Rechercher les enregistrements qui ont les dates les plus ou moins récentes

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Cet article explique comment utiliser les requêtes de premières valeurs et les requêtes de totaux pour trouver les dates les plus récentes ou les plus anciennes dans un jeu d'enregistrements. Cela peut vous aider à répondre à diverses questions commerciales, comme la date de la dernière commande d'un client ou les cinq trimestres les plus appropriés pour les ventes, par ville.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Préparer des exemples de données à suivre ainsi que les exemples

Trouver la date la plus récente ou la moins récente

Trouver les dates les plus récentes ou les moins récentes pour les groupes d'enregistrements

Vue d’ensemble

Vous pouvez classer des données et passer en avis les éléments les plus hauts à l'aide d'une requête de premières valeurs. Une requête de valeur supérieure est une requête sélection qui renvoie un nombre spécifié ou un pourcentage de valeurs à partir du haut des résultats, par exemple, les cinq pages les plus populaires sur un site Web. Vous pouvez utiliser une requête de premières valeurs pour n'importe quel type de valeurs: elles n'ont pas besoin d'être des nombres.

Si vous voulez regrouper ou synthétiser vos données avant de les classer, il n'est pas nécessaire d'utiliser une requête de premières valeurs. Par exemple, supposons que vous ayez besoin de trouver les nombres de ventes pour une date donnée pour chaque ville dans laquelle votre société opère. Dans ce cas, les villes deviennent des catégories (vous devez trouver les données par ville), de sorte que vous utilisez une requête opérations.

Lorsque vous utilisez une requête premières valeurs pour rechercher les enregistrements qui contiennent les dates les plus récentes ou les plus récentes dans une table ou un groupe d'enregistrements, vous pouvez répondre à diverses questions commerciales, telles que les suivantes:

  • Qui a effectué les ventes dernières fois?

  • Quand un client a-t-il été placé pour la dernière fois?

  • Quand les trois anniversaires sont-ils suivants sur l'équipe?

Pour créer une requête de valeur supérieure, commencez par créer une requête sélection. Triez ensuite les données en fonction de votre question, que vous recherchiez la partie supérieure ou inférieure. Si vous devez regrouper ou synthétiser les données, transformez la requête sélection en requête opérations. Vous pouvez ensuite utiliser une fonction d'agrégation, telle que Max ou min pour renvoyer la valeur la plus élevée ou la plus basse, ou le premier ou le dernier pour renvoyer la date la plus ancienne ou la plus récente.

Cet article part du principe que les valeurs de date que vous utilisez sont au type de données date/heure. Si vos valeurs de date figurent dans un champ de texte,.

Envisager d'utiliser un filtre plutôt qu'une requête de premières valeurs

Un filtre est généralement plus efficace si vous avez une date spécifique à l'esprit. Pour déterminer si vous devez créer une requête de premières valeurs ou appliquer un filtre, tenez compte des éléments suivants:

  • Si vous souhaitez renvoyer tous les enregistrements dans lesquels la date correspond, qui est antérieure ou postérieure à une date spécifique, utilisez un filtre. Par exemple, pour afficher les dates des ventes entre avril et juillet, vous appliquez un filtre.

  • Si vous souhaitez renvoyer un nombre spécifié d'enregistrements ayant les dates les plus récentes ou les plus récentes dans un champ et si vous ne connaissez pas les valeurs de date exactes, ou n'importe quelle question, vous devez créer une requête de premières valeurs. Par exemple, pour afficher les cinq meilleurs trimestres commerciaux, utilisez une requête de premières valeurs.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation de filtres, voir l'article appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

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Préparer des exemples de données à suivre ainsi que les exemples

Les étapes décrites dans cet article utilisent les données des exemples de table suivants.

La table employés   

LastName

Prénom Name (nom )

Adresse

Ville

CountryOrR Egion

Naissance Date (date )

Embaucher Date (date )

Jacques

Étienne

7, place Beaubernard

Saint-Denis

France

05-fév-1968

10-juin-1994

Roc

Patrice

52 avenue des anémones

Valenciennes

France

22 mai-1957

22-Nov-1996

Antoine

Faisandier

3122 75e moy. S.W.

Toulouse

France

11-Nov-1960

11-Mar-2000

NARP

Jean Sylvie

1 Impasse des vallées

Paris

UK

22-Mar-1964

22-juin-1998

Prix

Julien

2, av. de Slovaquie

Marseille

Mexique

05-juin-1972

05-Jan-2002

Huguette

Christine

3122 75e St. S.

Seattle

France

23 janvier-1970

23-avr-1999

Riley

Stéphane

67, av. du Mali

Nice

France

14-avr-1964

14-Oct-2004

Dubois

Marie

2 Lituanie de plaquettes

Brest

France

29-oct-1959

29-Mar-1997

La table EventType    

Inclu

Event (événement ) Type (type )

1

Lancement du produit

2

Fonction entreprise

3

Fonction Private

4

Collecteur de fonds

5

Salon commercial

6

Professeur

7

Collaboration

8

APTCA

guillemet

Foire de la rue

Table Consommateurs    

CustomerID

Société

Coordonnées

1

Contoso, Ltd. Graphisme

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Élisabeth Adams

3

Purchase

Carole Philips

4

Jouets Wingtip

Lucio Iallo

5

A. Sauf

Samant de l'mandéenne

6

Adventure Works

Brian Cordani

7

Institut de conception

Jaka stelem

8

École de beaux arts

Milena Duomanova

Table événements    

EventID (ID d’événement)

Event (événement ) Type (type )

Client

Event (événement ) Date (date )

Prix

1

Lancement du produit

Contoso, Ltd.

