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Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents, présentations ou classeurs

Lorsque vous partagez une copie électronique de certains documents Office avec des clients ou des collègues, il peut s’avérer utile de passer en revue le document pour rechercher des données masquées ou des informations personnelles. Vous pouvez supprimer les informations masquées avant de partager le document avec d’autres personnes. La fonctionnalité Inspecteur de document de Word, Excel, PowerPoint ou Visio peut vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents que vous envisagez de partager.

Les informations masquées peuvent être les suivantes:

  • données masquées ou informations personnelles que vous ne souhaitez pas partager dans Word documents

  • les Excel de données s’ajoutent à un classeur lorsque vous collaborez avec d’autres personnes

  • des données masquées ou des informations personnelles dans un PowerPoint qui peuvent être stockées dans la présentation ou ses métadonnées;

  • informations sur le document et propriétés de fichier dans Visio documents

Remarque : Sauf si vous envoyez votre document à Microsoft, Microsoft n’a pas accès à des informations de votre document.

Cet article décrit les types d’informations généralement stockées dans Office documents de sorte que vous puissiez décider de ce que vous devez conserver et ce que vous devez supprimer dans le document ou les métadonnées. Certaines informations ne peuvent pas être supprimées par le Inspecteur de document, expliquées dans les tableaux qui accompagnent plus de détails sur Word, Excel et PowerPoint.

Une copie électronique d’un document Word que vous partagez avec des clients ou des collègues contient souvent des données masquées ou des informations personnelles qui sont stockées dans le document proprement dit ou dans les propriétés ou métadonnées du document.

Conseil : Si vous ne souhaitez pas imprimer les commentaires, accédez à fichier > Imprimer, cliquez sur imprimer toutes les pages , puis désactivez l’option imprimer les marques.

Types de données masquées et d’informations personnelles

les documentsWord peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles:

  • Commentaires, marques de révision, versions et annotations manuscrites     Si vous collaborez avec d’autres personnes pour créer votre document, il est possible que votre document contienne des éléments tels que les marques de révision de suivi des modifications, commentaires, annotations manuscrites ou versions. Ces informations peuvent permettre aux autres utilisateurs d’afficher les noms des personnes qui ont travaillé sur votre document, les commentaires des relecteurs et les modifications apportées à votre document, que vous ne voulez pas partager en dehors de votre équipe.

  • Propriétés du document et informations personnelles     Les propriétés de document, ou métadonnées, incluent des détails sur votre document (par exemple, auteur, objet, titre, etc.). Les propriétés de document incluent également les informations gérées automatiquement par Office programmes, telles que le nom de la personne qui a enregistré le document en dernier et la date de création du document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle, tels que des en-têtes de courrier, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des noms de modèles.

  • En-têtes, pieds de page et filigranes     Word documents peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page. Par ailleurs, vous avez peut-être ajouté un filigrane à votre document Word.

  • Texte masqué     Word documents peuvent contenir du texte mis en forme en tant que texte masqué. Si vous ne savez pas si votre document contient du texte masqué, vous pouvez utiliser le Inspecteur de document pour le Rechercher.

  • Propriétés du serveur de document     Si votre document a été enregistré dans un emplacement sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, il est possible que le document contienne des propriétés de document supplémentaires ou des informations relatives à cet emplacement serveur.

  • Données XML personnalisées     Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. Le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer ces données XML.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans l’inspecteur de document

Vous pouvez utiliser le Inspecteur de document pour rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans Word documents. Nous vous conseillons d’utiliser le Inspecteur de document avant de partager une copie électronique de votre document Word, par exemple dans une pièce jointe.

Important : Nous vous recommandons vivement d’utiliser le Inspecteur de document sur une copie du document d’origine, car il n’est pas toujours possible de rétablir les données supprimées par le Inspecteur de document.

  1. Ouvrez le document de Word dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

  2. Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de la document d’origine.

  3. Dans la copie de votre document d’origine, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Informations.

  4. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

  5. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter.

