Présentation des listes

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Une liste est une collection de données que vous pouvez partager avec des membres de l'équipe et d'autres utilisateurs du site. Vous trouverez SharePoint propose un certain nombre de listes et de modèles de liste prêts à l'emploi pour fournir un bon point de départ pour organiser les éléments de liste. Cet article explique les concepts qui sous-tendent la création et l'utilisation de listes.

Consultez les rubriques suivantes pour plus d'informations sur la création, la modification et la suppression de listes.

Remarque : Notez que les informations fournies ici et les types de listes disponibles dépendent de la version de SharePoint que vous utilisez. Si vous ne connaissez pas la version, contactez votre administrateur, le support technique ou le gestionnaire, ou voyez la version de SharePoint que j'utilise?.

Un site comporte généralement de nombreuses listes par défaut, notamment de liens, annonces, contacts, suivi des problèmes, enquêtes et tâches que vous pouvez utiliser comme point central d’une collaboration d’équipe ou d’une solution métier. Dans certains cas, ces listes par défaut apportent des solutions rapides et efficaces sans presqu’aucune modification. Vous pouvez par exemple utiliser :

  • Les tâches, qui incluent le suivi de la propriété et de l’évolution ainsi qu’une chronologie intégrée à la page pour une présentation visuelle attrayante du contenu de liste.

  • Le suivi des problèmes, qui comprend un stockage des versions et de l’historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets d’un groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Les listes sont enrichies et flexibles, et comportent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui fournissent un moyen fiable permettant de stocker, partager et utiliser des données. Vous pouvez par exemple :

  • Créer une liste constituée de plusieurs colonnes, notamment Texte, Numéro, Choix, Devise, Date et heure, Recherche, Oui/Non et Calculé. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers à un élément de liste afin de fournir des détails supplémentaires, comme une feuille de calcul contenant des numéros d’assistance ou un document contenant des informations d’arrière-plan.

  • Créer des affichages de liste pour organiser, trier et filtrer des données de différentes façons; modifier les métadonnées, telles que l'ajout et la suppression de colonnes, et la modification des règles de validation; Utilisez les listes de manière cohérente sur les sites comportant des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les événements actifs d'un calendrier sur une page d'accueil et créer un affichage visuel (similaire à un calendrier mural) sur une autre page.

  • Créer des relations entre des listes en utilisant une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et d’application de relations (suppression limitée et en cascade), afin de pouvoir créer des solutions métier plus sophistiquées et préserver l’intégrité de vos données.

  • Créer des listes personnalisées, afficher les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, importer, exporter et établir une liaison aux données d’autres programmes comme Excel et Access.

  • Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.

  • Organiser le contenu dans une liste unique au sein de dossiers pour une commodité accrue et de meilleures performances, et améliorer les performances en général grâce à l’indexation dans des grandes listes.

Voici quelques-unes des méthodes permettant d’utiliser les listes pour gérer les informations associées à votre groupe.

Suivre les versions et l’historique détaillé    Vous pouvez suivre les versions des éléments de la liste, pour voir quels éléments ont changé d’une version à la suivante, ainsi que les auteurs des changements. Si des erreurs se produisent dans une nouvelle version, vous pouvez restaurer une précédente version d’un élément. Le suivi de l’historique d’une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de surveiller une liste à mesure qu’elle évolue.

Demander l’approbation    Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un élément de liste est nécessaire avant qu’il puisse être affiché par tout le monde. Les éléments conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste avant qu’il ne soit approuvé.

Personnaliser les autorisations    Vous pouvez spécifier si les participants à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu’ils ont créés, ou tous les éléments de la liste. Les personnes qui détiennent l’autorisation de gérer les listes peuvent lire et écrire tous les éléments de liste. Vous pouvez aussi appliquer des niveaux d’autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple s’il contient des informations confidentielles.

Créer et gérer des affichages    Votre groupe peut créer différents affichages d’une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais ses éléments sont organisés ou filtrés de telle sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou les plus intéressantes en fonction de leurs besoins.

Mettre à jour les listes    Quel que soit le type de liste mis à jour, le processus ressemble à l’ajout, à la modification et à la suppression des éléments de liste. Il existe deux façons d’ajouter ou de supprimer un élément d’une liste.

