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Cet article décrit des scénarios dans lesquels les organisations peuvent utiliser Microsoft Office InfoPath et InfoPath Forms Services pour améliorer les processus d’entreprise, tels que le remboursement des dépenses ou la déclaration de sinistre.
Les scénarios et les sociétés qui sont mentionnées dans cet article sont fictifs et sont fournies uniquement à des fins d’illustration. Pour savoir comment InfoPath et InfoPath Forms Services ont été utilisés dans les environnements professionnels réel, vous pouvez faire à réels études de cas. Recherchez des liens vers plus d’informations sur les études de cas dans la section Voir aussi.
Contenu de cet article
Scénario 1 : Notes de frais
Plusieurs groupes au sein d’Adatum Corporation — notamment marketing, ventes et consultants prise en charge : engager et signaler les frais liés au travail.
Les professionnels de l’informatique en Adatum Corporation voulez permet de rationaliser les processus au sein de la société de notes de frais InfoPath et InfoPath Forms Services. En particulier, qu’ils souhaitent pour éviter les erreurs de saisie de données et la nécessité de personnel administratif pour entrer de nouveau les données à partir de la note de frais dans une autre base de données distincte. A Corporation souhaite également fournir des employés permet de consulter les statuts de leurs notes de frais en ligne.
Avant d’InfoPath
Bien qu’Adatum Corporation utilisé un classeur Microsoft Office Excel pour générer des notes de frais, employés utilisée toujours un processus manuel pour envoyer des notes de frais. Par exemple, un employé entré ses dépenses dans un classeur Excel et puis imprimer le classeur. Elle joint un bon routage papier à l’état imprimé et puis envoyé le rapport par courrier Bureau à son responsable.
Après l’approbation du rapport, le Gestionnaire de vérifié son nom dans le bon routage et ensuite envoyé le rapport pour le service comptabilité via courrier bureau. Si votre collègue approuvé le rapport, remboursement tests ont été émis. Pour les bureaux régionaux, semaines pourraient passer entre l’heure que le rapport initial a été envoyé et lors de l’employé la réception son vérification de remboursement.
Après avoir InfoPath
À la suite de passer d’un processus basé sur un papier à un processus automatisé qui utilise InfoPath et InfoPath Forms Services, Adatum Corporation a pu réduire le temps et argent qu’il passées dépenses des employés de traitement des rapports. Employés pouvant désormais remplir les formulaires en ligne et les soumettre électroniquement à leurs responsables. Une fois que les responsables approuvent les rapports, qu’ils peuvent les router par voie électronique au service de comptabilité pour approbation et remboursement.
Les avantages de passer à un système basé sur InfoPath sont les suivantes :
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Commodité en ligne Employés qui disposent d’InfoPath sur leur ordinateur peuvent utiliser InfoPath pour remplir et soumettre un formulaire de note de frais. Employés qui ne disposent pas d’InfoPath sur leur ordinateur peuvent remplir et envoyer leurs États de dépenses à l’aide d’un navigateur Web.
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Prise en charge en mode hors connexion Si employés rempliront un formulaire de note de frais dans InfoPath, ils peuvent enregistrer leurs formulaires partiellement complétés sur leur ordinateur, travailler sur le formulaire en mode hors connexion et puis envoyer le formulaire rempli au réseau d’entreprise quand ils sont connectés à nouveau. Ceci est particulièrement utile pour les employés qui ont accès intermittent ou limité aux ressources du réseau ou à Internet, tels que les employés se déplaçant fréquemment.
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Précision accrue Étant donné que le modèle de formulaire est conçu pour garantir l’intégrité des données, moins les entrées non valides se produisent. Par exemple, les employés utilisent une zone de liste déroulante pour choisir parmi une liste standard de catégories de dépenses, et non avoir à ne pas oublier et entrer manuellement une catégorie de dépenses dans le formulaire.
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Efficacité Les employés sont en mesure de voir l’état du processus d’approbation en affichant une page sur le site Microsoft Windows SharePoint Services.
Scénario 2 : Assurance revendications
Assurance Humongous comporte un grand, mobile personnel de plus de 10 000 participants, qui inclut les personnes ventes, experts, avocats, votre service informatique, ressources humaines et le personnel d’intérêts.
