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Tâches de base dans SharePoint Server 2010

Prise en main d’Office 2010 Voici quelques tâches et informations de base pour vous aider à apprendre à utiliser Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble de SharePoint Foundation et SharePoint Server

Fonctionnalités de SharePoint Server

Parties d’un site SharePoint

Des spécificités de site qui affectent votre interface ;

Ajout de contenu à un site

Gestion et utilisation du contenu du site

Vue d’ensemble de SharePoint Foundation et SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 est la technologie sous-jacente des sites SharePoint disponible gratuitement et appelée Windows SharePoint Services dans les versions précédentes. SharePoint Server 2010 repose sur la technologie SharePoint Foundation pour proposer une infrastructure cohérente et familière pour les listes et les bibliothèques, l’administration de site et la personnalisation de site. Toutes les fonctionnalités disponibles dans SharePoint Foundation sont également disponibles dans SharePoint Server 2010.

Toutefois, SharePoint Server 2010 étend SharePoint Foundation en fournissant des fonctionnalités et des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, SharePoint Server et SharePoint Foundation incluent des modèles de site pour collaborer avec des collègues sur des sites d’équipe, des blogs et des espaces de travail de réunion. Toutefois, SharePoint Server inclut des fonctionnalités de niveau de service technique améliorées, telles que le balisage et les flux d’actualités, qui permettent aux membres de votre organisation de découvrir, organiser, parcourir et partager des informations avec des collègues. De la même façon, SharePoint Server améliore la technologie de recherche de SharePoint Foundation pour inclure des fonctionnalités qui sont utiles pour les employés au sein d’organisations de grande taille, comme la possibilité de rechercher des données d’entreprise dans SAP, Siebel et d’autres applications métiers.

SharePoint Foundation et SharePoint Server sont conçus pour fonctionner efficacement avec d’autres programmes, serveurs et technologies, y compris ceux du système Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez utiliser un site, une liste ou une bibliothèque hors connexion dans SharePoint Workspace, travailler avec le contenu du site lorsque vous êtes déconnecté de votre réseau, puis synchroniser automatiquement vos modifications lorsque vous vous reconnectez. Vous pouvez effectuer de nombreuses tâches SharePoint dans les programmes Microsoft Office familiers. Par exemple, vous pouvez commencer ou participer à un flux de travail pour approuver une note de frais dans Microsoft Word.

Fonctionnalités de SharePoint Server

Les fonctionnalités de SharePoint Server 2010 sont ciblées dans six zones. Cet article présente brièvement chacune de ces fonctionnalités, ainsi que des liens vers des Articles connexes pour en savoir plus.

Collaboration et services sociaux

SharePoint Server 2010 étend les fonctionnalités de collaboration de SharePoint Foundation en promouvant la création facile à partir du navigateur ou d’applications familières telles que Microsoft Word, afin d’aider les utilisateurs à mettre en relation des ressources avec le balisage et les évaluations, et à aider les utilisateurs. Trouvez des réponses plus rapidement grâce à la recherche de personnes et de flux d’actualités.

Sur votre site mon site, vous pouvez tirer parti de ces fonctionnalités. Mon site est votre site SharePoint dans lequel vous pouvez partager des documents, des liens et des informations vous concernant dans un profil en ligne. Vous pouvez également faire des blogs sur les sujets qui vous intéressent ou rechercher les informations dont vous avez besoin pour effectuer votre travail.

Profil WN

Vous déterminez les informations que vous voulez partager et les informations que vous souhaitez conserver privées sur votre site mon site. Vous pouvez alors marquer des liens vers des informations et Rechercher des informations que d’autres personnes balisent ou partagent sur leur flux d’actualités. Pour en savoir plus sur la gestion des informations sur votre site mon site, voir gérer les informations que vous partagez par le biais de votre site et de votre profil.

SharePoint Server 2010 permet également de participer en tout lieu en proposant une expérience d’espace de travail SharePoint complète en ligne ou déconnectée de votre réseau et de libérer des utilisateurs pour collaborer lors de vos appels.

Gestion de contenu d’entreprise

La gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Microsoft aide les entreprises à surmonter les défis liés à de grands volumes de contenu non géré. SharePoint Server 2010 est une partie centrale de la solution de gestion des données d’entreprise Microsoft, qui étend la gestion de contenu à tous les employés d’une organisation par le biais d’une intégration à des outils familiers tels que Microsoft Office System. La solution de gestion des éléments tiers Microsoft fournit des fonctionnalités permettant de gérer le cycle de vie d’un contenu, qu’il s’agisse de création, de modification et de collaboration, d’expiration, sur une seule plate-forme unifiée.