  6. Cliquez sur Inspecter.

  7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

  8. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

    Important : 

    • Si vous supprimez du contenu masqué d’un document, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.

    • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents que vous enregistrez au format texte OpenDocument (. odt), vous devez exécuter l' Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez le document dans ce format.

Ce que le fichier inspecteur de document recherche et supprime dans les documents Word

Dans Word, le Inspecteur de document affiche plusieurs inspecteurs pour vous permettre de rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles spécifiques aux documents Word. Pour obtenir la liste des différents types de données masquées et d’informations personnelles que le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer dans Word documents, consultez le tableau suivant.

Remarques : 

  • Si votre organisation a personnalisé le Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos documents.

  • Si vous utilisez Microsoft Word Starter 2010, toutes les fonctionnalités répertoriées pour Word ne sont pas prises en charge dans Word Starter. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités disponibles dans Word Starter, voir prise en charge des fonctionnalités de Word Starter.

Nom de l’inspecteur

Recherche et supprime

Commentaires, révisions, versions et annotations

Remarque : Dans Word Starter 2010, Inspecteur de document supprime uniquement les versions et les annotations.

  • Commentaires

  • Marques de révision d’un suivi de modifications

  • Informations relatives à la version du document

  • Annotations manuscrites

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • En-têtes de courrier

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Information sur la liaison de données pour les champs liées aux données (la dernière valeur sera convertie en texte)

  • Nom d’utilisateur

  • Nom du modèle

En-têtes, pieds de page et filigranes

  • Informations contenues dans les en-têtes de documents

  • Informations contenues dans les pieds de page de documents

  • Filigranes

Texte masqué

Texte mis en forme comme étant masqué (effet de police disponible dans la boîte de dialogue Police)

Remarque : Cet Inspecteur ne détecte pas le texte masqué à l’aide d’autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc).

Données XML personnalisées

  • Données XML personnalisées qui pourraient être stockées dans un document

Contenu invisible

Objets non visibles, car ils ont été mis en forme de façon à être invisibles

Remarque : Cet inspecteur ne peut pas détecter les objets recouverts par d’autres objets.

Lorsque vous partagez une copie électronique d’une Excel classeur, assurez-vous de réviser le classeur pour rechercher des données masquées ou des informations personnelles qui pourraient être stockées dans le classeur proprement dit ou ses propriétés de document (métadonnées).

Le Inspecteur de document dans Excel peut vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans vos classeurs.

Remarque : Bien que vous puissiez supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des classeurs que vous avez envoyés à d’autres personnes, si le classeur Excel a été enregistré en tant que classeur partagé, vous ne pouvez pas supprimer des commentaires, annotations, propriétés du document et informations personnelles. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous devez d’abord copier et désactiver la fonctionnalité classeur partagé.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

Inspecteur de document vous aide à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans Excel classeurs. Nous vous conseillons d’utiliser le Inspecteur de document avant de partager une copie électronique de votre classeur, par exemple dans une pièce jointe de message électronique.

Important : Nous vous recommandons vivement d’utiliser le Inspecteur de document sur une copie du classeur d’origine, car il n’est pas toujours possible de rétablir les données supprimées par le Inspecteur de document.

  1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, puis tapez un autre nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie du classeur d’origine.

  3. Dans la copie du classeur d’origine, cliquez sur Fichier > Informations.

  4. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

  5. Dans la boîte de dialogue inspecteur de document , activez les cases à cocher des types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, voir ce que l’inspecteur de document recherche et supprime dans les documents Excel.

  6. Cliquez sur Inspecter.

  7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de l' inspecteur de document .

  8. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

    Important : 

    • Si vous supprimez du contenu masqué d’un classeur, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.

    • Si vous supprimez des lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées qui contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules du classeur. Si vous ne savez pas quelles informations contiennent les lignes, les colonnes ou les feuilles de calcul masquées, fermez la Inspecteur de document, affichez les lignes, les colonnes ou les feuilles de calcul masquées et examinez leur contenu.

