Recevoir des rappels par courrier électronique à propos de votre travail dans Project Web App

Recevoir des rappels par courrier électronique à propos de votre travail dans Project Web App

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Les notifications par courrier électronique dans Project Web App vous permettent de rester informé de ce qui se passe, de la date d'échéance des tâches et de ce qui se trouve sur votre plaque. Certaines notifications sont configurées par votre responsable, et d'autres notifications que vous pouvez configurer pour vous-même:

Configurer vos notifications personnelles

Avec Project Web App, vous pouvez décider des notifications dont vous avez vraiment besoin. Pour choisir les notifications souhaitées, cliquez sur paramètres Paramètres (icône d’engrenage) _GT_ les paramètres de PWA > gérer mes alertes et rappels.

Remarque : Cette option n'apparaît pas? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour pouvoir gérer celles que Project Web App envoie.

Voici l'offre...

Choisissez cette opération.

Calendrier

Je souhaite juste savoir si je manque une échéance.   

Je souhaite savoir quand:

  • Une tâche à laquelle je suis affecté est en retard. Sous tâches, sélectionnez m'envoyer un rappel quand mes tâches sont en retard.

  • Un rapport d'État est en retard. Sous rapports d'État, sélectionnez m'envoyer un rappel quand mes rapports d'État sont en retard.

Avec ces deux rappels, vous pouvez choisir d'attendre quelques instants avant que Project Web App vous envoie des messages électroniques, et vous pouvez également choisir de continuer à recevoir des rappels à intervalles réguliers jusqu'à ce que la tâche soit effectuée ou que le rapport d'État soit soumis.

Calendrier

Je souhaite une tête quand une date sera bientôt disponible.   

Je souhaite savoir quand:

  • Une tâche à laquelle je suis attribué commence bientôt. Sous tâches, sélectionnez m'envoyer un rappel avant le début de mes tâches.

  • Une tâche arrive bientôt. Sous tâches, sélectionnez m'envoyer un rappel avant l'échéance de mes tâches.

  • Un rapport d'État arrive bientôt. Sous rapports d'État, sélectionnez m'envoyer un rappel avant l'échéance des rapports d'État.

Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir dans quelle mesure vous voulez recevoir l'e-mail de notification en avance.

Calendrier

J'ai besoin de rappels constants pour m'en assurer.   

Je souhaite savoir quand:

  • Une tâche à laquelle je suis affecté n'A pas encore été effectuée. Sous tâches, sélectionnez m'envoyer un rappel concernant mes tâches inachevées.

  • Un rapport d'État n'est pas encore soumis. Sous rapports d'État, sélectionnez m'envoyer un rappel jusqu'à ce que mes rapports d'État soient soumis ou qu'ils soient en retard.

Si vous souhaitez obtenir ce type de détail, vous devez vraiment planifier la fréquence à laquelle vous souhaitez que le courrier soit vraiment réaliste.

Par exemple, vous voudrez peut-être:

  • Les dates de début des tâches dans une semaine.

  • Échéance de la tâche: le rappel tous les jours, à compter de la semaine précédant l'échéance de la tâche.

  • Notifications de retard tous les jours, commençant 3 jours après l'échéance de la tâche.

  • Rappels toutes les semaines de toutes les tâches incomplètes.

Project Web App ne tente pas de combiner les notifications dans un seul message électronique, de sorte que votre boîte de réception ne sera pas vraiment inondée de rappels, mais vous pouvez obtenir un message tous les jours, selon le nombre de tâches que vous avez sur votre plaque. En particulier parce que votre responsable de projet ou responsable des ressources peut également avoir des rappels qu'il a demandé à Project Web App d'envoyer. Consacrez un peu de temps à réfléchir au mieux des notifications les plus utiles, et si vous vous rendez à l'essentiel de la quantité de messages de Project Web App, vous pourrez les ajuster plus tard.

Calendrier

Il existe d'autres rappels que vous pouvez souhaiter.   

