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Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Outlook 2010

Dernière mise à jour : 2010 mars

Créer un lien vers des images et d’autres documents

Si vous choisissez de créer un lien vers une image, un fichier, une source de données ou un autre document de votre disque dur ou d’un serveur, le chemin d’accès à ce fichier est enregistré dans votre élément Outlook. Dans certains cas, le lien peut inclure votre nom d’utilisateur ou des informations sur les serveurs de votre réseau. Dans le cas d’une connexion de données, vous pouvez choisir d’enregistrer un nom d’utilisateur ou un mot de passe dans le lien de connexion de données.

De même, lorsque vous appliquez un schéma XML à un document, le chemin d’accès au schéma XML que vous avez créé est enregistré dans le document. Dans certains cas, il peut s’agir de votre nom d’utilisateur.

Imprimer

Lorsque vous imprimez un élément Microsoft Outlook 2010, puis enregistrez cet élément, Outlook 2010 enregistre le chemin d’accès de votre imprimante sur l’élément. Dans certains cas, il peut s’agir d’un nom d’utilisateur ou d’un nom d’ordinateur.

Sites espace de travail de document

Outlook 2010 vous permet d’accéder à un site d’espace de travail de document sur un site Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un site d’espace de travail de document est un espace partagé dans lequel vous pouvez collaborer avec d’autres membres d’équipe sur un ou plusieurs documents.

Lorsque vous accédez à un site d’espace de travail de document, Outlook 2010 télécharge des données à partir du site espace de travail du document afin de vous fournir des informations sur ce site. Ces données incluent :

  • Nom du site SharePoint Foundation

  • L’URL ou l’adresse du site ;

  • Les noms, adresses de messagerie et niveaux d’autorisation des utilisateurs du site ;

  • Des listes des documents, des tâches et d’autres informations disponibles sur le site

Outlook 2010 stocke également une liste des sites SharePoint Foundation que vous avez visités sur votre ordinateur, sous la forme de cookies. Cette liste est utilisée pour vous offrir un accès rapide aux sites que vous avez visités auparavant. La liste des sites visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas visible sur Internet, sauf décision contraire de votre liste.

Service de télécopie

Le service de télécopie vous permet d’envoyer une télécopie via Internet et d’organiser les fax que vous avez envoyés dans Outlook 2010. Pour utiliser le service de télécopie, vous devez vous inscrire auprès d’un fournisseur de services de télécopie, séparé de Microsoft, qui traite les fax et les envoie via Internet. Microsoft ne recueille aucune donnée par le service de télécopie.

Lorsque vous vous inscrivez au service de télécopie, le fournisseur de service de télécopie crée un package d’inscription qui est stocké par le fournisseur de service de télécopie et Outlook 2010. Le package est composé de l’adresse du site Web du fournisseur de services de télécopie et d’un jeton qui confirme votre accès au fournisseur de services de télécopie. Lorsque vous envoyez une télécopie à partir d’un programme Office, ce package d’inscription est ajouté au document.

Vous pouvez également utiliser le service de télécopie pour calculer le prix d’un fax sans envoyer de télécopie. Si vous choisissez de calculer le prix d’une télécopie, Outlook 2010 utilise une connexion chiffrée pour envoyer votre jeton d’inscription, le numéro de téléphone dans lequel la télécopie doit être envoyée, ainsi que le nombre de pages du fax au fournisseur de services de télécopie. Microsoft ne reçoit pas ou n’enregistre pas ces informations.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 fournit des sites d’espaces de travail Web partagés, où vous pouvez collaborer sur des documents ou des réunions.

Lorsque vous accédez à un site SharePoint, à l’aide d’un navigateur Web ou de n’importe quel programme Office, le site enregistre les cookies sur votre ordinateur si vous disposez des autorisations nécessaires pour créer un sous-site sur ce site. Ces cookies ensemble constituent une liste de sites pour lesquels vous disposez d’autorisations. Cette liste est utilisée par plusieurs programmes Office pour vous offrir un accès rapide aux sites que vous avez visités auparavant.

La liste des sites visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas visible sur Internet, sauf décision contraire de votre liste.

