Les états offrent un moyen d’afficher, de mettre en forme et de synthétiser les informations de votre base de données Microsoft Access. Vous pouvez par exemple créer un simple état de numéros de téléphone de tous vos contacts ou un état récapitulatif du total des ventes dans différentes régions à des périodes différentes.
Cet article vous donne une vue d’ensemble des états dans Access. Vous y découvrirez également les bases de création d’un état, comment utiliser les options pour trier, regrouper et synthétiser des données et afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer.
Contenu de cet article
Vue d’ensemble des états dans Access
Que pouvez-vous faire avec un état ?
Un état est un objet de base de données qui s’avère utile quand vous voulez présenter les informations dans votre base de données dans l’un des cas suivants :
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Afficher ou distribuer une synthèse des données.
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Archiver des instantanés des données.
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Fournir des détails relatifs à des enregistrements individuels.
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Créer des étiquettes.
Sections d’un état
Bien qu’il soit possible de créer des états « indépendants » qui n’affichent pas de données, dans le cadre de cet article, nous supposerons qu’un état est lié à une source de données comme une table ou une requête. La structure d’un état est divisée en sections que vous pouvez afficher en mode Création. Pour créer de meilleurs états, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont calculés dans Access. La liste suivante présente un résumé des différents types de section et de leurs usages :
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Section |
Comment s’affiche la section à l’impression |
Où la section peut être utilisée |
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En-tête d’état |
Dans la partie supérieure de l’état. |
En règle générale, l’en-tête d’un état regroupe les informations habituelles d’une page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de regroupement Somme dans l’en-tête d’état, la somme est calculée pour l’état entier. L’en-tête d’état est imprimé avant l’en-tête de page. |
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En-tête de page |
En haut de chaque page. |
Un en-tête de page est utile, par exemple, pour répéter le titre de l’état dans chaque page. |
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En-tête de groupe |
Au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. |
Vous pouvez utiliser l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état regroupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d’agrégation Somme dans l’en-tête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel. Un état peut contenir plusieurs sections d’en-tête de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés. Pour plus d’informations sur la création d’en-têtes et de pieds de groupe, reportez-vous à la section Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux. |
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Détail |
Apparaît une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. |
C’est l’endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal de l’état. |
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Pied de groupe |
À la fin de chaque groupe d’enregistrements. |
Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations de synthèse sur un groupe. Un état peut contenir plusieurs sections de pied de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés. |
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Pied de page |
À la fin de chaque page. |
Vous pouvez utiliser un pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations spécifiques pour chaque page. |
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Pied d’état |
Au bas de l’état. Remarque : En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page. Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque l’état est en cours d’impression ou en mode Aperçu avant impression), le pied d’état se trouve au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page. |
Vous pouvez utiliser le pied d’état pour imprimer les totaux de l’état ou d’autres informations de synthèse pour l’ensemble de l’état. |
Quand votre base de données dispose d’une structure de table et de relations correctement conçus, vous constaterez qu’il est beaucoup plus simple de créer des états significatifs. Pour obtenir des informations sur la planification et la conception d’une base de données, voir l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.
Créer un état dans Access
Vous pouvez créer des états pour votre base de données de bureau Access en respectant les étapes suivantes :
Étape 1 : choisir une source d’enregistrement
La source d’enregistrement d’un état peut être une table, une requête nommée ou une requête incorporée. Elle doit contenir toutes les lignes et les colonnes de données que vous souhaitez afficher dans l’état.
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Si les données proviennent d’une table ou d’une requête existante, sélectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état.
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Si la source d’enregistrement n’existe pas encore, effectuez l’une des opérations suivantes :
Étape 2 : choisir un outil d’état
Les outils d’état sont situés sous l’onglet Créer, dans le groupe États. Le tableau suivant décrit les options :
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Outil |
Description |
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État |
Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation. |
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Création d’état |
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Création auquel vous pouvez ajouter les champs et contrôles nécessaires. |
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État vide |
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher la Liste de champs à partir de laquelle vous pouvez ajouter des champs à l’état. |
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Assistant État |
Permet d’afficher un Assistant comportant plusieurs étapes dans lequel vous pouvez spécifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et des options de disposition. |
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Étiquettes |
Permet d’afficher un Assistant dans lequel vous pouvez sélectionner des tailles d’étiquette standard ou personnalisées. Vous avez également la possibilité de sélectionner les champs à afficher et le mode de tri de ces derniers. |
Étape 3 : créer l’état
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Cliquez sur le bouton correspondant à l’outil que vous souhaitez utiliser. Si un Assistant s’affiche, suivez les étapes décrites dans celui-ci, puis cliquez sur Terminer dans la dernière page.