    • Les inspecteurs pour les Commentaires et annotations, Propriétés du document et informations personnelles et En-têtes et pieds de page ne peuvent pas être utilisés dans un classeur qui a été enregistré en tant que classeur partagé (Révision > Partager le classeur). Ceci s’explique par le fait que les classeurs partagés utilisent des informations personnelles pour permettre à différentes personnes de collaborer sur le même classeur. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous pouvez copier le classeur et ensuite arrêter son partage. Pour arrêter le partage d’un classeur, cliquez sur Révision > Partager le classeur, puis désactivez la case à cocher Permettre une modification multi-utilisateur.

      Remarque : L’annulation du partage n’est pas disponible dans Microsoft Excel Starter 2010. Pour annuler le partage, vous devez utiliser la version complète de Excel.

    • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de feuilles de calcul que vous enregistrez au format classeur OpenDocument (. ODS), vous devez exécuter le Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la feuille de calcul dans ce format.

Types de données masquées et d’informations personnelles dans Excel

Voici quelques-uns des éléments qui peuvent être la source de données masquées et d’informations personnelles dans vos classeurs Excel:

  • Commentaires et annotations manuscrites     Votre classeur peut contenir des éléments tels que des commentaires et des annotations manuscrites si vous collaborez avec d’autres personnes pour créer votre classeur. Ces informations peuvent permettre aux autres utilisateurs de voir les noms des personnes qui ont travaillé dans votre classeur, les commentaires des relecteurs et les modifications apportées à votre classeur.

  • Propriétés du document et informations personnelles     Les métadonnées ou les propriétés du document dans Excel, comme dans d’autres applications Office, incluent des détails tels que l’auteur, l’objet et le titre. Office conserve automatiquement le nom de la personne qui a enregistré le classeur, la date de création du document et l’emplacement du document (Excel 2013 ou versions ultérieures). Il peut y avoir d’autres types d’informations d’identification personnelle, telles que des en-têtes d’e-mail, des informations d’envoi pour révision, des bordereaux de routage, des propriétés de l’imprimante (par exemple, le chemin d’accès de l’imprimante et un code secret d’impression sécurisé) et des informations de chemin d’accès de fichier pour la publication Pages Web.

  • En-têtes et pieds de page     Les classeurs peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page.

  • Lignes, colonnes et feuilles de travail masquées    Les classeurs peuvent contenir des lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Si vous distribuez une copie d’un tel classeur, d’autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu’elles contiennent.

  • Propriétés du serveur de document     Les classeurs enregistrés sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, peuvent contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations relatives à l’emplacement du serveur.

  • Données XML personnalisées     Les classeurs peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. Le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer ces données XML.

  • Contenu invisible     Les classeurs peuvent contenir des objets invisibles parce que mis en forme en tant que tels.

  • Liens externes    Les classeurs peuvent contenir des liens vers des données dans d’autres classeurs (liens externes). Les noms des feuilles de calcul contenant ces données sont ensuite enregistrées avec les classeurs, mais peuvent être invisibles.

  • Fichiers ou objets incorporés    Les classeurs peuvent contenir des fichiers incorporés (tels qu’un document Office ou texte) ou des objets incorporés (tels qu’un graphique ou une équation) dont les données ne sont pas visibles.

  • Macros du code VBA    Les classeurs peuvent contenir des macros, modules VBA, contrôles COM ou ActiveX, formulaires utilisateur ou fonctions définies par l’utilisateur avec des données masquées.

  • Éléments incluant des données mises en cache    Les classeurs peuvent contenir des données mises en cache pour des tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques, segments, chronologies et formules Cube qui ne sont pas visibles.

  • Enquêtes Excel    Les classeurs peuvent contenir des Excel questions d’enquête qui ont été entrées dans Excel Online et enregistrées avec le classeur, mais qui ne sont pas visibles à cet emplacement.

