Problèmes courants liés au publipostage

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Cet article vous aidera à obtenir des réponses aux problèmes de publipostage les plus courants lors de l'utilisation de Publisher: apporter des modifications à une source de données ou une liste d'adresses pendant le processus de publipostage, en ajoutant des espaces à un champ de fusion de sorte qu'il se présente comme vous le souhaitez , enregistrez la composition fusionnée et imprimez différentes pages fusionnées sur une feuille (par exemple, différentes étiquettes sur une feuille d'étiquettes).

Modifier une liste d'adresses existante

Si vous travaillez sur votre composition de fusion et souhaitez apporter des modifications à votre source de données ou à votre liste d'adresses, procédez comme suit:

  1. Sous créer une liste de destinataires, cliquez sur utiliser une liste existante, puis cliquez sur suivant: créer ou se connecter à une liste de destinataires.

    Par défaut, Microsoft Publisher stocke les sources de données dans le dossier mes sources de données. Il se peut que vous deviez parcourir pour rechercher votre source de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données souhaitée.

  3. Cliquez sur Ouvrir.

    En fonction du type de source de données que vous sélectionnez, d'autres boîtes de dialogue peuvent s'afficher pour demander des informations spécifiques.

    Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Office Excel qui contient des informations dans plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul qui contient les informations souhaitées, puis cliquez sur OK.

  4. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, cliquez sur le nom de la source de données, puis cliquez sur modifier.

    Modifier la liste d’adresses existante

  5. Dans la zone modifier la source de données, vous pouvez modifier ou supprimer des adresses existantes, ou ajouter de nouvelles entrées.

  6. Une fois que vous avez fini de modifier la liste d'adresses, cliquez sur OK, puis sur Oui pour mettre à jour la liste d'adresses.

Remarque : Pour plus d'informations sur la création d'une source de données ou d'une liste d'adresses, voir créer une source de données pour un publipostage.

Le problème le plus courant lié à l'insertion de champs de fusion dans un document consiste à obtenir l'espacement correct entre les champs de fusion, en particulier avec les champs de fusion qui ne sont pas toujours présents, comme les initiales du milieu. Vous pouvez ajouter des espaces directement sur la page entre les champs de fusion, mais cela entraîne des espaces supplémentaires si certaines adresses n'utilisent pas tous les champs de fusion. Pour vous assurer que tous vos champs obtiennent l'espace dont ils ont besoin, insérez des espaces dans la liste d'adresses proprement dite.

Par exemple, pour vous assurer que les noms des reciprient s'affichent correctement, qu'un élément de votre liste d'adresses contienne ou non une initiale de deuxième prénom, procédez comme suit:

  1. Dans l'entrée initiale du deuxième prénom pour chaque destinataire qui contient une Middile initiale, ajoutez un espace en appuyant sur la barre d'espace, avant et après la première.

  2. Dans l'entrée initiale du milieu pour chaque destinataire qui ne contient pas d'initiale, ajoutez un espace.

    Espacement dans la liste d’adresses

UNE opération de fusion et publipostage contient les informations identiques dans chaque copie et certains espaces réservés pour les informations propres à chaque copie. Voici un exemple de bulletin personnalisé dans lequel le corps du bulletin est identique pour tous les destinataires, mais que l'adresse postale et l'introduction sont différentes.

Le problème le plus courant lié à la création de la composition fusionnée n'consiste pas à enregistrer à la fois la composition avec les champs de fusion et la composition des pages fusionnées.

Créer une composition fusionnée est l'étape 3 de l'Assistant Fusion et publipostage. Au cours de cette étape, trois choix s'offrent à vous:

  1. Imprimer      Cette option permet d'imprimer la composition fusionnée.

  2. Fusionner dans une nouvelle composition      Cette option permet d'ouvrir une nouvelle composition avec une page pour chaque jeu de données de fusion.

  3. Ajouter à une composition existante Cette option vous invite à choisir une composition, puis ajoute les pages fusionnées à la fin de cette composition.

Pour enregistrer la composition fusionnée et la composition contenant les champs fusionnés, cliquez sur l'option Fusionner vers une nouvelle composition. UNE nouvelle fenêtre de composition s'ouvre et affiche la composition des pages fusionnées. La composition de champ de fusion est masquée derrière la composition de pages fusionnées. Veillez à enregistrer les deux compositions.

Vous pouvez ensuite imprimer la composition des pages fusionnées.

Le problème le plus courant de l'impression de la composition consiste à imprimer l'une de chacune des pages fusionnées sur une feuille de papier, par exemple l'une des différentes étiquettes de publipostage sur une feuille de papier pour les étiquettes de publipostage.

Cela se produit car, si vous choisissez l'option d' impression, la boîte de dialogue Imprimer utilise par défaut l'option plusieurs copies par feuille et imprime une feuille entière d'étiquettes pour chaque adresse, plutôt que d'imprimer une adresse par étiquette sur la feuille.

Pour imprimer différents ensembles de données de fusion (par exemple, des noms et des adresses différents) sur chaque feuille de papier, cliquez sur plusieurs pages par feuille dans la section options d'impression.

Boîte de dialogue Imprimer avec l'option Plusieurs pages par feuille

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