Assurance Humongous souhaite utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services pour permettre aux clients, agents d’assurance et aux entreprises associées à utiliser les formulaires en ligne pour traiter leurs demandes d’assurance.
Avant d’InfoPath
Avant d’utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, les employés en assurance Humongous utilisé un processus manuel, papier à réclamer. Après avoir posez des questions à un client, un agent serait remplir un formulaire de demande à la main et puis télécopie du formulaire de demande à l’un expert. Lorsque le vérificateur d’examiné les informations, elle serait souvent nécessaire d’appeler l’agent pour obtenir des détails, en fonction de la qualité d’impression de la télécopie.
Après avoir InfoPath
Le commutateur à partir d’un processus réclamer papier à InfoPath et InfoPath Forms Services a autorisé Humongous assurance pour vous connecter aux clients et agents des experts en ligne.
Par exemple, il est désormais possible pour un client Humongous assurance créer une demande de remboursement via Internet par le remplissage d’un formulaire compatible avec les navigateurs. Le client peut accéder au site Web d’assurance Humongous, établir son compte, ouvrez une session et une demande de remboursement de fichiers. Une fois le client envoie le formulaire, il est envoyé à la BI dans un message électronique, et une copie du message électronique est envoyée à l’agent. Le vérificateur de renvoie le formulaire à l’agent si vous avez besoin des informations supplémentaires. Le système automatique a réduire les coûts de traitement, réduit le temps nécessaire pour traiter les demandes et la plus grande satisfaction client global.
Les avantages de passer à un système basé sur InfoPath sont les suivantes :
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Faciliter la tâche Outre l’envoi de revendications par téléphone, les clients peuvent soumettre revendications en remplissant un formulaire sur le Web. Cela permet aux clients d’envoyer des formulaires à leur convenance, pas seulement pendant les heures de travail standard.
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Précision accrue Étant donné que le modèle de formulaire est conçu pour garantir l’intégrité des données, moins les entrées non valides se produisent. Par exemple, des clients ou agents utilisent une zone de liste déroulante pour choisir parmi une liste standard de types de revendications, plutôt que devoir définitions, puis entrez manuellement un type de demande dans le formulaire.
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Efficacité En outre, l’utilisation d’un flux de travail approbation intégré permet à l’agent ou BI afficher rapidement l’état des autres parties consacrées à la demande. Bien que le membres du personnel de Humongous assurance déjà utilisé un flux de travail clairement défini, leurs processus ont été basées sur papier. Par conséquent, agents et experts pas peuvent rapidement déterminer l’état de la demande sans effectuer un appel téléphonique. À présent, un agent, par exemple, pouvez vérifier la page État du flux de travail sur le site SharePoint où se trouve le formulaire pour voir si le vérificateur a terminé le processus d’approbation.
Scénario 3 : Demandes de permis
Cette agence est responsable de la révision des demandes de permis qui ont été soumises par entrepreneurs électriques, puis d’approuver ou refuser des demandes.
Service de construction contrôles souhaite sous-traitants puissent remplir les demandes de permis dans un navigateur Web, afin que le processus de permis soit plus pratique.
Avant d’InfoPath
Avant d’utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, le service de construction vérifications utilisé un processus manuel, papier à application lesquelles la saisie de données redondantes. Entrepreneurs remplie avec des formulaires papier auprès du bureau pour le gouvernement. Employés envoyées puis les formes manuscrites à une réception qui entré les données dans un système de base de données. Une fois que les données ont été entrées, les entrées qui en résulte ont été comparées au formulaire papier pour garantir la précision. Si des données non valides ou inintelligibles se sont produites, le formulaire a été renvoyé au titulaire par courrier électronique, ainsi qu’un deuxième formulaire qui contenait des instructions permettant de corriger les entrées non valides.
Une fois le titulaire soumis un formulaire révisé, les mises à jour ont été puis entrés dans la base de données et les nouvelles entrées ont été recherchées contre les formulaires d’origine et la deuxième. Une fois que les données a été considéré comme valides, le processus d’approbation a commencé. Pendant la phase d’approbation, un inspecteur approuvé ou refusé la demande de permis en fonction de différents critères. Une fois le flux de travail approbation ont été achevée, le titulaire a été averti de la décision par courrier électronique.
