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Remplir un planning dans Shifts

Dans cet article

Organiser les horaires par groupe

Ajoutez des personnes au planning.

Ajouter un shift

Partager un planning avec votre équipe

Ouvrir un autre planning

Organiser les horaires par groupe

Dans votre nouveau planning, vous commencez avec un groupe sans nom dans lequel vous ajoutez des personnes et des horaires, mais vous pouvez ajouter des groupes si nécessaire et leur attribuer des noms. Nommer des groupes vous permet d’organiser les membres de votre équipe par rôle ou service dans le planning. Par exemple, un hôtel peut avoir des groupes suivants : « Réception », « Service de chambre » et « Voiturier ».

Il est préférable de créer des groupes avant de commencer à ajouter des personnes au planning, car vous ne pouvez pas déplacer une personne et toutes ses horaires d’un groupe à l’autre. 

Pour ajouter un groupe :

  • Cliquez Ajouter un groupe et entrez le nom du groupe.

Pour nommer ou renommer un groupe

  • Cliquez sur Entrez un nom de groupe ou sur le nom d’un groupe existant, puis tapez un nom.

Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez ajouter des personnes.

Ajoutez des personnes au planning.

Si vous voulez organiser votre planning par groupe, mais ne l’avez pas encore fait, n’hésitez pas à le faire. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter des personnes au groupe par défaut.

  1. Recherchez le groupe auquel vous voulez ajouter une personne, puis cliquez sur Ajouter des personnes au groupe .

  2. Tapez son nom ou son adresse de messagerie, puis sélectionnez-le dans la liste.

  3. Sélectionnez Ajouter.

  4. Continuez d’ajouter des personnes si vous le souhaitez, puis sélectionnez Fermer lorsque vous avez terminé.

Remarques : 

  • Un planning appartient à une équipe dans Microsoft Teams, de sorte que vous pouvez uniquement ajouter des membres de cette équipe au planning. Si vous ne trouvez pas la personne que vous voulez ajouter, utilisez le lien gérer l’équipe pour la définir comme membre d’équipe ou propriétaire. (Les propriétaires peuvent créer et mettre à jour des plannings.)

  • Les modifications que vous apportez à l’équipe risquent de ne pas être disponibles immédiatement par le biais de Shifts, alors patientez quelques instants, et réessayez si vous ne trouvez pas le nouveau membre d’équipe que vous voulez ajouter à l’échéancier.

Ajouter un horaire

Pour ajouter un horaire depuis le début

  1. Dans la ligne de la personne à laquelle vous affectez l’horaire sous la date souhaitée, cliquez sur Bouton Autres options > ajouter un horaire, ou double-cliquez simplement sur l’horaire vide.

  2. Renseignez les informations relatives à l’horaire et envisagez de choisir une couleur de thème pour organiser les éléments.

  3. Donnez un nom à l’horaire afin de pouvoir le distinguer facilement des autres horaires. Par défaut, le nom de l’horaire correspond aux heures de début et de fin.

  4. Ajoutez des notes à l’horaire, telles que des tâches à effectuer.

  5. Ajoutez des pauses ou déjeuner dans la section Activités.

  6. Sélectionnez enregistrer pour enregistrer sans partager ou Partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager l’horaire avec l’équipe.

Pour baser un nouvel horaire sur un horaire existant

Dans la ligne de la personne à laquelle vous affectez l’horaire sous la date souhaitée, cliquez sur Bouton Autres options , puis choisissez l’horaire dans la liste. Si la liste est longue, vous pouvez rechercher celui de votre choix.

Pour copier un horaire dans un autre emplacement du planning

Sur un horaire existant, cliquez sur Bouton Autres options > Copier, puis accédez à l’emplacement où vous voulez placer l’horaire, puis cliquez sur Bouton Autres options > Coller.

Ajouter un horaire ouvert

Ajoutez un horaire maintenant et attribuez-le à une personne plus tard dans le cadre de votre planning ou partagez-le avec l’équipe afin que les utilisateurs puissent le demander.

  1. Dans la ligne Horaires ouverts, sous la date de création de l’horaire, cliquez sur Bouton Autres options , puis sélectionnez Ajouter horaire ouvert pour commencer à partir de zéro, ou sélectionnez un horaire existant dans la liste pour y baser celui-ci.

  2. Renseignez les informations relatives à l’horaire, y compris le nombre d’emplacements que vous voulez rendre disponibles.

  3. Donnez un nom à l’horaire afin de pouvoir le distinguer facilement des autres horaires. Par défaut, le nom de l’horaire correspond aux heures de début et de fin.

  4. Ajouter des activités telles que des pauses ou des déjeuners.

  5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer sans partager ou Partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager l’horaire ouvert avec l’équipe.

    Remarques : Si vous voulez modifier l’horaire une fois que vous l’avez partagée avec l’équipe, vous devez vous souvenir de plusieurs éléments :

    • Si vous modifiez le nombre d’emplacements disponibles, vous devez choisir Partager. Vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications et les partager plus tard.

    • Si vous modifiez les heures de début et de fin de l’horaire, toutes les demandes en attente de cet horaire sont refusées automatiquement lorsque vous les partagez de nouveau avec l’équipe.

Partager un planning avec votre équipe

Lorsque vous apportez des modifications au planning, vous pouvez choisir de partager ces modifications avec l’équipe. Cela vous permet d’y accéder et de déplacer des éléments jusqu’à ce que vous ayez tout ce que vous souhaitez. Les modifications que vous apportez sont signalées par un astérisque (*), et nous en ajoutons un au bouton Partager avec l’équipe, pour vous rappeler simplement de partager les mises à jour.

Pour partager le planning

  1. Cliquez sur Partager avec l’équipe.

  2. Assurez-vous que la plage horaire sélectionnée corresponde à ce que vous voulez partager.

  3. Décidez si vous voulez avertir toute l’équipe ou uniquement les personnes affectées par les modifications.

  4. Cliquez sur Partager.

Ouvrir un autre planning

Voici comment ouvrir un autre planning si vous êtes dans plusieurs équipes.

  1. Dans la partie supérieure gauche des Horaires, sélectionnez Bouton Autres Menu.

  2. Choisissez l’équipe souhaitée.

Vous allez maintenant travailler sur l’autre planning.

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Pour les administrateurs informatiques 

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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