Rechercher les enregistrements qui ont les dates plus ou moins récentes

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Cet article explique comment utiliser des totaux et aux requêtes premières valeurs pour trouver les dates les plus récentes ou les plus anciennes dans un jeu d’enregistrements. Cela peut vous aider à répondre à une variété de questions d’entreprise, tels que lorsqu’un client a placé une commande ou les trimestres cinq ont été votre idéal pour les ventes par ville.

Contenu de cet article

Présentation

Préparer les données d’exemple à suivre avec les exemples

Trouver la date la plus ou moins récente

Trouver les dates les plus ou moins récents pour les groupes d’enregistrements

Présentation

Vous pouvez classer les données et passez en revue les éléments classés plus élevée à l’aide d’une requête premières valeurs. Une requête premières valeurs est une requête sélection qui renvoie un nombre spécifié ou le pourcentage de valeurs à partir du haut des résultats, par exemple, les pages les plus populaires cinq sur un site web. Vous pouvez utiliser une requête premières valeurs par rapport à n’importe quel type de valeurs – elles ne doivent être soit des nombres.

Si vous souhaitez grouper ou résumer vos données avant de vous le classement, vous n’êtes pas obligé d’utiliser une requête premières valeurs. Par exemple, supposons que vous devez rechercher les numéros de ventes pour une date donnée pour chaque ville dans lesquels travaille votre entreprise. Dans la mesure où les cas, les villes deviennent des catégories (vous devez trouver les données par ville), si vous utilisez une requête totaux.

Lorsque vous utilisez une requête premières valeurs pour trouver des enregistrements qui contiennent les dates au plus tôt ou plus récentes dans un tableau ou un groupe d’enregistrements, vous pouvez répondre à une variété de questions de l’entreprise, tels que les éléments suivants :

  • Qui a été effectuer la plupart des ventes récemment ?

  • Lorsqu’un client dernière pas passer une commande ?

  • Lorsque sont les trois prochains anniversaires de l’équipe ?

Pour rendre une requête premières valeurs, commencez par créer une requête sélection. Ensuite, trier les données en fonction de votre question – si vous recherchez des haut ou bas. Si vous avez besoin à regrouper ou synthétiser les données, activez la requête sélection en requête totaux. Vous pouvez ensuite utiliser une fonction d’agrégation, telles que Max ou Min pour renvoyer la valeur plus élevée ou les plus faibles, ou prénom ou pour renvoyer la date au plus tôt ou la plus récente.

Cet article suppose que les valeurs de date que vous utilisez ont les données Date/heure type. Si les valeurs de date sont dans un champ de texte.

Envisagez d’utiliser un filtre à la place d’une requête premières valeurs

Un filtre est généralement mieux si vous avez une date spécifique à l’esprit. Pour déterminer si vous devez créer une requête premières valeurs ou appliquer un filtre, procédez comme suit :

  • Si vous voulez renvoyer tous les enregistrements dont la date correspond à, antérieure ou plus tard à une date spécifique, utilisez un filtre. Par exemple, pour afficher les dates des ventes situées entre avril et juillet, appliquer un filtre.

  • Si vous souhaitez retourner un certain laps d’enregistrements qui contiennent les plus récentes ou les dates dans un champ, et vous ne connaissez pas les valeurs de date exactes, ou qu’ils n’a pas d’importance, vous créez une requête premières valeurs. Par exemple, pour afficher les trimestres ventes meilleures cinq, utilisez une requête premières valeurs.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de filtres, voir l’article appliquer un filtre pour afficher les sélectionner des enregistrements dans une base de données Access.

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Préparer les données d’exemple à suivre avec les exemples

Les étapes décrites dans cet article utilisent les données dans les tables d’exemple suivantes.

