Travailler hors connexion sur des tables liées à des listes SharePoint

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Vous pouvez utiliser Access pour travailler en mode hors connexion avec des données liées à des listes SharePoint. Cela peut être utile, par exemple, si vous n'êtes pas au bureau ou si vous avez besoin de continuer à travailler lorsqu'un serveur n'est pas disponible ou que vous avez perdu une connexion au serveur.

Vue d’ensemble

Avant de travailler hors connexion sur des données d'un site SharePoint, vous devez d'abord créer des liens entre les tables Access et les listes SharePoint. Vous pouvez ensuite emportez les listes hors connexion pour les mettre à jour ou les analyser à l'aide d'Access. Lorsque vous vous reconnectez, vous pouvez synchroniser les données de manière à mettre à jour la base de données et les listes. Si votre base de données comporte des requêtes et des États, vous pouvez les utiliser pour analyser les données liées.

Si vous mettez à jour des données en mode hors connexion, vous pouvez synchroniser vos modifications lorsque vous vous reconnectez au serveur. En cas de conflit de données (par exemple, si quelqu'un met à jour un enregistrement sur le serveur alors qu'une autre personne met à jour le même enregistrement hors connexion), vous pouvez résoudre le conflit lors de la synchronisation.

Vous pouvez lier des tables Access aux listes à l'aide de plusieurs méthodes. Par exemple, vous pouvez déplacer votre base de données vers un site SharePoint, ce qui permet également de lier les tables de la base de données aux listes du site. Vous pouvez ou exporter les données d'une liste en mode feuille de données sur un site SharePoint dans une table Access. Par exemple, vous pouvez utiliser un rapport dans Access pour résumer les données. Pour plus d'informations sur la liaison de données SharePoint à partir d'Access, voir importer ou attacher des données dans une liste SharePoint.

Travailler hors connexion sur des listes SharePoint dans Access

Depuis Access 2010, travailler en mode hors connexion avec les listes SharePoint liées est un processus automatique géré par Access. Si Access ne parvient pas à se connecter au site SharePoint sur lequel résident vos listes SharePoint liées, peut-être parce que vous avez perdu une connectivité Internet, Access bascule en mode hors connexion. Dans la barre d'état située dans le coin inférieur droit de la fenêtre Access, vous verrez un message indiquant que tous les tableaux SharePoint sontdéconnectés. Si vous cliquez sur fichier > informations , vous verrez également un message similaire indiquant que vous disposez de tables déconnectées. Lorsque vous êtes en mode hors connexion, vous pouvez continuer à ajouter, modifier et supprimer des données dans une copie locale mise en cache des données de la liste SharePoint.

Access continue à essayer de se connecter à intervalles réguliers avec les listes liées sur le serveur SharePoint. Une fois qu'Access a rétablissement d'une connexion au site SharePoint, une barre des messages s'affiche sous le ruban demandant si vous voulez synchroniser vos données hors connexion avec le serveur.

Cliquez sur synchroniser pour vous reconnecter au serveur SharePoint.

Cliquez sur synchroniser et accéder aux reconnexions aux listes SharePoint liées puis tente de fusionner les modifications de données.

Résolution des conflits de modifications des données

Un conflit se produit lorsque deux utilisateurs effectuent une modification apportée à la même partie des données ou de la structure d'une liste. L'utilisateur qui envoie une modification peut d'abord valider ses modifications, mais le second utilisateur est averti d'un conflit.

Par exemple, lorsque l'utilisateur A modifie la colonne ville de la troisième ligne de Dallas en Seattle et en même temps, vous remplacez la cellule Dallas par Houston. Les modifications apportées par l'utilisateur sont envoyées au serveur pour la première fois, puis les modifications que vous avez apportées. Le serveur vous informe d'un conflit et vous permet de résoudre le conflit.

Remarque : Un conflit se produit même lorsque des utilisateurs modifient différentes cellules d'une même ligne.

Vous ne serez pas en mesure d'apporter des modifications à un enregistrement présentant un conflit tant que vous n'avez pas résolu le conflit.

Si Access détecte des conflits de données lors de la synchronisation de vos modifications en mode hors connexion avec le serveur SharePoint, la boîte de dialogue résoudre les conflits s'affiche.

Utilisez les options disponibles dans la boîte de dialogue résolution des conflits pour résoudre les conflits de données.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour résoudre le conflit ou l'erreur actuellement affiché en ignorant les modifications que vous avez apportées à l'enregistrement, cliquez sur Ignorer mes modifications. Vos modifications seront perdues.

