Projets de document à l’aide de Project 2007

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Couverture du livre Project 2007 Inside out

Microsoft Office Project 2007 Inside Out
Par Teresa S. poêle

Teresa S. poêle est un expert en gestion de projet qui a consulté l'équipe Microsoft Office Project depuis la version 4. Il s'agit d'un concepteur d'instructions et d'une auteur primé de plus de deux décennies d'utilisation de communication technique. Teresa est l'auteur de manuels d'utilisation, de didacticiels et de systèmes d'aide illimités, ainsi que de plus de douze livres informatiques, dont Microsoft Office Project 2003 à l'extérieur et microsoft Project version 2002 Inside Out.

Pour en savoir plus sur les autres ouvrages sur le système Microsoft Office 2007, visitez le site Microsoft Press.

Dans cet article

Focaliser la vision du projet

Définir l'étendue

Joindre la documentation du projet

Dans la mesure où le cœur de la gestion de projet est en train de planifier, il n'est pas surprenant que les processus de planification d'un nouveau projet aient pour but de définir la scène. Vous définissez la grande image et obtenez l'approbation des parties prenantes en ce qui concerne les spécifications du produit ou du service que vous créez et pour les frontières définissant l'étendue globale du projet. Une fois cette vision mise en place, vous êtes prêt à créer votre plan de projet, à l'aide de Microsoft Office Project 2007. Ensuite, vous fractionnez les objectifs et les objectifs de votre projet dans les phases, jalons et tâches réels qui constituent le principal de votre système d'informations sur le projet. Vous pouvez ajouter vos documents de support technique, tels que la vision ou le document de stratégie, au plan de projet. De même, vous pouvez ajouter d'autres informations supplémentaires, telles que des notes ou des liens hypertexte à des tâches, jalons et phases spécifiques. Toutes ces informations font de votre projet la planification du référentiel central de toutes les informations sur le projet.

Focaliser la vision du projet

Vous avez peut-être déjà une image précise dans votre esprit concernant l'objet de votre projet et sa date de fin. D'un autre côté, le projet peut sembler un peu plus flou, au moins sur les bords. Il n'est pas rare d'avoir une vision claire pour les autres parties prenantes si vous n'êtes pas sûr de l'obtenir.

Ne soyez pas surpris si l'une des attentes des parties prenantes semble être suffisamment claire, mais qu'une autre partie populaire de la partie populaire est son étrange.

Le défi à ce point de départ important consiste à définir clairement le projet sans ambiguïté, de sorte que tout le monde intervenant parle de projet, de mêmes attentes et de mêmes résultats. La définition de la vision clairement au début permet d'éviter la redirection (et l'effort perdu) au milieu du projet ou au moment de l'arrêt.

Comment créer une vision? Vous travaillez avec les principales parties prenantes, telles que les clients, les utilisateurs potentiels, les sponsors, les dirigeants et les membres de l'équipe de projet, afin d'atteindre leurs attentes en matière de projet. Il se peut que vous deviez rapprocher les vues en conflit et les ordres du jour opposés. Tout au long de ce processus, vous allez identifier les objectifs du projet ainsi que leurs objectifs mesurables. Vous identifierez les hypothèses du projet, orthographiez les risques potentiels et prenez des plans de contingence pour ces risques. Vous pouvez également identifier les limitations connues, telles que le budget, l'heure ou les ressources.

Lorsque vous terminez cette planification de projet de haut niveau et que vous obteniez l'approbation requise, tout le monde impliqué sera certain de ce à quoi ils s'inscrivent.

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Définir l'étendue

Une étendue définie exprime la vision du produit que vous créez et le projet qui sera créé. Au fur et à mesure de l'exécution de votre projet, votre portée définie peut vous aider à prendre des décisions. Pour savoir si la direction que vous envisagez est réellement la tâche de ce projet, vous devez définir la définition d'étendue. Si vous ne vous concentrez pas sur le champ convenu du projet, vous risquez de rencontrer des problèmes d'étendue de l'étendue du projet, qui vous permettent de gagner du temps, de l'argent et des ressources sur les tâches et les livrables qui ne font pas partie de la vision initiale.