  • À l’aide d’un formulaire. C’est la méthode par défaut.

  • En mode intraligne, c’est-à-dire que vous ajoutez l’élément directement sur la page de la liste.

Si la liste est configurée pour effectuer le suivi des versions, une nouvelle version de l’élément de liste est créée à chaque modification. Vous pouvez consulter un historique sur les modifications de l’élément de liste et les restaurations d’une version précédente si vous faites une erreur dans la dernière version.

Utiliser des formules et des valeurs calculées    Vous pouvez utiliser des formules et des valeurs calculées pour générer de façon dynamique les informations des colonnes d’une liste. Ces opérations peuvent porter sur les informations d’autres colonnes d’une liste de même que des fonctions système, comme [aujourd’hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d’échéance par défaut correspondant à sept jours après la date actuelle.

Rester informé des changements    Les listes et les affichages peuvent utiliser RSS, afin que les membres de votre groupe puissent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux gens de recevoir et d’afficher des mises à jour, ou flux RSS, de nouvelles et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez aussi créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les listes ou en cas d’ajout d’éléments. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements importants pour vous.

Créer des relations entre listes    Pour créer une relation entre deux listes, dans la liste source vous devez créer une colonne de recherche qui extrait (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs d’une liste cible, si ces valeurs correspondent à la valeur de la colonne de recherche dans la liste source. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à ajouter des colonnes de la liste cible dans la liste source. Quand vous créez une colonne de recherche, vous pouvez également décider d’appliquer le comportement de relation en définissant une option de suppression en cascade ou de suppression limitée, afin de vous permettre de conserver des données valides et d’éviter des incohérences pouvant entraîner des problèmes par la suite.

Partager des informations de liste avec un programme de base de données    Si vous avez un programme de base de données installé, tel qu'Access, vous pouvez exporter et importer des données vers et depuis votre site, ainsi que lier une table de la base de données à une liste. Lorsque vous utilisez vos données de liste dans une base de données Access, vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires et des États. Pour plus d'informations, voir importer des données dans une base de données Access .

Utiliser les listes de manière cohérente à travers les sites    Si votre groupe utilise plusieurs types de listes, vous pouvez rendre les listes plus cohérentes en ajoutant des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités vous permettent de réutiliser les paramètres et la structure de la liste de manière efficace. Vous pouvez, par exemple, créer un type de contenu pour un problème du service clientèle qui spécifie certaines colonnes (telles que le contact client) et des processus d’entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms des services disposant d’une liste de services déroulante. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms s’affichent de la même manière dans chaque liste.

Travailler sur des éléments de liste à partir d'un programme de messagerie    En utilisant un programme de messagerie compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez prendre des informations de liste importantes avec vous. Par exemple, avec Outlook, vous pouvez afficher et mettre à jour des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site à partir d'Outlook. Pour plus d'informations, voirconnecter une liste externe à Outlook .

Définir le ciblage du contenu    Vous pouvez activer le ciblage de l’audience pour une liste, puis rendre les éléments de la liste visibles uniquement aux personnes membres de groupes ou d’audiences SharePoint et Active Directory spécifiques. Pour ce faire, il convient d’utiliser des composants WebPart, tels que le composant WebPart de requête de contenu, qui utilise le ciblage de l’audience pour filtrer la liste en fonction de l’appartenance de l’utilisateur à un groupe. Pour que les éléments d’une liste puissent être activés pour une audience donnée, la liste elle-même doit être configurée avec la colonne Ciblage de l’audience.

Le type de liste utilisé dépend du type d’informations partagées.

Annonces    Une liste d’annonces permet de partager des informations et leur état et de fournir des rappels. Les annonces prennent en charge la mise en forme avancée utilisant des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Contacts     Une liste de contacts permet de stocker des informations concernant les personnes ou les groupes avec lesquels vous collaborez. Si vous utilisez une application de messagerie ou un programme de gestion des contacts compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour les données de vos contacts depuis votre site dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour la liste de tous les fournisseurs de votre organisation depuis un programme de messagerie compatible avec les technologies SharePoint, tel qu’Outlook. Une liste de contacts ne permet pas, à proprement parler, de gérer les membres de votre site, mais elle permet de stocker et de partager les contacts de votre organisation, tels que la liste des sous-traitants externes.