SharePoint Foundation enregistre également une liste des cinq sites d’espace de travail de réunion que vous avez utilisés le plus récemment sur le registre de votre système. L’entrée de registre contient le nom du site et l’URL de chacun de ces cinq sites, l’ID de la langue du modèle, l’ID du modèle, le nom du modèle et le nom de l’organisateur de la réunion. Cela vous permet de suivre facilement les sites que vous utilisez le plus souvent.

Dans SharePoint Foundation, lorsque vous créez un nouveau site Web ou une liste, ou que vous ajoutez ou invitez des personnes à un site Web ou une liste existante, le site enregistre ce qui suit pour chaque personne, y compris :

  • Nom complet

  • Adresse électronique

Un IDENTIFIant utilisateur est ajouté à chaque élément que vous ou les autres utilisateurs du site ajoutez ou modifiez sur le site. Comme pour tout le contenu sur le site SharePoint, seuls les administrateurs et les membres du site proprement dit peuvent avoir accès à ces informations.

Tous les éléments du site SharePoint incluent deux champs : créé par et modifié par. Le champ créé par est renseigné avec le nom d’utilisateur de la personne qui a créé l’élément et date de création. Le champ modifié par est renseigné avec le nom d’utilisateur de la personne qui a modifié en dernier le document Outlook 2010 ainsi que la date de sa dernière modification.

Les administrateurs des serveurs sur lesquels des sites SharePoint sont hébergés ont accès à des données à partir de ces sites, qui est utilisé pour analyser les modèles d’utilisation du site et pour améliorer le temps d’accès au site. Ces données sont uniquement disponibles aux administrateurs de serveur et ne sont pas partagées avec Microsoft sauf si Microsoft héberge le site SharePoint. Les données capturées en particulier incluent les noms et les adresses de messagerie, ainsi que les autorisations de tout le monde ayant accès au site.

Tous les utilisateurs bénéficiant d’un accès à un site SharePoint déterminé peuvent consulter l’ensemble du contenu de ce site et y effectuer des recherches.

Audit

Microsoft SharePoint Foundation 2010 fournit des fonctionnalités d’audit qui permettent aux administrateurs de conserver une trace d’audit fiable illustrant l’utilisation de certains contenus par les utilisateurs.

Lorsque les administrateurs SharePoint Foundation activent la fonctionnalité d’audit, le serveur enregistre automatiquement dans la base de données de contenu SharePoint certaines actions exécutées par l’utilisateur. Ces actions sont les suivantes : affichage, modification, archivage et extraction. Pour chaque action enregistrée, le serveur enregistre les informations d’identification du fichier, l’action et l’ID SharePoint de l’utilisateur. Aucune donnée n’est envoyée à Microsoft dans le cadre de cette fonctionnalité.

Cette fonctionnalité est désdésactivée par défaut et n’est accessible qu’aux administrateurs des sites SharePoint dans lesquels du contenu est stocké.

Messagerie instantanée et notifications

Outlook 2010 vous permet d’envoyer des messages instantanés à partir du programme proprement dit et vous permet d’être prévenu lorsque des personnes sont en ligne ou lorsque certaines modifications sont apportées à des documents ou des espaces de travail partagés.

Outlook 2010 peut utiliser un client de messagerie instantanée pour vous offrir la possibilité d’afficher la présence en ligne d’autres personnes et de leur envoyer des messages. Outlook 2010 inclut un contrôle Web qui permet d’afficher la présence de la messagerie instantanée au sein d’une page Web. Les pages Microsoft SharePoint Foundation 2010 et Microsoft SharePoint Server 2010 pages utilisent ce contrôle. Aucun de ces types de pages ne transmet les données de présence au serveur Web. Ce contrôle Web peut être utilisé pour transmettre les données de présence de votre programme de messagerie instantanée au serveur Web. Par défaut, les données de présence peuvent uniquement être envoyées à des sites intranet, des sites de confiance et des sites sur l’ordinateur local.

Enregistrement de macros

L’enregistrement de macro vous permet d’enregistrer une séquence d’actions afin de pouvoir reproduire les actions ultérieurement. Si vous choisissez d’enregistrer une macro, votre nom d’utilisateur est enregistré sous forme de commentaire dans le code lors de la création initiale de la macro. Vous pouvez supprimer manuellement le nom d’utilisateur de cet emplacement.

