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Tâches basiques dans Access 2010

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Voici quelques tâches de base que vous pouvez effectuer pour vous aider à apprendre à utiliser Microsoft Access 2010.

 

Contenu de cet article

Qu’est-ce qu’Access ?

Bases de données relationnelles dans Access

Lorsque vous ouvrez Access

Rechercher et appliquer un modèle

Créer une base de données entièrement nouvelle

Ouvrir une base de données Access existante

Commencer à utiliser votre nouvelle base de données

Ajouter un tableau

Coller des données d'une autre source dans une table Access

ImPortez ou liez des données d'une autre source

Étapes suivantes

Importer des données à partir d'une feuille de calcul ou d'un autre programme

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données

Utiliser l'Assistant analyse de table pour organiser vos données

Utiliser des données d'autres programmes

Utiliser une base de données d'une version antérieure dans plusieurs versions d'Access

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d'Access

Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante et l'enregistrer dans un nouveau format

Étape 2: fractionner la base de données de copie et utiliser le fichier d'origine comme base de données principale

Étape 3: connecter le nouveau serveur principal à la base de données d'origine

Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d'Access

Qu’est-ce qu’Access ?

Access 2010 est un outil de conception et de déploiement d'application de base de données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d'informations importantes. Vous pouvez conserver vos données sur votre ordinateur, ou vous pouvez les publier sur le Web, afin que d'autres personnes puissent utiliser votre base de données avec un navigateur Web.

De nombreux utilisateurs commencent à utiliser Access lorsque le programme qu'ils utilisent pour effectuer le suivi d'un sujet progressivement devient moins volumineux pour la tâche. Par exemple, supposons que vous soyez un planificateur d'événements et que vous voulez effectuer le suivi de tous les détails que vous devez gérer pour que vos événements aboutissent. Si vous utilisez un traitement de texte ou un tableur pour cela, vous pouvez facilement rencontrer des problèmes liés à des données en double ou incohérentes. Vous pouvez utiliser le logiciel de gestion des calendriers, mais le suivi des informations financières d'un calendrier ne vous convient pas.

Bases de données relationnelles dans Access

Parfois, vous avez besoin d'une base de données relationnelle pour suivre les informations (entrepôt de données qui ont été séparées en collection de données plus petites (appelées tables) pour éliminer la redondance, puis relier en fonction de bits communs d'informations (appelés champs). . Par exemple, une base de données relationnelle de planification d'événements peut contenir une table contenant des informations sur le client, une table contenant des informations sur le fournisseur et une table contenant des informations sur l'événement. Le tableau contenant des informations sur l'événement peut contenir un champ pour le mettre en relation avec la table client et un champ pour le mettre en relation avec la table fournisseur. Ainsi, par exemple, si le numéro de téléphone d'un fournisseur a changé, les informations peuvent être modifiées une seule fois dans la table fournisseur, au lieu de chaque événement ayant impliqué le fournisseur.

Access est un outil qui vous permet de développer rapidement et facilement des applications de base de données relationnelle qui vous aident à gérer les informations. Vous pouvez créer une base de données pour assurer le suivi de n'importe quel type d'information, par exemple un inventaire, un contact professionnel ou un processus professionnel. En fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi de diverses informations, et même pour un débutant.

Lorsque vous ouvrez Access

Lorsque vous démarrez Access 2010, vous voyez le mode Microsoft Office Backstage, où vous pouvez obtenir des informations sur la base de données active, créer une base de données, ouvrir une base de données existante et afficher le contenu proposé dans Office.com.

Mode Backstage dans Access 2010

Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour ajuster, gérer ou partager vos bases de données. En général, les commandes en mode Backstage s'appliquent aux bases de données entières, non aux objets au sein d'une base de données.

Remarque : Vous pouvez accéder au mode Backstage à tout moment en cliquant sur l'onglet fichier .

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Rechercher et appliquer un modèle

Access vous offre une large gamme de modèles qui vous permettent d'accélérer le processus de création d'une base de données. Un modèle est une base de données prête à l'emploi qui contient l'ensemble des tables, requêtes, formulaires et rapports nécessaires à l'exécution d'une tâche spécifique. Par exemple, des modèles peuvent être utilisés pour suivre des problèmes, gérer des contacts ou conserver une trace des dépenses. Certains modèles contiennent quelques exemples d'enregistrements pour vous permettre de montrer leur utilisation. Les bases de données de modèles peuvent être utilisées en l'emploi, ou vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins.