Après avoir InfoPath
En déplaçant à partir d’un processus d’autorisation sur papier à un processus automatisé qui utilise InfoPath et InfoPath Forms Services, les contrôles de service de construction ne peut se connecter entrepreneurs, employés et inspecteurs en ligne.
Par exemple, lorsqu’un fournisseur envoie une demande de permis sur le site de service de construction contrôles Web, les données du formulaire sont soumises à une base de données qui se trouve sur le service de construction vérifications des réseau. Une fois l’application est envoyée, une nouvelle demande de permis apparaît automatiquement dans un site SharePoint, où l’agent de réception vérifie que les informations pour plus de précision et signe numériquement le formulaire de demande pour confirmer la réception.
Les avantages de passer à un système basé sur InfoPath sont les suivantes :
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Commodité en ligne Entrepreneurs n’aient plus à voyage au bureau pour le gouvernement pour appliquer d’autorisation. Entrepreneurs peuvent désormais soumettre leur demande de permis via le Web, en remplissant un formulaire compatible avec les navigateurs dans un navigateur, tels que Firefox, Safari et Internet Explorer.
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Précision accrue Étant donné que le modèle de formulaire d’autorisation est conçu pour garantir l’intégrité des données, moins les entrées non valides se produisent. Par exemple, entrepreneurs utilisent une zone de liste déroulante pour choisir parmi une liste standard de catégories lorsqu’ils sélectionnent le type d’autorisation demandée, plutôt que devoir définitions, puis entrez manuellement le type d’autorisation dans le formulaire.
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Meilleure expérience utilisateur Une fois que les données sont envoyées, un nouveau formulaire de demande d’autorisation s’affiche automatiquement sur le site intranet de service de construction contrôles. Lorsqu’un employé ouvre un formulaire, il voit les données de la société du titulaire et autoriser les données d’application dans l’écran.
Scénario 4 : Gestion des stocks
Quatre coins du monde acquisitions provenant de plus de 70 fournisseurs situés dans 12 pays et régions. Inventaire émanant de ces fournisseurs étant très dynamique et saisonnières, coins du monde souhaite de modèles de formulaire InfoPath qui permettra à leurs fournisseurs relatives aux stocks de requête simple et efficace.
Avant d’InfoPath
Avant d’utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services, quatre coins du monde utilisé un processus manuel, papier à une enquête qui a donné lieu saisie de données redondantes. Acheteurs envoyées enquêtes par courrier électronique Global Express garantie aux fournisseurs étranger. Fournisseurs seraient courrier précédent enquête complété des formulaires ou envoyez-les. Parfois, ils seraient téléphone coins du monde avec leurs réponses. Rarement, commerciaux collectées les résultats d’une enquête auprès des fournisseurs de personne. En règle générale, mois peuvent s’écouler avant que coins du monde reçu les résultats d’une enquête final.
Presque toutes visite a donné lieu à saisie de données redondantes. Les enquêtes papier ont été entrées dans une base de données par un secrétaire à coins du monde. Les enregistrements de base de données qui en résulte ont été comparés au formulaire papier pour garantir la précision. En cas d’informations non valides ou inintelligibles, un entretien suivi a été réalisé avec le fournisseur par téléphone. Si qui n’a pas été possible, une demande de clarifier a été envoyée par courrier électronique ou télécopie. Une fois coins du monde reçus corrigée d’informations, les données a été finalisées.
Après avoir InfoPath
Au lieu de l’envoi enquêtes à coins du monde par courrier électronique, les fournisseurs soumettre maintenant les enquêtes par remplissage de formulaires activés pour le navigateur sur le Web. Les données de fournisseurs entrent dans les formulaires sont remplies immédiatement dans une base de données d’inventaire. À la suite de passer à InfoPath et InfoPath Forms Services, quatre coins du monde aime maintenant les avantages suivants :
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Commodité en ligne Avec le système de InfoPath, fournisseurs sont habilités à effectuer les enquêtes en utilisant un navigateur. Fournisseurs n’aient plus à courrier ou par télécopie les enquêtes revenir à coins du monde.