Fonctionnalités d’Outlook

En tant que gestionnaire d’informations personnelles, Outlook 2010 stocke vos messages électroniques, vos rendez-vous, vos contacts et vos entrées dans le carnet d’adresses, vos tâches, les notes que vous apportez à l’aide des notes Outlook et les entrées du journal enregistrées dans le journal Outlook.

Par défaut, ces informations sont enregistrées sur votre ordinateur personnel et ne sont accessibles que par vous. Cependant, vous pouvez partager ces informations avec d’autres personnes de plusieurs façons :

  • Vous pouvez envoyer un courrier électronique, une demande de réunion

  • Vous pouvez envoyer ou partager un contact ou une tâche. Si vous envoyez ou partagez un contact avec une personne, toutes les informations que vous avez stockées dans le contact sont partagées avec l’autre personne.

  • Vous pouvez choisir de partager des informations de calendrier avec d’autres personnes de votre entreprise ou avec d’autres personnes sur d’autres réseaux qui peuvent communiquer avec le système de calendrier de votre entreprise, par exemple, avec des personnes qui utilisent Microsoft Exchange Server ou Windows. Comptes d’ID Live. Vous pouvez choisir avec qui partager votre calendrier et les informations de votre calendrier à partager. Vous pouvez arrêter de partager votre calendrier à tout moment.

  • Vous pouvez envoyer un message électronique chiffré à l’aide d’une signature numérique. Si vous signez numériquement un message, cette signature est stockée dans le message. La signature numérique contient un certificat numérique qui peut inclure une adresse de courrier. Si vous utilisez Exchange Server, vous pouvez également publier des clés publiques sur cet ordinateur Exchange Server.

Intégration d’Outlook dans Exchange Server

Lorsque vous utilisez un serveur Microsoft Exchange Server, Outlook 2010 recueille certaines statistiques de performance relatives aux appels de procédures distants envoyés par Outlook vers ce serveur. L’objectif de cette fonctionnalité est d’autoriser les administrateurs Exchange Server à déterminer la façon dont leurs serveurs fonctionnent.

Un appel de procédure distante est un appel d’Outlook 2010 vers le serveur Exchange, demandant au serveur Exchange d’effectuer une tâche et de renvoyer les résultats à Outlook. Par exemple, Outlook 2010 émet un appel de procédure distante vers un serveur Exchange lorsqu’il demande à un serveur Exchange de fournir un nouveau message électronique.

Outlook 2010 recueille des statistiques sur le nombre d’appels de procédures distants effectués, le nombre d’appels réussis et ayant échoué, le nombre d’appels de procédure distante qui ont été annulés, ainsi que la durée de chaque appel de procédure distante. Les données sont enregistrées dans un fichier appelé journal des événements. Aucune information personnelle n’est enregistrée dans ces journaux. Par défaut, les journaux ne sont disponibles que sur l’ordinateur de l’utilisateur, mais un administrateur réseau peut le rendre accessible à un administrateur Exchange Server.

Configuration automatique de compte

Dans Outlook 2010, vous avez la possibilité de configurer automatiquement votre boîte aux lettres Outlook pour envoyer et recevoir des messages électroniques à partir d’un serveur. Pour configurer automatiquement votre compte, vous devez fournir votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et votre adresse de messagerie dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau compte de messagerie lors de la première exécution. Pour modifier ces valeurs, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur paramètres du compte.

  3. Cliquez sur paramètres du compte, puis sélectionnez le compte à modifier.

Par défaut, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sont envoyés via Internet à un serveur avec le nom de domaine de l’adresse de messagerie que vous spécifiez. Vous pouvez également choisir de configurer les paramètres du serveur de messagerie manuellement en cliquant sur l’option configurer manuellement les paramètres du serveur dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau compte de courrier lors de la première exécution. Pour modifier ces valeurs, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur paramètres du compte.