Pour rechercher et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit:

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.

  2. Sous modèles disponibles, effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Pour réutiliser un modèle que vous avez utilisé récemment, cliquez sur modèles récents, puis sélectionnez le modèle de votre choix.

    • Pour utiliser un modèle que vous avez déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle de votre choix.

    • Pour rechercher un modèle dans Office.com, sous modèles Office.com, cliquez sur une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le modèle d'Office. com sur votre ordinateur.

      Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à partir d'Access. Dans la zone Rechercher des modèles de Office.com , tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur le bouton fléché pour effectuer une recherche.

  3. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de dossier en regard de la zone nom de fichier pour accéder à l'emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous n'indiquez pas un emplacement spécifique, Access crée la base de données à l'emplacement par défaut qui s'affiche sous la zone nom de fichier .

  4. Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données et l'ouvre pour pouvoir l'utiliser.

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Créer une base de données entièrement nouvelle

Pour plus d'informations sur les concepts de base de l'utilisation d'Access pour créer une base de données, consultez l'article notions de base sur la conception d'une base de données.

Si aucun des modèles ne répond à vos besoins, ou si vous avez des données dans un autre programme que vous souhaitez utiliser dans Access, vous pouvez décider qu'il est préférable de créer une base de données à partir de zéro. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de données de bureau standard, ou une base de données Web.

Pour plus d'informations sur les bases de données Web, voir l'article créer une base de données à partager sur le Web.

Pour créer une base de données, procédez comme suit:

  1. Démarrez Access.

  2. Dans l'onglet nouveau en mode Backstage, cliquez sur base de données vide ou base de données Web vide.

    Important : Le choix que vous effectuez ici détermine les fonctionnalités disponibles dans la base de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web et les bases de données Web ne prennent pas en charge certaines fonctionnalités de l'application de bureau, telles que les requêtes totaux.

  3. À droite, tapez un nom pour votre base de données dans la zone nom de fichier .

    Pour modifier l'emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourirles Image du bouton en regard de la zone nom de fichier , recherchez et sélectionnez le nouvel emplacement, puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur Créer.

    Access crée la base de données, puis ouvre une table vide (nommée table1) dans mode Feuille de données.

  5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter du nouveau tableau.

    Pour ajouter des données, commencez à taper — ou vous pouvez coller des données d'une autre source, comme décrit dans la section coller des données d'une autre source dans une table Access, plus loin dans cet article.

    Remarques : 

    • La saisie de données en mode feuille de données est conçue pour être très similaire à la saisie de données dans une feuille de calcul Excel. La restriction principale concerne la saisie de données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par le coin supérieur gauche de la feuille de données. Vous ne devez pas essayer de mettre en forme vos données en incluant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le faites dans une feuille de calcul Excel, car cela risque de gaspiller de l'espace dans votre tableau. Le tableau contient simplement vos données. Toutes les présentations visuelles de ces données seront exécutées dans les formulaires et États que vous créez plus tard.

    • La structure du tableau est créée lorsque vous entrez des données. Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle colonne à la feuille de données, un nouveau champ est défini dans la table. Access définit l' type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par exemple, si vous disposez d'une colonne dans laquelle vous avez entré uniquement des valeurs de date, Access attribue au type de données de ce champ la valeur date/heure. Si vous essayez ultérieurement d'entrer une valeur qui n'est pas une date (par exemple, nom ou numéro de téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que la valeur ne correspond pas au type de données de la colonne. Dans la mesure du possible, vous devez planifier votre tableau de telle sorte que chaque colonne contienne le même type de données, qu'il s'agisse de texte, de dates, de nombres ou d'un autre type. Ainsi, il est beaucoup plus facile de créer des requêtes, des formulaires et des rapports qui sélectionnent uniquement les données souhaitées.

Si vous ne voulez pas encore entrer les données, cliquez sur Fermerles Image du bouton .

Remarque : Access supprime la table1 si vous la Fermez sans l'enregistrer.

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Ouvrir une base de données Access existante

Conseil : Pour ouvrir rapidement une des dernières bases de données que vous avez ouvertes, sous l'onglet fichier , cliquez sur récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

  2. Cliquez sur un raccourci dans la boîte de dialogue ouvrir , ou, dans la zone de la boîte de dialogue Parcourir , cliquez sur le lecteur ou le dossier qui contient la base de données souhaitée.

  3. Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur les dossiers tant que vous n'avez pas ouvert le dossier contenant la base de données.