  • Pour résoudre les conflits et les erreurs en attente en ignorant toutes les modifications apportées à la liste, cliquez sur Ignorer toutes les modifications.

  • Pour résoudre le conflit ou l'erreur actuellement affiché en réappliquant vos modifications, cliquez sur Réessayer mes modifications. En cas de conflit, si vous et l'autre utilisateur modifiez la même colonne, vos modifications remplacent celles de l'autre utilisateur. Si vous modifiez différentes colonnes, vos modifications sont fusionnées avec les modifications d'autres utilisateurs.

  • Pour résoudre les conflits et les erreurs en attente en réappliquant vos modifications, cliquez sur Réessayer toutes les modifications.

  • Pour afficher les détails du conflit ou de l'erreur suivante, cliquez sur suivant dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

  • Pour afficher les détails du conflit ou de l'erreur précédente, cliquez sur précédent dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

  • Pour résoudre les conflits et les erreurs ultérieurement, cliquez sur Fermer dans la barre de titre de la boîte de dialogue.

Remarques

  • La grille Détails affiche toutes les colonnes dans votre affichage actuel. Si les colonnes ne sont pas visibles, utilisez la barre de défilement horizontale pour faire défiler ou faites glisser le bord droit de la boîte de dialogue pour augmenter la largeur de la grille des détails.

    Pour effectuer un zoom sur le contenu d'une colonne, cliquez sur la colonne dans la grille détails. Vos modifications et celles des autres utilisateurs s'afficheront dans la boîte de dialogue Détails du champ . La boîte de dialogue peut également être utile pour afficher les modifications apportées à la mise en forme de texte enrichi.

  • La grille Détails affiche la ligne supprimée, plutôt qu'une ligne de données, si l'autre utilisateur ou vous supprimez une ligne. Si l'autre utilisateur supprime la ligne, la boîte de dialogue n'affiche pas le nom de l'utilisateur ou la date et l'heure de la suppression. Par ailleurs, vous ne serez pas en mesure de réessayer vos modifications.

Définition de l’option Mise en cache des tables SharePoint et du service web

Le paramètre par défaut pour les nouvelles bases de données dans Access 2010 et les versions ultérieures consiste à mettre en cache le service web et les tables liées SharePoint. Pour modifier ce comportement et utiliser plutôt le comportement qui existe dans Access 2007, cliquez sur fichier > options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Access . Cliquez sur base de données active pour afficher les paramètres définis sous mise en cache du service Web et les tables SharePoint.

  • Utiliser le format de cache compatible avec Microsoft Access 2010 et ultérieur Activez cette option pour qu’Access mette en cache une copie locale des données liées. Ce paramètre peut améliorer les performances dans le cadre de l’utilisation des données liées. Le chargement et l’affichage des données liées seront plus rapides en utilisant cette option. Désactivez cette option si vous voulez utiliser le comportement de mise en cache qui existait dans Access 2007.

  • Vider le cache lors de la fermeture Activez cette option pour qu’Access efface les données mises en cache locales de la mémoire lorsque vous fermez votre base de données.

  • Ne jamais mettre en cache Activez cette option pour qu’Access ne mette pas en cache une copie locale des données dans le cadre de l’utilisation de vos sources de données SharePoint liées.

    Remarque : Les options Vider le cache lors de la fermeture et Ne jamais mettre en cache ne sont pas disponibles si vous désactivez le paramètre Utiliser le format de cache compatible avec Microsoft Access 2010 et ultérieur.

Puis-je travailler manuellement hors connexion dans Access 2010 ou une version ultérieure?

Pour pouvoir contrôler manuellement le travail en mode hors connexion avec les données SharePoint liées dans Access 2010 ou une version ultérieure, vous devez désactiver le format de cache compatible avec Microsoft access 2010 et les paramètres ultérieurs pour la base de données active trouvée dans Access. Boîte de dialogue Options. Pour plus d'informations, consultez la section précédente.

Remarque : Vous serez peut-être invité à fermer puis rouvrir votre base de données après avoir modifié le paramètre.

Une fois que vous avez désactivé le paramètre utiliser le format de cache compatible avec Microsoft Access 2010 et les versions ultérieures , un groupe de commandes de listes liées au Web apparaît sous l'onglet données externes .

