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Prise en main de Power Query

Remarque :  Les fonctionnalités de Power Query se trouvent dans le groupe Récupérer et transformer d’Excel 2016. Les informations fournies ici s’appliquent aux deux versions. Pour en savoir plus, voir Groupe Récupérer et transformer dans Excel 2016.

Important : Avis de désapprobation du catalogue de données
Les fonctionnalités de catalogue de données dans Excel et Power Query ne s’arrêtent pas sur le 4e mars 2019. Les utilisateurs pouvaient utiliser le contenu déjà publié sur le catalogue de données jusqu’à cette date. Toutefois, à compter du 3 décembre 2018, les utilisateurs n’ont pas pu publier (partager) des requêtes nouvelles ou mises à jour dans le catalogue de données. À compter du 1er août, 2018, nous avons arrêté de nouveaux clients (locataires) pour utiliser cette fonctionnalité. Nous vous conseillons de télécharger vos requêtes partagées pour pouvoir continuer à les utiliser en dehors du catalogue de données, au-delà du 4e mars 2019, à partir du volet Office requêtes du catalogue de données , à l’aide de l’option ouvrir pour chacune des requêtes.

Power Query vous permet de rechercher des sources de données, de créer des connexions, puis de mettre en forme des données (par exemple, de supprimer une colonne, de modifier ou de fusionner des tableaux) en fonction de vos besoins. Lorsque vous aurez mis en forme vos données, vous pourrez partager vos conclusions ou utiliser votre requête pour créer des rapports.

Power Query common steps

Si nous prenons les étapes dans l’ordre, la séquence est souvent similaire à ce qui suit :

  • Connecter : créez des connexions entre des données stockées dans le cloud, dans un service ou en local.

  • Transformer : mettez en forme les données en fonction de vos besoins ; la source d’origine reste intacte.

  • Combiner : créez un modèle de données à partir de plusieurs sources de données, puis explorez ces données pour en dégager des perspectives uniques.

  • Partager : lorsque vous avez terminé d’élaborer votre requête, vous pouvez l’enregistrer, la partager ou l’utiliser pour créer des rapports.

Power Query enregistre chaque étape que vous effectuez et vous permet de modifier ces étapes comme vous le souhaitez. Il vous permet également d’annuler, de rétablir ou de modifier une étape ainsi que d’en modifier l’ordre. De cette manière, vous pouvez explorer vos données connectées comme bon vous semble.

Power Query vous permet de créer des requêtes simples ou complexes en fonction de vos besoins. Étant donné que Power Query utilise le langage M pour enregistrer et effectuer ses étapes, vous pouvez créer des requêtes à partir de zéro (ou apporter de légères modifications à des requêtes existantes) pour tirer parti de toute la puissance et la flexibilité en matière de création de scripts de données, directement à partir de Power Query.

Vous pouvez accéder à Power Query à partir du ruban Power Query dans Excel.

Ruban Power Query

Important : Si vous utilisez Excel 2013 ou une version antérieure d’Excel, il est possible que vous deviez activer Power Query dans Excel. Vous pouvez également Télécharger et installer la version la plus récente de Power Query pour Excel, ce qui l’active automatiquement.

Connecter

Vous pouvez utiliser Power Query pour vous connecter à une seule source de données, par exemple, un classeur Excel, ou à plusieurs bases de données, flux ou services éparpillés dans le cloud. Power Query vous permet ensuite de réunir toutes ces sources à l’aide de vos propres combinaisons et de découvrir des perspectives que vous n’auriez autrement pas identifiées.

La connexion aux sources de données s’effectue à partir de la section Obtenir des données externes du ruban Power Query. Vous pouvez récupérer des données à partir des sources suivantes : le web, un fichier, une base de données, Azure ou d’autres sources ou même des tableaux d’un classeur Excel.

Power Query ribbon

La vidéo rapide suivante présente la multitude de types de sources de données auxquels Power Query peut se connecter. De nouvelles connexions de données sont ajoutées tout le temps, assurez-vous de disposer toujours de la version la plus récente de Power Query.

Power Query - connect to data movie

Lorsque vous vous connectez à une source de données, un volet de visualisation s’affiche. Cliquez sur charger si vous souhaitez utiliser les données dans Excel immédiatement. Toutefois, si vous souhaitez appliquer les transformations ou mettre en forme les données au préalable, cliquez sur modifier. Power Query lancera ensuite l' éditeur de requête: fenêtre dédiée qui facilite et affiche les connexions de données et les transformations que vous appliquez. La section suivante, Transformer, vous fournit des informations supplémentaires sur l’Éditeur de requête.

En savoir plus sur l’étape Connecter :

Transformer

Power Query vous permet de transformer les données à partir de vos connexions de telle sorte que vous puissiez les analyser. Transformer des données signifie les modifier pour répondre à vos besoins, par exemple, via une suppression de colonne, la modification d’un type de données ou la fusion de tables. Lorsque vous transformez des données, ces dernières prennent collectivement la forme dont vous avez besoin pour approfondir votre analyse. Le processus d’application de transformations à un ou plusieurs jeux de données est souvent appelé mise en forme des données.

Power Query utilise une fenêtre dédiée intitulée Éditeur de requête pour simplifier et afficher les transformations de données. Vous pouvez ouvrir l’Éditeur de requête en sélectionnant Lancer l’éditeur dans le ruban Power Query.

PQ Launch Editor

L’Éditeur de requête s’ouvre également dès que vous vous connectez à une source de données, créez une requête ou chargez une requête existante.

