.

Remarque :  Les stratégies sont contrôlées par l’administrateur de votre organisation. Les stratégies peuvent ne pas être disponibles pour votre compte.

Des stratégies d’archivage et des stratégies de rétention peuvent servir à déplacer ou supprimer automatiquement les messages de votre boîte aux lettres au bout d’une durée déterminée. Pour en savoir plus sur les stratégies et la manière de les affecter, voir Stratégies de rétention et d’archivage dans Outlook Web App.

Lorsque vous supprimez un message, il est d’abord déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Vous pouvez conserver les messages à cet emplacement ou configurer Outlook sur le web de manière à effacer automatiquement votre dossier Éléments supprimés chaque fois que vous vous déconnectez. Il est possible que votre administrateur ait configuré une stratégie pour supprimer les éléments du dossier Éléments supprimés après un nombre déterminé de jours.

Vider le dossier Éléments supprimés lors de la déconnexion.

  1. En haut de l’écran, sélectionnez Paramètres Icône Paramètres .

  2. Sous Paramètres de votre application, sélectionnez Courrier.

  3. Sélectionnez Traitement automatique > Options des messages > Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte.

  4. Cliquez sur Enregistrer Bouton Créer un groupe .

Pour savoir comment restaurer des messages supprimés, voir Restaurer les messages électroniques supprimés dans Outlook sur Internet.

Utilisez les commandes de la barre de menus Outlook sur le web ou configurez des règles pour que Outlook sur le web déplace automatiquement les messages dans des dossiers quand vous les recevez.

Utilisez les commandes pour gérer automatiquement les messages.

Des commandes telles queRanger et Déplacer vers vous permettent de supprimer ou déplacer automatiquement les messages d’un expéditeur particulier. Les commandes apparaissent dans la barre de menus d’Outlook sur le web lorsque vous sélectionnez un message dans votre boîte de réception.

Capture d'écran de la barre de menu

  • Ranger vous permet de supprimer rapidement des messages indésirables dans votre boîte de réception. Lorsque vous sélectionnez un message, vous pouvez supprimer automatiquement tous les messages entrants de cet expéditeur, conservez uniquement le dernier message électronique ou supprimez les messages électroniques de plus de 10 jours.

  • Déplacer vers vous permet de déplacer un message spécifique ou de déplacer automatiquement tous les messages de cet expéditeur vers un autre dossier.

Configurer des règles pour gérer automatiquement les messages.

Utilisez des règles pour déplacer automatiquement les messages dans des dossiers dès que vous les recevez.

  1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez un message auquel vous souhaitez attribuer une règle et cliquez sur Icône Autres commandes. dans la barre de menus d’ Outlook sur le web.

    Capture d’écran du bouton Autres commandes dans la barre de menu Outlook.

  2. Cliquez sur Créer une règle. La boîte de dialogue (formulaire) Nouvelle règle de boîte de réception s’ouvre.

    • Nom Affiche le nom de l’expéditeur.

    • Lorsque le message arrive et quʼil correspond à toutes ces conditions Par défaut, les trois conditions sont définies pour le message reçu. Sélectionnez les flèches pour choisir d’autres conditions. Si vous souhaitez utiliser plusieurs conditions, sélectionnez Ajouter une condition.

    • Effectuer toutes les conditions suivantes Par défaut, une des trois actions prédéfinies est définie. Cliquez sur la flèche pour choisir d’autres actions. Si vous souhaitez ajouter une autre action, cliquez sur Ajouter une action.

    • Sauf si elle correspond à une de ces conditions Par défaut, aucune exception nʼest définie. Cliquez sur la flèche pour définir une exception pour les conditions ci-dessus. Sélectionnez Ajouter une exception si plusieurs sont nécessaires.

    • Arrêter de traiter plus de règles Par défaut, la case à cocher est activée. Lorsque cette option est sélectionnée, les règles suivantes sont ignorées, même si elles s’appliquent au message.

  3. Cliquez sur OK pour enregistrer la règle. Selon la structure de votre compte, vous pouvez recevoir un message d’avertissement sur la modification de vos règles. Si nécessaire, contactez votre administrateur.

Remarque : Si vous devez déplacer les messages de votre boîte aux lettres mais souhaitez les enregistrer, vous pouvez utiliser Outlook et configurer un fichier .pst vers lequel déplacer les messages. Les messages ne sont disponibles que lorsque vous utilisez Outlook et pouvez accéder au fichier .pst. Pour plus d’informations, voir Présentation des fichiers de données Outlook (.pst et .ost), et Créer un fichier de données Outlook (.pst) pour enregistrer vos informations.

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