Publier un modèle de formulaire sur un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services

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Vous pouvez publier votre modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents ou publier en tant que nouveau type de contenu de site pour un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Avant de commencer

Publier un modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents

Publier un modèle de formulaire en tant que nouveau type de contenu de site

Présentation

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, chaque formulaire créé dans cette bibliothèque de documents doit être basé sur ce modèle de formulaire. Publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents vous permet de déployer rapidement un formulaire à usage unique, par exemple une enquête informelle pour capturer des préférences de restaurant pour un déjeuner d’équipe.

Si vous publiez un modèle de formulaire à un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez également procédez comme suit :

Publier un modèle de formulaire comme type de contenu de site     Lorsque vous publiez un modèle de formulaire comme type de contenu de site, vous activez les utilisateurs pour affecter plusieurs modèles de formulaire à une bibliothèque de documents unique ou à affecter le modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques au sein d’une collection de sites. Une collection de sites est un ensemble de sites Web sur un serveur virtuel qui ont le même propriétaire et partager les paramètres d’administration. Chaque collection de sites contient un site Web de niveau supérieur et peut contenir un ou plusieurs sous-sites. Il peut y avoir plusieurs collections de sites sur chaque serveur virtuel. Utilisez un type de contenu de site lorsque vous souhaitez réutiliser largement informations ou pour activer la collecte de données à partir de nombreuses formes dans un emplacement unique.

Permettre aux utilisateurs de modifier les champs à l’aide d’un mode feuille de données    Vous pouvez autoriser les utilisateurs à ajouter ou modifier des données d’un champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter ou mettre à jour des données pour un ou plusieurs formulaires sans réellement ouvrir les formulaires.

Remarque : Affichages feuille de données sont activés dans le navigateur Web uniquement pour les utilisateurs qui ont Microsoft Office Access 2007 installé.

Remarque : Prise en charge des types de contenu de site et de bibliothèques varie selon que votre serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0. Par conséquent, demandez à l’administrateur du serveur si vous ne savez pas quelle version de Windows SharePoint Services est en cours d’exécution sur le serveur.

Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, utilisez le vérificateur de mise en pour identifier les problèmes de compatibilité dans votre modèle de formulaire avant de le publier dans une nouvelle bibliothèque de documents. Le vérificateur de mise en garantit que votre modèle de formulaire fonctionnera sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Si le vérificateur de mise en identifie les erreurs dans votre modèle de formulaire, vous devez les corriger avant de pouvoir publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services.

Lorsque vous êtes prêt à publier votre modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous utilisez l’Assistant Publication pour créer la bibliothèque de documents, pour modifier le modèle de formulaire à utiliser dans la bibliothèque de documents et d’enregistrer le modèle de formulaire sur le serveur que le template par défaut e pour cette bibliothèque de documents. Pour publier le modèle de formulaire comme type de contenu de site, vous pouvez utiliser l’Assistant Publication pour modifier le modèle de formulaire à utiliser comme un type de contenu de site, puis enregistrez le modèle de formulaire comme type de contenu de site.

Publication d’un modèle de formulaire n’est pas différente de celle dans l’enregistrement d’un modèle de formulaire. Lorsque vous publiez un modèle de formulaire, l’Assistant Publication ajoute l’emplacement de publication et des instructions pour le modèle de formulaire de traitement afin que les utilisateurs peuvent ouvrir les formulaires basés sur ce modèle de formulaire. Lorsque vous enregistrez un modèle de formulaire, vous enregistrez une copie du modèle de formulaire, comme vous le feriez lorsque vous enregistrez un fichier sur votre ordinateur. Vous devez toujours utiliser l’Assistant publication lorsque vous voulez rendre votre modèle de formulaire pour vos utilisateurs à remplir.

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Avant de commencer

Avant de publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0, vérifiez les points suivants auprès de votre administrateur de serveur :

  • Que vous disposez des droits nécessaires pour créer une nouvelle bibliothèque de documents ou pour publier un nouveau type de contenu de site sur le serveur.

  • Que les utilisateurs disposent les droits nécessaires pour utiliser la bibliothèque de documents sur le serveur.

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Publier un modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents

  1. Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, exécuter le vérificateur de conception et corrigez les problèmes de compatibilité qu’il identifie.

    Comment ?

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Vérificateur de mise en.