  • Scénarios du Gestionnaire de scénarios    Les classeurs peuvent contenir des scénarios qui ont été définis à l’aide du Gestionnaire de scénarios. Ces scénarios peuvent contenir des données mises en cache ou masquées.

  • Filtres    Les classeurs peuvent contenir des filtres automatiques ou des filtres de tableau actifs qui peuvent entraîner l’enregistrement des données mises en cache ou masquées avec le classeur.

  • Noms cachés    Les classeurs peuvent contenir des noms masqués qui peuvent être la source de données masquées.

Informations recherchées et supprimées par l’inspecteur de document dans les documents Excel

Inspecteur de document affiche les éléments qu’il détecte pour vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles spécifiques à Excel classeurs. Le tableau suivant répertorie les types de données masquées et d’informations personnelles que le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer de vos classeurs.

Remarques : 

  • Toutes les fonctionnalités de Excel répertoriées dans le tableau ne sont pas prises en charge dans Microsoft Excel Starter 2010.

  • Si votre organisation a ajouté des modules d’inspecteur personnalisés au Inspecteur de document, vous pouvez voir d’autres types d’informations.

Pour ces éléments :

Le Inspecteur de document recherche et supprime:

Commentaires et annotations

  • Commentaires

  • Annotations manuscrites

Remarque : Dans Excel Starter 2010, Inspecteur de document supprime uniquement les annotations.

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • (Excel 2013 ou versions ultérieures) Emplacement du document, lorsque vous cliquez sur Supprimer tout, l’emplacement du document existant est nettoyé du fichier. L’emplacement du document ne sera pas rajouté au fichier lors de l’enregistrement tant que vous n’avez pas fermé Excel 2013 ou version ultérieure, puis rouvert le fichier à nouveau.

  • En-têtes de messages électroniques

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Nom d’utilisateur

  • Informations sur le chemin d’accès de l’imprimante

  • Commentaires de scénario

  • Chemin de fichier pour la publication de pages web

  • Commentaires pour les noms définis et les noms de tableaux

  • Connexions de données externes inactives

En-têtes et pieds de page

  • Informations contenues dans les en-têtes de feuilles de calcul

  • Informations contenues dans les pieds de page de feuilles de calcul

Lignes et colonnes cachées

  • Lignes masquées

  • Colonnes masquées qui contiennent des données

    Remarques : 

    • Si un classeur comporte des colonnes masquées qui ne contiennent aucune donnée et sont situées entre des colonnes qui contiennent des données, ces colonnes masquées vides seront également détectées et supprimées.

    • Si les lignes ou colonnes masquées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations contiennent les lignes ou colonnes masquées, fermez la Inspecteur de document, affichez les lignes ou les colonnes masquées, puis révisez leur contenu.

    • Le Inspecteur de document ne détecte pas les formes, graphiques, contrôles, objets et contrôles Microsoft ActiveX, images ou graphiques SmartArt qui peuvent se trouver dans des colonnes masquées.

    • Les lignes ou colonnes masquées ne sont pas supprimées si elles font partie d’un en-tête de tableau, d’un en-tête de liste ou d’un tableau croisé dynamique. Ces lignes et colonnes ne sont pas masquées.

Feuilles de calcul cachées

Feuilles de calcul cachées

Remarque : Si les feuilles de calcul cachées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations sont contenues dans les feuilles de calcul masquées, fermez la Inspecteur de document, affichez les feuilles de calcul masquées et examinez leur contenu.

Données XML personnalisées

Données XML personnalisées pouvant être stockées dans un classeur

Contenu invisible

Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

Remarque : Le Inspecteur de document ne détecte pas les objets couverts par d’autres objets.

