Projets de document à l’aide de Project 2007

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Couverture du livre Project 2007 Inside out

Microsoft Office Project 2007 intérieur/extérieur
par Stover

Stover est une gestion de projet expérimentée qui a consulté avec l’équipe Microsoft Office Project depuis la version 4. Elle est un concepteur d’instructions et l’auteur de diplôme-gagnante avec plus de deux décennies de l’expérience de communication technique. Teresa est l’auteur d’un nombre illimité manuels de l’utilisateur, didacticiels et les systèmes d’aide — plus ouvrages informatiques plus de douze, y compris Microsoft Office Project 2003 Inside Out et Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Pour en savoir plus sur les autres livres sur Microsoft Office system 2007, visitez le site Microsoft Press.

Contenu de cet article

Focus la vision du projet

Définir l’étendue

Joindre la documentation du projet

Étant donné que la planification de cœur de gestion de projet, il n’est pas étonnant qu’allez-vous une quantité importante de travail simplement pour définir l’étape du processus de planification d’un nouveau projet. Vous définissez la vue d’ensemble et obtenez l’approbation des parties prenantes pour les spécifications du produit ou service que vous créez et les limites de définition de la portée globale du projet lui-même. Une fois que cette approche est en place, vous êtes prêt à créer votre plan de projet, le plan de projet, à l’aide de Microsoft Office Project 2007. Puis vous décomposez vos objectifs en les phases réels, les jalons et tâches qui forment la base de votre système d’informations de projet et les objectifs du projet. Vous pouvez ajouter vos documents, telles que le document de vision ou stratégie, au plan de projet. De même, vous pouvez ajouter d’autres informations complémentaires tels que des notes ou les liens hypertexte à phases, les jalons et tâches individuelles. Toutes ces informations rend votre projet planifier le référentiel central de toutes les informations de projet.

Focus la vision du projet

Vous pouvez déjà avoir une idée dans avis de votre projet est sur et qu’il sera lorsqu’elle est terminée. En revanche, le projet peut toujours sembler un peu flou, au moins autour des bords. Il n’est pas courant pour d’autres parties prenantes avoir une idée claire lorsque vous ne savez pas si vous obtenez encore il.

Et ne pas être surprise si attentes de parties un prenantes semblent son d’attentes d’effacer suffisamment, mais l’autre des parties prenantes entièrement contradictoire.

Le défi à ce point de départ importantes est clairement définir le projet sans ambiguïté, afin que toutes les personnes impliquées parle sur le même projet, les mêmes attentes et le même résultat. Définition de la vision clairement au début empêche la redirection (et les les efforts standard) au milieu du projet ou déception à la fin.

Comment créer une vision ? Vous travaillez avec les principales parties prenantes tels que les clients utilisateurs potentiels, sponsors, dirigeants et membres de l’équipe projet pour obtenir leurs attentes pour ce projet. Vous devrez peut-être rapprocher affichages en conflit et opposé ordres du jour. Dans l’ensemble de ce processus, vous allez identifier les objectifs de projet ainsi que leurs objectifs mesurables. Vous devez identifier les hypothèses de projet, complet risques et apportez les plans d’urgence pour ces risques. Vous allez également identifier connues limitations, telles que le budget, heure ou des ressources.

Au moment où vous avez terminé cette planification de haut niveau du projet et obtenir l’autorisation requise, toutes les personnes impliquées saurez exactement qu’ils vous connectez à.

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Définir l’étendue

Une étendue définie expose la vision du produit que vous créez et le projet que sa création. Pendant l’exécution de votre projet et problèmes se produisent, votre étendue définie peut vous aider à prendre des décisions. La définition de l’étendue est votre Guide pour la direction que vous envisagez est-elle réellement le travail de ce projet. Si vous ne vous concentrer sur la portée convenu du projet, vous risquez de rencontrer « glissement d’étendue », dans lequel vous vous retrouvez vos dépenses de temps, d’argent et de ressources sur les tâches et les livrables qui ne font pas partie de la vision d’origine.

Il s’agit ne pas de vous dire que l’étendue ne peut pas changer en cours d’un projet. Conditions d’entreprise, conception réalités, budgets, heure, disponibilité des ressources et de nombreux autres facteurs peuvent apporter nécessaire pour changer le projet étendue au milieu. En outre, comme membres de votre équipe de projet travaillent sur leurs tâches, ils sont susceptibles de générer des nouvelles fonctionnalités exceptionnelles. Néanmoins, votre document étendue vous permet de prendre des décisions et gérer ces modifications afin que vous modifiez dans le sens — aligné sur le stratégie globale de votre organisation, raison du produit en cours et les objectifs du projet.