    2. Corriger les erreurs éventuelles qui figurent dans le volet Office Vérificateur de mise en , puis cliquez sur Actualiser pour déterminer si les erreurs existent toujours.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur créer une nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom et une description pour la nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  8. Choisissez les champs dans le modèle de formulaire que vous voulez voir apparaître sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Sélectionnez le champ que vous voulez ajouter en tant qu’une colonne dans la bibliothèque de documents, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la colonne de site dans la liste groupe de colonnes de Site, sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si vous avez sélectionné un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ, ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

    3. Cliquez sur OK.

    Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur l’affichage des données dans les colonnes dans une bibliothèque de documents dans la section Voir aussi.

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

    Si le modèle de formulaire a été publié, vous recevrez une confirmation à la dernière page de l’Assistant.

  11. Effectuez l’une des actions suivantes :

    1. Pour ouvrir la bibliothèque de documents et tester le processus de remplissage d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire, activez la case à cocher Ouvrir cette bibliothèque de documents, puis cliquez sur Fermer. La bibliothèque de documents s’ouvre dans un navigateur Web. Lorsque vous cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils de liste, un formulaire basé sur ce modèle de formulaire s’ouvre dans InfoPath.

      Conseil : Si vous voulez informer vos utilisateurs que le modèle de formulaire est disponible pour remplir, envoyez-leur un message électronique contenant un lien à la bibliothèque de documents où vous avez publié le modèle de formulaire.

    2. Pour envoyer un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire à vos utilisateurs, activez la case à cocher Envoyer le formulaire destinataires de courrier électronique, puis cliquez sur Fermer.

      Un message électronique avec le formulaire dans le corps du message s’ouvre vous permettant de remplir et envoyer à vos utilisateurs. Si vos utilisateurs ont Microsoft Office Outlook 2007, ils pourront compléter le formulaire lorsqu’ils ouvrent le message électronique. Les utilisateurs avec des versions antérieures d’Outlook ou d’autres applications de messagerie recevront un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire associé. Les utilisateurs peuvent ouvrir le modèle de formulaire pour installer le modèle de formulaire sur leur ordinateur. Les utilisateurs peuvent ouvrir la pièce jointe de formulaire et remplissez le formulaire dans InfoPath.

      Conseil : Dans la zone de présentation dans le message électronique, tapez un rappel à vos utilisateurs pour ouvrir uniquement les pièces jointes aux messages électroniques d’un expéditeur approuvé.

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Publier un modèle de formulaire en tant que nouveau type de contenu de site

  1. Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, exécuter le vérificateur de conception et corrigez les problèmes de compatibilité qu’il identifie.

    Comment ?

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Vérificateur de mise en.

    2. Corriger les erreurs éventuelles qui figurent dans le volet Office Vérificateur de mise en , puis cliquez sur Actualiser pour déterminer si les erreurs existent toujours.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint où vous souhaitez publier votre modèle de formulaire, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Type de contenu de Site (Avancé), puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur créer un nouveau type de contenu. Dans la liste type de Base du contenu sur, cliquez sur le formulaire, puis sur suivant.

  7. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom et une description pour ce nouveau type de contenu, puis cliquez sur suivant.

  8. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone spécifier un emplacement et le nom de fichier pour le modèle de formulaire, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur Parcourir.

  9. Accédez à l’emplacement où vous souhaitez publier le modèle de formulaire comme type de contenu de site sur le serveur. Dans la zone nom de fichier, tapez le nom du modèle de formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Choisissez les champs dans le modèle de formulaire que vous voulez voir apparaître sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Sélectionnez le champ que vous voulez ajouter en tant qu’une colonne dans la bibliothèque de documents, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la colonne de site dans la liste groupe de colonnes de Site, sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si vous avez sélectionné un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ, ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

    3. Cliquez sur OK.

    Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur l’affichage des données dans les colonnes dans une bibliothèque de documents dans la section Voir aussi.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

  14. Vérifiez que votre modèle de formulaire est un type de contenu sur le site SharePoint.

    Comment ?

    1. Ouvrez le site SharePoint dans un navigateur Web.

    2. Dans le menu Actions du Site dans le coin supérieur droit du site, cliquez sur Paramètres du Site.

    3. Dans Paramètres du Site, sous galeries, cliquez sur types de contenu de Site.

      Votre modèle de formulaire doit être répertorié sous Types de contenu InfoPath dans la Galerie de Type de contenu de Site.

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