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Rechercher des personnes et des contacts

Rechercher des personnes et des contacts

Quel que soit le nombre de contacts dont vous disposiez, vous souhaiterez parfois rechercher un contact plutôt que faire défiler une longue liste de contacts. Pour rechercher des contacts dans Outlook, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Pour rechercher un contact, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser la zone Rechercher des personnes du ruban dans n’importe quel dossier Outlook, effectuer une recherche tout en rédigeant un message ou en préparant une réunion ou effectuer une recherche dans le panneau Contacts d’Outlook (anciennement appelé dossier Contacts).

Rechercher un contact à l’aide de la zone Rechercher des personnes du ruban

C’est la méthode la plus rapide et la plus simple pour rechercher un contact. Placez votre curseur dans la zone Rechercher des personnes, puis tapez les premières lettres du prénom ou de l’adresse e-mail de la personne concernée. À mesure que vous tapez, Outlook affine la recherche. Par exemple, si vous tapez la lettre t, Outlook renvoie des correspondances telles que Thomas, Teresa et Tanya. Si vous tapez ta, Outlook affine cette liste et renvoie Tanya.

Rechercher un contact tout en rédigeant un nouveau message

Lorsque vous sélectionnez les boutons À, Cc ou Cci dans un nouveau message, Outlook affiche votre carnet d’adresses par défaut. Si vous disposez d’un compte Exchange ou Office 365, cela correspond à la liste d’adresses globale de votre organisation. Si vous utilisez un compte POP ou IMAP, votre dossier Contacts s’affiche.

En présence de plusieurs dossiers de contacts ou carnets d’adresses, vous pouvez utiliser la flèche déroulante située sous Carnet d’adresses pour effectuer votre sélection. Ce faisant, votre liste de contacts s’affiche par ordre alphabétique, triée par nom.

Pour effectuer une recherche, tapez une partie du nom du contact dans la zone de recherche, puis sélectionnez Accéder. Sélectionnez le bouton radio Autres colonnes pour baser votre recherche sur d’autres champs, y compris le département, le numéro de téléphone et le lieu. Une fois la liste de contacts affichée, double-cliquez sur le contact de votre choix pour l’ajouter à la zone À ou sélectionnez ce contact, puis cliquez sur À, Cc ou Cci pour l’ajouter respectivement à ces zones.

Rechercher un contact dans le volet Contacts

  1. Cliquez sur Contacts en bas de l’écran.

    Cliquer sur Personnes

  2. Au-dessus de votre liste de contacts, placez votre curseur sur la zone Rechercher des contacts.

    Cliquer sur Rechercher des contacts sous l’onglet Personnes

    Remarque : La zone Rechercher des contacts située en haut de votre liste de contacts diffère de la zone Rechercher des personnes située dans le coin supérieur droit du ruban Outlook. La zone Rechercher des personnes base la recherche sur les noms et les adresses e-mail. La zone Rechercher des contacts base la recherche sur les numéros de téléphone, les adresses, les noms des sociétés, etc.

    Zone Rechercher des personnes comparée à la zone Rechercher des contacts

  3. Tapez le nom de la personne ou d’autres informations (numéro de téléphone ou nom de société) à rechercher.

    Conseil : Vous pouvez rechercher des informations complètes ou partielles. Par exemple, si vous recherchez une personne nommée Alain Charron, vous pouvez taper son nom entier ou simplement « char », soit les premières lettres du nom de famille.

  4. Outlook affiche les résultats de votre recherche sous forme de carte, montrant une photo de contact, une adresse e-mail, une adresse professionnelle ou personnelle et des numéros de téléphone. Choisissez la personne de votre choix dans les résultats de la recherche.

    Remarque : À mesure que vous tapez, Outlook affine sa recherche. Par exemple, si vous tapez la lettre J, Outlook renvoie les résultats contenant Jean, Jacques, Julien et Julien. Si vous tapez Jul, Outlook renvoie les résultats contenant Julien et Julien dans un champ, y compris dans les champs nom de la société, adresse e-mail et adresse postale.