  4. Lorsque vous avez trouvé la base de données, effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Pour ouvrir la base de données en mode d'ouverture par défaut, double-cliquez dessus.

    • Pour ouvrir la base de données pour un accès partagé dans un environnement multi-utilisateur, de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données en même temps, cliquez sur ouvrir.

    • Pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule, afin de pouvoir la consulter, mais pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en lecture seule.

    • Pour ouvrir la base de données pour un accès exclusif, afin qu'aucun autre utilisateur ne puisse l'ouvrir, cliquez sur la flèche située en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en exclusif.

    • Pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule, cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en mode lecture seule exclusif les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais ils disposent d'un accès en lecture seule.

Si vous ne trouvez pas la base de données que vous voulez ouvrir    

  1. Dans la boîte de dialogue ouvrir , cliquez sur le raccourci poste de poste , ou dans la zone Parcourir , cliquez sur mon ordinateur.

  2. Dans la liste des lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur qui pourrait contenir la base de données, puis cliquez sur Rechercher.

  3. Entrez vos critères de recherche, puis appuyez sur entrée pour rechercher la base de données.

  4. Si la base de données est trouvée, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de dialogue résultats de la recherche .

    Dans la mesure où la recherche a été lancée à partir de la boîte de dialogue ouvrir , vous devez cliquer sur Annuler dans la boîte de dialogue pour que la base de données s'ouvre.

Vous pouvez accéder directement à un fichier de données dans un format de fichier externe (par exemple, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). Vous pouvez également ouvrir directement n'importe quel source de données ODBC, tel que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table dans la base de données externe.

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Commencer à utiliser votre nouvelle base de données

En fonction du modèle que vous avez utilisé, vous devrez peut-être effectuer une ou plusieurs des opérations suivantes pour commencer à utiliser la nouvelle base de données:

  • Si Access affiche une boîte de dialogue connexion avec une liste vide d'utilisateurs, utilisez la procédure suivante pour commencer:

    1. Cliquez sur nouvel utilisateur.

    2. Renseignez le formulaire Détails de l' utilisateur .

    3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

    4. Sélectionnez le nom d'utilisateur que vous venez d'entrer, puis cliquez sur se connecter.

  • Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper les données directement dans la feuille de données, ou cliquer sur autres boutons et onglets pour explorer la base de données.

  • Si Access affiche une page mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquer sur d'autres boutons et onglets pour explorer la base de données.

  • Si Access affiche un message avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. Si la base de données requiert une connexion, vous devrez vous reconnecter.

Pour les bases de données de bureau et sur le Web, vous pouvez également commencer par l'une des étapes suivantes:

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Ajouter un tableau

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du groupe tables sous l'onglet créer .

Groupe Tables de l’onglet Créer

Remarque : Dans une base de données Web, seule la commande table est disponible dans le groupe tables .

Quelle que soit l'option que vous démarrez, vous pouvez toujours basculer vers l'affichage autre en utilisant les boutons d'affichage de la barre d'état de la fenêtre Access.

Créer une table vide en mode feuille de données    En mode feuille de données, vous pouvez entrer des données immédiatement et laisser Access créer une structure de tableau en coulisses. Les noms de champs sont attribués numériquement (champ1, champ2, etc.), et Access définit le type de données de champ en fonction du type de données que vous entrez.

  1. Dans l'onglet création , dans le groupe tableaux , cliquez sur tableau Image du bouton .

  2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter .

  3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide, ou vous pouvez coller des données à partir d'une autre source, comme décrit plus bas dans cet article.

    • Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nouveau nom.

      Conseil : Donnez un nom significatif à chaque champ, afin que vous puissiez déterminer ce qu'il contient sans avoir à examiner les données.

    • Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête de colonne, puis faites-la glisser à l'emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et les faire glisser vers un nouvel emplacement ensemble.

      Pour ajouter des champs à votre tableau, vous pouvez commencer à taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs en utilisant les commandes du groupe Ajouter & supprimer sous l'onglet champs .

Créer une table à partir du mode création    En mode création, vous commencez par créer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode feuille de données pour entrer des données, ou vous entrez vos données à l'aide d'une autre méthode (par exemple, un formulaire).

Le mode création n'est pas disponible pour les tables d'une base de données Web.

  1. Dans l'onglet création , dans le groupe tableaux , cliquez sur création de table. Image du bouton

  2. Pour chaque champ de la table, entrez un nom dans la colonne nom du champ , puis sélectionnez un type de données dans la liste type de données .