Forums de discussion     Un forum de discussion constitue un emplacement central permettant d’accueillir et de stocker les discussions de votre équipe ; cet emplacement rappelle le format d’un groupe de discussion. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour qu’elles reçoivent des messages électroniques, les forums peuvent stocker les discussions électroniques de la plupart des applications de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion consacré à la commercialisation de votre dernier produit.

Liens    Utilisez une liste de liens comme emplacement central permettant de stocker les liens vers les sites Internet, le réseau intranet de votre société et toute autre ressource. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.

Liens promus    Utilisez cette liste pour afficher un ensemble d’actions de liaison dans une mise en page visuelle.

Calendrier    Utilisez un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les jours fériés de l'entreprise. Un calendrier fournit des vues visuelles, similaires à un calendrier de bureau ou de mur, de vos événements d'équipe, notamment les réunions, les événements de mise en réseau et les événements d'une journée entière. Vous pouvez également effectuer le suivi des jalons de l'équipe, tels que les échéances ou les dates de publication du produit qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de calendrier compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier à partir de votre site lorsque vous travaillez dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site avec les dates de votre calendrier Outlook, en affichant les deux calendriers côte à côte ou les superpositions les uns par rapport aux autres dans Outlook. Pour plus d'informations, voir créer un calendrier .

Tâches    Utilisez une liste des tâches pour effectuer le suivi d'informations relatives aux projets et aux autres événements de tâches pour votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, ainsi que effectuer le suivi de l'État et du pourcentage d'achèvement à mesure que la tâche se déplace vers l'achèvement. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches pour le processus budgétaire de votre organisation, puis l'afficher et la mettre à jour dans Outlook avec vos autres tâches. Pour plus d'informations, voir créer une liste .

Tâches de projet    Utilisez une liste de tâches de projet pour stocker les informations de tâche avec un affichage Gantt et des barres de progression. Vous pouvez effectuer le suivi de l'État et du pourcentage achevé à mesure que la tâche se déplace vers l'achèvement. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches de projet sur votre site pour identifier et assigner le travail de création d'un manuel de formation, puis vous pouvez suivre l'avancement de votre organisation à partir de Project. Pour plus d'informations, voir créer une liste .

Suivi des problèmes    Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker des informations sur des problèmes spécifiques, tels que des problèmes de support, et suivez leur progression. Vous pouvez assigner des problèmes, les catégoriser et y associer des problèmes. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes et solutions du service clientèle. Vous pouvez également commenter des problèmes chaque fois que vous les modifiez, en créant un historique des commentaires sans modifier la description d'origine du problème. Par exemple, un représentant du service clientèle peut enregistrer chaque étape prise pour résoudre un problème et les résultats. Vous pouvez également utiliser une liste de suivi des problèmes avec un flux de travail à trois États pour aider votre organisation à gérer le suivi des problèmes ou des projets. Pour plus d'informations, voir créer une liste .

Questionnaire    Utilisez une enquête pour recueillir et compiler les commentaires, par exemple, une enquête de satisfaction des employés ou un questionnaire. Vous pouvez concevoir vos questions et réponses de différentes façons et obtenir une vue d'ensemble de vos commentaires. Si vous disposez d'une feuille de calcul ou d'un programme de base de données compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez exporter vos résultats pour les analyser plus en détail. Pour plus d'informations, voir créer une enquête .

Personnalisé    Utilisez une liste personnalisée pour commencer une liste à partir de zéro. Vous pouvez également créer une liste personnalisée basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d'un tableur compatible avec les technologies SharePoint. Par exemple, vous pouvez importer une liste Excel que vous avez créée pour stocker et gérer les contrats avec les fournisseurs. Pour plus d'informations, voir créer une liste basée sur une feuille de calcul .

Listes externes    Utilisez une liste externe pour travailler avec des données stockées en dehors de SharePoint (vous pouvez les lire et y écrire dans SharePoint). La source de données d’une liste externe est appelée type de contenu externe. Contrairement à une liste SharePoint native, une liste externe utilise les Business Connectivity Services pour accéder aux données directement à partir d’un système externe (comme SAP, Siebel et Microsoft SQL Server), qu’il s’agisse d’une base de données, d’un service Web ou d’un système métier.