SharePoint Server 2010 permet aux organisations de gérer le cycle de vie complet du contenu en fournissant des ensembles de fonctionnalités qui permettent aux organisations d’atteindre les objectifs suivants :

  • Gérer divers contenus    Les fonctionnalités de gestion de documents de SharePoint Server 2010 permettent aux organisations de consolider divers contenus de différents emplacements dans un référentiel géré de façon centralisée avec une catégorisation cohérente. La nouvelle fonctionnalité d’ensembles de documents permet à votre organisation de créer et de gérer des produits de bureau qui s’étalent sur plusieurs documents. Les fonctionnalités de recherche intégrées permettent aux utilisateurs de trouver, partager et utiliser ces informations. Les fonctionnalités de gestion des métadonnées , telles que la nouvelle fonctionnalité de magasin de termes, permettent aux organisations de gérer de manière centralisée les métadonnées sur les sites. Les métadonnées sont des informations sur les données qui sont utilisées pour identifier, structurer, détecter et gérer des informations. Une nouvelle prise en charge de la navigation basée sur les métadonnées, et la possibilité d’incorporer les champs de métadonnées dans les documents améliore la recherche et la découverte des informations. Le contenu peut également être protégé contre tout accès non autorisé. Les outils de collaboration tels que le flux de travail permettent aux utilisateurs de collaborer davantage pour créer, réviser et approuver des documents de manière structurée.

  • Respecter les exigences juridiques et de conformité    Les fonctionnalités de gestion des enregistrements de SharePoint Server 2010 permettent aux organisations de stocker et de protéger les enregistrements d’entreprise, soit sur place, soit dans un référentiel centralisé verrouillé. Les organisations peuvent appliquer des politiques d’expiration aux enregistrements pour s’assurer qu’elles sont conservées pendant la période appropriée conformément aux réglementations ou aux politiques d’entreprise, ce qui atténue les risques juridiques pour l’organisation. Les traces d’audit fournissent une preuve aux auditeurs internes et externes que les enregistrements étaient conservés de manière appropriée. Les blocages peuvent être placés sur des enregistrements spécifiques soumis à la récupération légale afin d’empêcher leur destruction.

  • Gestion efficace de plusieurs sites Web    Les fonctionnalités de gestion de contenu Web dans SharePoint Server 2010 permettent aux utilisateurs de publier du contenu Web à l’aide d’un outil de création de contenu facile à utiliser et d’un processus d’approbation intégré. Les employés peuvent télécharger du contenu, y compris des images, de l’audio et de la vidéo, vers des sites Web de manière ponctuelle sans support complet du personnel informatique. La prise en charge des éléments multimédias a été optimisée avec une nouvelle bibliothèque de biens dotée d’affichages et de sélecteurs enrichis, la prise en charge des vidéos comme type de contenu SharePoint, une infrastructure de diffusion vidéo en continu et un lecteur multimédia Silverlight personnalisable. Les modèles sous la forme de pages maîtres et de mises en page permettent aux organisations d’appliquer une personnalisation homogène aux pages. Les fonctionnalités Web Analytics intégrées permettent de prendre en charge les rapports d’analyse du trafic, de la recherche et de l’inventaire. SharePoint Server 2010 offre également une infrastructure de déploiement et de gestion unique pour l’intranet, l’extranet et les sites Internet, ainsi que pour les sites multilingues.

Recherche d’entreprise

SharePoint Server 2010 fournit une infrastructure de recherche puissante qui vient compléter les fonctionnalités de productivité de votre entreprise, telles que la gestion de contenu d’entreprise et la collaboration pour aider les utilisateurs à obtenir de meilleures réponses plus rapidement et à amplifier l’impact des connaissances et savoir.

La recherche prend en compte votre contexte personnel et vous permet d’affiner votre recherche en utilisant la navigation interactive pour vous guider dans les informations dont vous avez besoin. SharePoint Server étend la portée de la recherche sur davantage de sources de contenu et de types de contenu pour vous connecter à toutes les informations de votre entreprise, notamment les applications d’entreprise telles que SAP, Siebel ou des bases de données personnalisées, et mettre les informations à disposition de les personnes qui en ont besoin.