  3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires pour chaque champ dans la colonne Description . La description que vous entrez s'affiche dans la barre d'État lorsque le point d'insertion est dans ce champ, et est utilisé comme texte de la barre d'État pour les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un État. et pour les contrôles créés pour ce champ par l'Assistant formulaire ou l'Assistant État.

  4. Après avoir ajouté tous vos champs, enregistrez la table:

    • Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en passant en mode feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide et en tapant. Vous pouvez également coller les données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section suivante.

Créer une table sur la base d'une liste SharePoint    Dans une liste SharePoint, vos données peuvent être utilisées par des personnes qui n'ont pas accès. De plus, les données de liste sont stockées sur un serveur, ce qui offre généralement une meilleure protection contre la perte de données que les fichiers stockés sur un ordinateur de bureau. Vous pouvez commencer avec une nouvelle liste ou vous pouvez créer un lien vers une liste existante. Vous devez disposer des autorisations suffisantes sur le site SharePoint sur lequel vous souhaitez créer la liste. ce choix peut varier selon le site, contactez votre administrateur SharePoint pour plus d'informations sur les options disponibles.

Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans une base de données Web.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.

  2. Vous pouvez utiliser l'un des modèles de liste pour créer une liste SharePoint standard, par exemple des contacts ou des événements.

    Vous pouvez également choisir de créer une liste personnalisée ou de lier ou d'importer une liste existante. Cliquez sur l’option souhaitée.

  3. Si vous choisissez l'un des modèles de liste ou si vous souhaitez créer une liste personnalisée, la boîte de dialogue créer une nouvelle liste s'ouvre pour vous guider dans le processus. Si vous choisissez d'utiliser une liste existante, la boîte de dialogue obtenir des données externes s'ouvre pour vous aider.

Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.

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Coller des données d'une autre source dans une table Access

Si vos données sont actuellement stockées dans un autre programme (par exemple, Excel), vous pouvez copier et coller vos données dans une table Access. En règle générale, cela est préférable si vos données sont déjà séparées en colonnes, comme dans une feuille de calcul Excel. Si vos données se trouvent dans un programme de traitement de texte, vous devez d'abord séparer les colonnes de données à l'aide d'onglets, ou convertir les données dans une table du programme de traitement de texte, puis copier les données. Si vos données nécessitent une modification ou une manipulation (par exemple, en séparant les noms complets en prénoms et les noms), vous pouvez le faire avant de copier les données, en particulier si vous n'êtes pas familiarisé avec Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, Access définit le type de données de chaque champ en fonction du type de données qu'il recherche. Par exemple, si un champ collé ne contient aucune valeur de date, Access applique le type de données date/heure au champ. Si le champ collé contient uniquement les mots «Oui» et «non», Access applique le type de données oui/non au champ.

Access nomme les champs en fonction du contenu de la première ligne de données collées. Si la première ligne de données collées est semblable au type des lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et affecte les champs noms génériques (champ1, champ2, etc.). Si la première ligne de données collées n'est pas similaire aux lignes qui suivent, Access utilise la première ligne comme noms de champs et exclut la première ligne dans les données réelles.

Si Access attribue des noms de champs génériques, vous devez renommer les champs dès que possible afin d'éviter toute confusion. Procédez comme suit :

  1. Dans l'onglet fichier , cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.

  2. En mode feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom pour la colonne.

  3. Enregistrez de nouveau la table.

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ImPortez ou liez des données d'une autre source

Vous avez peut-être des données que vous avez collectées dans un autre programme que vous souhaitez utiliser dans Access. Vous travaillez avec des personnes qui stockent leurs données dans d'autres programmes et que vous voulez utiliser dans Access. Vous avez peut-être de nombreux sources de données disparates et vous avez besoin d'un «tapis d'atterrissage» où vous pouvez les réunir pour une analyse plus approfondie.

Access simplifie l'importation ou la liaison de données à partir d'autres programmes. Vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul Excel, d'une table dans une autre base de données Access, d'une liste SharePoint ou de l'une de diverses sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source de données, mais les instructions suivantes vous aideront à démarrer:

  1. Dans l'onglet données externes , dans le groupe importer le lien de & , cliquez sur la commande correspondant au type de fichier que vous importez.

    Par exemple, si vous importez des données à partir d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le type de programme approprié n'apparaît pas, cliquez sur plus.

    Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de format approprié dans le groupe importer le lien & , vous devrez peut-être démarrer le programme dans lequel vous avez créé les données à l'origine, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier pris en charge par Access (par exemple, un fichier texte délimité ). , puis importez ou liez des données.

  2. Dans la boîte de dialogue données externes , cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier de données source, ou tapez le chemin d'accès complet au fichier de données source dans la zone nom de fichier .

  3. Cliquez sur l'option de votre choix sous Spécifiez le mode et l'emplacement où vous voulez stocker les données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table à l'aide des données importées ou créer une table liée qui conserve un lien vers la source de données.

  4. Cliquez sur OK.

    En fonction de votre choix, la boîte de dialogue lier les objets ou importer des objets s'ouvre.

  5. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte suivie dépend de l'option d'importation ou de liaison que vous avez choisie.

  6. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

    Si vous choisissez d'effectuer l'importation, Access vous demande si vous voulez enregistrer les détails de l'opération d'importation que vous venez de terminer.

  7. Si vous pensez que vous exécuterez de nouveau cette même opération d'importation, cliquez sur enregistrer les étapesd'importation, puis entrez les détails.

    Vous pouvez alors facilement reproduire l'opération d'importation en cliquant sur importations enregistrées dans le groupe Importer sous l'onglet données externes , cliquez sur la spécification d'importation, puis en cliquant sur exécuter.

  8. Si vous ne voulez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche le tableau sous tables dans le volet de navigation.

Pour en savoir plus sur l'importation de données dans Access, suivez les liens de la section Voir aussi de cet article.

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Étapes suivantes

Le reste du processus de création varie en fonction de vos objectifs, mais vous pouvez envisager de créer des requêtes, des formulaires, des États et des macros. Cet article ne fournit pas d'informations sur la création d'objets de base de données supplémentaires.

Pour plus d'informations, reportez-vous aux articles suivants:

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Importer des données à partir d'une feuille de calcul ou d'un autre programme

Si vous connaissez les autres programmes de base de données ou de feuilles de calcul, il est probable que vous connaissez les principes de base de l'utilisation de ces applications et des bases de données utilisées. Access diffère de la plupart des autres applications de base de données en vous permettant de créer des bases de données relationnelles, et il diffère davantage de la plupart des programmes de feuille de calcul en proposant des outils de développement de requêtes, formulaires et rapports sophistiqués. Access propose également de nombreuses options pour travailler avec d'autres programmes de base de données, tels que SQL Server.

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

De nombreux utilisateurs commencent à explorer Access après la création d'une liste dans Excel. Excel est un excellent point de départ pour créer une liste, mais au fur et à mesure de la liste, il devient plus difficile d'organiser et de mettre à jour. Le déplacement de la liste vers Access correspond généralement à l'étape logique suivante.

Une table de base de données est similaire à celle d'une feuille de calcul, car ces données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, il est généralement facile d'importer une feuille de calcul dans une table de base de données. La différence principale entre le stockage de vos données dans une feuille de calcul et le stockage dans une base de données réside dans la façon dont les données sont organisées. L'importation d'une feuille de calcul entière en tant que nouvelle table d'une base de données ne résoudra pas les problèmes liés à l'organisation et à la mise à jour de vos données, en particulier si votre feuille de calcul contient des données redondantes. Pour résoudre ces problèmes, vous devez fractionner les données de la feuille de calcul en tables distinctes, chacune contenant des données associées. Pour plus d'informations sur la façon d'organiser les données de vos tableaux, voir notions de base en matière de conception de base de données.

Access est doté de l'Assistant analyse de table, qui peut vous aider à effectuer ce processus. Une fois vos données importées dans un tableau, l'Assistant vous aide à fractionner le tableau en tables distinctes, chacune contenant des données qui ne sont pas dupliquées dans une autre table. L'Assistant crée également les relations nécessaires entre les tables.

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Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données

  1. Dans l'onglet fichier , cliquez sur nouveau, puis sur base de données vide.

  2. Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur créer.

    La nouvelle base de données s'ouvre, et Access crée une nouvelle table vide, table1.

  3. Fermez table1.

    Lorsque le système vous demande si vous voulez enregistrer les modifications apportées à la conception de la structure Table1, cliquez sur non.