4/14/2011

10 000 $

2

Fonction entreprise

Tailspin Toys

4/21/2011

8 000 €

3

Salon commercial

Tailspin Toys

5/1/2011

$25 000

4

APTCA

Graphic Design Institute

5/13/2011

4 500 €

5

Salon commercial

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55 000

6

Collaboration

École de beaux arts

5/23/2011

12 000 €

7

Lancement du produit

A. Sauf

6/1/2011

15 000 €

8

Lancement du produit

Jouets Wingtip

6/18/2011

21 000 €

guillemet

Collecteur de fonds

Adventure Works

6/22/2011

$1 300

0,10

Professeur

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2 450

11,5

Professeur

Contoso, Ltd.

04.07.11

$3 800

13

Foire de la rue

Graphic Design Institute

04.07.11

5 500 €

Remarque : Les étapes décrites dans cette section partent du principe que les tables clients et type d'événement résident du côté «un» des relations un-à-plusieurs avec la table événements. Dans ce cas, la table des événements partage les champs CustomerID et TypeID. Les requêtes totales décrites dans les sections suivantes ne fonctionneront pas sans ces relations.

Coller les exemples de données dans des feuilles de calcul Excel

  1. Démarrez Excel. Un classeur vide s'ouvre.

  2. Appuyez sur Maj + F11 pour insérer une feuille de calcul (il vous en faudra quatre).

  3. Copiez les données de chaque exemple de table dans une feuille de calcul vide. Inclure les en-têtes de colonne (première ligne).

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

  1. Sélectionnez les données de la première feuille de calcul, y compris les en-têtes de colonne.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le volet de navigation, puis cliquez sur coller.

  3. Cliquez sur Oui pour confirmer que la première ligne contient les en-têtes de colonnes.

  4. Répétez les étapes 1-3 pour chaque feuille de calcul restante.

Trouver la date la plus récente ou la moins récente

Les étapes décrites dans cette section utilisent les exemples de données pour illustrer le processus de création d'une requête de premières valeurs.

Créer une requête premières valeurs de base

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

    La boîte de dialogue afficher la table s'affiche.

  2. Double-cliquez sur la table employés, puis cliquez sur Fermer.

    Si vous utilisez les exemples de données, ajoutez la table employés à la requête.

  3. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser dans votre requête à la grille de création. Vous pouvez double-cliquer sur chaque champ, ou faire glisser et déplacer chaque champ sur une cellule vide dans la ligne champ .

    Si vous utilisez l'exemple de table, ajoutez les champs prénom, nom et date de naissance.

  4. Dans le champ qui contient les valeurs les plus élevées ou les plus basses (le champ date de naissance, si vous utilisez l'exemple de table), cliquez sur la ligne Trier et sélectionnez croissant ou décroissant.

    L'ordre de tri déCroissant renvoie la date la plus récente, et l'ordre de tri croissant renvoie la date la plus ancienne.

    Important : Vous devez définir une valeur dans la ligne Trier uniquement pour les champs qui contiennent vos dates. Si vous spécifiez un ordre de tri pour un autre champ, la requête ne renvoie pas les résultats souhaités.

  5. Sous l'onglet création , dans le groupe Outils , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de toutes (liste premières valeurs ), puis entrez le nombre d'enregistrements que vous souhaitez afficher, ou sélectionnez une option dans la liste.

  6. Cliquez sur Run Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

  7. Enregistrez la requête en tant que NextBirthDays.

Vous pouvez constater que ce type de requête premières valeurs peut répondre à des questions de base, comme la personne la plus ancienne ou la plus jeune dans l'entreprise. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser des expressions et d'autres critères pour ajouter de la puissance et de la flexibilité à la requête. Les critères affichés dans l'étape suivante retournent les trois anniversaires des employés suivants.

Ajouter des critères à la requête

Ces étapes utilisent la requête créée dans la procédure précédente. Vous pouvez suivre avec une requête de premières valeurs différente tant qu'elle contient des données de date/heure réelles, et non de valeurs de texte.

Conseil :  Si vous voulez mieux comprendre le fonctionnement de cette requête, basculez entre le mode création et le mode feuille de données à chaque étape. Si vous souhaitez afficher le code de requête réel, passez en mode SQL. Pour basculer entre les affichages, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet en haut de la requête, puis cliquez sur l'affichage de votre choix.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête NextBirthDays, puis cliquez sur mode création.

  2. Dans la grille de création de requête, dans la colonne à droite de DateNaissance, entrez les informations
    suivantes:MonthBorn: DatePart ("m", [DateNaissance]).
    Cette expression extrait le mois de BirthDate à l'aide de la fonction DatePart .