Aide à la décision

L’aide à la décision est un ensemble de techniques, de technologies et de processus qui exploitent les informations stockées dans des systèmes d’entreprise et les rend exploitables en les intégrant aux personnes qui en ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Dans le cadre de la plate-forme Microsoft Business Intelligence, SharePoint Server 2010 peut vous aider à étendre les fonctionnalités d’aide à la décision à tout le monde au sein d’une organisation, de sorte que tout le monde puisse accéder aux données appropriées afin de prendre les bonnes décisions.

Il est probable que votre organisation stocke les données dans différentes formes, telles que des bases de données, des messages électroniques et des feuilles de calcul. SharePoint Server 2010 vous permet d’extraire des données de diverses sources et de présenter celles-ci de manière à faciliter l’analyse et la prise de décision.

Excel Services habilite les décideurs à publier, partager et gérer des classeurs Excel sur un site SharePoint. Les autres membres de l’organisation peuvent ensuite modifier les valeurs de cellule, les formules et la mise en forme à partir du navigateur lors de l’analyse des données.

Les services PerformancePoint dans SharePoint Server 2010 peuvent accroître la visibilité dans les objectifs et les mesures de l’organisation essentielle et permettre une analyse et une vision plus complètes. Vous ou d’autres personnes de votre organisation pouvez créer et utiliser des tableaux de bord interactifs avec des cartes de performance, des rapports et des filtres pour trouver des tendances. Vous pouvez également ajouter des graphiques enrichis à vos sites SharePoint et connecter les graphiques à des données provenant de sources variées, telles que des listes SharePoint, des listes de données externes, des services Business Data Connectivity, des services d’Excel ou d’autres composants WebPart.

Portails

Avec SharePoint Server 2010, les organisations peuvent créer et gérer des sites de portail pour chaque aspect de leur entreprise (portails intranet d’entreprise, sites Web d’entreprise et sites de portail de mise en service). Les portails de géolocalisation et d’entreprise peuvent se connecter à des sites individuels au sein d’une organisation et consolider l’accès aux applications d’entreprise existantes. Les équipes et les membres d’une organisation peuvent utiliser un site de portail pour accéder à l’expertise, aux informations et aux applications métier dont ils ont besoin pour leur permettre de travailler.

Les utilisateurs au sein d’une organisation qui utilisent un site portail peuvent tirer parti de leurs sites mon site. Un site mon site est un site personnel qui vous permet d’accéder à un emplacement central pour gérer et stocker vos documents, contenus, liens et contacts. Mon site fait office de point de contact pour permettre aux autres utilisateurs de votre organisation de trouver des informations sur vous, vos compétences et vos centres d’intérêt. Les sites mon site incluent les fonctionnalités de réseaux sociaux mentionnées plus haut dans cet article.

SharePoint Server 2010 inclut également des fonctionnalités que les organisations peuvent utiliser pour personnaliser l’interface d’un site de portail pour des utilisateurs individuels, comme le ciblage du contenu pour des types d’utilisateurs spécifiques. Votre organisation peut personnaliser davantage le site portail à l’aide d’un programme de conception Web compatible avec SharePoint tel que SharePoint Server 2010.

Processus entreprise et formulaires

SharePoint Server 2010 fournit de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent d’intégrer et de rationaliser vos processus métiers. Les flux de travail permettent de rationaliser les processus d’entreprise courants, tels que l’approbation ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches liées à ces processus. SharePoint Server 2010 comporte plusieurs flux de travail prédéfinis que vous pouvez utiliser tels qu’ils sont ou personnalisés en fonction de vos besoins. Vous pouvez également utiliser SharePoint Designer pour créer des flux de travail personnalisés prenant en charge vos processus métiers uniques.

Vous pouvez également créer des formulaires basés sur le navigateur et recueillir des données d’organisations qui n’utilisent pas de Microsoft InfoPath 2010.

Parties d’un site SharePoint

Un site est un groupe de pages Web associées sur lesquelles votre organisation peut travailler sur des projets, organiser des réunions et partager des informations. Par exemple, votre équipe peut avoir son propre site dans lequel elle stocke les plannings, les fichiers et les informations procédurales. Votre site d’équipe peut faire partie d’un site portail d’entreprise de grande envergure dans lequel les services de ressources humaines écrivent et publient des informations et des ressources pour le reste de l’organisation.

Tous les sites SharePoint disposent d’éléments communs que vous devez connaître pour commencer : listes, bibliothèques, composants WebPart et affichages.

Site d’équipe

Listes    Une liste est un composant de site Web dans lequel votre organisation peut stocker, partager et gérer des informations. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour suivre les devoirs de travail ou suivre les événements d’équipe sur un calendrier. Vous pouvez également organiser des discussions d’enquête ou d’hébergement sur un forum de discussion.