Comprendre l’étendue du projet et la portée du produit

Il existe deux types de portée : portée du produit et l’étendue du projet. Tout d’abord, vous définissez l’étendue de produit, sauf si elle a déjà été définie pour vous. L’étendue du produit indique les fonctions du produit qui sera le résultat du projet. L’étendue de produit peut-être être également partie de la description du produit dans votre charte. Le produit peut être significatives, telles que la création d’un nouveau bâtiment ou la conception d’un nouvel appareil. Le produit peut également être le développement d’un service ou un événement, par exemple, le déploiement d’un nouveau système informatique ou mise en œuvre d’une nouvelle initiative de formation.

Quel que soit le type de produit, l’étendue du produit indique les spécifications et les paramètres qui obtenir une image détaillée du résultat final. Par exemple, l’étendue de produit de la création d’un nouveau bâtiment peut-être inclure des mètres carrés, nombre d’articles, emplacement et éléments de conception architecturale.

L’étendue du projet indique le travail doit être effectués pour terminer le projet avec succès, selon les spécifications de l’étendue de produit associée. Définit l’étendue du projet et des contrôles de ce qui sera et ne pas être inclus dans le projet. Si il y a plusieurs phases de développement de produit, l’étendue du projet peut spécifier quelle phase gère ce projet. Par exemple, un projet de déploiement de système ordinateur peut-être spécifier que son étendue englobe le développement de l’infrastructure et l’installation du nouveau système de l’ordinateur, mais pas la documentation et la formation des nouveaux utilisateurs système. Ou elle peut spécifier que le projet gérer tous les aspects du produit, de la conception grâce à exécution de la dernière étape.

Développer l’instruction scope

Pour définir l’étendue du projet et communiquer aux autres intervenants, vous développez et enregistrez l’instruction scope. En fonction des méthodes de planification de votre organisation, certains éléments de l’instruction scope peuvent être définis très tôt, parfois avant même que vous avez été désigné comme responsable de projet. Autres éléments peuvent être définis à le juste avant de commencer à identifier et séquencer des tâches du projet. Votre instruction scope doit inclure les éléments suivants :

  • Justification du projet     L’instruction scope doit définir les besoins professionnels ou autres stimulus pour ce projet. Cette justification fournit une base audio pour évaluer les décisions futures, y compris les compromis inévitables.

  • Description du produit     L’étendue doit caractérisation les détails du produit ou service en cours de création. La description du produit et une justification projet ensemble devez formuler les objectifs du projet.

  • Contraintes du projet ou limitations     L’étendue doit inclure tous les facteurs limites au projet. Facteurs qui peuvent limiter les options d’un projet, notamment un budget spécifique, dispositions contractuelles, une date de fin précises et ainsi de suite.

    Remarque : Étant donné que nous utilisons les termes contraintes tout au long de ce manuel pour indiquer les contraintes de tâche, dans ce chapitre nous utilisons les termes limitations pour faire référence aux contraintes du projet global.

  • Hypothèses de projet     L’étendue doit répertorier tous les éléments considérés comme vrai, Vrai ou certains — même quand ils peuvent ne pas être — pour des raisons de pouvoir continuer à développer le plan de projet et aller plus loin. Par leur nature, hypothèses habituellement un degré de risque. Par exemple, si vous ne savez pas si la création d’un projet de construction commerciale sera 10 000 ou 15 000 pieds carrés, vous devez supposer une ou l’autre pour des raisons de planification. Le risque existe que l’autres choix peuvent se terminer correcte. Vous pouvez ajuster le plan après les faits posent, mais d’autres dépendances du projet est peut-être déjà en place ici là.

    Remarque : Bien que certains aspects de votre instruction scope peuvent rester inchangées par le biais du processus de planification itératif, qui n’est pas nécessairement le cas avec hypothèses et des limitations de projet. Comme la portée devient plus étroitement définie, les limitations et les hypothèses fournis à la lumière et mieux exposées. De même, tout en continuant vers le bas de la route du processus de planification, l’étendue du projet entier généralement plus focus.