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

Le Inspecteur de document détecte les éléments suivants qui contiennent des données qui ne sont pas visibles dans votre classeur. Il ne peut pas supprimer ces éléments pour vous, car cela peut entraîner un dysfonctionnement du classeur. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Pour ces éléments :

Le Inspecteur de document recherche les éléments suivants:

Liens externes

Liens vers des données dans d’autres classeurs. Les noms des feuilles de calcul contenant les données sont enregistrées avec votre classeur, mais ne sont pas visibles à cet emplacement. Les liens externes incluent les références externes utilisées dans :

  • les feuilles de calcul ;

  • les noms ;

  • les objets, tels que les zones de texte ou formes ;

  • les titres de graphique ;

  • les séries de données de graphique.

Fichiers ou objets incorporés

Des fichiers incorporés (tels qu’un document de type Office ou texte) ou des objets incorporés (tels qu’un graphique ou une équation) dont les données ne sont pas visibles dans votre classeur. Voici quelques exemples de certains types d’objets :

  • objets image bitmap ;

  • Microsoft Équation 3,0 objets

  • Microsoft Objets graphiques de graphique

  • PowerPoint Objets Presentation

  • Visio Dessin d’objets

  • Word Objets document

  • objets texte OpenDocument.

Macros du code VBA

Éléments de macro ou VBA pouvant avoir des données masquées dans votre classeur. Cela inclut les éléments suivants :

  • Macros, y compris les feuilles de macro Excel 4,0 (XLM)

  • modules VBA ;

  • contrôles COM ou ActiveX ;

  • Formulaires utilisateur, notamment les formulaires Excel 5,0

  • fonctions définies par l’utilisateur.

Fonctionnalités BI avec des données mises en cache

Fonctionnalités BI contenant des données mises en cache enregistrées avec le classeur, lesquelles peuvent inclure des données qui ne sont pas visibles. Le Inspecteur de document recherche les éléments suivants qui peuvent contenir le cache de formule SlicerCache ou de cube:

  • graphiques croisés dynamiques et tableaux croisés dynamiques ;

  • segments et chronologies ;

  • formules Cube.

Enquêtes Excel

Excel Les questions d’enquête qui ont été créées dans Excel Online et enregistrées avec le classeur sans être visibles à cet emplacement.

Scénarios du Gestionnaire de scénarios

Scénarios définis avec le Gestionnaire de scénarios qui peuvent entraîner l’enregistrement des données mises en cache ou masquées avec le classeur.

Filtres

Les filtres peuvent être à l’origine de données mises en cache ou masquées dans votre classeur. Le Inspecteur de document vérifie les filtres automatiques et les filtres de tableau appliqués aux données.

Noms masqués

Les noms masqués qui peuvent stocker des données masquées dans le classeur.

Vous pouvez utiliser l' Inspecteur de document pour chercher et supprimer des informations masquées dans vos présentations PowerPoint.

Conseil : Si vous ne souhaitez pas imprimer les commentaires, accédez à fichier > Imprimer, cliquez sur diapositives en mode page entière , puis désactivez l’option imprimer les commentaires.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

Important : Nous vous recommandons vivement d’utiliser le Inspecteur de document sur une copie de la présentation d’origine, car il n’est pas toujours possible de rétablir les données supprimées par le Inspecteur de document.

  1. Ouvrez le PowerPoint présentation dans laquelle vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

  2. Dans l’onglet fichier , sélectionnez Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone nom de fichier pour enregistrer une copie de la présentation d’origine.

  3. Dans la copie de la présentation d’origine, sous l’onglet fichier , sélectionnez informations.

  4. Cliquez sur Vérifier la sortie de problèmes, puis sur inspecter le document.

  5. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, voir supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents, présentations ou classeurs.

  6. Cliquez sur Inspecter.

  7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

  8. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

    • Si vous supprimez du contenu masqué d’une présentation, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.

    • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de présentations que vous enregistrez au format présentation OpenDocument (. ODP), vous devez exécuter l' Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la présentation dans ce format.

Types de données masquées et d’informations personnelles

PowerPoint présentation peut enregistrer plusieurs types de données masquées et d’informations personnelles. Même si ces informations ne sont pas immédiatement visibles, elles peuvent toujours être récupérées à partir de votre présentation.