Bibliothèques    Une bibliothèque est un type spécial de liste qui stocke des fichiers ainsi que des informations sur les fichiers. Vous pouvez contrôler le mode d’affichage, de suivi, de gestion et de création des fichiers dans les bibliothèques.

Affichages    Vous pouvez utiliser les affichages pour afficher les éléments dans une liste ou une bibliothèque qui vous intéresse ou qui correspond le mieux à vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer un affichage de tous les éléments d’une liste qui s’appliquent à un service, ou pour mettre en surbrillance des documents spécifiques dans une bibliothèque. Vous pouvez créer plusieurs affichages d’une liste ou d’une bibliothèque à partir desquels les utilisateurs peuvent choisir. Vous pouvez également utiliser un composant WebPart pour afficher l’affichage d’une liste ou d’une bibliothèque sur une page distincte de votre site.

Affichage Mes tâches

Composants WebPart    Un composant WebPart est une unité d’information modulaire qui constitue un bloc de construction de base de la plupart des pages sur un site. Si vous êtes autorisé à modifier les pages de votre site, vous pouvez utiliser des composants WebPart pour personnaliser votre site afin d’afficher des images et des graphiques, des parties d’autres pages Web, des listes de documents, des affichages personnalisés de données professionnelles, etc.

Composant WebPart

Des spécificités de site qui affectent votre interface ;

Les spécificités de votre installation et de la configuration de SharePoint influent sur ce que vous voyez et sur les options disponibles sur votre site.

Attribué    Si vous êtes affecté au niveau d’autorisation par défaut contrôle total, vous disposez de la gamme complète d’options pour gérer le site. Si vous êtes affecté au niveau d’autorisation collaboration ou lecture, vos options et l’accès au contenu du site sont plus limités. La plupart des options décrites dans cet article ne sont pas disponibles pour les utilisateurs disposant du niveau d’autorisation lecteur et permettent aux utilisateurs de lire du contenu sans y apporter de modifications. Étant donné que les autorisations sont conçues pour être flexibles et personnalisables, il est possible que votre organisation ait ses propres paramètres uniques.

Personnalisation    Il est possible que votre organisation ait personnalisé les autorisations et la personnalisation de votre site, ou même des contrôles de navigation et de navigation sur le site, comme le menu actions du site , à un autre emplacement de la page. De même, votre organisation a décidé de ne pas utiliser la fonctionnalité de ruban introduite dans SharePoint 2010.

Version de SharePoint    Cet article explique comment prendre en main SharePoint Server 2010. Si vous utilisez une version antérieure de SharePoint, consultez l’aide de cette version.

Ajout de contenu à un site

Vous pouvez ajouter des éléments à des listes et des fichiers à des bibliothèques à l’aide d’un navigateur Web. Les boutons qui vous permettent d’effectuer les actions les plus courantes se trouvent dans le ruban, en haut de la page sur la plupart des pages d’un site.

Ruban WN

Les boutons du ruban peuvent être grisés pour l’une des raisons suivantes :

  • L’action n’est pas applicable ou elle dépend d’une autre action. Par exemple, vous devez activer la case à cocher pour un document avant de pouvoir le consulter.

  • Vous n’êtes pas autorisé à effectuer la tâche.

  • La fonctionnalité n’est pas activée pour le site. Par exemple, les flux de travail ne sont pas activés sur le site.

Vous pouvez également enregistrer des fichiers dans une bibliothèque à partir de certains programmes clients compatibles avec SharePoint Server. Par exemple, vous pouvez enregistrer un document Microsoft Word dans une bibliothèque sur un site SharePoint lorsque vous travaillez dans Word.

Pour ajouter un élément à une liste ou un fichier à une bibliothèque, vous devez avoir l’autorisation de contribuer à la liste ou la bibliothèque. Pour plus d’informations sur l’utilisation des autorisations et des niveaux d’autorisation, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre site.

Lorsque vous ajoutez l’élément ou le fichier, les autres personnes qui ont l’autorisation de lire la liste peuvent afficher l’élément ou le fichier, sauf si cela nécessite une approbation. Si l’élément ou le fichier nécessite une approbation, il est stocké dans un état d’attente de la liste ou de la bibliothèque jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations appropriées les approuve. Si vous êtes déjà en train d’afficher la liste ou la bibliothèque lors de l’ajout d’un élément ou d’un fichier, vous devrez peut-être actualiser votre navigateur pour voir le nouvel élément ou fichier.

