Rechercher des enregistrements

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Au fur et à mesure que votre base de données s'accroît, la localisation d'enregistrements spécifiques implique plus d'un aperçu rapide sur une feuille de données. Dans cet article, vous allez découvrir cinq façons de trouver des enregistrements spécifiques en fonction de vos besoins.

Que voulez-vous faire ?

Parcourir tous les enregistrements

Accéder à un enregistrement spécifique

Rechercher un enregistrement spécifique

Filtrer pour afficher un nombre limité d'enregistrements

Créer une requête pour trouver un enregistrement spécifique

Parcourir tous les enregistrements

Vous pouvez parcourir les enregistrements à l'aide de la touche TAB pour vous déplacer d'un enregistrement à la fois, dans l'ordre, pour localiser un enregistrement spécifique. Vous pouvez également parcourir les enregistrements d'une table dans mode Feuille de données à l'aide des boutons de navigation entre les enregistrements. Les boutons de navigation dans les enregistrements sont disponibles au bas de la table ou du formulaire.

Boutons de navigation

1. accéder au premier enregistrement

2. accéder à l'enregistrement précédent

3. zone enregistrement actif

4. accéder à l'enregistrement suivant

5. accéder au dernier enregistrement

6. ouvrir un nouvel enregistrement (vide)

7. indicateur de filtre

8. zone de recherche

Remarques : 

  • Lorsque vous cliquez dans la zone enregistrement actif , vous pouvez taper un numéro d'enregistrement, puis appuyer sur entrée pour accéder à cet enregistrement. Le numéro d'enregistrement est compté séquentiellement à partir du début du formulaire ou de la feuille de données. Il ne correspond à aucune valeur de champ.

  • Pour savoir si un filtre a été appliqué, consultez le bouton indicateur de filtre. Si aucun filtre n'est appliqué ou si tous les filtres ont été effacés, il n'affiche aucun filtre. Lorsqu'il affiche Filtered, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour supprimer le filtre. De même, quand il affiche non filtré, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour appliquer le dernier filtre utilisé, le cas échéant.

  • Lorsque vous entrez du texte dans la zone de recherche , la première valeur correspondante est mise en surbrillance en temps réel lors de la saisie de chaque caractère. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour rechercher rapidement un enregistrement avec une valeur correspondante.

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Accéder à un enregistrement spécifique

Vous pouvez accéder à un enregistrement spécifique dans Access lorsque vous savez quel enregistrement vous souhaitez rechercher. La zone atteindre vous permet de choisir un enregistrement particulier dans une liste déroulante et est généralement ajouté aux formulaires.

Zone atteindre

  • Pour accéder à un enregistrement spécifique, cliquez sur la flèche située à droite de la zone atteindre , puis sélectionnez un enregistrement dans la liste déroulante.

    Remarque : Si vous connaissez les premiers caractères de l'enregistrement dans lequel vous souhaitez naviguer, vous pouvez taper ces caractères dans la zone atteindre pour vous aider à trouver rapidement cet enregistrement.

La zone atteindre affiche uniquement les données nécessaires pour identifier chaque enregistrement de manière unique. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la liste, Access affiche le reste des données de cet enregistrement dans la zone principale du formulaire.

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Rechercher un enregistrement spécifique

Vous pouvez rechercher un enregistrement spécifique dans une table ou un formulaire à l'aide de l'onglet Rechercher de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer . Il s'agit d'un choix efficace pour localiser un enregistrement spécifique lorsque l'enregistrement que vous voulez localiser satisfait des critères spécifiques, tels que les termes de recherche et les opérateurs de comparaison, tels que «égal» ou «contient».

Remarque : Vous pouvez uniquement utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer si la table ou le formulaire affiche actuellement des données. Cela est vrai même s'il n'y a aucun enregistrement visible, car un filtre a été appliqué.

  1. Ouvrez la table ou le formulaire, puis cliquez sur le champ dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Ctrl+F.

    La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'affiche, avec l'onglet Rechercher sélectionné.

  3. Dans la zone Rechercher , tapez la valeur pour laquelle vous voulez effectuer une recherche.

  4. Pour modifier le champ dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche ou pour effectuer une recherche dans l'ensemble de la table sous-jacente, cliquez sur l'option appropriée dans la liste regarder dans .

    Conseil : La liste représente votre opérateur de comparaison (par exemple, «égal à» ou «contient»). Pour élargir votre recherche, dans la liste , cliquez sur n'importe quelle partie du champ.

  5. Dans la liste Rechercher , sélectionnez tout, puis cliquez sur Rechercher suivant.

  6. Lorsque l'élément que vous recherchez est mis en surbrillance, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour fermer la boîte de dialogue. Les enregistrements qui correspondent à vos conditions sont mis en évidence

Pour plus d'informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer , voir l'article utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données.

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Filtrer pour afficher un nombre limité d'enregistrements

Vous pouvez filtrer pour afficher un nombre limité d'enregistrements lorsque vous souhaitez afficher uniquement les enregistrements qui répondent à des critères et des opérateurs de comparaison spécifiques. Par exemple, pour affiner rapidement les enregistrements affichés, cliquez avec le bouton droit sur un champ dont vous souhaitez faire correspondre la valeur, puis sélectionnez est égalà, est différentde, contientou ne contient pas au bas du menu contextuel. Un filtre peut être activé ou désactivé, ce qui permet de basculer facilement entre les affichages filtrés et non filtrés des mêmes données. Contrairement à la recherche, un filtre limite uniquement les enregistrements affichés.