Les informations masquées peuvent inclure les données qu' PowerPoint ajoute pour vous permettre de collaborer sur la création d’une présentation avec d’autres personnes. Il peut également s’agir d’informations que vous définissez délibérément comme masquées.

PowerPoint présentations peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles:

  • Commentaires et annotations manuscrites    Si vous collaborez avec d’autres personnes pour créer votre présentation, votre présentation peut contenir des éléments tels que des commentaires et des annotations manuscrites. Ces informations permettent à d’autres personnes de voir les modifications apportées et les noms des personnes qui ont travaillé sur votre présentation, ainsi que les commentaires des réviseurs.

  • Données de suivi des révisions   Lorsque vous collaborez sur un document partagé qui est stocké dans le Cloud, PowerPoint 2016 pour le Office 365 stocke les données sur les personnes qui ont apporté des modifications au document et le moment où les modifications ont été apportées.

  • Propriétés du document et informations personnelles     Les propriétés de document (également connues sous le nom de métadonnées) renferment des détails sur la présentation, tels que l’auteur, le sujet et le titre. Les propriétés de document incluent également les informations gérées automatiquement par Office programmes, telles que le nom de la personne qui a enregistré le document en dernier et la date de création du document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle, tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des informations de chemin d’accès à des fichiers pour la publication de pages web.

  • Contenu de la diapositive invisible     Votre présentation peut contenir des objets qui ne sont pas visibles parce qu’ils ont été mis en forme en tant que tels.

  • Contenu hors diapositive     PowerPoint présentations peuvent contenir des objets qui ne sont pas immédiatement visibles parce qu’ils ont été glissés en dehors de la diapositive dans la zone de la diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphiques et des tableaux.

  • Notes de présentation     La section Notes d’une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne voulez pas partager publiquement, en particulier si les notes étaient rédigées uniquement pour l’utilisation de la personne qui livre la présentation.

  • Propriétés du serveur de document     Si votre présentation a été enregistrée à un emplacement sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, la présentation peut contenir d’autres propriétés ou informations relatives à cet emplacement serveur.

  • Données XML personnalisées    Les présentations peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. Le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer ces données XML.

Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document

Dans PowerPoint, le Inspecteur de document permet d’afficher différents inspecteurs qui vous permettent de rechercher et de supprimer des données masquées et des informations personnelles spécifiques aux présentations PowerPoint. Pour obtenir la liste des différents types de données masquées et d’informations personnelles que le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer des présentations, consultez le tableau suivant.

Si votre organisation a personnalisé le Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos présentations.

Nom de l’inspecteur

Recherche et supprime

Commentaires et annotations

  • Commentaires

  • Annotations manuscrites

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • En-têtes de messages électroniques

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Chemin de fichier pour la publication de pages Web

Données de suivi des révisions

Données relatives aux personnes ayant modifié le fichier et lors de sa modification.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les abonnés Office 365 qui ont choisi de participer au programme Office Insider. Si vous êtes abonné à Office 365, vérifiez que vous avez la dernière version d’Office.

Contenu de la diapositive invisible

Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d’autres.

Contenu des objets hors diapositive

  • Contenu ou objets qui ne sont pas visibles d’emblée dans une présentation parce qu’ils se trouvent en dehors de la diapositive, notamment :

    • Images clipart

    • Zones de texte

    • Graphiques

    • Tableaux

      Le Inspecteur de document ne détecte ou ne supprime pas les objets hors diapositive avec des effets d’animation.

Notes de présentation

Texte ajouté dans la section Notes d’une présentation

Le Inspecteur de document ne peut pas supprimer les images qui ont été ajoutées à la section Remarques d’une présentation.