Les listes et les bibliothèques peuvent également utiliser les fonctionnalités de courrier électronique, si les messages entrants ou sortants sont activés sur votre site. Certaines listes, telles que les calendriers, les annonces, les blogs et les forums de discussion, peuvent être configurées de manière à ce que les utilisateurs puissent y ajouter du contenu en envoyant des courriers électroniques. D’autres listes, telles que des tâches et des listes de suivi des problèmes, peuvent être configurées de manière à envoyer des messages électroniques à des personnes auxquelles des éléments leur sont attribués.

Outre l’ajout de contenu à des listes et bibliothèques existantes, il est possible que vous ayez l’autorisation de créer des listes et des bibliothèques. Les modèles de liste et de bibliothèque vous offrent un début de tête. En fonction de votre niveau d’autorisation, vous pouvez également créer et personnaliser de nouvelles pages et sites.

Listes

Même s’il existe différents types de listes, la procédure permettant d’ajouter des éléments à eux est semblable, de sorte que vous n’avez pas besoin d’apprendre de nouvelles techniques pour travailler avec différents types de listes. Un élément de liste contient du texte dans une série de colonnes, mais certaines listes permettent d’ajouter des pièces jointes à l’élément.

Ajouter un élément à une liste

  1. Dans la liste où vous voulez ajouter l’élément, cliquez sur l’onglet éléments du ruban. (Il s’agit de l’onglet événements d’un calendrier.)

  2. Cliquez sur nouvel élément (nouvel événement pour un calendrier).

    Conseil : Un autre moyen rapide d’ajouter un événement à un calendrier consiste à pointer sur la date du calendrier, puis cliquez sur Ajouter.

  3. Remplissez les champs obligatoires ainsi que les autres utilisateurs que vous voulez terminer.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modification ou suppression d’un élément dans une liste

  1. Pointez sur un élément, puis activez la case à cocher en regard de l’élément.

    Conseil : Vous pouvez effectuer des actions sur plusieurs éléments en sélectionnant plusieurs cases à cocher.

  2. Dans l’onglet éléments du ruban, cliquez sur modifier l’élément ou Supprimer l’élément, selon le cas.

Dans de nombreux types de sites, des listes sont créées pour vous. Ces listes par défaut varient d’un forum de discussion à une liste de calendriers. Si vous disposez de l’autorisation, vous pouvez également créer des listes à partir de plusieurs types de modèles de liste qui fournissent une structure et des paramètres pour vous donner un début de tête.

Créer une liste

  1. Pour créer une liste, cliquez sur le menu actions du Site Menu Actions du site , puis cliquez sur autres options de création.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le menu actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer une liste.

  2. Dans la page créer, cliquez sur le type de liste que vous voulez créer. Par exemple, des liens.

  3. Tapez un nom pour la liste, remplissez les autres champs que vous voulez terminer, puis cliquez sur créer.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et des informations clés sur les fichiers, ce qui permet aux utilisateurs d’utiliser ces fichiers pour collaborer.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le téléchargeant à partir de votre navigateur Web. Après avoir ajouté le fichier à la bibliothèque, les autres personnes disposant de l’autorisation appropriée peuvent afficher le fichier. Si vous êtes déjà en train d’afficher la bibliothèque lors de l’ajout d’un fichier, vous devrez peut-être actualiser votre navigateur pour afficher le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server, vous pouvez créer un nouveau fichier basé sur un modèle lorsque vous travaillez dans la bibliothèque. Vous pouvez également enregistrer un fichier dans la bibliothèque à partir d’un autre programme tel que SharePoint Workspace ou Microsoft Word.

Ajouter un fichier à une bibliothèque

  1. Dans la bibliothèque où vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet documents du ruban.

  2. Cliquez sur Télécharger un document.

  3. Recherchez le document, puis cliquez sur OK.

Conseil : Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server 2010, tel que Microsoft Word 2010, vous pouvez glisser-déplacer des documents à partir de l’Explorateur Windows dans la boîte de dialogue Télécharger un document .

Modification ou suppression d’un fichier dans une bibliothèque

  1. Pointez sur un fichier, puis activez la case à cocher en regard du fichier.

  2. Dans l’onglet documents du ruban, cliquez sur modifier le document ou supprimer le document, selon le cas.

Une bibliothèque par défaut, appelée documents partagés, est créée pour vous lors de la création de nombreux types de sites. Documents partagés est une bibliothèque de documents que vous pouvez utiliser pour stocker différents types de fichiers. Vous pouvez créer des bibliothèques supplémentaires, telles qu’une bibliothèque d’images pour le stockage d’images, si vous disposez des autorisations nécessaires pour gérer les listes.