Affiner votre recherche

Le nombre de résultats quand vous recherchez des informations complètes ou partielles est trop élevé ? Vous pouvez affiner votre recherche. Quand vous cliquez sur Rechercher des contacts sous l’onglet Contacts, l’onglet Outils de recherche apparaît.

Conseil : Vous pouvez également ouvrir l’onglet Outils de recherche en appuyant sur Ctrl+E.

Onglet Outils de recherche

Vous disposez de nombreuses options pour affiner votre recherche, y compris les groupes d’options suivants sous l’onglet Outils de recherche :

  • Étendue    Modifiez les dossiers dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.

  • Affiner       Recherchez des personnes dont les coordonnées contiennent des numéros de téléphone ou d’autres types d’informations spécifiques.

  • Options    Utilisez des recherches antérieures ou modifiez des options de recherche avancées.

Dans Contacts, effectuez l’une des actions suivantes :

  • Dans la zone Rechercher des contacts, tapez le nom du contact ou d’autres informations le concernant.

    Zone Rechercher des contacts

  • Appuyez sur Ctrl+E.

Vous pouvez rechercher des informations complètes ou partielles. Par exemple, vous pouvez entrer une partie du nom de l’entreprise ou d’un numéro de téléphone.

  • Dans les vues Carte, telles que Cartes de visite ou Cartes de visite, cliquez sur une lettre dans l’index alphabétique affiché en regard des cartes.

  • Dans n’importe quelle vue table, telle que Liste téléphonique ou Par société, cliquez sur un en-tête de colonne pour trier les contacts en fonction des critères associés à la colonne. Voici quelques exemples d’en-têtes de colonnes : Nom complet, Poste, Société et Catégories.

Vous pouvez également rechercher des contacts à partir de n’importe quel dossier Outlook. Pour ce faire, procédez comme suit :

  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, dans la zone Rechercher un contact, tapez le nom du contact.

    Vous pouvez taper une partie d’un nom, tel que Judy L, un prénom, un nom, une adresse de courrier, un nom d’affichage ou un nom de société.

Affiner votre recherche

Lorsque vous cliquez sur la zone Rechercher des contacts, l’onglet Outils de recherche s’affiche. Les commandes de recherche vous aident à affiner votre recherche pour vous aider à trouver un contact.

Outils de recherche dans l’onglet Recherche du ruban

  • Étendue    Modifiez les dossiers Outlook inclus dans votre recherche.

  • Affiner    Recherchez des éléments par catégorie, ou uniquement les entrées ayant les numéros de téléphone, les adresses ou les champs Contacts que vous choisissez.

  • Options    Passez en revue et réutilisez des recherches antérieures ou modifiez des options de recherche avancées.

Rechercher dans votre boîte de réception

Vous pouvez également rechercher des contacts à partir de n’importe quel dossier de votre boîte aux lettres.

  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, dans la zone Rechercher un contact, tapez le nom du contact recherché.

    Vous pouvez taper une partie d’un nom, un prénom, un nom de famille, une adresse de courrier, un nom complet ou un nom de société.

Recherche à l’aide de la zone Rechercher dans les carnets adresses

Zone Rech. carnets adresses

  • Dans la barre d’outilsStandard, dans la zone Rechercher dans les carnets adresses, tapez le nom du contact recherché. Vos contacts Outlook sont recherchés en premier. Si aucune correspondance n’est trouvée, la recherche s’effectue dans tous les autres carnets d’adresses disponibles, y compris ceux que vous avez ajoutés.

    Conseil : Vous pouvez taper une partie d’un nom, tel que Judy L, un prénom ou un nom, un nom d’affichage, un alias de courrier ou un nom de société. Pour ouvrir rapidement un contact que vous avez précédemment recherché, cliquez sur la flèche en regard de la zone Rechercher dans les carnets adresses, puis cliquez sur le nom souhaité.