  • Livrables du projet     L’étendue doit répertorier les 50.l au niveau du résumé créé pendant toute la durée du projet. La remise du sous-projet finale du livrable marque la fin de l’ensemble du projet. Cette liste peut-être faire apparaître en phases principales le focus et jalons, qui seront utiles lorsque vous commencez à entrer des tâches dans votre plan de projet.

  • Objectifs du projet     L’étendue doit énumérer les objectifs mesurables être remplie pour le projet à prendre en considération réussie. Les objectifs établir une correspondance entre les livrables et sont pilotées par les objectifs du projet, comme décrit à la description de produit et une justification du projet. Pour être significatif, les objectifs du projet doivent être quantifiables d’une façon quelconque, par exemple, un montant en euros spécifique, une durée spécifique ou un niveau de qualité spécifique.

    Remarque : Votre instruction scope peut également porter sur d’autres problèmes tels que les communications qualité et gestion des risques de planification du projet. Il peut définir les conditions de création de rapports et les outils de collaboration à mettre en œuvre. L’instruction scope peut également spécifier le niveau de qualité acceptable minimal, définir les risques potentiels liés aux limitations détaillées et hypothèses et prévoir les méthodes de combattre les risques.

Étendue du projet et la portée du produit sont directement liées. L’étendue du projet s’appuie sur une définition claire de l’étendue du produit. L’étendue du projet est remplie par l’achèvement du travail représenté dans le plan de projet. Dans la même manière, la portée du produit est remplie en répondant aux spécifications dans les spécifications de produits.

Avec le brouillon de la déclaration portée de main, vous disposez d’un document que vous pouvez utiliser pour communiquer clairement avec d’autres parties prenantes du projet. Ce projet vous permet de nettoyer les exigences déplacées, hypothèses erronées et cross-purposes. Lorsque vous continuez d’affiner l’instruction scope, la vision du projet est repose au point où toutes les parties prenantes doivent avoir une compréhension commune du projet. Et parce que toutes les parties prenantes participé à la création de la vision, vous pouvez être rassuré que tout le monde comprenne exactement qu’elles travaillent vers lorsque vous commencez à exécuter le plan de projet.

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Joindre la documentation du projet

Vous pouvez apporter Project 2007 le référentiel central pour toute la documentation votre projet important. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre ou créer un lien votre instruction scope à votre plan de projet, ainsi que d’autres documents tels que les spécifications de produit, étude de marché et analyse des besoins.

Afficher la tâche récapitulative du projet

Pour joindre la documentation de planification à votre projet, la première étape consiste à afficher la tâche récapitulative du projet. Non seulement la tâche récapitulative du projet fournit finalement date résumé et coût des informations pour le projet entier, il peut servir de l’emplacement pour vos documents de planification joints ou liés. Pour afficher la tâche récapitulative du projet, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Outils, Options, puis sur l' onglet Affichage.

  2. Sous Options du mode plan, activez la case à cocher Afficher les tâches récapitulatives du projet.

  3. Cliquez sur OK. Une tâche récapitulative s’affiche sur la ligne 0 du diagramme de Gantt (voir Figure 1), adoptant le nom du fichier en tant que le nom de la tâche récapitulative du projet. Si vous voulez modifier le nom, cliquez dans le champ Nom de la tâche pour la tâche récapitulative du projet. Modifier le nom dans le champ au-dessus de l’affichage des tâches.

    Utiliser la tâche récapitulative du projet pour joindre ou créer un lien vers des documents de planification
    Figure 1 Utilisez la tâche récapitulative du projet pour joindre ou lier des documents de planification.

Copier un document dans votre fichier de projet

Vous pouvez inclure des documents créés dans d’autres programmes au sein de Project 2007 de planification. Même si cela peut augmenter considérablement la taille de votre fichier, vous savez que toutes vos informations de projet sont stockées dans un seul endroit. Pour inclure les documents, procédez comme suit :

  1. Avec la tâche récapitulative du projet sélectionnée, cliquez sur Informations sur la tâche dans la barre d’outils Standard, puis sur l’onglet Notes. Vous pouvez également double-cliquer sur la tâche pour ouvrir la boîte de dialogue Informations sur la tâche récapitulative. Sous l’onglet Notes, cliquez sur le bouton Insérer un objet.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un objet, sélectionnez l’option Créer à partir du fichier, puis sur le bouton Parcourir.