Access affiche le rapport en mode Disposition. -
Mettez en forme l’état pour obtenir l’apparence désirée :
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Redimensionnez les champs et les étiquettes en les sélectionnant et en faisant glisser les bords jusqu’à la taille désirée.
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Déplacez un champ en le sélectionnant (avec son étiquette, le cas échéant), puis en le faisant glisser jusqu’au nouvel emplacement.
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Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou sélectionner des champs et effectuer d’autres tâches de mise en forme.
Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalités décrites dans les sections ci-après pour rendre l’état plus lisible et attrayant.
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Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux
La méthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à un état de base de données de bureau consiste à cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces fonctionnalités, puis de cliquer sur la commande désirée dans le menu contextuel.
Lorsque l’état est ouvert en mode Page ou Création, vous pouvez également appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à l’aide du volet Regrouper, trier et total :
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Si le volet Grouper, Trier et Total n’est pas déjà ouvert, sous l’onglet Création de rapport, dans le groupe Regroupement et Totaux , cliquez sur Grouper & Trier.
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Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis sélectionnez le champ pour lequel vous souhaitez un regroupement ou un tri.
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Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour définir des options supplémentaires et ajouter des totaux.
Pour plus d’informations sur le regroupement, le tri et les totaux, voir l’article Créer un état groupé ou de synthèse.
Faire ressortir des données à l’aide d’une mise en forme conditionnelle
Access contient des outils pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter des règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles, et dans les rapports clients, vous pouvez également ajouter des barres de données pour comparer les données.
Pour ajouter une mise en forme conditionnelle aux contrôles :
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.
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Sélectionnez les contrôles nécessaires, puis, sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
Conseil : Pour sélectionner plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les contrôles.
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Dans la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Nouvelle règle.
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Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez une valeur sous Sélectionnez un type de règle :
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Pour créer une règle qui est évaluée pour chaque enregistrement, sélectionnez Vérifier les valeurs de l’enregistrement actif ou utiliser une expression.
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Pour créer une règle qui permet de comparer les enregistrements entre eux à l’aide de barres de données, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements.
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Sous Modifiez la description de la règle, spécifiez la règle qui détermine à quel moment et quel type de mise en forme doit être appliqué, puis cliquez sur OK.
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Pour créer une autre règle pour le même contrôle ou ensemble de contrôles, répétez les étapes de cette procédure à partir de l’étape 4.
Personnalisation des couleurs et des polices
Essayez les options d’un modèle d’application pour personnaliser la couleur et les polices.
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Ouvrez un état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page.
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Sous l’onglet Création de la disposition du rapport , cliquez sur Thèmes et pointez le curseur sur les différents thèmes de la galerie pour afficher un aperçu des effets. Cliquez sur un thème pour le sélectionner, puis enregistrez votre état.
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Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour définir les couleurs ou les polices indépendamment.
Ajouter un logo ou une image d’arrière-plan
Vous pouvez ajouter un logo ou une image d’arrière-plan à un état, et si vous mettez à jour l’image, la mise à jour s’effectue automatiquement à chaque fois que l’image est utilisée dans la base de données.
Pour ajouter ou supprimer une image :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Mode Page.
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Dans le rapport, cliquez sur la position à laquelle vous souhaitez ajouter l’image et, sous l’onglet Création de la disposition du rapport , dans le groupe En-tête/Pied de page , cliquez sur Logo.
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Recherchez l’image et cliquez sur Ouvrir. Access l’ajoute à l’état.
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Pour supprimer l’image, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel.
Pour ajouter une image d’arrière-plan :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Mode Page.
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Sous l’onglet Format, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur Image d’arrière-plan.
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Sélectionnez une image dans la liste Bibliothèque d’images ou cliquez sur Parcourir, sélectionnez une image, puis cliquez sur OK.
Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer
Afficher l’aperçu d’un état
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation et cliquez sur Aperçu avant impression. Vous pouvez alors utiliser les commandes de l’onglet Aperçu avant impression pour effectuer l’une des opérations suivantes :
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Imprimer l’état
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ajuster la taille de la page ou la disposition ;
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effectuer un zoom avant ou arrière ou afficher plusieurs pages à la fois ;
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Actualiser les données de l’état
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Exporter l’état dans un autre format de fichier
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Cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression.
Imprimer un état
Pour imprimer un état sans en afficher l’aperçu :
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation et cliquez sur Imprimer. L’état est envoyé sur votre imprimante par défaut.
Remarque : Si vous sélectionnez l’état dans le volet de navigation et cliquez sur Imprimer sous l’onglet Fichier, vous pouvez sélectionner d’autres options d’impression, telles que les numéros de page et le nombre de copies, et spécifier une imprimante.
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Pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner une imprimante, indiquer le nombre de copies et définir d’autres paramètres, cliquez sur Imprimer.
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