  3. Cliquez sur paramètres du compte, puis sélectionnez le compte à modifier.

Envoi et suivi des messages électroniques

Dans Outlook 2010, vous avez la possibilité d’appliquer des indicateurs de suivi (lors de la composition d’un nouveau message, cliquez sur suivi dans le ruban) pour vos messages électroniques. Ces indicateurs permettent de suivre et de suivre les messages électroniques envoyés et reçus. Les données d’indicateur sont stockées dans le cadre du message électronique et, dans certains cas, peuvent être accessibles aux personnes auxquelles vous transférez le message. Par défaut, un serveur Microsoft Exchange supprime les données d’indicateur avant d’envoyer le message au destinataire.

Gestion des droits relatifs à l’information

Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) vous permet d’accorder à certains utilisateurs ou groupes le droit d’accéder à un élément et de le modifier. Malgré certaines ressemblances, la gestion des droits relatifs à l’information n’est pas la même que celle du document. La gestion des droits relatifs à l’information permet de définir des autorisations pour l’ensemble de l’élément pour des actions spécifiques, comme l’impression de l’élément ou le transfert de l’élément vers d’autres personnes, ainsi que pour la lecture ou la modification de l’élément.

Lorsque vous stockez un élément avec la gestion des droits relatifs à l’information activée, Outlook 2010 enregistre dans l’élément une liste de tous les utilisateurs disposant de droits d’accès à cet élément et de leurs autorisations. Ces informations sont chiffrées de manière à ce que seuls les propriétaires d’éléments puissent accéder à ces informations.

De plus, les éléments pour lesquels la fonctionnalité IRM est activée contiennent des licences de contenu. Une licence de contenu contient une adresse de messagerie, une autorisation et des informations d’authentification. Chaque fois qu’une personne tente d’ouvrir un élément avec la gestion des droits relatifs à l’information, Outlook 2010 vérifie les licences de contenu enregistrées dans l’élément par rapport à l’identité de l’utilisateur. Si l’utilisateur n’a jamais ouvert le document auparavant, Outlook 2010 contacte un serveur IRM, vérifie l’identité de l’utilisateur, télécharge une nouvelle licence de contenu pour l’utilisateur (à condition que l’utilisateur dispose des droits nécessaires) et enregistre cette licence de contenu pour l’élément.

Les propriétaires d’éléments ont la possibilité de ne pas enregistrer les licences de contenu pour l’élément. Toutefois, si la licence de contenu n’est pas enregistrée dans l’élément, Outlook 2010 doit contacter le serveur IRM chaque fois que l’élément est ouvert. Si Outlook 2010 n’est pas connecté à un réseau ou n’est pas en contact avec le serveur IRM, l’élément ne peut pas être ouvert.

Complément de collègues SharePoint Server

Le complément importation des collègues Microsoft SharePoint Server vous permet de découvrir les collègues et les sujets que vous discutez fréquemment dans Outlook 2010 et de les répertorier sur votre site mon site approuvé sur Microsoft SharePoint Server 2010. Pour générer la liste de vos collègues, le complément analyse le dossier de courrier éléments envoyés pour rechercher des noms et des mots clés, ainsi que la fréquence de ces noms et Mots clés. La liste est régulièrement mise à jour et stockée sous le profil de l’utilisateur sur votre ordinateur local. La liste des collègues potentiels est accessible à partir de la page mon site ajouter des collègues dans laquelle vous pouvez choisir les collègues que vous voulez ajouter à votre site mon site de confiance. Ce complément est activé par défaut lors de l’installation d’Outlook 2010. Vous pouvez désactiver le complément de collègue SharePoint et empêcher le complément d’analyser votre dossier de courrier éléments envoyés et de télécharger des informations sur mon site en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Sous Aide, cliquez sur Options.

  3. Cliquez sur Avancé.

  4. Sous autres, désactivez l’option autoriser l’analyse des messages électroniques envoyés pour identifier les personnes auxquelles vous envoyez fréquemment des messages électroniques et les sujets que vous discutez fréquemment, et Téléchargez ces informations sur la case à cocher mon site sur Microsoft SharePoint Server .

Partage d’informations entre plusieurs comptes

Vous pouvez accéder à plusieurs comptes avec Outlook 2010. Par exemple, vous pouvez utiliser Outlook 2010 pour accéder à plusieurs comptes Microsoft Exchange ou à partir de votre compte Windows Live Hotmail via Outlook Connector. Par défaut, ces comptes stockent leurs données séparément, mais ils partagent des informations de configuration, telles que les paramètres stockés dans les options Outlook. De plus, les données stockées séparément peuvent être combinées en une seule vue dans Outlook 2010, par exemple, la liste des contacts avec laquelle vous envoyez des messages électroniques est le plus souvent stockée séparément, mais visualisées dans une liste.