Envoi d’un message une fois le nom ou l’adresse de courrier trouvé

  1. Dans un nouveau message, cliquez sur les zones À, Cc ou Cci dans l’en-tête du message.

  2. Dans la zone Rechercher, tapez le nom.

  3. Double-cliquez sur le nom dans la liste Nom, puis cliquez sur OK.

    Pourquoi la liste des noms (colonne) ne s’affiche-t-elle pas dans le carnet d’adresses ?

    Vous avez peut-être utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le carnet d’adresses. Cliquez sur Nom uniquement en regard de Recherche pour restaurer l’affichage de la liste de noms.

    Rechercher des colonnes supplémentaires

Autres méthodes de recherche

Lorsque vous tapez un nom dans la zone À, Cc ou Cci d’un courrier électronique, Outlook vérifie automatiquement si le nom que vous avez tapé correspond à un nom du carnet d’adresses. S’il existe une correspondance, l’adresse de courrier et le nom d’affichage sont remplis et vous pouvez envoyer le message. En l’absence de correspondance, la boîte de dialogue Vérifier les noms vous invite à donner plus d’informations. Si plusieurs noms contiennent les lettres que vous avez tapées, vous pouvez sélectionner le nom souhaité dans la liste. Si le nom est introuvable, vous devrez peut-être regarder dans un autre carnet d’adresses ou créer un contact.

Si vous tapez une adresse de courrier ou un alias dans les zones, et que cette personne ou liste de distribution se trouve dans le carnet d’adresses, le nom d’affichage est rempli et remplace le texte que vous avez tapé.

  1. Dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton .

    Conseil : Vous pouvez également ouvrir le carnet d’adresses à partir du menu Outils dans un message ouvert. Dans le message, sous l’onglet Message, dans le groupe Noms, cliquez sur Carnet d’adresses.

  2. Dans la liste Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez rechercher des noms.

    Les carnets d’adresses de la liste de carnets d’adresses, à l’exception de la liste d’adresses globale (LAG), sont créés à partir des dossiers dans vos contacts. Par défaut, le contenu de votre dossier Contacts Outlook principal constituent le Carnet d’adresses Outlook. Les autres dossiers Contacts que vous créez sont également répertoriés, sauf si vous définissez une propriété pour en empêcher l’affichage. La liste d’adresses globale Microsoft Exchange est créée et gérée par l’administrateur de votre organisation.

    Liste de carnets d’adresses
    Dans la liste affichée, Contacts contient des informations de contact de vos contacts Outlook principaux. Bureaux externes et Personnel sont des exemples de dossiers de contacts créés pour conserver des groupes de contacts Outlook spécifiques pour une meilleure organisation.
  3. Dans la zone Recherche tapez en entier ou en partie le nom recherché.

    Rechercher des noms

    Pour rechercher un nom à l’aide d’autres informations, telles que la fonction ou un emplacement, cliquez sur Autres colonnes, puis entrez les informations. Vous pouvez rechercher plusieurs critères dans cette zone. Après chaque critère, tapez une virgule. Chacune des colonnes incluses, également connues sous forme de champs pour ces informations, fait l’objet d’une recherche.

    Pourquoi la liste des noms (colonne) ne s’affiche-t-elle pas dans le carnet d’adresses ?

    Vous avez peut-être utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le carnet d’adresses. Cliquez sur Nom uniquement en regard de Recherche pour restaurer l’affichage de la liste de noms.

    Rechercher des colonnes supplémentaires

    Remarques : 

    • Si vous ne trouvez pas le nom souhaité dans le carnet d’adresses que vous consultez, recherchez-le dans un autre carnet d’adresses. La liste de carnets d’adresses peut contenir plusieurs carnets d’adresses, chacun contenant des informations différentes. Rechercher des éléments dans une colonne quelconque

    • Si vous recherchez une adresse de courrier dans un annuaire Internet LDAP, vous pouvez effectuer une recherche de nom en indiquant le premier caractère du nom ou plusieurs caractères du nom en cliquant sur Commence par ou Contient.