Ce n'est pas qu'il n'est pas possible de changer d'étendue au cours d'un projet. Les conditions d'entreprise, les réalités de conception, les budgets, le temps, la disponibilité des ressources et de nombreux autres facteurs peuvent compliquer le changement de l'étendue du projet. De plus, en tant que membres de votre équipe de projet, il est probable qu'ils génèrent de nouvelles idées. Néanmoins, votre document d'étendue vous aide à prendre des décisions et à gérer ces modifications de manière à ce que vous soyez dans la bonne direction, en fonction de la stratégie globale de votre organisation, du motif du produit et des objectifs du projet.

Comprendre l'étendue du produit et l'étendue du projet

Il existe deux types d'étendues: étendue du produit et étendue du projet. Tout d'abord, vous définissez l'étendue du produit, sauf si celle-ci a déjà été définie pour vous. L'étendue du produit spécifie les fonctionnalités du produit qui seront le résultat du projet. L'étendue du produit peut également faire partie de la description du produit dans votre Charte. Le produit peut être tangible, par exemple la construction d'un nouvel immeuble de bureaux ou la conception d'un nouvel aéronef. Le produit peut également être le développement d'un service ou d'un événement, par exemple, le déploiement d'un nouveau système informatique ou l'implémentation d'une nouvelle initiative de formation.

Quel que soit le type du produit, l'étendue du produit indique les spécifications et les paramètres qui peignent une image détaillée du résultat final. Par exemple, l'étendue du produit de la construction d'un nouvel immeuble de bureaux peut inclure la zone de pied de page, le nombre de récits, l'emplacement et les éléments de conception architecturaux.

L'objectif de projet spécifie le travail qui doit être effectué pour achever le projet, conformément aux spécifications de l'étendue du produit associé. L'étendue du projet définit et détermine ce qui sera et non inclus dans le projet. S'il y a plusieurs phases de développement de produits, l'étendue du projet peut spécifier la phase de gestion du projet. Par exemple, un projet de déploiement de système informatique peut spécifier que son étendue englobe le développement et l'installation de l'infrastructure du nouveau système informatique, mais pas la documentation et la formation pour les nouveaux utilisateurs du système. Elle peut également spécifier que le projet gère tous les aspects du produit, de concept à fin de la dernière étape.

Développer l'instruction Scope

Pour définir l'étendue du projet et la communiquer aux autres parties prenantes, vous développez et enregistrez l'instruction Scope. En fonction des méthodes de planification de votre organisation, certains éléments de la déclaration Scope peuvent être définis très rapidement, même si vous êtes affecté en tant que responsable de projet. D'autres éléments peuvent être définis juste avant de commencer à identifier et à séquencer les tâches du projet. Votre instruction Scope doit inclure ce qui suit:

  • Justification du projet     L'instruction Scope doit définir le besoin professionnel ou un autre stimulus pour ce projet. Cette justification fournit un titre sonore pour évaluer les décisions ultérieures, y compris les compromis inévitables.

  • Description du produit     L'étendue doit caractériser les détails du produit ou du service en cours de création. La justification du projet et la description du produit doivent formuler les objectifs du projet.

  • Contraintes ou limitations relatives au projet     L'étendue doit inclure tout facteur de limitation au projet. Les facteurs qui peuvent limiter les options d'un projet incluent un budget spécifique, des dispositions contractuelles, une date de fin précise et ainsi de suite.

    Remarque : Dans la mesure où nous utilisons les contraintes de terme tout au long de ce livre pour les contraintes de tâches, dans ce chapitre, nous utilisons les limitations de termes pour faire référence aux contraintes globales du projet.

  • Hypothèses du projet     L'étendue doit répertorier tout élément considéré comme vrai, réel ou certain, même s'il ne l'est pas, afin de pouvoir continuer à développer le plan de projet et progresser. Par nature, les hypothèses comportent généralement un niveau de risque. Par exemple, si vous ne savez pas si le bâtiment pour un projet de construction commerciale sera 10 000 ou 15 000 carrés, vous devez supposer l'un ou l'autre pour la planification. Le risque est que l'autre choix peut se terminer. Vous pouvez ajuster le plan une fois qu'il a été connu, mais que d'autres dépendances de projet sont déjà en place.