  4. Dans l'onglet données externes , dans le groupe importer le lien de & , cliquez sur Excel. Image du bouton

  5. Dans la boîte de dialogue données externes , cliquez sur Parcourir.

  6. Utilisez la boîte de dialogue ouvrir pour rechercher votre fichier.

  7. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

  8. Dans la boîte de dialogue données externes , assurez-vous que l'option Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée.

  9. Cliquez sur OK.

    L'Assistant importation de feuille de calcul démarre et vous pose quelques questions sur vos données.

  10. Suivez les instructions, cliquez sur suivant ou sur précédent pour parcourir les pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Access vous demande si vous voulez enregistrer les détails de l'opération d'importation que vous venez de terminer. Si vous pensez que vous exécuterez de nouveau cette même opération d'importation, cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez alors facilement reproduire l'opération en cliquant sur importations enregistrées dans le groupe Importer sous l'onglet données externes . Si vous ne voulez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, puis les affiche sous toutes les tables dans le volet de navigation.

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Utiliser l'Assistant analyse de table pour organiser vos données

Une fois vos données importées dans une table Access, vous pouvez utiliser l'Assistant analyse de table pour identifier les données redondantes rapidement. L'Assistant fournit un moyen simple d'organiser les données en tables distinctes, afin qu'elles soient stockées de la façon la plus efficace. Access conserve la table d'origine comme sauvegarde, puis crée de nouvelles tables que vous pouvez utiliser comme base pour votre application de base de données.

  1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.

  2. Dans l'onglet outils de base de données , dans le groupe analyser , cliquez sur analyse de la table.

    L'Assistant analyse de table démarre.

    Les deux premières pages de l'Assistant contiennent un bref didacticiel: complétez les boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour voir des exemples. Si vous ne voyez pas les pages d'introduction, mais que vous voyez une case à cocher afficher les pages d'introduction?, activez la case à cocher, puis cliquez sur retour à deux reprises pour afficher l'introduction. Si vous ne souhaitez plus voir les pages d'introduction après la lecture de l'introduction, vous pouvez désactiver la case à cocher afficher les pages d'introduction .

  3. Sur la table contenant les champs dont les valeurs sont répétées dans de nombreux enregistrements? , sélectionnez la table que vous voulez analyser, puis cliquez sur suivant.

  4. Vous pouvez faire en sorte que l'Assistant décide quels champs accéder aux tableaux ou vous pouvez prendre cette décision vous-même. Si vous suivez les suggestions de l'Assistant, vous pouvez toujours modifier la disposition du tableau sur la page suivante de l'Assistant.

    Remarque : Si vous indiquez à l'Assistant quels champs insérer les tables, ses choix risquent de ne pas toujours être appropriés pour vos données, en particulier s'il n'y a pas beaucoup de données à utiliser. Vérifiez soigneusement les résultats de l'Assistant. D'un autre côté, l'Assistant peut suggérer une organisation plus efficace que celle que vous envisagez, il est donc judicieux d'essayer une seule fois les décisions de l'Assistant. Si les suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours réorganiser les champs manuellement, et vous pouvez toujours cliquer sur précédent et disposer les champs vous-même.

  5. Cliquez sur Suivant. Dans cette page, vous spécifiez les tables contenant les champs. Si vous avez choisi de laisser l'Assistant décider, vous devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de relation. Dans le cas contraire, Access crée une seule table contenant tous les champs. Dans les deux cas, vous pouvez modifier la page.

    • Vous pouvez faire glisser des champs d'une table vers une zone vierge de la page pour créer une nouvelle table contenant ces champs. Access vous invite à entrer un nom de table.

    • Vous pouvez faire glisser des champs d'une table vers une autre, si vous pensez qu'ils seront stockés plus efficacement.

    • La plupart des tables reçoivent un champ ID ou un champ ID unique généré . Pour en savoir plus sur les champs ID, cliquez sur conseils dans le coin supérieur droit de l'Assistant.

    • Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler .

    • Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.

  6. Une fois les champs organisés comme vous le souhaitez, cliquez sur suivant.

  7. Si l'Assistant recherche des enregistrements de valeurs très similaires, il identifie ces valeurs comme des erreurs typographiques potentielles et présente un écran dans lequel vous pouvez confirmer leur action. Parcourez la liste pour trouver des valeurs dans la colonne Correction , puis cliquez sur l'élément approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (laissez-vous) pour empêcher l'Assistant d'apporter des modifications à la valeur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur suivant.