Liste personnalisée en mode Feuille de données    Une liste personnalisée en mode Feuille de données permet de créer une liste vierge similaire à une liste personnalisée, mais dans le but de l’afficher par défaut en mode Feuille de données. Ce mode propose une grille de données permettant d’afficher et de modifier les données sous forme de lignes et de colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille. Le mode Feuille de données nécessite qu’Office et un navigateur prenant en charge les contrôles ActiveX soient installés sur l’ordinateur client 32 bits.

Liste d’états    La liste d’états permet d’afficher et d’assurer le suivi des objectifs du projet. La liste contient un ensemble d’icônes en couleur qui permettent d’indiquer le degré d’accomplissement des objectifs.

Circulations    La liste Circulations permet d’envoyer des informations, notamment des cachets de confirmation, aux membres de votre équipe.

Liste de dictionnaires IME Microsoft    Utilisez une liste de dictionnaires IME Microsoft si vous souhaitez utiliser des données de la liste comme dictionnaire Microsoft IME. Vous pouvez convertir des éléments du champ Lecture en Affichage à l’aide de Microsoft IME et afficher le contenu dans Commentaires dans la fenêtre de commentaires IME. Les données peuvent être liées à une URL spécifique.

Liste Contenu PerformancePoint    La liste Contenu PerformancePoint permet de stocker des éléments de tableau de bord, tels que des cartes de performance, des rapports, des filtres, des pages de tableau de bord et d’autres éléments de tableau de bord créés à l’aide de PerformancePoint Dashboard Designer.

Langues et traducteurs    Utilisez une liste de langues et de traducteurs avec un flux de travail de gestion des traductions dans une bibliothèque de gestion des traductions. Le flux de travail utilise cette liste pour affecter des tâches de traduction au traducteur spécifié pour chaque langue. Cette liste peut être créée manuellement ou, si vous le souhaitez, automatiquement dès lors que vous ajoutez un flux de travail de gestion des traductions dans la bibliothèque correspondante.

Liste d’indicateurs de performance clés (KPI)    La liste d’indicateurs de performance clés permet d’évaluer rapidement l’avancement réalisé par rapport à des objectifs mesurables. Vous pouvez définir des listes d’indicateurs de performances clés à l’aide de l’une des quatre sources de données suivantes : données saisies manuellement, données d’une liste SharePoint, données de classeurs Excel et données d’Analysis Services (composant de Microsoft SQL Server). . Une fois la liste d’indicateurs de performance clés créée, vous pouvez l’utiliser pour afficher l’état d’un indicateur sur une page de tableau de bord.

Importer une feuille de calcul    Créez une liste qui utilise les colonnes et les données d’une feuille de calcul existante. L’importation d’une feuille de calcul requiert de disposer de Microsoft Excel ou d’une autre application compatible.

Ajouter une de ces listes à votre page

  1. Dans sites, cliquez sur paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , puis sur contenu du site.

  2. Cliquez sur l'icône Ajouter une application.

    Icône Ajouter une application dans la boîte de dialogue contenu du site.
  3. Faites déFiler et cliquez sur l'application que vous voulez utiliser. Il peut y avoir plusieurs pages.

  4. Attribuez un nom unique à l'application afin de pouvoir la rappeler par la suite pour une page, puis cliquez sur créer.

  5. Lorsque vous revenez à l'écran contenu du site, vous pouvez effectuer les trois opérations suivantes:

    • Fermer la fenêtre et revenir à la page. Ajoutez la nouvelle application sur votre page à l'aide de la fonction insérer des composants WebPart.

    • Cliquez sur l'application et commencez à entrer des données.

    • Cliquez sur les ellipses ..., puis sur modifier les paramètres. Vous pouvez ajouter des colonnes, modifier des noms et effectuer d'autres tâches ici.

Organisation des listes sur un site

Même si vous pouvez utiliser les fonctionnalités de listes de toutes sortes de façons, l’usage que vous en faites dépend de la taille et du nombre de listes que vous possédez, et des besoins de votre organisation.

Peut-être avez-vous besoin d’une grande liste qui réponde à des besoins divers. Par exemple, peut-être assurez-vous le suivi d’un grand nombre de problèmes techniques dans votre entreprise, et peut-être ces problèmes concernent-ils des projets et des groupes nombreux.