Créer une bibliothèque de documents

  1. Pour créer une bibliothèque de documents, cliquez sur le menu actions du Site Menu Actions du site , puis cliquez sur nouvelle bibliothèque de documents.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le menu actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer une bibliothèque.

  2. Tapez un nom pour la bibliothèque, remplissez tous les champs que vous voulez terminer, puis cliquez sur créer.

Pour voir les autres types de bibliothèques que vous pouvez créer, cliquez sur actions du site, puis sur autres options de création. Pointez sur une option de bibliothèque pour afficher une description de celle-ci.

Créer un autre type de bibliothèque

  1. Pour créer une bibliothèque, cliquez sur le menu actions du Site Menu Actions du site , puis cliquez sur autres options.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le menu actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer une bibliothèque.

  2. Pointez sur une option de bibliothèque pour afficher une description de celle-ci.

  3. Tapez un nom pour la bibliothèque, remplissez tous les champs que vous voulez terminer, puis cliquez sur créer.

    Pour définir des options de sorte que la bibliothèque s’affiche dans la barre de lancement rapide, cliquez sur plus d’options avant de cliquer sur créer.

Supprimer une bibliothèque

  1. Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide ou cliquez sur actions du Site Menu Actions du site , cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis, sous la section bibliothèques appropriées, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Dans le Menu Paramètres menu paramètres d’une bibliothèque d’images, cliquez sur <type de bibliothèque> paramètresde la bibliothèque.

    • Pour les autres bibliothèques, sous outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet bibliothèque , puis dans le groupe paramètres , cliquez sur paramètres de la bibliothèque.

  3. Sous autorisations et gestion, cliquez sur supprimer cet <type de bibliothèque> bibliothèque.

  4. Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur OK si vous êtes sûr de vouloir supprimer la bibliothèque.

Sites et pages

Un site peut faire l’objet d’une utilisation générale, comme le stockage de plannings, d’instructions, de fichiers et d’autres informations que votre équipe fait référence fréquemment. Un site pourra également faire l’objet d’un objectif plus précis, comme le suivi d’une réunion ou l’hébergement d’un blog, dans lequel un membre de votre organisation publie fréquemment des actualités et des idées.

Site de blog

Votre organisation peut utiliser des pages, des sous-sites et des sites de niveau supérieur pour répartir le contenu d’un site dans différents sites gérables séparément. Par exemple, chaque service de votre organisation peut avoir son propre site d’équipe qui fait partie d’un site de portail plus grand.

Vous pouvez ajouter du contenu à des sites en ajoutant des listes et des bibliothèques. Si vous disposez de l’autorisation, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez envisager d’ajouter des pages de composants WebPart qui vous permettent d’utiliser rapidement des composants WebPart pour ajouter du contenu dynamique.

Si vous avez besoin de créer des sites, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de modèles de site pour vous donner un début de création de site. Le fait de pouvoir créer des sites et des sous-sites dépend de la manière dont votre organisation a configuré ses sites et ses autorisations de création. Pour plus d’informations sur la façon dont votre organisation gère les autorisations sur les sites, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre site.

Créer un site

  1. Pour créer un site, cliquez sur le menu actions du site Menu Actions du site , puis cliquez sur nouveau site.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le menu actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer un site.

  2. Tapez un titre et un nom d’URL pour le site.

  3. Sous sélection du modèle, sélectionnez un modèle de site.

  4. Sélectionnez les autres options souhaitées, puis cliquez sur créer.

Créer une page

Remarque : Étapes de création d’une page en fonction du type de site que vous utilisez, selon que les fonctionnalités de publication sont activées et si l’approbation est nécessaire pour la publication de pages.

  1. Pour créer une page, cliquez sur le menu actions du Site Menu Actions du site , puis sur nouvelle page.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le menu actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer une page.

  2. Tapez un nom pour la page, puis cliquez sur créer.

  3. Dans la page que vous avez créée, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet format du texte dans le ruban, puis sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet insertion , cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet insertion , tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour la sélectionner, puis cliquez sur OK.

  4. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le ruban.

Modifier une page

  1. Pour modifier une page, cliquez sur le bouton modifier dans le ruban.

    Remarque : Si vous ne voyez pas le bouton modifier , il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour modifier une page.

  2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet format du texte dans le ruban, puis sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet insertion , cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet insertion , tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour la sélectionner, puis cliquez sur OK.

