Trier et filtrer des données pour un publipostage

Trier et filtrer des données pour un publipostage

La fonction de fusion et publipostage vous permet de créer et d’envoyer du courrier en nombre, et de créer des étiquettes et des enveloppes. Votre liste de diffusion est la source de données utilisée pour le publipostage. Word récupère les informations de votre liste de diffusion et les insère dans votre document de publipostage.

Modifier votre liste de diffusion

Le publipostage vous permet de trier et filtrer les données dans votre liste de diffusion pour sélectionner les seuls enregistrements qui vous intéressent.

  1. Si nécessaire, ouvrez votre document de publipostage.

  2. Dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Conseil : Si Modifier la liste de destinataires n’est pas disponible, sélectionnez Sélection des destinataires et connectez le document à la liste de diffusion que vous souhaitez utiliser.

  3. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, activez la case à cocher en regard de chaque destinataire dont l’enregistrement doit être inclus dans la fusion.

    Pour chaque ligne, activez la case à cocher pour inclure le destinataire.

    Conseil : Pour regrouper des lignes ou limiter l’affichage à certaines lignes, triez ou filtrez la liste de diffusion.

Autres options

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, des options s’offrent à vous pour filtrer la liste des destinataires. Le tri et le filtrage de la liste sont les deux options les plus fréquemment utilisées afin de faciliter la recherche de noms et d’adresses. Pour plus d’informations, consultez les sections « Trier la liste de destinataires » et «Filtrer la liste de destinataires » plus bas.

Dans un document de publipostage Word, sélectionnez Modifier la liste de destinataires. Dans la boîte de dialogue « Fusion et publipostage : Destinataires », sous Affiner la liste de destinataires, choisissez une option.

Trier la liste de destinataires

Vous pouvez trier votre liste de destinataires de plusieurs manières. Les étapes ci-dessous fournissent un exemple de la façon de procéder pour trier les enregistrements.

  1. Sous Affiner la liste de destinataires, sélectionnez Trier. La boîte de dialogue Filtrer et trier s’ouvre.

  2. Dans l’onglet Trier les enregistrements, sélectionnez la flèche vers le bas de la zone Trier les enregistrements, choisissez le nom de la colonne dans votre liste de diffusion Excel sur laquelle effectuer le tri, puis sélectionnez l’ordre de tri Croissant ou Décroissant.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, sélectionnez Modifier la liste de destinataires, puis sous Affiner la liste de destinataires, sélectionnez Trier.

  3. (Facultatif) Sélectionnez la flèche vers le bas de la zone Puis par, le nom d’une deuxième colonne sur laquelle effectuer le tri, puis l’ordre de tri Croissant ou Décroissant.

  4. (Facultatif) Répétez l’étape 3 si vous avez besoin d’ajouter un autre nom de colonne sur laquelle effectuer le tri.

  5. Sélectionnez OK et consultez les résultats du tri.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, résultats du tri d’une liste de destinataires.

    Remarque : La liste de destinataires apparait désormais dans l’ordre alphabétique croissant.

Filtrer la liste de destinataires

Vous pouvez filtrer votre liste de diffusion pour afficher uniquement les destinataires à inclure dans le publipostage. Par exemple, votre filtre peut renvoyer les enregistrements des personnes dans une ville spécifique ou des articles en stock à un prix spécifique.

Dans les étapes suivantes, vous définissez des conditions à utiliser pour filtrer votre liste de diffusion. Le filtrage utilise des critères simples (expressions) en fonction des choix que vous effectuez pour évaluer l’existence des données que vous avez définies.

  1. Sous Affiner la liste de destinataires, sélectionnez Filtrer. La boîte de dialogue Filtrer et trier s’ouvre.

  2. Dans l’onglet Filtrer les enregistrements, sélectionnez la flèche vers le bas de la zone Champ, puis sélectionnez le nom de la colonne dans la liste de diffusion Excel que vous voulez utiliser comme filtre de premier niveau.

    Remarque : L’onglet Filtrer les enregistrements se présente comme un formulaire avec quatre colonnes. De gauche à droite, les colonnes correspondent à la condition, au champ, à l’opérateur de comparaison et aux critères de correspondance définis par l’utilisateur.

  3. Sélectionnez le flèche vers le bas de la zone Comparaison, puis Égal à ou une autre option de comparaison.

  4. Dans la zone Comparer à, entrez les données auxquelles vous voulez que la sélection dans la zone Champ correspondent.

  5. (Facultatif) Pour ajouter un filtre de deuxième niveau, dans la colonne à l’extrême gauche, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez Et pour vérifier que les deux conditions du filtre sont remplies, puis répétez les étapes 2 à 4.

      ou

    • Sélectionnez Ou pour vérifier que l’une ou l’autre des conditions du filtre est remplie, puis répétez les étapes 2 à 4.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, sélectionnez Modifier la liste de destinataires, puis sous Affiner la liste de destinataires, sélectionnez Filtrer.