Éditeur de requête

Power Query effectue le suivi de toutes les actions que vous réalisez sur les données. L’Éditeur de requête enregistre et attribue une étiquette à chaque transformation (ou étape) que vous appliquez aux données. Que la transformation s’apparente à une connexion de données (c’est-à-dire, une source de données), une suppression de colonne, une fusion ou une modification de type de données, l’Éditeur de requête effectue le suivi de chaque opération dans la section ÉTAPES APPLIQUÉES du volet Paramètres d’une requête.

Query Editor - Query Settings

Les transformations que vous appliquez à vos connexions de données forment collectivement votre requête.

Il est important (et utile) de savoir que Power Query ne modifie pas les données sources d’origine. Au lieu de cela, Power Query enregistre chaque étape que vous prenez lors de la connexion ou de la transformation de données, et une fois que vous avez terminé de mettre en forme les données, elle prend une capture instantanée du jeu de données affiné et l’ajoute à Excel.

Vous pouvez appliquer un large éventail de transformations aux données. Vous pouvez également écrire vos propres transformations à l’aide du langage M (que Power Query utilise pour enregistrer les étapes en arrière-plan) via l’Éditeur avancé de l’Éditeur de requête. Vous pouvez ouvrir l’Éditeur avancé à partir du ruban Transformer de l’Éditeur de requête et y modifier les étapes en langage M qui sont associées à la requête existante. Vous pouvez également créer des requêtes à partir de zéro à l’aide de l’Éditeur avancé.

Query Editor - Advanced Editor

En savoir plus sur l’étape Transformer :

Partager

Lorsque vous enregistrez un classeur Excel qui contient une requête, cette dernière est également enregistrée automatiquement. Vous pouvez afficher toutes les requêtes d’un classeur Excel en sélectionnant Afficher le volet à partir de la section Requêtes de classeur du ruban Power Query.

Show Pane

Le volet Requêtes de classeur affiche toutes les requêtes que contient un classeur.

Workbook Queries

Pourquoi s’arrêter en si bon chemin ? Grâce à Power Query et au catalogue de données, vous pouvez partager vos requêtes avec un membre de votre organisation. Vous pouvez également créer une requête que vous utiliserez régulièrement, puis l’utiliser dans plusieurs classeurs et enregistrer votre travail. Au lieu d’enregistrer et d’envoyer par message électronique des classeurs Excel (et essayer d’identifier la version d’origine, le contenu qui a été modifié ou la validité des données), enregistrez une requête dans le catalogue de données afin d’éviter d’encombrer les boîtes aux lettres avec un nombre incalculable de versions de classeurs non suivies. Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur une requête dans le volet Requêtes de classeur pour afficher un menu contenant un large éventail d’options, notamment Envoyer au catalogue de données.

Envoyer au catalogue de données

Vous pouvez également voir les autres options dans le menu contextuel. Vous pouvez dupliquer une requête qui vous permet de modifier certains éléments (ou tous les éléments) d’une requête sans changer la requête d’origine ; Il s’agit de la création d’un modèle de requête que vous pouvez ensuite modifier pour créer des jeux de données personnalisés (par exemple, un jeu de données pour la vente au détail, une autre pour les grossistes et un autre pour l’inventaire), tous sur les mêmes connexions de données.

Vous pouvez fusionner ou modifier des requêtes afin de convertir les requêtes en blocs de construction réutilisables.

Power Query vous permet d’apporter une touche de créativité à vos données, à vos connexions et à vos transformations, puis d’enrichir votre travail en le partageant avec d’autres personnes (ou avec vous-même si vous utilisez un autre appareil).

Le catalogue de données vous permet également de consulter facilement toutes vos requêtes partagées.

Show Data Catalog Queries

Le volet Requêtes de mon catalogue de données s’ouvre et affiche toutes les requêtes que vous avez partagées. À partir de ce point, vous pouvez choisir de charger une requête, de la modifier ou de l’utiliser dans le classeur sur lequel vous travaillez actuellement.

My Data Catalog Queries pane

Vous pouvez ensuite utiliser votre requête terminée pour créer des rapports dans Excel, dans Power View ou dans Power BI. Consultez la section suivante pour en savoir plus sur les ressources en matière de création de rapports qui vous permettent de tirer parti du travail précieux que vous avez effectué en utilisant Power Query afin de mettre en forme des donnés en fonction de vos besoins.

En savoir plus sur l’enregistrement, le partage et la création de rapports :

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Dans le 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD)est pris en compte. Le RGPD a imposé de nouvelles règles pour les entreprises, les agences gouvernementales, les non-marges et d’autres organisations qui proposent des produits et des services aux membres de l’Union européenne (UE), ou qui collecte et analyse des données liées aux résidents de l’Union européenne. Le RGPD s’applique quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

Pour en savoir plus sur les options de confidentialité relatives à la mise à jour, la suppression et l’exportation de données personnelles à partir de classeurs Power Query, voir : afficher et mettre à jour une requête partagée

Vous pouvez également copier les paramètres de requête à partir de la boîte de dialogue modifier la définition de requête de Power Query. Vous pouvez télécharger l’application Web hybride en double-cliquant dessus dans le volet Office requêtes du catalogue de données dans Excel. Toutes les requêtes seront alors chargées dans le classeur Excel. Si vous voulez afficher des requêtes individuelles, ouvrez l' éditeur de requête et parcourez chaque étape individuellement ou accédez à l’onglet affichage et ouvrez l' éditeur avancé.

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