    Remarque :  Même si certains aspects de votre instruction Scope risquent de ne pas être modifiés par le biais du processus de planification itératif, ce n'est pas nécessairement le cas avec les limitations et les hypothèses du projet. Dans la mesure où l'étendue devient plus étroite, les limites et les hypothèses sont claires et sont plus exposées. De même, au fur et à mesure du déroulement du processus de planification, l'objectif global du projet a tendance à devenir plus ciblé.

  • Livrables du projet     L'étendue doit répertorier les sous-produits de niveau de synthèse créés tout au long de la durée du projet. La remise du livrable final du sous-projet marque l'achèvement du projet entier. Cette liste peut mettre au point les phases et jalons importants du projet, ce qui est utile lorsque vous commencez à entrer des tâches dans votre plan de projet.

  • Objectifs du projet     L'étendue doit énumérer les objectifs mesurables qui doivent être satisfaits pour que le projet soit considéré comme succès. Les objectifs correspondent aux livrables et sont déterminés par les objectifs du projet, comme décrit par la justification du projet et la description du produit. Pour être explicite, les objectifs du projet doivent être quantifiés d'une certaine façon (par exemple, un montant spécifique en euros, une période spécifique ou un niveau de qualité spécifique).

    Remarque :  Votre instruction Scope peut également traiter d'autres problèmes de planification de projet, tels que les communications, l'assurance qualité et la gestion des risques. Elle peut définir les exigences de création de rapports et les outils de collaboration à implémenter. L'instruction Scope peut également spécifier le niveau minimum de qualité acceptable, définir les risques potentiels associés aux limitations et suppositions, ainsi que les méthodes de lutte contre les risques.

L'étendue du produit et l'étendue du projet sont des liaisons complexes. L'objectif du projet repose sur une définition claire de l'étendue du produit. L'objectif du projet est accompli par le biais du déroulement du programme représenté dans le plan de projet. De la même façon, l'étendue du produit est satisfaite en remplissant les spécifications dans la configuration requise.

Le brouillon de l'instruction Scope, vous disposez d'un document que vous pouvez utiliser pour communiquer avec d'autres parties prenantes du projet. Ce brouillon vous aide à mettre en évidence les différents types d'hypothèses et de débordement. Dans la mesure où vous continuez à affiner l'énoncé de l'étendue, la vision du projet est le point où les parties prenantes doivent avoir une connaissance commune du projet. Étant donné que toutes les parties prenantes ont participé à la création de la vision, vous pouvez être sûr que tout le monde doit comprendre exactement ce qu'ils travaillent lorsque vous commencez à exécuter le plan de projet.

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Joindre la documentation du projet

Vous pouvez créer Project 2007 le référentiel central pour toutes vos documents importants sur le projet. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre ou lier votre instruction Scope à votre plan de projet, ainsi que d'autres documents tels que l'analyse des besoins, l'étude de marché et les spécifications du produit.

Afficher la tâche récapitulative du projet

Pour joindre la documentation de planification à votre projet, la première étape consiste à afficher la tâche récapitulative du projet. Par ailleurs, la tâche récapitulative du projet fournit des informations de date de synthèse et de coût pour le projet dans son ensemble, elle peut faire office d'emplacement pour vos documents de planification joints ou liés. Pour afficher la tâche récapitulative du projet, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur Outils, options , puis sur l' onglet Affichage.

  2. Sous options de plan, activez la case à cocher afficher la tâche récapitulative du projet .

  3. Cliquez sur OK. Une tâche récapitulative apparaît dans la ligne 0 du diagramme de Gantt (voir figure 1), en adoptant le nom du fichier en tant que nom de la tâche récapitulative du projet. Si vous voulez modifier le nom, cliquez dans le champ nom de la tâche de la tâche récapitulative du projet. Modifiez le nom dans le champ d'entrée au-dessus du tableau des tâches.

    Utiliser la tâche récapitulative du projet pour joindre ou créer un lien vers des documents de planification

Copier un document dans votre fichier de projet

Vous pouvez inclure des documents de planification créés dans d'autres programmes dans Project 2007. Même si cela peut considérablement augmenter la taille de votre fichier, vous savez que toutes les informations de votre projet sont stockées au même endroit. Pour inclure les documents, procédez comme suit:

  1. Sélectionnez la tâche récapitulative du projet, cliquez sur informations sur la tâche dans la barre d'outils standard , puis cliquez sur l'onglet Notes . Vous pouvez également double-cliquer sur la tâche pour ouvrir la boîte de dialogue informations sur la tâche récapitulative . Dans l'onglet Notes , cliquez sur le bouton Insérer un objet .