  8. L'Assistant vous demande si vous voulez créer une requête qui ressemble à votre table d'origine. Si vous avez déjà créé des formulaires et des États basés sur la table d'origine, il est recommandé de créer une telle requête. Si vous sélectionnez Oui, créez la requête, l'Assistant renomme la table d'origine en ajoutant «_OLD» au nom de la table, puis nomme la nouvelle requête en utilisant le nom de la table d'origine. Les formulaires et les États basés sur la table utilisent désormais la requête pour leurs données et continuent à fonctionner comme auparavant.

  9. Cliquez sur Terminer.

    L'Assistant crée les nouvelles tables comme spécifié, puis les ouvre. Fermez-les une fois que vous avez terminé de vérifier les résultats.

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Utiliser des données d'autres programmes

Access 2010 fournit des fonctionnalités permettant d'utiliser des données stockées dans d'autres programmes.

Créer une base de données Access liée aux données dans un autre format de fichier    Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier tel que Text, dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une base de données Access et lie le fichier pour vous.

  1. Démarrez Access.

  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

  3. Dans la boîte de dialogue ouvrir , cliquez sur le type de fichier que vous voulez ouvrir dans la liste. Si vous n'êtes pas sûr du type de fichier, cliquez sur tous les fichiers (*.*).

  4. Le cas échéant, recherchez le dossier contenant le fichier que vous souhaitez ouvrir. Lorsque vous avez trouvé le fichier, double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

  5. Suivez les instructions de l’Assistant. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Importer ou lier des données à une base de données Access existante    Vous pouvez importer des données à partir d'autres sources et programmes dans des tables Access de sorte que les données soient contenues dans le fichier Access ou que vous puissiez lier celles-ci à partir d'Access pour que celles-ci restent dans le fichier d'origine (en dehors du fichier Access).

  1. Dans l'onglet données externes , dans le groupe importer le lien de & , cliquez sur le format de stockage des données.

    Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes:

    • Excel    Vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul ou d'une plage nommée dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage nommée doit être importée ou liée séparément.

    • Access    C'est très pratique pour séparer votre processus de vos données, en créant une base de données fractionnée. Autrement dit, vous pouvez utiliser une base de données pour contenir tous vos formulaires, États et macros, et conserver vos données dans une autre base de données. Vous pouvez ensuite développer des améliorations sans interrompre le fonctionnement de tout le monde. Vous pouvez également combiner les données de plusieurs bases de données Access différentes en une, ce qui facilite la synthèse des données entre les services et les partenaires commerciaux.

    • base de données ODBC    De nombreux programmes prennent en charge ce format, y compris de nombreux produits serveur de base de données. Cela vous aide à créer des bases de données de bloc d'accueil, où vous pouvez combiner les données de différents systèmes.

    • Fichier texte    Vous pouvez vous connecter à un fichier texte simple et pouvoir même utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Vous pouvez ainsi faciliter l'utilisation des données Access par de nombreux programmes.

    • Fichier XML    Ce format permet également de faire la compatibilité avec d'autres programmes, notamment des serveurs Web.

    • liste SharePoint    Ainsi, vos données sont utilisables dans un navigateur Web, le mode d'utilisation standard d'une liste SharePoint.

    • Services de données    Vous pouvez vous connecter à des services de données Web au sein de votre entreprise.

    • Document HTML    

    • Dossier Outlook    Vous pouvez vous connecter aux dossiers Outlook de manière à intégrer plus facilement vos informations de contact avec le reste de vos données.

    • fichier dBase    dBase est un système de base de données de substitution populaire pris en charge par Access

      La boîte de dialogue obtenir des données externes s'affiche.

  2. Suivez les instructions de la boîte de dialogue.

    Access va importer ou lier les données à votre base de données. Pour la plupart des formats, vous devez spécifier l'emplacement des données, puis choisir la manière dont vous souhaitez que les données soient stockées dans votre base de données.

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Utiliser une base de données d'une version antérieure dans plusieurs versions d'Access

Si votre base de données ou projet Access a été créé dans Access 2000 ou une version ultérieure, vous pouvez utiliser la base de données ou le projet dans la version d'Access dans laquelle il a été créé ou dans une version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers Access 2000 peuvent être utilisés dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et Access 2010.

Vous pouvez avoir une situation dans laquelle vous voulez conserver vos données dans une version antérieure d'Access, mais les utilisateurs disposant d'une version ultérieure d'Access à lier ces données tout en tirant parti de certaines des fonctionnalités de la version ultérieure. La solution consiste à créer une base de données «frontale» dans la version ultérieure (contenant des formulaires, des États, des requêtes, des macros et aucune table), puis à la lier aux tables dans le fichier de version antérieure. Appliquez l'une des procédures suivantes, selon que votre base de données est contenue dans un fichier ou qu'elle est déjà fractionnée en application frontale/principale.