Utilisez une liste unique si :

  • Votre groupe a besoin d’afficher des informations récapitulatives sur les éléments de la liste, ou différents affichages du même jeu d’éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter voir la progression de tous les problèmes techniques dans l’organisation, ou tous les problèmes qui ont été signalés au cours d’une période donnée.

  • Des personnes ont besoin de consulter ou de rechercher les problèmes dans un emplacement unique sur un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi de versions ou pour demander une approbation.

  • Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d’autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments spécifiques de la liste, mais si les niveaux d’autorisation sont très divers, créez de préférence plusieurs listes.

  • Vous souhaitez analyser des informations relatives à la liste ou recevoir les mises à jour consolidées pour cette liste. Vous pouvez recevoir des alertes pour toute modification des éléments de la liste, ou afficher ces modifications avec la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des informations qui ont changé.

Vous pouvez avoir besoin de plusieurs listes en cas de différences sensibles entre les éléments à gérer ou entre les groupes de personnes qui travaillent sur ces éléments.

Utilisez plusieurs listes si :

  • Vous ne pensez pas que les utilisateurs auront besoin de récapitulatifs de tous les éléments à la fois.

  • Les groupes de personnes qui travaillent avec ces informations sont distincts et détiennent des niveaux d’autorisation différents.

  • Vous devez appliquer des paramètres différents, pour la gestion des versions ou l’approbation par exemple, à plusieurs jeux d’éléments.

  • Vous n’avez pas besoin d’analyser les éléments ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant la liste.

Voici quelques façons d’organiser des listes et des éléments de listes :

Ajouter des colonnes    Pour aider votre groupe à repérer les éléments les plus importants, vous pouvez créer des colonnes dans votre liste. Pour pourriez, par exemple, ajouter la colonne Projet à une liste afin de permettre aux personnes travaillant sur des projets spécifiques d’afficher et d’utiliser plus facilement leurs éléments. Vous aurez peut-être besoin de colonnes supplémentaires si vous souhaitez recueillir d’autres informations pour chaque élément de liste, par exemple le service ou le nom d’un employé.

Si vous avez plusieurs éléments dans une liste, vous pouvez envisager d'indexer certaines colonnes afin d'améliorer les performances lors de l'affichage de plusieurs éléments ou de la commutation d'affichages. Cette fonctionnalité ne modifie pas la façon dont les éléments sont organisés, mais il peut permettre aux organisations de stocker plus facilement un grand nombre d'éléments dans une liste. Toutefois, l'indexation peut prendre davantage d'espace dans la base de données. Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque

Créer des affichages    Utilisez des affichages si les membres de votre groupe ont souvent besoin de voir les données d’une certaine façon. Les affichages ont recours à des colonnes pour trier, grouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez aussi décider combien d’éléments afficher simultanément dans un affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste affichant 25 ou 100 éléments par page, selon leurs préférences ou la vitesse de leur connexion.

Les affichages vous permettent de stocker un grand nombre d'éléments dans une liste, mais d'afficher uniquement les sous-ensembles que vous souhaitez à un moment donné, par exemple uniquement les problèmes qui ont été publiés cette année ou uniquement les événements actuels d'un calendrier. Vous pouvez créer des affichages personnels qui ne sont disponibles que pour vous, et si vous êtes autorisé à modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics disponibles pour tout le monde. Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque

Créer des dossiers    Vous pouvez ajouter des dossiers dans la plupart des types de listes, si le propriétaire de votre liste a autorisé la création de dossiers. Cela est particulièrement utile si les éléments de votre liste peuvent être divisés de manière spécifique, par projet ou par groupe. Les dossiers permettent aux utilisateurs d'analyser et de gérer plus facilement les éléments de la liste. les technologies SharePoint fournissent une arborescence qui permet aux utilisateurs de parcourir leurs sites et dossiers de la même façon qu'ils fonctionnent avec les dossiers sur leur disque dur. Par exemple, chaque service peut avoir son propre dossier. Créer un dossier dans une liste

Voir aussi

Ajouter, modifier ou supprimer des éléments de liste

Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Créer un dossier dans une liste

Supprimer un dossier dans une liste

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