  3. Dans la boîte de dialogue Parcourir, sélectionnez le document que vous voulez joindre ou incorporer dans votre fichier de projet de planification de projet. Cliquez sur le bouton Insérer.

  4. Précédent dans la boîte de dialogue Insérer un objet à nouveau, activez la case à cocher Afficher sous forme d’icône boîte (voir Figure 2).

    Si le document est petit, vous pouvez la désactivation de la case à cocher Afficher en tant que l’icône. La désactivation de cette case à cocher d’incorpore le contenu du fichier dans votre zone de Notes de projet, vous pouvez le lire directement à partir de là.

    Le document sélectionné sera incorporé dans votre plan de projet
    Figure 2 le document sélectionné sera incorporé dans votre plan de projet.
  5. Cliquez sur OK. L’icône du document s’affiche dans la zone de commentaires de la boîte de dialogue Informations sur la tâche récapitulative boîte (voir Figure 3).

    Double-cliquez sur l’icône pour l’ouvrir dans son application d’origine
    Figure 3 en double-cliquant sur l’icône il s’ouvre dans son application d’origine.
  6. Dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche récapitulative, cliquez sur OK. L’indicateur de Notes apparaît dans le diagramme de Gantt (voir Figure 4).

    Indicateur de notes dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt
    Figure 4 lorsque vous enregistrez un élément dans un onglet de Notes, l’indicateur de Notes apparaît dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt.

À présent, chaque fois que vous avez besoin réviser le document, double-cliquez sur l’indicateur de Notes pour ouvrir l’onglet Remarques de la boîte de dialogue Informations sur la tâche récapitulative. Double-cliquez ensuite sur l’icône du document.

Remarque : Outre joignez des documents à la tâche récapitulative du projet, vous pouvez joindre des documents à des tâches récapitulatives et des tâches individuelles. Cela peut être utile lorsque vous avez spécifications ou dessins davantage définissent l’étendue d’une phase sous-adresse particulière ou une tâche. Vous pouvez également joindre livrables ou jalon des rapports sur les tâches de jalon.

Lien hypertexte un document à votre fichier de projet

Liens hypertexte est une autre façon à inclure des documents de planification avec votre fichier de projet. Liens hypertexte est une méthode préférée lorsque vous voulez conserver votre découpage de taille de fichier et que vous savez que votre plan de projet et des documents de planification associés sera toujours au même endroit. Il est également une méthode très efficace pour ouvrir rapidement des documents associés. Pour insérer un lien hypertexte, procédez comme suit :

  1. La tâche récapitulative du projet sélectionnée, cliquez sur Insérer un lien hypertexte dans la barre d’outils Standard.

  2. Dans la zone Texte à afficher, tapez un nom descriptif pour le document auquel vous liez, par exemple, Instruction Scope Project.

  3. Recherchez et sélectionnez le document que vous voulez créer un lien vers votre fichier de projet de planification du projet (voir Figure 5).

    Le chemin d’accès et le nom du document sélectionné apparaissent dans la zone Adresse
    Figure 5 le chemin d’accès et le nom du document sélectionné apparaissent dans la zone adresse.
  4. Cliquez sur OK. L’indicateur de lien hypertexte apparaît dans le champ indicateurs du diagramme de Gantt (voir Figure 6).

    Un indicateur de lien hypertexte apparaît dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt
    Figure 6 lorsqu’un lien hypertexte un document à une tâche, l’indicateur de lien hypertexte s’affiche dans la ligne correspondante du diagramme de Gantt.

À présent, chaque fois que vous avez besoin réviser le document, cliquez simplement sur l’indicateur de lien hypertexte. Le document s’ouvre dans sa propre fenêtre d’application.

Remarque : Outre les liens hypertexte vers des documents à partir de la tâche récapitulative du projet, vous pouvez créer un lien hypertexte à partir de tâches récapitulatives et des tâches individuelles. Si vous utilisez Microsoft Office Project Professionnel 2007 avec Microsoft Office Project Server pour la gestion de projet d’entreprise, la méthode de conservation de tous les documents de projet ensemble recommandée consiste à utiliser la bibliothèque de documents. En configurant Microsoft Office Project Web Access avec Windows SharePoint Services, vous pouvez configurer et gérer une bibliothèque de documents. Ainsi, tous les membres de votre équipe et les autres participants peuvent afficher les documents via leur navigateur Web. Ils peuvent également archiver des documents et arrière, fournissant un contrôle de version essentielles.

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