Données XML personnalisées

Données XML personnalisées pouvant être stockées dans une présentation

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

Le Inspecteur de document détecte les éléments suivants qui contiennent des données qui ne sont pas visibles dans votre présentation. Inspecteur de document ne parvenez pas à supprimer ces éléments pour vous, car il est possible que la présentation ne fonctionne pas correctement. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Pour ces éléments :

Le Inspecteur de document recherche les éléments suivants:

Fichiers ou objets incorporés

Des fichiers incorporés (tels qu’un document de type Office ou texte) ou des objets incorporés (tels qu’un graphique ou une équation) dont les données ne sont pas visibles dans votre classeur. Voici quelques exemples de certains types d’objets :

  • objets image bitmap ;

  • Microsoft Équation 3,0 objets

  • Microsoft Objets graphiques de graphique

  • PowerPoint Objets Presentation

  • Visio Dessin d’objets

  • Word Objets document

  • objets texte OpenDocument.

Macros ou code VBA

Macro ou éléments VBA qui peuvent contenir des données masquées dans vos présentations. Cela inclut les éléments suivants :

  • Macros

  • modules VBA ;

  • contrôles COM ou ActiveX ;

Inspecteur de document et données personnelles

Les données de suivi des révisions, introduites dans PowerPoint 2016 Build 8403 pour Office 365 Insider, montrent une limitation de Inspecteur de document. Par exemple, supposons que Kelly et Linda collaborent à la présentation A dans Office 365. Les données de suivi des révisions (c’est-à-dire les noms d’utilisateurs et les heures auxquelles ils ont apporté des modifications) sont ajoutés à la présentation. Si Mohammed ouvre par la suite la présentation A dans PowerPoint 2013 et qu’elle exécute Inspecteur de document sur le fichier pour supprimer des données personnelles, le Inspecteur de document de cette version de PowerPoint ne sera pas en mesure de détecter et de supprimer les données de suivi des révisions ajoutées à la présentation par la version la plus récente du Office 365 utilisée par Kelly et Li Divulgation. Mohammed ne peut pas supprimer les données de suivi des révisions sans procéder à la mise à niveau vers la version actuelle d' PowerPoint puis en exécutant Inspecteur de document

Vous pouvez supprimer des informations masquées dans Visio, comme vous le pouvez à partir d’autres applications pour Office. Avant d’attribuer une copie d' Visio un document à d’autres personnes, il est possible que informatioin vous vouliez supprimer du document et les propriétés du fichier du document.

Vous pouvez supprimer facilement les informations personnelles des zones de fonctionnalités suivantes dans Visio:

  • Commentaires insérés dans les pages de votre document

  • Propriétés du fichier (auteur, responsableet société)

  • Noms de réviseurs, initiales et marques de révision

  • Tracés de fichiers de gabarit

  • Nom et chemin d’accès du fichier de modèle

Remarque : Si un document est disponible pour d’autres personnes sur un serveur partagé, chaque fois qu’un utilisateur ouvre le document, des informations s’affichent à propos du nom de l’utilisateur qui a ouvert le fichier et du nom de l’ordinateur sur lequel le fichier est stocké. Pour vous aider à protéger ces informations, assurez-vous que tous les documents partagés ne sont accessibles qu’aux utilisateurs approuvés.

Vous pouvez chercher et supprimer des informations masquées dans vos présentations Visio en procédant comme suit.

  1. Cliquez sur fichier > informations > Supprimer les informations personnelles.

  2. Cliquez sur l’onglet informations personnelles .

  3. Cochez la case supprimer ces éléments du document .

    Conseil : Activez la case à cocher m’avertir si j’essaye de réinsérer cette information si vous souhaitez afficher un avertissement chaque fois que vous tentez de réinsérer des informations personnelles.

  4. Pour supprimer des données potentiellement sensibles de sources de données externes, activez la case à cocher Supprimer les données des sources externes stockées dans le document .

    Remarque : L’activation de cette case à cocher ne supprime pas les données liées à une forme. La source de données est supprimée du diagramme, mais si des données de la source de données se trouvent dans le diagramme, vous devez la supprimer manuellement.

Nous sommes à votre écoute.

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