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un objet , sélectionnez l'option créer à partir d'un fichier , puis cliquez sur le bouton Parcourir .

  3. Dans la boîte de dialogue Parcourir , sélectionnez le document de planification de projet que vous voulez joindre ou incorporer à votre fichier de projet. Cliquez sur le bouton Insérer .

  4. Dans la boîte de dialogue Insérer un objet de nouveau, activez la case à cocher afficher sous forme d'icône (voir figure 2).

    S'il s'agit d'un document de petite taille, envisagez de vider la case à cocher afficher sous forme d'icône . Si vous désActivez cette case à cocher, le contenu du fichier est incorporé dans votre zone de Notes Project, de sorte que vous pouvez le lire directement à partir de cet emplacement.

    Le document sélectionné sera incorporé dans votre plan de projet
  5. Cliquez sur OK. L'icône du document s'affiche dans la zone de Commentaires de la boîte de dialogue informations sur la tâche récapitulative (voir figure 3).

    Double-cliquez sur l’icône pour l’ouvrir dans son application d’origine
  6. Dans la boîte de dialogue informations sur la tâche récapitulative , cliquez sur OK. L'indicateur remarques apparaît dans le diagramme de Gantt (voir figure 4).

    Indicateur de notes dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt

Dès lors que vous avez besoin de réviser le document, double-cliquez simplement sur l'indicateur de notes pour ouvrir l'onglet Notes de la boîte de dialogue informations sur la tâche récapitulative . Puis double-cliquez sur l'icône du document.

Remarque :  Outre l'insertion de documents dans la tâche récapitulative du projet, vous pouvez joindre des documents aux tâches récapitulatives et aux tâches individuelles. Cela peut être utile si vous disposez de spécifications ou de dessins qui définissent davantage l'étendue d'une sous-phase ou d'une tâche particulière. Vous pouvez également joindre des livrables ou des rapports de jalon lors de tâches jalons.

Créer un lien hypertexte vers un document vers votre fichier de projet

Le lien hypertexte est un autre moyen d'inclure des documents de planification à votre fichier de projet. Le lien hypertexte est une méthode préférée lorsque vous voulez conserver votre image du massicot de taille de fichier et que vous savez que votre plan de projet et vos documents de planification associés seront toujours au même endroit. C'est également une méthode très efficace pour ouvrir rapidement des documents associés. Pour insérer un lien hypertexte, procédez comme suit:

  1. Sélectionnez la tâche récapitulative du projet, puis cliquez sur Insérer un lien hypertexte dans la barre d'outils standard .

  2. Dans le champ texte à afficher , tapez un nom descriptif pour le document vers lequel vous souhaitez créer le lien, par exemple, instruction d'étendue du projet.

  3. Recherchez et sélectionnez le document de planification de projet que vous voulez lier à votre fichier de projet (voir figure 5).

    Le chemin d’accès et le nom du document sélectionné apparaissent dans la zone Adresse
  4. Cliquez sur OK. L'indicateur de lien hypertexte apparaît dans le champ indicateurs du diagramme de Gantt (voir figure 6).

    Un indicateur de lien hypertexte apparaît dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt

Dès lors que vous devez réviser le document, il suffit de cliquer sur l'indicateur de lien hypertexte. Le document s'ouvre dans sa propre fenêtre d'application.

Remarque :  Outre la création de liens hypertexte vers des documents à partir de la tâche récapitulative du projet, vous pouvez créer un lien hypertexte à partir de tâches récapitulatives et de tâches individuelles. Si vous utilisez Microsoft Office Project Professionnel 2007 avec Microsoft Office Project Server pour la gestion de projets d'entreprise, il est préférable d'utiliser la bibliothèque de documents pour le regroupement de tous les documents de Project. La configuration de Microsoft Office Project Web Access avec Windows SharePoint Services vous permet de configurer et de gérer une bibliothèque de documents. Ainsi, tous les membres de votre équipe et les autres parties prenantes peuvent afficher les documents par le biais de leur navigateur Web. Ils peuvent également archiver et extraire des documents, en fournissant un contrôle de version vital.

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