Je souhaite savoir quand:

  • Je suis affecté à une tâche. Sous tâches, sélectionnez je reçois une nouvelle affectation de tâche dans mes projets.

  • Une tâche à laquelle je suis affecté est modifiée. Sous tâches, sélectionnez Mes tâches de projet sont modifiées.

  • Mon responsable de projet demande un rapport d'État. Sous rapports d'État, sélectionnez je reçois une nouvelle demande de rapport d'État.

  • Un message me demandait que Project Online a échoué. Sous échecs des travaux en file d'attente, choisissez l'une de mes travaux en file d'attente échoue.

Remarque : Que se passe-t-il des feuilles de temps? Les rappels concernant les feuilles de temps sont configurés par votre responsable pour un groupe de ressources ou pour votre équipe de projet.

Responsables: configurer des notifications sur votre équipe

Les responsables de projet, les responsables de ressources et les responsables de portefeuille disposent d'un ensemble supplémentaire de notifications personnelles pour les garder au-dessus de ce qui se passe dans leurs équipes. Si vous êtes un responsable, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir en cliquant sur paramètres Paramètres (icône d’engrenage) _GT_ les paramètres de PWA > gérer les alertes et les rappels de mes ressources.

Remarque : Cette option n'apparaît pas? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour pouvoir gérer celles que Project Web App envoie.

Je souhaite savoir quand:

  • Une personne ajoute une nouvelle tâche ou une nouvelle affectation. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer de nouvelles tâches et affectations.

  • Une personne propose une tâche ou une tâche à partir d'une autre personne. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez réaffecter les tâches.

  • Une personne modifie une tâche. Sous tâches des membres de mon équipe, choisissez mettre à jour les tâches.

  • Une personne envoie un rapport d'État. Sous rapports d'état de mes ressources, sélectionnez soumettre un rapport d'État.

Responsables: configurer des rappels pour votre équipe

En tant que responsable de projet, responsable des ressources ou gestionnaire de portefeuille, vous pouvez déterminer les notifications dont votre équipe a besoin. Pour choisir les notifications que Project Web App doit envoyer aux membres de votre équipe, cliquez sur paramètres Paramètres (icône d’engrenage) _GT_ les paramètres de Project Web App > gérer les alertes et les rappels de mes ressources.

Remarque : Cette option n'apparaît pas? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour pouvoir gérer celles que Project Web App envoie.

Voici l'offre...

Choisissez cette opération.

Calendrier

Je souhaite simplement rappeler à mon équipe s'il manque une échéance.   

Je souhaite me rappeler et/ou mon équipe quand:

  • Une tâche est en retard. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque les tâches des membres de mon équipe sont en retard.

  • Un rapport d'État est en retard. Sous rapports d'état de mes ressources, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque les rapports d'état de mes ressources sont en retard.

Avec ces deux rappels, vous pouvez choisir d'attendre quelques instants avant que Project Web App envoie l'e-mail, et vous pouvez également choisir de continuer à envoyer des rappels à intervalles réguliers jusqu'à ce que la tâche soit effectuée ou que le rapport d'État soit soumis.

Calendrier

Je souhaite faire en sorte que mon équipe ait une tête quand une date sera bientôt disponible.   

Je souhaite me rappeler et/ou mon équipe quand:

  • Une tâche arrive bientôt. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel avant l'échéance des tâches des membres de mon équipe.

  • Un rapport d'État arrive bientôt. Sous rapports d'état de mes ressources, sélectionnez Envoyer un rappel avant l'échéance des rapports d'état de mes ressources.

Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir dans quelle mesure vous voulez recevoir l'e-mail de notification en avance.

Calendrier

Je dois aider les membres de mon équipe à remplir les feuilles de temps.   

Je souhaite me rappeler et/ou mon équipe quand:

  • Personne n'a signalé le travail sur une tâche en cours. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque la tâche des membres de mon équipe est en cours, mais qu'il n'y a pas de travail réel.

Avec ce rappel, vous pouvez patienter quelques instants avant que Project Web App envoie l'e-mail de notification.

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