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Opportunité Dans le système précédente, en fonction du papier, il était souvent un retard important l’heure de l’enquête à la fois leurs réponses ont été entrées dans la base de données large Word Importer remplie avec des fournisseurs. Par conséquent, stocks ont été souvent obsolètes. Avec un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs InfoPath, les données de fournisseurs entrent dans les formulaires sont remplies immédiatement dans la base de données d’inventaire.
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Précision accrue Étant donné que le modèle de formulaire est conçu pour garantir l’intégrité des données, moins les entrées non valides se produisent. Par exemple, fournisseurs utilisent une zone de liste déroulante pour choisir parmi une liste standard de catégories lorsqu’ils sélectionnent un type de produit, plutôt que devoir définitions, puis entrez manuellement un type de produit dans le formulaire.
Scénario 5 : recherche de marché
Proseware, Inc. démarrage du cycle de développement de la prochaine version du produit phare. L’équipe de développement décide d’utiliser InfoPath et InfoPath Forms Services à l’aide d’activités d’étude de marché. Au cours des réunions avec les clients, l’équipe de développement envisage d’utiliser un modèle de formulaire pour collecter et commentaires des clients. L’objectif du formulaire consiste à garder une trace de toutes les interactions avec les clients afin de mieux comprendre les besoins des clients et pour vous assurer que les données collectées sont facilement identifiable et réutilisable.
Le modèle de formulaire enverront les données directement dans une base de données, ce qui permet aux employés de récupérer et analyser les données collectées à partir de nombreuses réunions différentes. Proseware, Inc. souhaite store terminée formulaires dans une bibliothèque sur un site SharePoint.
Avant d’InfoPath
Bien que les membres de l’équipe de développement utilisés pour utiliser Microsoft Office Word ou Microsoft Office Excel pour prendre des notes lors de collecte des commentaires des clients et partenaires, l’analyse et la diffusion de ces données souvent a donné lieu à saisie de données redondantes. Membres de l’équipe seraient écrire des notes dans une forme libre et connexes informations avaient tendance à obtenir réparties dans et entre les documents. Lorsque les membres d’équipe souhaitaient incorporer les informations qu’ils ont collectées dans les spécifications techniques, qu’ils passent beaucoup de temps à rechercher dans les documents non standard pour rechercher ce dont ils besoin.
Après avoir InfoPath
Le commutateur pour un processus de collecte de données standard qui utilise InfoPath et InfoPath Forms Services permet à l’équipe de développement Proseware, Inc. réduire le temps et collecte d’argent passé, l’analyse et diffuser les données en interne.
Lorsque vous rencontrez avec les clients existants et potentiels, membres de l’équipe de développement désormais utilisent un formulaire InfoPath pour collecter les données relatives aux besoins des clients et des idées. L’équipe utilise une bibliothèque sur un site SharePoint pour stocker et partager des formulaires. À partir de cette bibliothèque, membres de l’équipe peuvent remplir des formulaires de données nouveau client, passez en revue les données dans les formulaires existants, exporter les données de formulaires complétés vers Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007 ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un formulaire.
Les avantages de passer à un système basé sur InfoPath sont les suivantes :
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Cohérence des informations Le modèle de formulaire est conçu pour garantir la cohérence de l’organisation et de la formalisation des informations. Les données figurant dans les listes sur le formulaire proviennent des listes SharePoint standardisés et fichiers .xml. Par exemple, les entrées dans la liste Type d’entreprise provenant directement à partir d’un schéma XML prédéfini qui est utilisée dans l’ensemble de Proseware, Inc. uniformiser l’échange de données métiers entre différents systèmes.
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Intégration avec les systèmes existants Lorsqu’un formulaire est envoyé, il est automatiquement stockée dans une bibliothèque sur un site SharePoint. Données contenues dans chaque formulaire s’affiche en dehors de l’écran, dans les colonnes dans la bibliothèque. Cela facilite pour les membres d’équipe rechercher et trier les données de formulaire dans la bibliothèque, sans avoir à ouvrir chaque formulaire.
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Plusieurs vues Le formulaire de données client inclut des affichages qui répondent à des besoins différents, y compris des affichages distincts pour l’enregistrement des informations relatives aux clients, résultats équipe, méthodologie de la recherche et des ressources supplémentaires. Le formulaire inclut également une vue d’impression dédiée qui résume les données des autres vues dans un format pratique, imprimer les détails.