    1. Dans la boîte de dialogue Carnet d’adresses, cliquez sur un autre carnet d’adresses dans la liste Carnet d’adresses.

    2. Pour afficher les contacts de votre liste de contacts Outlook, dans la liste Carnet d’adresses, cliquez sur le nom du dossier de contacts souhaité sous Carnet d’adresses Outlook.

      Un contact doit avoir une entrée dans le champ Courrier électronique ou Télécopie pour apparaître dans le dossier Carnet d’adresses Outlook/Contacts.

Envoi d’un message une fois le nom ou l’adresse de courrier trouvé

  1. Dans l’en-tête d’un nouveau message, cliquez sur les zones À, Cc ou Cci.

  2. Recherchez le nom ou l’adresse e-mail à l’aide de la procédure décrite dans la section précédente, Rechercher des noms dans le carnet d’adresses.

  3. Dans la liste du carnet d’adresses, double-cliquez sur le nom ou l’adresse de courrier, puis cliquez sur OK.

    Pourquoi la liste des noms (colonne) ne s’affiche-t-elle pas dans le carnet d’adresses ?

    Vous avez peut-être utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le carnet d’adresses. Cliquez sur Nom uniquement en regard de Recherche pour restaurer l’affichage de la liste de noms.

    Rechercher des colonnes supplémentaires

  1. Dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton .

    Conseil : Vous pouvez également ouvrir le carnet d’adresses à partir du menu Outils dans un message ouvert. Dans le message, sous l’onglet Message, dans le groupe Noms, cliquez sur Carnet d’adresses.

  2. Dans la liste Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez rechercher des noms.

    Liste de carnets d’adresses

  3. Dans la zone Recherche, cliquez sur Autres colonnes.

  4. Tapez entièrement ou en partie les informations recherchées. Par exemple, tapez un numéro de téléphone, un emplacement ou la fonction de la personne.

    Remarques : 

    • Vous pouvez rechercher plusieurs critères dans cette zone. Après chaque critère, tapez une virgule. Chacune des colonnes incluses, également connues sous forme de champs pour ces informations, fait l’objet d’une recherche.

    • Vous pouvez inclure le nom de la personne ou une partie du nom dans la zone Recherche pour affiner la recherche.

    • Si vous ne trouvez pas la personne que vous recherchez, vous devrez peut-être regarder dans un autre carnet d’adresses. Les carnets d’adresses ne contiennent pas tous les mêmes champs.

La fonctionnalité de recherche avancée vous permet d’utiliser plusieurs mots clés ou critères pour trouver une personne. Cette procédure est semblable à l’utilisation de l’option Autres colonnes dans la zone Recherche, mais vous entrez les critères de recherche dans des champs distincts, plutôt que dans une seule zone en séparant les informations par des virgules. Selon les informations de contact entrées pour une personne, seule une partie des champs peut s’appliquer à la recherche.

La recherche avancée vous permet de voir quels champs sont recherchés par vos mots clés ou critères spécifiques.

  1. Dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton .

    Conseil : Vous pouvez également ouvrir le carnet d’adresses à partir du menu Outils dans un message ouvert. Dans le message, sous l’onglet Message, dans le groupe Noms, cliquez sur Carnet d’adresses.

  2. Dans la liste Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez rechercher des noms.

    Choisir un carnet d’adresses pour effectuer une recherche à partir de la liste

  3. Cliquez sur Recherche avancée.

  4. Dans la zone Recherche, tapez les informations dans les champs appropriés.

    Entrer des critères de recherche pour trouver une personne

    Plus vous incluez d’informations, plus les résultats de recherche sont complets.

    Remarque : Si vous ne trouvez pas la personne que vous recherchez, vous devrez peut-être regarder dans un autre carnet d’adresses. Les carnets d’adresses ne contiennent pas tous les mêmes informations.

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