Vous pouvez arrêter le partage d’informations entre les comptes dans Outlook 2010 en configurant un profil Outlook pour chaque compte auquel vous accédez.

Service mobile Outlook

Le service Outlook Mobile vous permet d’envoyer des messages de service de messagerie courte ou MMS sur Internet à l’aide d’Outlook 2010. Si vous utilisez Outlook 2010 avec un compte Microsoft Exchange 2010 qui prend en charge la messagerie SMS/MMS, les messages sont envoyés via le compte Exchange. Si vous utilisez Outlook 2010 sans compte Exchange ou si votre serveur Exchange ne prend pas en charge les SMS/MMS, vous devez vous inscrire auprès d’un fournisseur de services tiers pour envoyer des SMS et des MMS. Microsoft ne recueille aucune donnée de cette fonctionnalité. Votre fournisseur de services traite les messages SMS et MMS et les envoie sur Internet en votre nom. Microsoft n’est pas responsable des politiques de confidentialité ou des pratiques des fournisseurs de services de messages SMS ou MMS tiers.

Pendant le processus de configuration de compte OMS, vous pouvez afficher la liste des fournisseurs de service qui prennent en charge le protocole OMS et proposez le service de messagerie dans votre région. Après avoir sélectionné un prestataire de services, vous êtes redirigé vers le site Web du fournisseur de services pour terminer l’installation de votre compte OMS. La plupart des fournisseurs de services SMS et MMS fournissent leurs services moyennant des frais et gèrent toutes les informations de facturation.

Outlook 2010 stocke l’adresse de service Web de votre fournisseur de services SMS ou MMS qui est utilisé pour envoyer des messages OMS. Outlook peut également stocker votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour votre fournisseur de services utilisé pour vous connecter au service. Lors de l’utilisation des fonctionnalités OMS dans Outlook 2010, les messages (SMS et MMS) sont envoyés sur Internet à l’adresse du service Web fournie par le fournisseur de services avec le nom d’utilisateur et le mot de passe à des fins d’identification, via une connexion SSL (Secure Sockets Layer). Les messages sortants (SMS et MMS) sont stockés dans le dossier éléments envoyés dans Outlook 2010.

Outlook Social Connector

Outlook Social Connector vous permet d’installer des compléments pour se connecter à des réseaux sociaux. Par défaut, Outlook vous permet de vous connecter aux fonctionnalités de réseau social dans Microsoft SharePoint Server 2010. Vous pouvez utiliser Outlook Social Connector pour :

  • Enregistrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter plus facilement aux réseaux sociaux. Si vous enregistrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, ils sont stockés sur votre ordinateur.

  • Synchroniser automatiquement les contacts entre Outlook et les réseaux sociaux. Pour désactiver la synchronisation des contacts entre les réseaux sociaux et Outlook, procédez comme suit :

    1. Dans l’onglet affichage , dans le groupe volet de personnes , cliquez sur paramètres du compte.

    2. Cliquez sur le réseau social que vous voulez modifier, puis cliquez sur modifier.

    3. Dans la boîte de dialogue paramètres du réseau social que vous avez sélectionné, cliquez sur options.

    4. Désactivez la case à cocher Télécharger les contacts du réseau social .

  • Afficher les flux d’activités dans Outlook et stocker ces flux dans Outlook pour une consultation hors connexion. Par défaut, vous pouvez afficher les éléments du fil d’actualité en mode hors connexion pendant 30 jours. Vous pouvez modifier la durée de conservation des éléments pour l’affichage hors connexion et supprimer des éléments d’activité en procédant comme suit :

    1. Dans l’onglet affichage , dans le groupe volet de personnes , cliquez sur paramètres du compte.

    2. Cliquez sur Paramètres.

    3. Désactivez la case à cocher supprimer automatiquement les éléments d’activité du dossier de flux après : 30 jours ou modifiez le nombre de jours pour une valeur différente de 30.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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