La table employés   

Nom de famille

Première Nom

Adresse

Ville

CountryOrR egion

Naissance Date

Faire appel à Date

Bouraima

Hervé

28, av. du Burkina Faso

Saint-Denis

France

05.02.68

10.06.94

Dupont-Roc

Patrice

52, av. de Chypre

Valenciennes

France

22.05.57

22.11.96

Antoine

Faisandier

3122, av. de Corée

Toulouse

France

11.11.60

11.03.00

Narp

Sylvie

1, av. de Hongrie

Paris

France

22.03.64

22.06.98

Berthier

Ariane

2, av. de Slovaquie

Marseille

France

05.06.72

05.01.02

Colon

Jean-Charles

3122, avenue de Corée

Toulouse

France

23.01.70

23.04.99

Cordani

Michel

67, av. du Mali

Nice

France

14.04.64

14.10.04

Dubois

Marie

2, av. de Lituanie

Brest

France

29.10.59

29.03.97

La table type d’événement   

N° type

Événement Type

1

Lancement de produit

2

Fonction d'entreprise

3

Fonction privée

4

Collecte de fonds

5

Salon

6

Séminaire

7

Concert

8

Exposition

9

Spectacle de rue

Table Clients   

Réf client

Société

Coordonnées

1

Contoso, Ltd., image

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Duerr, Bernard

7

Design Institute

Jaka Stele

8

École des Beaux-arts

Milena Duomanova

Table Événements   

RéfÉvénement

Événement Type

Client

Événement Date

Prix

1

Lancement de produit

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10 000

2

Fonction d'entreprise

Tailspin Toys

4/21/2011

$8 000

3

Salon

Tailspin Toys

5/1/2011

$25 000

4

Exposition

Graphic Design Institute

5/13/2011

$4 500

5

Salon

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55 000

6

Concert

École des Beaux-arts

5/23/2011

$12 000

7

Lancement de produit

A. Datum

6/1/2011

$15 000

8

Lancement de produit

Wingtip Toys

18/6/2011

$21 000

9

Collecte de fonds

Adventure Works

22/6/2011

$1 300

10

Séminaire

Graphic Design Institute

25/6/2011

$2 450

11

Séminaire

Contoso, Ltd.

04.07.11

$3 800

12

Spectacle de rue

Graphic Design Institute

04.07.11

$5 500

Remarque : Cette section suppose que les tables Clients et Type d'événement se trouvent du côté « un » de relations de un-à-plusieurs avec la table Événements. Dans ce cas, la table Événements a en commun les champs Réf client et N° type. Les requêtes de totaux décrites dans les sections suivantes ne fonctionneront pas sans ces relations.

Coller les exemples de données dans des feuilles de calcul Excel

  1. Démarrez Excel. Un classeur vide s’ouvre.

  2. Appuyez sur Maj+F11 pour insérer une feuille de calcul (il vous en faudra quatre).

  3. Copiez les données de chaque exemple de table dans une feuille de calcul vide. Ajoutez les en-têtes de colonnes (première ligne).

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

  1. Sélectionnez les données à partir de la première feuille de calcul, y compris les en-têtes de colonnes.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le volet de navigation, puis cliquez sur Coller.

  3. Cliquez sur Oui pour confirmer que la première ligne contient les en-têtes de colonnes.

  4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque feuille de calcul restante.

Trouver la date la plus ou moins récente

Les étapes décrites dans cette section utilisent les données d’exemple pour illustrer le processus de création d’une requête premières valeurs.

Créer une requête Premières valeurs de base

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

    La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.

  2. Double-cliquez sur la table employés, puis cliquez sur Fermer.

    Si vous utilisez les données d'exemple, ajoutez la table Employés à la requête.

  3. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser dans la requête à la grille de création. Vous pouvez double-cliquer sur chaque champ ou les faire glisser l'un après l'autre vers une cellule vide de la ligne Champ.

    Si vous utilisez la table d'exemple, ajoutez les champs Nom de famille, Prénom et Date de naissance.

  4. Dans le champ qui contient les premières ou les dernières valeurs (le champ Date de naissance si vous utilisez la table exemple), cliquez sur la ligne Tri et sélectionnez Croissant ou Décroissant.

    L'ordre de tri Décroissant renvoie la date la plus récente et l'ordre de tri Croissant renvoie la date la plus ancienne.

    Important : Vous devez définir une valeur dans la ligne Tri uniquement pour les champs qui contiennent vos dates. Si vous spécifiez un ordre de tri pour un autre champ, la requête ne renvoie pas les résultats que vous attendez.

  5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de tous les (liste Premières valeurs ), puis entrez le nombre d’enregistrements que vous voulez voir, ou sélectionnez une option dans la liste.

  6. Cliquez sur exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

  7. Enregistrer la requête en tant que NextBirthDays.

Vous pouvez constater que ce type de requête Premières valeurs permet de trouver des réponses à des questions simples (p.ex., « Qui est la personne la plus âgée ou la plus jeune de l'entreprise ? »). La procédure suivante explique comment utiliser des expressions et autres critères pour améliorer l'efficacité et la souplesse de la requête. Les critères mentionnés à l'étape suivante renvoient le nom des trois employés dont la date d'anniversaire est la plus proche.

Ajouter des critères à la requête

Ces étapes utilisent la requête créée dans la procédure précédente. Vous pouvez suivre ainsi que d’une requête premières valeurs différentes dans la mesure où elle contient des données de Date/heure réelles, pas les valeurs de texte.

Conseil : Si vous souhaitez mieux comprendre comment fonctionne cette requête, basculer entre le mode Création et mode feuille de données à chaque étape. Si vous voulez afficher le code de requête réel, basculez en mode SQL. Pour basculer entre les affichages, cliquez sur l’onglet en haut de la requête, puis sur l’affichage souhaité.

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la requête NextBirthDays, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la grille de création de requête, dans la colonne à droite de la date de naissance, entrez les informations suivantes :
    MonthBorn : DatePart("m",[BirthDate]).
    Cette expression extrait le mois de la date de naissance à l’aide de la fonction DatePart .

  3. Dans la colonne suivante de la grille de création de requête, entrez les informations suivantes :
    DayOfMonthBorn : DatePart("d",[BirthDate])
    cette expression extrait le jour du mois de la date de naissance à l’aide de la fonction DatePart .

