Qu'est-ce qu'un site Centre de documents?

Qu'est-ce qu'un site Centre de documents?

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SharePoint propose une expérience évolutive et riche en fonctionnalités pour la gestion du contenu. Si vous souhaitez gérer un grand nombre de fichiers, envisagez d'utiliser un modèle de site Centre de documents. Ce modèle est optimisé pour la gestion de documents à grande échelle. Elle permet de gagner du temps et d'optimiser votre efficacité. Les versions, les ID de documents, les ensembles de documents, la navigation par métadonnées et les types de contenu sont inclus dans le modèle.

Un site Centre de documents convient aux deux scénarios suivants :

  • Environnement de création    Dans un environnement de création avec Centre de documents, les utilisateurs créent et modifient des milliers de documents ou biens multimédias stockés dans un référentiel centralisé.

  • Archive de contenu    Dans une archive de contenu telle qu’une base de connaissances, les utilisateurs stockent ou visualisent des documents.

Cet article décrit les fonctionnalités d'un modèle de site Centre de documents.

Pour créer un centre de documents, reportez-vous à la rubrique utilisation de modèles pour créer différents types de sites SharePoint

Quel est le contenu d’un site Centre de documents ?

Le modèle de site Centre de documents contient des fonctionnalités qui simplifient et optimisent la création et la gestion d'ensembles volumineux de documents. Dans la plupart des cas, un propriétaire de site peut ajouter chacune de ces fonctionnalités séparément. Le modèle de site Centre de documents active automatiquement les fonctionnalités de gestion des documents recommandées. Les sections suivantes décrivent brièvement ces fonctionnalités.

Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme un environnement de création ou une archive de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs vérifient et créent fréquemment des fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé, et les versions antérieures de chaque document sont conservées. De plus, les flux de travail peuvent contrôler les cycles de vie des documents.

En revanche, un archivage de contenu peut avoir quelques petites auteurs. Les utilisateurs affichent ou chargent uniquement les documents. Le modèle de site Centre de documents prend en charge la création d'un type d'archive de contenu appelé Archives de la base de connaissances. En règle générale, les bases de connaissances contiennent des versions uniques de documents, et un site peut être adapté à des millions de fichiers. Dans un scénario classique, tel qu'un centre de support technique pour une grande organisation, des milliers de personnes peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Seul un nouveau contenu sera chargé sur le site.

Les éléments suivants décrivent certaines fonctionnalités de SharePoint que vous pouvez inclure dans un site Centre de documents. En plus de ces fonctionnalités, certaines organisations personnalisent l'apparence et la navigation d'un centre de documents. Certains ajoutent des composants WebPart personnalisés.

Les métadonnées gérées sont un système qui assigne certains termes à des documents dans SharePoint. Vous pouvez ensuite utiliser ces termes pour classer les documents. Vous pouvez également recourir aux métadonnées pour créer un outil de navigation puissant permettant aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils cherchent.

Par exemple, supposons que votre société possède une base de connaissances contenant des articles qui permettent aux utilisateurs de résoudre les problèmes liés aux produits. Vous pouvez créer des termes de métadonnées qui permettent aux utilisateurs de filtrer les informations par produit, par type de problème ou d'autres propriétés.

Dans un site Centre de documents, chaque contenu reçoit un ID unique qui n'est pas lié à l'emplacement du document, comme un lien URL. Cela signifie que si vous déplacez ou renommez le document, l'ID reste identique. Vous pouvez utiliser l'ID pour créer un lien permanent pour le document et réduire les liens rompus.

Les versions sont activées automatiquement dans un site Centre de documents. Cela signifie que vous disposez automatiquement d'un historique de toutes les différentes versions d'un fichier. Dans un processus de validation de document, par exemple, cela signifie que vous avez un enregistrement de toutes les mises à jour entrées pendant le cycle de révisement. Vous pouvez suivre les mises à jour, contacter des répondants, et ainsi de suite. De plus, si un problème survient avec la version actuelle d'un article, vous pouvez revenir rapidement à la dernière version connue.

UN type de contenu est un type spécifique de contenu associé à un groupe de paramètres pour le contenu. Lorsqu'un utilisateur crée un document d'un type de contenu défini, il reçoit automatiquement tous les paramètres appropriés pour ce type de contenu. UN centre de documents peut avoir une collection de types de contenu (différents types de documents, vidéos, modèles, etc.).

L'organisateur de contenu n'est pas inclus automatiquement dans un site Centre de documents, mais de nombreux utilisateurs l'ajoutent. L'organisateur de contenu est une fonctionnalité SharePoint qui vous permet de gérer l'organisation générale et la structure des éléments. En utilisant des métadonnées ou des types de contenu, l'organisateur de contenu peut diriger automatiquement les documents et d'autres éléments vers des emplacements spécifiques. Par exemple, dans une base de connaissances, il est possible que l'organisateur de contenu route automatiquement toutes les nouvelles soumissions vers une bibliothèque spéciale qui collecte les articles d'un produit spécifique.

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