Trier et filtrer les données pour le publipostage dans Word 2016 pour Mac

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Dans certains cas, vous souhaiterez pas utiliser toutes les informations dans votre liste de destinataires de fusion et publipostage. Vous avez la possibilité de sélectionner quelques-unes des personnes dans la liste et également trier et filtrer les données, donc uniquement ce que vous souhaitez dans la fusion et publipostage.

Trier et filtrer la liste de fusion et publipostage

  1. Ouvrez le document de publipostage s’il ne l’est pas déjà.

  2. Cliquez sur publipostage > Modifier les destinataires.

    Cliquez pour modifier la liste des destinataires

    Si Modifier la liste de destinataires n’est pas disponible, cliquez sur Sélection des destinataires et connectez le document à la liste de diffusion que vous souhaitez utiliser.

  3. Dans Modifier les entrées de liste, pour ajouter ou supprimer des contacts dans la liste, cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une personne ou le signe moins (-) situé à supprimer une personne dans la liste.

    Cliquez sur le signe Plus ou sur le signe Moins pour ajouter ou supprimer des personnes dans la liste.

  4. Lorsque vous avez fini de sélectionner les personnes que vous souhaitez effectuer dans votre liste, cliquez sur OK.

Trier la liste pour trouver des groupes

Vous pouvez trier votre liste des destinataires à vos informations de certaines façons de groupe. Par exemple, si vous souhaitez envoyer des messages électroniques uniquement aux personnes qui résident dans les villes spécifiques, trier par ville, afin que toutes les personnes dans chaque ville sont regroupés. Qui facilitera la sélectionnez-les lorsque vous commencez le processus de fusion.

  1. Cliquez sur publipostage >filtrer les destinataires.

  2. Cliquez sur Trier les enregistrements > Trier par, puis sélectionnez le nom du champ que vous voulez trier.

    Cliquer sur Trier les enregistrements pour trier les éléments du publipostage

    Pour trier selon plusieurs champs, par exemple, par état, puis par ville, cliquez sur Puis par et sélectionnez les champs supplémentaires que vous voulez trier.

    Cliquez pour trier selon plusieurs champs

  3. Lorsque tous les champs de tri souhaité, cliquez sur OK.

Filtrer la liste pour afficher uniquement les lignes à inclure

Vous pouvez filtrer la liste afin que les personnes ou des éléments que vous voulez inclure dans la fusion apparaissent — par exemple, seules les personnes dans une ville ou un inventaire des éléments spécifiques à un prix spécifique.

  1. Cliquez sur publipostage >filtrer les destinataires.

    Cliquez pour filtrer la liste de fusion et publipostage

  2. Dans Filtrer les enregistrements, cliquez sur la flèche en regard de la zone champ, puis cliquez sur la colonne à filtrer par, par exemple titre ou le nom.

    Cliquez sur le champ sur la base duquel vous voulez filtrer

  3. Cliquez sur comparaison, puis cliquez sur le type de comparaison que vous souhaitez apporter.

    Cliquez sur les options de comparaison à définir

  4. Dans la zone comparer à, tapez la valeur pour le filtre. Par exemple, si vous sélectionnez ville dans la liste de champs, tapez le nom de la ville.

  5. Cliquez sur Et ou Ou, puis ajoutez d’autres conditions pour votre filtre. Par exemple, si vous souhaitez obtenir des résultats pour deux villes, cliquez sur Ou, cliquez sur Ville dans la liste Champ, cliquez sur Égal à, et tapez le nom de la seconde ville.

  6. Cliquez sur OK.

Vous êtes maintenant prêt à insérer des champs de fusion et publipostage dans le document que vous utilisez pour un publipostage électronique ou étiquettes de. Pour plus d’informations, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.

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