  1. Pour appliquer un filtre basé sur une sélection, ouvrez une table ou un formulaire.

  2. Pour vous assurer que la table ou le formulaire n'est pas déjà filtré, sous l'onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtrer , cliquez sur avancé, puis sur Effacer tous les filtres, si cette commande est disponible.

  3. Accédez à l'enregistrement qui contient la valeur que vous souhaitez utiliser dans le filtre, puis cliquez à l'intérieur de la colonne (en mode feuille de données) ou contrôle (en mode formulaire, État ou page). Pour filtrer sur la base d'une sélection partielle, sélectionnez uniquement les caractères souhaités.

  4. Sous l'onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtrer , cliquez sur sélection, puis sur le filtre que vous voulez appliquer.

  5. Pour filtrer d'autres champs en fonction d'une sélection, répétez les étapes 3 et 4.

Pour plus d'informations sur l'application d'un filtre, voir l'article appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

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Créer une requête pour trouver un enregistrement spécifique

Les techniques que vous pouvez utiliser pour rechercher et filtrer des enregistrements sont très utiles pour rechercher des enregistrements spécifiques pour le cas à la main. Toutefois, vous souhaiterez peut-être effectuer régulièrement la même opération de recherche ou de filtrage. Au lieu de reproduire un ensemble d'étapes de recherche et de filtrage à chaque fois, vous pouvez créer un requête. Une requête constitue un outil puissant et souple pour localiser des enregistrements spécifiques, car elle vous permet d'effectuer des recherches personnalisées, d'appliquer des filtres personnalisés et de trier des enregistrements. Vous pouvez créer vos propres requêtes pour vous aider à vous concentrer sur des enregistrements spécifiques et pour répondre à des questions spécifiques. Une fois créée, une requête peut être enregistrée et réutilisée, et peut également être utilisée pour créer des formulaires et des États.

Lorsque vous utilisez une requête pour effectuer une recherche ou un filtre, vous utilisez des critères basés sur le type de données que vous recherchez. Les différents types d'informations sont stockés sous la forme de types de données différents. Par exemple, les anniversaires sont stockés sous forme de données de date/heure, tandis que les noms sont stockés sous forme de données texte.

Parfois, vous ne pouvez pas trouver un enregistrement particulier que vous connaissez déjà. Cela peut se produire si vous affichez les enregistrements d'un formulaire ou d'une requête qui n'affiche pas certains enregistrements en raison de la valeur d'un champ particulier. L'exemple suivant montre comment utiliser une requête pour rechercher des enregistrements.

Supposons que vous utilisez une base de données créée à l'aide du modèle problèmes d'accès pour effectuer le suivi des problèmes. La table problèmes contient un champ intitulé Statut, qui indique si un problème particulier est actif, résolu ou fermé. Vous pouvez créer une requête qui affiche des problèmes dont l'État est fermé en procédant comme suit:

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur problèmes, puis cliquez sur Fermer.

  3. Dans le concepteur de requêtes, double-cliquez sur l'astérisque (*) dans la table problèmes . Cela permet de s'assurer que la requête affiche tous les champs des enregistrements qu'elle retourne.

    Problèmes. * apparaît dans la première colonne de la grille de création, dans la ligne champ . Cela indique que tous les champs de la table problèmes doivent être renvoyés.

  4. Dans le concepteur de requêtes, double-cliquez sur État dans la table problèmes .

    État apparaît dans la deuxième colonne de la grille de création, dans la ligne champ .

  5. Dans la deuxième colonne de la grille de création, désactivez la case à cocher dans la ligne Afficher . Cela permet de s'assurer que la requête n'affiche pas le champ État.

    Si vous ne désactivez pas la case à cocher Afficher dans la colonne État, le champ État s'affiche deux fois dans les résultats de la requête.

  6. Dans la deuxième colonne de la grille de création, dans la ligne critères , tapez = "Closed". Il s'agit du critère de recherche. Cela vous permet de vous assurer que la requête renverra uniquement les enregistrements pour lesquels la valeur de l' État est «fermé».

    Remarque : Dans cet exemple, un seul critère de recherche est utilisé. Vous pouvez utiliser de nombreux critères de recherche pour n'importe quelle recherche donnée en ajoutant des critères à d'autres champs et en utilisant la ligne ou et les lignes supplémentaires en dessous ou.

    Votre requête est prête à être exécutée et ressemble à celle-ci:

    Grille de création de requête

  7. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Remarque : À moins que vous n'ayez commencé le suivi des problèmes et que, par conséquent, ayez des données dans la table problèmes, et que vous ayez défini l'état d'au moins un problème sur «fermé», la requête ne renverra aucun résultat. Toutefois, vous pouvez enregistrer la requête et l'utiliser à tout moment à l'avenir.

  8. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

  9. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la requête dans le champ nom de la requête , tel que problèmes fermés, puis cliquez sur OK.

Vous disposez à présent d'une requête qui affiche des problèmes dont le statut est fermé.

Pour en savoir plus sur la création de requêtes afin de vous aider à trouver des enregistrements, consultez l'article créer une requête sélection simple.

Pour en savoir plus sur les critères de recherche et de filtre, consultez l'article exemples de critères de requête.

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