Dans ce groupe, vous verrez des commandes telles que travailler hors connexion, synchroniser, réassocier des listes et autres. Il s'agit des commandes disponibles dans Access 2007 dans le groupe listes SharePoint de l'onglet données externes .

Pour travailler en mode hors connexion avec vos données de liste SharePoint dans ce mode, cliquez sur travailler en mode hors connexion.

Pour synchroniser vos listes hors connexion avec les données du serveur , cliquez sur synchroniser.

Pour reconnecter les tables liées une fois que vous travaillez en mode hors connexion, cliquez sur travailler en ligne.

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Vous utilisez Access 2007?

Pour effectuer cette procédure, vous devez d'abord lier les tables Access aux listes SharePoint.

Remarque : Si vous avez une base de données déjà publiée sur un site SharePoint, vous devez d'abord enregistrer une copie locale de la base de données, puis emportez les listes en mode hors connexion.

  1. Ouvrir la base de données liée à des listes SharePoint.

  2. Sous l'onglet données externes , dans le groupe listes SharePoint , cliquez sur travailler en mode hors connexion.

Remarque : Si le bouton travailler en mode hors connexion n'est pas disponible, vos tables ne sont pas liées à des listes SharePoint ou vous avez déjà pris en charge les données de la liste.

  1. Ouvrez la base de données liée à vos listes SharePoint.

  2. Sous l'onglet données externes , dans le groupe listes SharePoint , cliquez sur synchroniser.

Si un conflit se produit sur une modification que vous avez effectuée hors connexion et une modification apportée par un autre utilisateur sur le serveur, la boîte de dialogue résolution des conflits s'affiche.

La boîte de dialogue affiche des informations sur le conflit, par exemple pourquoi l'erreur s'est produite, et fournit des options permettant d'essayer de renvoyer les données ou d'annuler vos modifications. S'il existe plusieurs erreurs, vous pouvez afficher les détails de chaque erreur en cliquant sur les boutons précédent et suivant dans la boîte de dialogue. Certaines erreurs ne peuvent être résolues que si vous annulez les modifications.

La grille détails de la boîte de dialogue résoudre les erreurs affiche toutes les colonnes dans votre affichage actuel. Pour la ligne affectée, la grille Détails affiche la modification que vous avez apportée. Vous ne pouvez pas modifier les valeurs, mais vous pouvez cliquer sur chaque colonne pour afficher plus de détails.

  • Dans la boîte de dialogue résoudre les erreurs , effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Si vous souhaitez que les modifications apportées au serveur soient conservées sur un élément sélectionné, cliquez sur Ignorer mes modifications.

    • Si vous souhaitez essayer de remettre à nouveau vos modifications sur un élément sélectionné, cliquez sur Réessayer mes modifications.

      En fonction de la situation, il se peut que vous deviez patienter jusqu'à ce que le problème soit résolu. Par exemple, si vous ne parvenez pas à synchroniser vos modifications en raison d'un problème de connectivité réseau, patientez jusqu'à ce que vous soyez connecté de nouveau.

    • Si vous souhaitez conserver les modifications apportées sur le serveur à tous les éléments, cliquez sur Ignorer toutes les modifications.

    • Si vous souhaitez essayer de renvoyer vos modifications à tous les éléments, cliquez sur Réessayer toutes les modifications.

      En fonction de la situation, il se peut que vous deviez patienter jusqu'à ce que le problème soit résolu. Par exemple, si vous ne parvenez pas à synchroniser vos modifications en raison d'un problème de connectivité réseau, patientez jusqu'à ce que vous soyez connecté de nouveau.

      Remarques : 

      • Dans le cas contraire, il est possible que les boutons permettant de retenter les modifications ne soient pas disponibles.

      • Vous pouvez fermer la boîte de dialogue sans effectuer d'action, mais vous ne pouvez pas quitter ou mettre à jour la liste ou apporter des modifications à une colonne calculée tant que vous n'avez pas résolu l'erreur.

Une fois que vous avez reconnecté les tables liées, toutes les modifications que vous apportez aux données ou objets sont synchronisées.

  1. Ouvrez la base de données liée aux listes SharePoint.

  2. Sous l'onglet données externes , dans le groupe listes SharePoint , cliquez sur travailler en ligne.

    Remarque : Si vous souhaitez annuler les modifications que vous avez apportées en mode hors connexion, cliquez sur annuler les modifications dans le groupe listes SharePoint .

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