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d'Access

Si tous les tableaux, formulaires et autres objets de votre base de données Access de version antérieure sont contenus dans un fichier et que vous souhaitez utiliser la base de données dans plusieurs versions d'Access, vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une version ultérieure et la lier au fichier d'origine. Les utilisateurs qui ont une version antérieure d'Access peuvent toujours utiliser la base de données d'origine. Les utilisateurs qui disposent de la version plus récente peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour lier les mêmes données. Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin de prendre en charge plusieurs versions d'Access.

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Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante et l'enregistrer dans un nouveau format

Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l'un des trois formats suivants: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d'origine dans son format d'origine et crée une copie au format que vous spécifiez.

  1. Fermez le fichier Access. S'il s'agit d'une base de données d'accès multiutilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu'elle n'est pas ouverte.

  2. Démarrez Access 2010.

  3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

  4. Naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier que vous voulez convertir, puis double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

    Si la boîte de dialogue amélioration de la base de données s'affiche, vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur non.

  5. Si un formulaire s'ouvre au démarrage de la base de données, fermez le formulaire.

  6. Dans l'onglet fichier , cliquez sur enregistrer la base de données sous.

  7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la nouvelle base de données.

    Remarque : Sauf si vous enregistrez la nouvelle base de données à un autre emplacement, son nom doit être différent de celui de la base de données d'origine. Dans les deux cas, il est généralement préférable d'utiliser un autre nom pour pouvoir distinguer facilement la base de données frontale et celle du serveur principal. Toutefois, si vous effectuez une conversion au format Access 2007, l'extension de nom de fichier change de. mdb en. accdb, afin que vous puissiez utiliser le même nom de fichier.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

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Étape 2: fractionner la base de données de copie et utiliser le fichier d'origine comme base de données principale

Fractionnez la base de données convertie à l'aide de la procédure suivante:

  • Sous l'onglet outils de base de données , dans le groupe déplacer les données , cliquez sur base de données Access. Image du bouton

  • Dans la boîte de dialogue fractionnement de base de données , cliquez sur Fractionner la base de données.

    Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi simplement recréer la copie à l'aide de la base de données d'origine.

  • Tapez un nom pour la base de données principale, puis cliquez sur fractionné.

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Étape 3: connecter le nouveau serveur principal à la base de données d'origine

  1. Supprimez la base de données principale créée par l'outil fractionnement de base de données, en veillant à ne pas supprimer votre base de données d'origine.

  2. Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d'origine: sous l'onglet données externes , dans le groupe importer le lien de & , cliquez sur gestionnaire de tables liées. Image du bouton

  3. Cliquez sur Sélectionner tout, puis activez la case à cocher toujours demander un nouvel emplacement .

  4. Cliquez sur OK, recherchez la base de données d'une version antérieure, puis double-cliquez dessus.

    Si tout se passe bien, Access affiche un message indiquant que tous les tableaux liés sélectionnés ont été actualisés.

Vous pouvez désormais améliorer la nouvelle base de données frontale pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs disposant de versions plus récentes d'Access. Les utilisateurs possédant des versions antérieures peuvent continuer à utiliser la base de données de version antérieure.

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Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d'Access

Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale, vous pouvez convertir le front end vers le nouveau format de fichier. Aucune modification n'est nécessaire pour la base de données principale.

La procédure suivante vous explique comment utiliser la commande enregistrer la base de données pour convertir la base de données frontale en l'un des trois formats suivants: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d'origine dans son format d'origine et crée une copie au format que vous spécifiez.

  1. Fermez la base de données frontale. S'il s'agit d'une base de données d'accès multi-utilisateurs située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu'il n'est pas ouvert.

  2. Démarrez Access 2010.

  3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

  4. Naviguez jusqu'à l'emplacement de la base de données frontale, puis double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

    Si la boîte de dialogue amélioration de la base de données s'affiche, vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur non.

  5. Si un formulaire s'affiche à l'ouverture de la base de données, fermez le formulaire.

  6. Dans l'onglet fichier , cliquez sur enregistrer la base de données sous.

  7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la nouvelle base de données.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais améliorer la nouvelle base de données frontale pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités.

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