  6. Répétez l’étape 5 au besoin.

  7. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé, puis affichez les résultats des enregistrements filtrés.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, résultats d’un filtre appliqué à une liste de destinataires.

Rechercher un destinataire

Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste de diffusion pour trouver un destinataire spécifique ou un groupe de destinataires présentant un attribut commun (par exemple, un nom, un code postal ou un numéro d’adhérent).

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sous Affiner la liste de destinataires, sélectionnez Rechercher un destinataire.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée, dans la zone Rechercher, tapez le nom de l’attribut que vous voulez rechercher dans votre liste de diffusion.

    Tapez un nom dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée pour rechercher un destinataire.

  3. Dans Rechercher dans, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Acceptez l’option par défaut Tous les champs.

      ou

    • Sélectionnez Ce champ, puis dans la liste déroulante, sélectionnez le nom de la colonne sur laquelle effectuer la recherche.

  4. Sélectionnez Suivant.

    Remarque : Si un résultat correspond à l’entrée de recherche, l’entrée dans votre liste de diffusion est mise en évidence. Sélectionnez Suivant de nouveau. S’il y a une autre correspondance, elle est également mise en surbrillance.

Voir aussi

Regardez la vidéo Utiliser le publipostage à un niveau avancé - Cette vidéo de formation gratuite vous explique comment trier et filtrer les champs de fusion, comment personnaliser votre publipostage avec des messages personnalisés et comment insérer des champs de fusion personnalisés.

Dans certains cas, vous souhaiterez ne pas utiliser toutes les informations dans votre liste des destinataires du publipostage. Vous avez la possibilité de ne sélectionner qu’une partie des personnes dans la liste et également trier et filtrer les données, pour inclure uniquement ce que vous souhaitez dans le publipostage.

Trier et filtrer la liste de publipostage

  1. Ouvrez le document de publipostage, si ce n’est pas déjà fait.

  2. Cliquez sur Publipostage > Modifier la liste de destinataires.

    Cliquez pour modifier la liste des destinataires

    Si Modifier la liste de destinataires n’est pas disponible, cliquez sur Sélection des destinataires et connectez le document à la liste de diffusion que vous souhaitez utiliser.

  3. Dans Modifier entrées de la liste, pour ajouter ou supprimer des utilisateurs dans la liste, cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une personne ou le signe moins (-) pour supprimer une personne de la liste.

    Cliquez sur le signe Plus ou sur le signe Moins pour ajouter ou supprimer des personnes dans la liste.

  4. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les personnes que vous voulez avoir dans votre liste, cliquez sur OK.

Trier la liste pour trouver des groupes

Utilisez le tri de votre liste de destinataires pour grouper vos informations. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un message électronique uniquement aux personnes qui habitent dans des villes spécifiques, triez par ville, afin que les personnes résidant dans une même ville soient groupées. Cela permet de les sélectionner facilement pour la fusion.

  1. Cliquez sur Publipostage > Filtrer les destinataires.

  2. Cliquez sur trier les enregistrements > trier par, puis sélectionnez le nom du champ de tri.

    Cliquer sur Trier les enregistrements pour trier les éléments du publipostage

    Pour trier selon plusieurs champs, par exemple, par état, puis par ville, cliquez sur Trier, puis remplissez les champs supplémentaires pour votre clé de tri.

    Cliquez pour trier selon plusieurs champs

  3. Lorsque tous les champs sont triés comme vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Filtrer la liste pour afficher uniquement les lignes à inclure

Filtrez la liste pour afficher uniquement les personnes ou les éléments que vous souhaitez inclure dans la fusion, par exemple des personnes dans une ville donnée ou des articles à un prix donné.

  1. Cliquez sur Publipostage > Filtrer les destinataires.

    Cliquez pour filtrer la liste de fusion et publipostage

  2. Dans filtrer les enregistrements, cliquez sur la flèche en regard de la zone champ, puis cliquez sur la colonne que vous voulez filtrer, par exemple titre ou nom.

    Cliquez sur le champ selon lequel voulez filtrer

  3. Cliquez sur comparaison, puis cliquez sur le type de comparaison que vous souhaitez faire.

    Cliquez sur les options de comparaison à définir

  4. Dans la zone Comparer à, tapez la valeur pour le filtre. Par exemple, si vous sélectionnez Ville dans la liste Champ, tapez le nom de la ville.

  5. Cliquez sur Et ou Ou, puis ajoutez d’autres conditions pour votre filtre. Par exemple, si vous souhaitez obtenir des résultats pour deux villes, cliquez sur Ou, cliquez sur Ville dans la liste Champ, cliquez sur Égal à, et tapez le nom de la seconde ville.

  6. Cliquez sur OK.

Vous êtes prêt à insérer les champs de fusion dans le document que vous utilisez pour le publipostage électronique ou les étiquettes. Pour plus d’informations, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.

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