  3. Dans la colonne suivante de la grille de création de requête, entrez ce
    qui suit:DayOfMonthBorn: DatePart ("j", [DateNaissance])
    cette expression extrait le jour du mois de DateNaissance à l'aide de la fonction PartDate .

  4. DésActivez les cases à cocher dans la ligne Afficher pour chacune des deux expressions que vous venez d'entrer.

  5. Cliquez sur la ligne Trier pour chaque expression, puis sélectionnez croissant.

  6. Dans la ligne critères de la colonne Date de naissance , tapez l'expression suivante
    :Month ([date de naissance]) > month (date ()) or month ([date de naissance]) = month (date ()) and Day ([date de naissance]) >Day (date ())
    This l'expression est la suivante:

    • Month ( [date de naissance]) _GT_ month (date ()) spécifie que la date de naissance de chaque employé tombe un mois à venir.

    • Le mois ([date de naissance]) = mois (date ()) et jour ([date de naissance]) >Day (date ()) spécifie que si la date de naissance du mois en cours est postérieure à la date actuelle, l'anniversaire se situe le jour ou après cette date.

      En résumé, cette expression exclut les enregistrements pour lesquels l'anniversaire se produit entre le 1er janvier et la date actuelle.

      Conseil :  Pour obtenir d'autres exemples d'expressions de critères de requête, consultez l'article exemples de critères de requête.

  7. Sous l'onglet création , dans le groupe paraMétrage de requête , tapez 3 dans la zone retour .

  8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter Image du bouton .

Remarque :  Dans votre propre requête à l'aide de vos propres données, vous pouvez parfois voir d'autres enregistrements que vous avez spécifiés. Si vos données contiennent plusieurs enregistrements dont la valeur est comprise dans les valeurs les plus élevées, votre requête renverra tous les enregistrements, même si cela signifie qu'il s'agit de renvoyer plus d'enregistrements que vous ne le souhaitez.

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Trouver les dates les plus récentes ou les moins récentes pour les groupes d'enregistrements

Vous utilisez une requête opérations pour trouver les dates les plus anciennes ou les plus récentes pour les enregistrements appartenant à des groupes, tels que les événements regroupés par ville. Une requête totaux est une requête sélection qui utilise des fonctions d'agrégation (par exemple, Group by, Min, Max, Count, Firstet Last) pour calculer des valeurs pour chaque champ de sortie.

Incluez le champ que vous voulez utiliser pour les catégories: pour effectuer un regroupement, et le champ contenant les valeurs que vous souhaitez synthétiser. Si vous incluez d'autres champs de sortie (par exemple, le nom des clients lorsque vous effectuez un regroupement par type d'événement), la requête utilisera également ces champs pour créer des groupes, en modifiant les résultats afin qu'ils ne répondent pas à votre question d'origine. Pour étiqueter les lignes à l'aide d'autres champs, vous devez créer une requête supplémentaire qui utilise la requête totaux en tant que source et ajouter les champs supplémentaires à cette requête.

Conseil :  Le développement de requêtes par étapes constitue une stratégie très efficace pour répondre à des questions plus avancées. Si vous éprouvez des difficultés à faire fonctionner une requête compliquée, déterminez si vous pourriez la décomposer en une série de requêtes plus simples.

Créer une requête opérations

Cette procédure utilise la table d'exemple d'événements et la table d'exemple EventType pour répondre à cette question:

Quand a été l'événement le plus récent de chaque type d'événement, à l'exception des concerts?

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur les tables Events et EventType.
    Chaque table s'affiche dans la partie supérieure du concepteur de requêtes.

  3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

  4. Double-cliquez sur le champ EventType de la table EventType et sur le champ EventDate de la table Events pour ajouter les champs à la grille de création de requête.

  5. Dans la grille de création de requête, dans la ligne critères du champ eventType , entrez <>Concert.

    Conseil :  Pour plus d'exemples d'expressions de critères, voir l'article exemples de critères de requête.

  6. Sous l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux.

  7. Dans la grille de création de requête, cliquez sur la ligne total du champ EventDate, puis cliquez sur Max.

  8. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode SQL.

  9. Dans la fenêtre SQL, à la fin de la clause SELECT, juste après le mot-clé AS, remplacez MaxOfEventDate par mostRecent.

  10. Enregistrez la requête en tant que MostRecentEventByType.

Créer une deuxième requête pour ajouter d'autres données

Cette procédure utilise la requête MostRecentEventByType de la procédure précédente pour répondre à cette question:

Qui était le client lors de l'événement le plus récent de chaque type d'événement?

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , sous l'onglet requêtes , double-cliquez sur la requête MostRecentEventByType.

  3. Sous l'onglet tables de la boîte de dialogue, double-cliquez sur la table événements et la table Clients.

  4. Dans le concepteur de requêtes, double-cliquez sur les champs suivants:

    1. Dans la table Events, double-cliquez sur EventType.

    2. Dans la requête MostRecentEventByType, double-cliquez sur MostRecent.

    3. Dans la table clients, double-cliquez sur société.

  5. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Trier de la colonne eventType , sélectionnez croissant.

  6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

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