  3. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le ruban.

Gestion et utilisation du contenu du site

Pour améliorer la productivité de votre équipe, plusieurs méthodes s’offrent à vous pour gérer et étendre du contenu dans des listes, des bibliothèques et des sites. Certaines fonctionnalités permettent à votre équipe de se retrouver et de travailler plus efficacement grâce aux informations. D’autres fonctionnalités vous aident à gérer l’accès aux informations.

Navigation dans le contenu

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l’aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans Lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, et ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si vous avez trop de listes dans la section de liste , vous pouvez ajouter une nouvelle section pour les listes de tâches dans laquelle vous pouvez inclure des liens vers vos listes de tâches. Vous pouvez apporter les modifications suivantes à la barre de lancement rapide à partir d’un navigateur compatible avec SharePoint Server 2010. Vous pouvez même ajouter des liens vers des pages qui ne se trouvent pas sur le site.

Lancement rapide

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d’accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d’onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d’inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d’utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Barre de liens supérieure

Si votre site utilise une barre de liens supérieure unique, vous pouvez personnaliser les liens qui s’affichent dans la barre de liens supérieure du site. Tout site créé dans le site parent peut également être affiché dans la barre de liens supérieure, à condition qu’il soit configuré pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d’autres sites en dehors de votre collection de sites.

Gestion de l’accès au contenu

Le propriétaire d’un site ou un administrateur peut accorder des niveaux d’autorisation aux utilisateurs et aux groupes SharePoint, qui contiennent les utilisateurs. Les autorisations peuvent être appliquées à un site, aux listes et aux bibliothèques d’un site, ainsi qu’aux éléments des listes et bibliothèques.

Vous pouvez affecter différents niveaux d’autorisation pour différents objets, tels qu’un site, une liste, une bibliothèque, un dossier dans une liste ou une bibliothèque, un élément de liste ou un document.

Organisation des listes et des bibliothèques

La façon dont vous organisez vos listes et bibliothèques dépend des besoins de votre groupe et de la manière dont vous préférez stocker et rechercher vos informations. Le planning peut vous aider à configurer la structure adaptée à votre organisation.

Les informations contenues dans des listes et des bibliothèques sont stockées dans des colonnes comme titre, nom ou société. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier et filtrer des éléments comme vous le feriez dans une feuille de calcul en cliquant sur les en-têtes de colonne dans une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez également utiliser des affichages pour afficher les éléments dans une liste ou une bibliothèque qui vous intéresse.

Changer l’affichage d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Dans la liste ou la bibliothèque où vous souhaitez modifier l’affichage, cliquez sur l’onglet liste ou bibliothèque du ruban.

  2. Dans le groupe gérer les affichages , sous affichage actuel, cliquez sur la flèche en regard de la liste affichages, puis sélectionnez une vue.

Affichage Mes tâches

Si vous avez besoin de stocker des informations supplémentaires sur les éléments de liste ou les fichiers d’une bibliothèque, vous pouvez ajouter des colonnes pour trier, regrouper et créer plusieurs affichages de votre liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste par date d’échéance ou grouper les éléments par nom de service.

Plusieurs options s’offrent à vous pour le type de colonne que vous créez, y compris une seule ligne de texte, une liste déroulante d’options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes, ou même le nom et l’image d’une personne de votre site.

Créer une colonne

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet liste ou bibliothèque du ruban.

  2. Cliquez sur créer une colonne.

  3. Tapez un nom pour la colonne, puis sélectionnez un type de colonne.

  4. Sélectionnez d’autres paramètres, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les colonnes d’une liste ou d’une bibliothèque pour créer des affichages pour permettre aux services spécifiques de trouver les informations qui les intéressent le plus, telles que les tâches de priorité la plus élevée ou tous les éléments affectés à chaque personne. Pour plus d’informations sur la création et la modification d’affichages, voir créer, modifier ou supprimer un affichage.

Certaines fonctionnalités de listes peuvent aider votre équipe à créer et gérer efficacement des éléments dans plusieurs listes ou bibliothèques. Par exemple, vous pouvez créer une colonne qui contient des informations sur les éléments de liste, puis la partager dans d’autres listes. Ou bien, si vous voulez rendre un fichier disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez facilement le copier dans d’autres bibliothèques de votre site. Vous pouvez être invité à entrer des mises à jour si le fichier a changé.