  4. Désactivez les cases à cocher dans la ligne Afficher pour chacune des deux expressions que vous venez d’entrer.

  5. Cliquez sur la ligne Trier de chaque expression, puis sélectionnez croissant.

  6. Dans la ligne critères de la colonne Date de naissance, tapez l’expression suivante :
    mois ([Date de naissance]) > Month ou Month([Birth Date]) = Day([Birth Date]) et Month > Day
    Ceci expression effectue les opérations suivantes :

    • Mois ( [Date de naissance]) > Month indique que la date de naissance de chaque employé se situe dans un mois à venir.

    • La mois ([Date de naissance]) = Month et Day([Birth Date]) > Day Spécifie que si la date de naissance se trouve dans le mois en cours, l’anniversaire tombe sur ou après la date du jour.

      En bref, cette expression exclut les enregistrements où l’anniversaire s’est produite entre janvier 1 et la date du jour.

      Conseil : Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, voir l’article exemples de critères de requête.

  7. Sous l’onglet Création, dans le groupe Paramétrage de requête, tapez 3 dans la zone expéditeur.

  8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter Image du bouton .

Remarque : Dans votre propre requête à l’aide de vos propres données, vous pouvez parfois voir plus d’enregistrements que vous avez spécifié. Si vos données contiennent plusieurs enregistrements qui partagent une valeur qui se trouve parmi les premières valeurs, votre requête renverra tous ces enregistrements même si elle implique renvoyer plus d’enregistrements que vous souhaitez.

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Trouver les dates les plus ou moins récents pour les groupes d’enregistrements

Vous utilisez une requête totaux pour trouver les dates au plus tôt ou la plus récentes pour les enregistrements qui se trouvent dans des groupes, tels que des événements regroupés par ville. Une requête totaux est une requête sélection qui utilise les fonctions d’agrégation (par exempleGroup By, M, Max, Count, premièreet Dernière) pour calculer des valeurs pour chaque champ de sortie.

Inclure le champ que vous souhaitez utiliser pour les catégories – group by – et le champ contenant les valeurs à synthétiser. Si vous incluez des autres champs de sortie – par exemple, les noms des clients lorsque vous groupez par type d’événement – la requête doit également utiliser ces champs pour créer des groupes, modifiez les résultats afin qu’elles ne répondent à votre question d’origine. Pour étiqueter les lignes à l’aide d’autres champs, vous créez une requête supplémentaire qui utilise la requête totaux en tant que source et ajoutez les champs supplémentaires à cette requête.

Conseil : Créer des requêtes en étapes est une stratégie efficace pour répondre aux questions plus avancées. Si vous rencontrez des difficultés pour récupérer vos une requête complexe pour l’utiliser, vous pouvez si vous pouvez décomposer en une série de plusieurs requêtes simples.

Créer une requête Totaux

Cette procédure utilise les événements exemple de tableau et de l’exemple de tableau type d’événement pour répondre à cette question :

Quand remonte événement le plus récent de chaque type d’événement, à l’exclusion des concerts ?

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher la Table, double-cliquez sur les événements et le type d’événement tables.
    Chaque table apparaît dans la partie supérieure du Concepteur de requêtes.

  3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

  4. Double-cliquez sur le champ type d’événement de la table type d’événement et le champ Date événement dans la table Events pour ajouter les champs à la grille de création de requête.

  5. Dans la grille de création de requête, dans la ligne critères du champ type d’événement, entrez < > Concert.

    Conseil : Pour plus d’exemples d’expressions de critères, voir l’article exemples de critères de requête.

  6. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

  7. Dans la grille de création de requête, cliquez sur la ligne Total du champ Date événement, puis sur Max.

  8. Sous l’onglet Création, dans le groupe résultats, cliquez sur affichage, puis cliquez sur Mode SQL.

  9. Dans la fenêtre SQL, à la fin de la clause SELECT, juste après le mot-clé AS, remplacez MaxOfEventDate par MostRecent.

  10. Enregistrer la requête en tant que MostRecentEventByType.

Créer une deuxième requête pour ajouter d'autres données

Cette procédure utilise la requête MostRecentEventByType de la procédure précédente pour répondre à cette question :

Qui a été le client lors de l’événement plus récente de chaque type d’événement ?

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher la Table, sous l’onglet requêtes, double-cliquez sur la requête MostRecentEventByType.

  3. Sous l’onglet Tables de la boîte de dialogue, double-cliquez sur la table des événements et la table Customers.

  4. Dans le Concepteur de requêtes, double-cliquez sur les champs suivants :

    1. Dans la table Events, double-cliquez sur le type d’événement.

    2. Dans la requête MostRecentEventByType, double-cliquez sur MostRecent.

    3. Dans la table clients, double-cliquez sur société.

  5. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Trier de la colonne type d’événement, sélectionnez croissant.

  6. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Résultats dans le groupe Outils.

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