Utilisation des fonctionnalités d’accessibilité

Les sites sont conçus de telle sorte que les listes, les bibliothèques et d’autres fonctionnalités puissent être entièrement consultées en utilisant uniquement des frappes de touches. Un mode plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d’interagir plus facilement avec les menus et divers contrôles. Basculer vers les liens de contenu principaux activez les utilisateurs du clavier pour ignorer les liens de navigation répétitifs vers un contenu plus significatif sur une page.

Le balisage des en-têtes est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran. Les images téléchargées sur le site autorisent la définition d’un texte de remplacement personnalisé. Par exemple, vous pouvez attribuer un texte de remplacement personnalisé à l’image qui s’affiche sur la page d’accueil du composant WebPart image du site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d’images. Pour afficher les sites, les options de contraste élevé de Windows fonctionnent bien pour les utilisateurs malvoyants.

Suivi des versions

Votre liste ou bibliothèque est peut-être configurée pour suivre les versions, de sorte que vous pouvez restaurer une version précédente si vous faites une erreur et afficher l’historique des versions des modifications. Lorsque les versions sont suivies, les révisions apportées aux éléments ou fichiers et leurs propriétés sont stockées. Cela vous permet de mieux gérer le contenu tel qu’il est révisé et même de restaurer une version précédente si vous faites une erreur dans la version actuelle. Le contrôle de version est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur des projets ou lorsque les informations passent par plusieurs phases de développement et de révision.

Historique des versions

1. la version principale publiée actuelle est mise en surbrillance et le numéro de version correspond à un nombre entier.

2. une version est créée en cas de modification des propriétés ou des métadonnées.

3. la première version d’un fichier est toujours le numéro de version mineure 0,1.

Le contrôle de version est disponible pour tous les éléments de liste de tous les types de liste par défaut (y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées) et pour tous les types de fichiers qui peuvent être stockés dans les bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart.

Co-création de documents

Plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document Word ou une présentation PowerPoint en même temps. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de lire et d’écrire des parties d’un fichier stocké dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez travailler sur un paragraphe dans un document Word alors qu’un collègue travaille sur un autre paragraphe dans le même document en même temps.

Mise à jour des modifications

RSS fournit un moyen pratique de distribuer et de recevoir des informations dans un format normalisé, notamment les mises à jour apportées aux listes et aux bibliothèques. Un format de fichier XML normalisé permet d’afficher les informations dans différents programmes. Vous pouvez également vous abonner aux listes et aux bibliothèques en définissant des alertes de sorte que vous sachiez quand le contenu a changé.

Une équipe peut utiliser ses flux pour personnaliser son contenu pour les membres de l’équipe qui s’abonnent à leurs flux et de remettre des liens vers leurs sites Web. Les flux RSS permettent de suivre facilement la progression de l’équipe et les mises à jour de projet. Au lieu de parcourir plusieurs sites Web d’équipe, vous recevez automatiquement les dernières actualités ou mises à jour de ces sites.

Gestion des flux de travail

Les flux de travail permettent aux utilisateurs de collaborer sur des documents et de gérer les tâches d’un projet en implémentant des processus métiers spécifiques sur des documents et des éléments dans un site. Les flux de travail permettent aux organisations d’adhérer aux processus métiers cohérents. Les flux de travail peuvent également améliorer l’efficacité et la productivité de l’organisation en gérant les tâches et les étapes associées aux processus métiers spécifiques. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Les flux de travail peuvent réduire le coût et le temps nécessaires pour coordonner des processus métier courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, une organisation peut utiliser un flux de travail d’approbation prédéfini ou créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer d’autres processus métiers.

Utilisation de types de contenu

Votre liste ou bibliothèque est susceptible de prendre en charge plusieurs types de contenu. Les types de contenus permettent aux organisations d’organiser, de gérer et de gérer de grandes quantités de contenu plus efficacement. Si votre liste ou bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, vous pouvez ajouter des types de contenu à partir d’une liste des options disponibles fréquemment utilisées par votre organisation (par exemple, présentations marketing ou contrats).

Après avoir ajouté un type de contenu à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez faire en sorte que la liste ou la bibliothèque contienne des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent alors utiliser le bouton nouvel élément de cette liste ou bibliothèque pour créer des éléments de ce type.

L’un des principaux avantages des types de contenu pour les listes et les bibliothèques est qu’ils permettent à une liste ou une bibliothèque unique de contenir plusieurs types d’éléments ou types de documents, chacun d’eux ayant éventuellement des métadonnées, des stratégies ou des comportements uniques. Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir Introduction aux types de contenu et à la publication du type de contenu.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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